Rekisteri- ja tietosuojaselosteet

TIEKEn asiakas- ja jäsenrekisteri

1. Rekisterinpitäjä

TIEKE Tietoyhteiskunnan kehittämiskeskus ry
Pieni Roobertinkatu 9, MOW
00130 Helsinki
Puh. +358 9 4763 0400

2. Rekisteriasioita hoitava henkilö

Timo Simell
TIEKE Tietoyhteiskunnan kehittämiskeskus ry
Pieni Roobertinkatu 9, MOW, 00130 Helsinki
Puh. +358 9 4763 0400
Sähköposti: etunimi.sukunimi@tieke.fi

3. Rekisterin nimi

TIEKEn asiakas- ja jäsenrekisteri

4. Tietojen käsittelyn tarkoitus

Henkilötietoja käsitellään asiakkuuden, jäsenyyden ja muuhun asialliseen yhteyteen liittyvän suhteen hoitamiseen ja analysointiin, palveluiden tuottamiseen ja personointiin, toiminnan kehittämiseen ja suunnittelemiseen, markkinointiin sekä asiakas- ja jäsenviestintään.

5. Rekisterin tietosisällöt

Rekisterissä voidaan käsitellä kaikista rekisteröidyistä seuraavia tietoja:

  • etu- ja sukunimi
  • yhteystiedot (postiosoite, puhelinnumero, sähköpostiosoite)
  • organisaatio
  • nimike
  • käyttäjätunnus
  • kohdassa 4 kuvattuun toimintaan, palveluihin ja tapahtumiin sekä markkinointi- ja viestintätoimenpiteisiin liittyvät tarpeelliset tiedot kuten palvelu-, käyttö-, laskutus-, asiointi-, markkinointilupa-  ja autentikointiedot.

Tietosisällöt voivat vaihdella palvelukohtaisesti. Tietosisällöt on kuvattu tarkemmin palvelukohtaisissa selosteissa, jotka löytyvät palveluiden yhteydestä niiden verkkosivuilta.

6. Säännönmukaiset tietolähteet

Henkilötietoja kerätään rekisteröidyltä itseltään, jäsenyritysten yhteyshenkilöiltä, yritysten tai henkilöiden julkistamista omista henkilötietolähteistä sekä 4-kohdan palvelu-, asiointi- ja muista tapahtumista. Tietoja voidaan myös kerätä, tallettaa ja päivittää osoite-, päivitys- tai muita vastaavia palveluita tarjoavien rekisterinpitäjien rekistereistä tai muista vastaavista luotettavista lähteistä.

7. Tietojen säilytys

Rekisteröityjen tietoja voidaan kohdassa 4 mainitun käsittelytarkoituksen päättymisen jälkeen siirtää oikeutetun edun perusteella pidettävään TIEKEn tiedotusrekisteriin. Mikäli tietoja ei siirretä yllä kuvatulla tavalla, niin tiedot poistetaan noin vuoden kuluessa viimeisen aktiviteetin tai asiallisen yhteyden päättymisen jälkeen, ellei muusta lainsäädännöstä kuten kirjanpitosäännöksistä muuta johdu.

8. Tietojen käsittely, luovutus ja siirto

Henkilötietoja käsitellään pääsääntöisesti Euroopan unioin tai Euroopan talousalueen sisäpuolella. TIEKE voi käyttää osapuolten välisen yhteistyösopimuksen perusteella tietojen käsittelytehtävien teknisessä, kaupallisessa tai operatiivisessa toteuttamisessa alihankkijoita.

Mikäli henkilötietoja käsitellään Euroopan unionin tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle, TIEKE huolehtii siitä, että sille on lainmukainen peruste.

Henkilötietoja voidaan siirtää TIEKEn markkinointi- ja viestintäyhteistyökumppaneille TIEKEn lukuun suoritettavia markkinointi- ja viestintätoimenpiteitä varten.

Toimivaltaisille viranomaisille tietoja voidaan luovuttaa tietosuoja-asetuksen rajoissa. Muutoin TIEKE ei luovuta henkilöiden tietoja kolmansille osapuolille ilman rekisteröidyn antamaa lupaa.

9. Rekisterin suojaus

Rekisteriä käyttävät ainoastaan henkilöt, joiden toimenkuvaan sen käyttö nimenomaisesti kuuluu. Tietokannat ja niiden varmuuskopiot sijaitsevat lukituissa tiloissa ja ne on suojattu palomuurein, salasanoin ja muin teknisin suojakeinoin.

10. Tarkastus- ja kielto-oikeus

Rekisteröidyllä on oikeus tarkastaa häntä koskevat asiakas- ja jäsenrekisterissä olevat tiedot. Kirjallinen tarkastuspyyntö tulee lähettää sähköpostitse osoitteeseen tieke@tieke.fi. Tarkastuspyyntö voidaan myös esittää henkilökohtaisesti rekisterinpitäjän toimipaikassa yllä mainitussa osoitteessa. Tarkastuspyynnön voi tehdä maksutta kerran vuodessa.

Rekisteröidyillä on oikeus kieltää tietojensa käyttäminen suoramainontaan, etämyyntiin tai muuhun suoramarkkinointiin sekä mielipide- ja markkinatutkimukseen ja oikeus vaatia virheellisen tiedon korjaamista ottamalla yhteyttä sähköpostitse osoitteeseen tieke@tieke.fi.

Sähköpostiviestinnässä TIEKE:lle rekisteröidyn on hyvä käyttää sähköpostiosoitetta, jonka hän olettaa olevan häntä koskevissa tiedoissa TIEKE:llä. TIEKE voi lisäksi tarvittaessa pyytää lisätietoja tai -selvitystä henkilöllisyyden varmentamiseksi.

11.Oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle

Rekisteröidyllä on oikeus tehdä valitus valvontaviranomaisille, jos rekisteröity katsoo, että hänen oikeuksiaan on tietosuoja-asetuksen valossa loukattu.

12. Tietojen poistaminen

Rekisteröidyllä on oikeus saada poistetuksi häntä koskevat asiakas- ja jäsenrekisterissä olevat tiedot. Pyyntö tietojen poistamiseksi tulee lähettää sähköpostitse osoitteeseen tieke@tieke.fi. Pyyntö tietojen poistamiseksi voidaan myös esittää henkilökohtaisesti rekisterinpitäjän toimipaikassa yllä mainitussa osoitteessa.

Sähköpostiviestinnässä TIEKE:lle reksiteröidyn on hyvä käyttää sähköpostiosoitetta, jonka hän olettaa olevan häntä koskevissa tiedoissa TIEKE:llä. TIEKE voi lisäksi tarvittaessa pyytää lisätietoja tai -selvitystä henkilöllisyyden varmentamiseksi.

13. Rekisteri- ja tietosuojaselosteen päivittäminen

TIEKE kehittää toimintaansa jatkuvasti ja pidättää siksi oikeuden muuttaa tätä selostetta ilmoittamalla siitä palveluissa. Muutokset voivat perustua myös lainsäädännön muuttumiseen.

Tämä seloste on viimeksi päivitetty 25.5.2018.

TIEKEn tiedotusrekisteri

1. Rekisterinpitäjä

TIEKE Tietoyhteiskunnan kehittämiskeskus ry
Pieni Roobertinkatu 9, MOW
00130 Helsinki
Puh. +358 9 4763 0400

2. Rekisteriasioita hoitava henkilö

Hanna Vuohelainen
TIEKE Tietoyhteiskunnan kehittämiskeskus ry
Pieni Roobertinkatu 9, MOW, 00130 Helsinki
Puh. +358 9 4763 0400
Sähköposti: etunimi.sukunimi@tieke.fi

3. Rekisterin nimi

TIEKEn tiedotusrekisteri

4. Tietojen käsittelyn tarkoitus

Tiedotusrekisterin tiedot mahdollistavat yhteydenpidon TIEKEn toiminnasta kiinnostuneisiin sekä potentiaalisiin kumppaneihin ja asiakkaisiin. Viestinnän eri kanavissa kerrotaan TIEKEn toiminnasta, tapahtumista, palvelutarjonnasta, tiedotetaan näissä tapahtuvista muutoksista sekä käsitellään ajankohtaisia digitalisaatiokysymyksiä. Rekisteriä voidaan käyttää myös tutkimus- ja tuotekehitystoimintaan.

Potentiaalisia asiakkaita ja kumppaneita koskevien henkilötietojen käyttötarkoituksena on TIEKEn palveluita, tuotteita, tapahtumia ja hankkeita koskevat markkinointi- ja viestintätoimenpiteet.

5. Rekisterin tietosisällöt

  • Tiedotusrekisteri voi sisältää seuraavat tiedot:
  • etu- ja sukunimi
  • yhteystiedot (postiosoite, puhelinnumero, sähköpostiosoite)
  • organisaatio
  • nimike
  • markkinoinnin lupa- ja kieltotiedot

6. Rekisterin säännönmukaiset tietolähteet

Rekisterin tiedot kerätään ensisijaisesti rekisteröidyiltä itseltään (esimerkiksi uutiskirjeen tilauksen, oppaiden lataamisen tai tapahtumiin osallistumisen yhteydessä).

Tietoja voidaan myös kerätä, tallettaa ja päivittää yritysten ja yhteisöjen verkkosivuilta sekä osoite-, päivitys- tai muita vastaavia palveluita tarjoavien rekisterinpitäjien rekistereistä tai muista vastaavista luotettavista lähteistä.

7. Tietojen säilytys

Tietoja säilytetään tiedotusrekisterissä, kunnes henkilö peruuttaa joko uutiskirjeen tai tapahtumaviestin tilauksen. Rekisteröity voi peruuttaa uutiskirjeet ja tapahtumakutsut viestien yhteydessä olevasta linkistä, jolloin tiedot poistetaan tiedotusrekisteristä. Tällöin tiedotusrekisterissä voidaan kuitenkin säilyttää tieto peruuttamisesta.

Potentiaalisten asiakkaiden henkilötiedot säilytetään tiedotusrekisterissä niin kauan, kun rekisteröity toimii tehtävissä, joihin markkinoitava tuote tai palvelu liittyy. Rekisteröity voi kieltää markkinoinnin (markkinointikielto). Tällöin tiedotusrekisterissä voidaan kuitenkin säilyttää tieto markkinoinnin kieltämisestä.

8. Tietojen luovutus ja siirto

Henkilötietoja käsitellään pääsääntöisesti Euroopan unioin tai Euroopan talousalueen sisäpuolella. TIEKE voi käyttää osapuolten välisen yhteistyösopimuksen perusteella tietojen käsittelytehtävien teknisessä, kaupallisessa tai operatiivisessa toteuttamisessa alihankkijoita.

Mikäli henkilötietoja käsitellään Euroopan unionin tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle, TIEKE huolehtii siitä, että sille on lainmukainen peruste.

Henkilötietoja voidaan siirtää TIEKEn markkinointi- ja viestintäyhteistyökumppaneille TIEKEn lukuun suoritettavia markkinointi- ja viestintätoimenpiteitä varten.

Toimivaltaisille viranomaisille tietoja voidaan luovuttaa tietosuoja-asetuksen rajoissa. Muutoin TIEKE ei luovuta henkilöiden tietoja kolmansille osapuolille ilman rekisteröidyn antamaa lupaa.

9. Rekisterin suojaus

Rekisteriä käyttävät ainoastaan henkilöt, joiden toimenkuvaan sen käyttö nimenomaisesti kuuluu. Tietokannat ja niiden varmuuskopiot sijaitsevat lukituissa tiloissa ja ne on suojattu palomuurein, salasanoin ja muin teknisin suojakeinoin.

10. Tarkastus- ja kielto-oikeus

Rekisteröidyllä on oikeus tarkastaa häntä koskevat tiedotusrekisterissä olevat tiedot. Kirjallinen tarkastuspyyntö tulee lähettää sähköpostitse osoitteeseen tieke@tieke.fi. Tarkastuspyyntö voidaan myös esittää henkilökohtaisesti rekisterinpitäjän toimipaikassa yllä mainitussa osoitteessa. Tarkastuspyynnön voi tehdä maksutta kerran vuodessa.

Rekisteröidyillä on oikeus kieltää tietojensa käyttäminen suoramainontaan, etämyyntiin tai muuhun suoramarkkinointiin sekä mielipide- ja markkinatutkimukseen ja oikeus vaatia virheellisen tiedon korjaamista ottamalla yhteyttä sähköpostitse osoitteeseen tieke@tieke.fi.

Sähköpostiviestinnässä TIEKE:lle rekisteröidy on hyvä käyttää sähköpostiosoitetta, jonka hän olettaa olevan häntä koskevissa tiedoissa TIEKE:llä. TIEKE voi lisäksi tarvittaessa pyytää lisätietoja tai -selvitystä henkilöllisyyden varmentamiseksi.

11. Oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle

Rekisteröidyllä on oikeus tehdä valitus valvontaviranomaisille, jos rekisteröity katsoo, että hänen oikeuksiaan on tietosuoja-asetuksen valossa loukattu.

12. Tietojen poistaminen

Rekisteröidyllä on oikeus saada poistetuksi häntä koskevat tiedotusrekisterissä olevat tiedot. Pyyntö tietojen poistamiseksi tulee lähettää sähköpostitse osoitteeseen tieke@tieke.fi. Pyyntö tietojen poistamiseksi voidaan myös esittää henkilökohtaisesti rekisterinpitäjän toimipaikassa yllä mainitussa osoitteessa.

Sähköpostiviestinnässä TIEKE:lle henkilön on hyvä käyttää sähköpostiosoitetta, jonka hän olettaa olevan häntä koskevissa tiedoissa TIEKE:llä. TIEKE voi lisäksi tarvittaessa pyytää lisätietoja tai -selvitystä henkilöllisyyden varmentamiseksi.

Rekisteröity voi peruuttaa uutiskirjeet ja tapahtumakutsut myös viestien yhteydessä olevasta linkistä, jolloin tiedot poistetaan tiedotusrekisteristä.

13. Rekisteri- ja tietosuojaselosteen päivittäminen

TIEKE kehittää toimintaansa jatkuvasti ja pidättää siksi oikeuden muuttaa tätä selostetta ilmoittamalla siitä palveluissa. Muutokset voivat perustua myös lainsäädännön muuttumiseen.

Tämä seloste on viimeksi päivitetty 25.5.2018.