Henkilötietojen käsittely hankkeessa

Tämä tietosuojailmoitus kuvaa, miten jäljempänä mainitut yhteisrekisterinpitäjät keräävät ja käsittelevät henkilötietoja yhteiseen rekisteriin VICTIS – Vihreää ICT:tä Itä-Suomesta -hankkeen toteutusta varten.

Jokaisella tässä tietosuojailmoituksessa luetellulla rekisterinpitäjällä saattaa olla myös muita henkilörekistereitä, joita he ylläpitävät omien tietosuojaselosteidensa ja -ilmoitustensa mukaisesti.

Voit tutustua näihin tietosuojaselosteisiin:

VICTIS – Vihreää ICT:tä Itä-Suomesta -hankkeen rekisteri
Hankkeen kesto: 01.08.2024–31.07.2026

Hanke on Euroopan aluekehitysrahaston (EAKR) osarahoittama, rahoittavana viranomaisena toimii Etelä-Savon ELY-keskus.

Hanke toteutetaan kolmena rinnakkaishankkeena yhteistyössä, toteuttajina toimivat TIEKE Tietoyhteiskunnan kehittämiskeskus ry, Itä-Suomen yliopisto UEF ja LUT-yliopisto.

TIEKE Tietoyhteiskunnan kehittämiskeskus ry
Työpajankatu 13 B, 00580 Helsinki
Y-tunnus: 0494484-2
+358 9 4763 0400

Lappeenrannan-Lahden teknillinen yliopisto LUT
Yliopistonkatu 34, 53850 Lappeenranta
Y-tunnus: 0245904-2

Itä-Suomen yliopisto UEF
Yliopistonranta 8, 70210 Kuopio
Y-tunnus: 2285733-9

TIEKE Tietoyhteiskunnan kehittämiskeskus ry hallinnoi tätä tietosuojailmoitusta ja vastaa siihen liittyviin kyselyihin, yhteystiedot ilmoituksen lopussa. TIEKEn hankkeessa työskentelevä henkilökunta osallistuu henkilötietojen käsittelyyn siinä laajuudessa kuin hankkeen toteutus ja raportointi vaatii. TIEKEn henkilöstö vastaa henkilötietojen keräämisestä hankkeen mahdollista uutiskirjettä ja hankkeessa rakennettavaa ekosysteemiä varten. TIEKEn henkilöstö myös vastaa osallistujatietojen keräämisestä järjestämiensä tapahtumien osalta. TIEKE tallentaa näitä henkilötietoja tämän tietosuojailmoituksen mukaisesti hankkeen raportointia varten. Hankkeen päätyttyä hankkeessa kerätty osallistujatieto siirretään TIEKEn hallintaan, mikäli rekisteröity on antanut suoramarkkinointiluvan.

Lappeenrannan-Lahden teknillinen yliopisto LUTin hankkeessa työskentelevät asiantuntijat vastaavat henkilötietojen keräämisestä ja tallentamisesta tämän tietosuojailmoituksen mukaisesti.

Itä-Suomen yliopisto UEF:n hankkeessa työskentelevät asiantuntijat vastaavat henkilötietojen keräämisestä ja tallentamisesta tämän tietosuojailmoituksen mukaisesti. Hankkeen osapuolien välille tehdyssä yhteistyösopimuksessa ja sen liitteenä olevassa projektisuunnitelmassa on kuvattu osapuolien tehtävien ja vastuiden jakautuminen.

Hankkeen aikana järjestetään webinaareja, työpajoja ja muita tapahtumia. Keräämme ja tallennamme henkilöiltä hankkeen tilaisuuksiin ilmoittautumisen tai osallistumisen yhteydessä tietoja. Tietoja käytetään tapahtumaviestinnän toimittamiseksi ja palautteiden keräämiseksi.

Käsittelyperusteena on suostumus ja raportoinnin osalta yleinen etu.

Lisäksi hankkeeseen liittyvissä tapahtumissa kerätään anonyymia osallistujapalautetta. Palautetta hyödynnetään hankkeen arvioinnissa ja toiminnan kehittämisessä.

Tapahtumien ja tilaisuuksien yhteydessä kerätään seuraavia henkilötietoja:

Hankkeen tilaisuuksissa tapahtuvasta valokuvaamisesta tai videoinnista ilmoitetaan tapahtumaan saavuttaessa.

Hankkeen tapahtumista ja toiminnasta viestitään ajankohtaista tietoa hankkeeseen osallistuville sekä hankkeen kohderyhmille. Henkilötietoja kerätään hankkeeseen osallistuvilta itseltään, EURA-järjestelmästä sekä yhteystietoja yleisistä tietolähteistä, kuten esimerkiksi julkisilta www-sivustoilta. Käsittelyperusteena on oikeutettu etu.

Tapahtumia ja tilaisuuksia sekä tiedotusta varten kerätään seuraavia henkilötietoja:

Hankkeessa toteutettavissa kyselyissä, haastatteluissa tai muissa vastaavissa kartoituksissa kerätään tarpeita, näkemyksiä ja hyviä käytäntöjä Green ICT -teemoihin liittyen. Käsittelyperusteena on suostumus. Kyselyjen, kartoitusten tai vastaavien toteuttajina ovat hanketoimijoiden asiantuntijat.

Hankkeessa kirjataan raportointia varten tapahtumien osallistujamäärät, yrityssitoumukset hankkeeseen osallistumisesta ja osallistuvien yritysten de minimis -tukeen liittyvät tiedot työ- ja elinkeinoministeriön omistamaan EURA-järjestelmään. Yrityssitoumukset ja de minimis -tuki-ilmoitukset sisältävät allekirjoittavan henkilön henkilötietoja. Rinnakkaishankkeiden projektipäälliköt voivat käsitellä ja kerätä Eura-järjestelmässä olevia tietoja. Eura-järjestelmän tietosuojaseloste on tutustuttavissa täällä: https://eura2021.fi/tietoajarjestelmasta?hakija”.

Hankkeen osallistujasitoumuksen ja de minimis -tuki-ilmoitukset allekirjoittavasta henkilöstä kerätään ja käsitellään seuraavia henkilötietoja:

Käsittelyperusteena on yleinen etu sekä lakisääteisen velvoitteen noudattaminen.

Henkilötietojen käsittelystä säädetään mm. seuraavissa:

Henkilötietoja kerätään hankkeeseen osallistuvilta itseltään, EURA-järjestelmästä sekä yhteystietoja yleisistä tietolähteistä, kuten esimerkiksi julkisilta www-sivustoilta.

TIEKEn, Itä-Suomen yliopiston ja LUT-yliopiston välinen rekisteritietojen siirto tapahtuu salausta käyttävällä menetelmällä.

Hankkeen toiminnassa siirtyy mahdollisesti henkilötietoja seuraaville ulkopuolisille henkilötietojen käsittelijöille:

Rekisterinpitäjillä on oikeus tarvittaessa tässä ilmoituksessa kuvattujen velvoitteiden täyttämiseksi siirtää tietoja EU:n tai ETA-alueen ulkopuolelle. Näissä tapauksissa rekisterinpitäjät varmistavat, että maa on EU:n komission tarkoittama riittävän tietosuojanmaa, siirto tapahtuu EU:n komission julkaisemia mallilausekkeita hyödyntäen tai että jonkin muun EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen mukaisen siirtoperusteen edellytykset täyttyvät. Siirtotilanteissa rekisterinpitäjien velvoitteena on varmistaa, että mahdollinen tiedonsiirto toteutetaan lain edellyttämin perustein ja riittävällä suojaustasolla.

Tietoturvallisuus sekä henkilötietojen luottamuksellisuus, eheys ja käytettävyys varmistetaan tarkoituksenmukaisin teknisin ja hallinnollisin toimenpitein alan yleisten standardien mukaisesti. Tiedot tallennetaan ensisijaisesti sähköisessä muodossa. Tietoja suojataan muun muassa palomuurin, fyysisten laitetilojen suojaamisen, kulunvalvonnan, käyttöoikeuksien ja soveltuvin osin salaustekniikoiden avulla. Henkilötiedot suojataan asiattomalta pääsyltä ja laittomasti tai vahingossa tapahtuvalta tietojenkäsittelyltä. Henkilötietoja käsittelevät rekisterinpitäjien palveluksessa olevat nimetyt henkilöt sekä erikseen nimetyt henkilötietojen käsittelijät.

Tutkimustarkoituksiin kolmansille osapuolille luovutetut vastaustiedot on anonymisoitu siten, että sen mukana ei koskaan toimiteta henkilötietoja. Tutkimuskäyttöön luovutetut anonymisoidut aineistot voidaan luovuttaa esimerkiksi yliopistotutkijoille, AMK:n tutkijoille tai tutkimuslaitosten kuten ETLAn tai VTT:n tutkijoille.

Hankkeessa kerättyä aineistoa säilytetään hankkeen ajan 01.08.2024–31.07.2026. Arkistoitavaa aineistoa kuten osallistujalistoja tai muita EAKR-lomakkeita säilytetään rahoittajan ohjeiden mukaisesti vähintään 10 vuotta hankkeen päättymispäivästä TIEKEn arkistoissa sekä mahdollisesti Itä-Suomen yliopiston ja/tai LUT-yliopiston arkistoissa. Aineistoa voidaan säilyttää ja käyttää henkilön suostumukseen perustuen hankkeen päättymisen jälkeen mahdollisiin tutkimus-, kehittämis- ja opetustarkoituksiin (aineisto ei sisällä henkilötietoja).

Mikäli henkilötietoja on luovutettu rekisteröidyn antaman erillisen luvan mukaisesti rekisterinpitäjien tiedotusrekistereihin, sovelletaan näiden tietojen osalta kunkin rekisterinpitäjän tiedotusrekisterin tietojen käsittelyn periaatteita.

Aineistoa käsiteltäessä ei tapahdu automaattista päätöksentekoa.

Yhteyshenkilöinä rekisteröidyn oikeuksiin liittyvissä asioissa ovat tämän ilmoituksen kohdassa “Rekisteriasioiden yhteyshenkilö” mainitut henkilöt.

Sinulla on oikeus peruuttaa antamasi suostumus, mikäli henkilötietojen käsittely perustuu suostumukseen. Suostumuksen peruuttaminen ei vaikuta suostumuksen perusteella ennen sen peruuttamista suoritetun käsittelyn lainmukaisuuteen.

Sinulla on oikeus saada tieto siitä, käsitelläänkö henkilötietojasi hankkeessa ja mitä henkilötietojasi hankkeessa käsitellään. Voit myös halutessasi pyytää jäljennöksen käsiteltävistä henkilötiedoista.

Jos käsiteltävissä henkilötiedoissasi on epätarkkuuksia tai virheitä, sinulla on oikeus pyytää niiden oikaisua tai täydennystä.

Sinulla on oikeus vaatia henkilötietojesi poistamista seuraavissa tapauksissa:

Oikeutta tietojen poistamiseen ei kuitenkaan ole, jos tietojen poistaminen estää tai vaikeuttaa suuresti käsittelyn tarkoituksen toteutumista tieteellisessä tutkimuksessa.

Sinulla on oikeus henkilötietojesi käsittelyn rajoittamiseen, jos kyseessä on jokin seuraavista olosuhteista:

Sinulla on oikeus saada rekisterinpitäjälle toimittamasi henkilötiedot jäsennellyssä, yleisesti käytetyssä ja koneellisesti luettavassa muodossa, ja oikeus siirtää kyseiset tiedot toiselle rekisterinpitäjälle rekisterinpitäjän estämättä, jos käsittelyn oikeusperuste on suostumus tai sopimus, ja käsittely suoritetaan automaattisesti.

Kun käytät oikeuttasi siirtää tiedot järjestelmästä toiseen, sinulla on oikeus saada henkilötiedot siirrettyä suoraan rekisterinpitäjältä toiselle, jos se on teknisesti mahdollista.

Sinulla on oikeus vastustaa henkilötietojesi käsittelyä, jos käsittely perustuu yleiseen etuun tai oikeutettuun etuun. Tällöin rekisterinpitäjä ei voi käsitellä henkilötietojasi, paitsi jos se voi osoittaa, että käsittelyyn on olemassa huomattavan tärkeä ja perusteltu syy, joka syrjäyttää rekisteröidyn edut, oikeudet ja vapaudet tai jos se on tarpeen oikeusvaateen laatimiseksi, esittämiseksi tai puolustamiseksi. Rekisterinpitäjä voi jatkaa henkilötietojesi käsittelyä myös silloin, kun sen on tarpeellista yleistä etua koskevan tehtävän suorittamiseksi.

Henkilötietoja ei käytetä suoramarkkinointiin, ellei vastaaja erikseen tähän anna lupaa.

Mikäli rekisteröity on antanut luvan henkilötietojensa luovuttamiseen rekisterinpitäjien markkinointirekistereihin ja haluaa myöhemmin kieltää suoramarkkinoinnin, tulee tästä olla erikseen yhteydessä yhteisrekisterinpitäjiin ja kieltoa toteutetaan kunkin rekisterinpitäjän asiakas- ja markkinointirekisterien tietosuojaselosteiden mukaisesti.

Tässä kohdassa kuvatuista oikeuksista saatetaan tietyissä yksittäistapauksissa poiketa tietosuoja-asetuksessa ja Suomen tietosuojalaissa säädetyillä perusteilla siltä osin, kuin oikeudet estävät tieteellisen tai historiallisen tutkimustarkoituksen tai tilastollisen tarkoituksen saavuttamisen tai vaikeuttavat sitä suuresti. Tarvetta poiketa oikeuksista arvioidaan aina tapauskohtaisesti ja siitä informoidaan rekisteröityä.

Rekisteröidyllä on oikeus tehdä valitus Tietosuojavaltuutetun toimistoon, mikäli rekisteröity katsoo, että häntä koskevien henkilötietojen käsittelyssä on rikottu voimassa olevaa tietosuojalainsäädäntöä.

Yhteystiedot:

Tietosuojavaltuutetun toimisto
Käyntiosoite: Lintulahdenkuja 4, 00530 Helsinki
Postiosoite: PL 800, 00521 Helsinki
Vaihde: 029 56 66700
Faksi: 029 56 66735
Sähköposti: tietosuoja(at)om.fi

TIEKE Tietoyhteiskunnan kehittämiskeskus ry

Antti Sipilä
Työpajankatu 13 B, 00580 Helsinki
+358 44 98 44 646
antti.sipila@tieke.fi   

Lappeenrannan-Lahden teknillinen yliopisto LUT

Laura Partanen
Yliopistonkatu 34 53850 Lappeenranta
+358 50 525 1839
laura.partanen@lut.fi

Itä-Suomen yliopisto UEF

Marko Jäntti
Yliopistonranta 8, 70210 Kuopio
+358 50 461 6738
marko.jantti@uef.fi

TIEKE Tietoyhteiskunnan kehittämiskeskus, ry:

Hanna Niemi-Hugaerts
Työpajankatu 13 B, 00580 Helsinki
+358 40 674 9911
etunimi.sukunimi@tieke.fi

Lappeenrannan-Lahden teknillinen yliopisto LUT

Jari Porras
Yliopistonkatu 34 53850 Lappeenranta
+358 40 055 5427
jari.porras@lut.fi

Itä-Suomen yliopisto UEF

Markku Tukiainen
Yliopistonranta 8, 70210 Kuopio
+358 50 441 1508
markku.tukiainen@uef.fi

TIEKE Tietoyhteiskunnan kehittämiskeskus ry

Projektipäällikkö, asiantuntijat sekä hankeraportointiin osallistuvat henkilöt.

Lappeenrannan-Lahden teknillinen yliopisto LUT

Projektipäällikkö, asiantuntijat sekä hankeraportointiin osallistuvat henkilöt.

Itä-Suomen yliopisto UEF

Projektipäällikkö, asiantuntijat sekä hankeraportointiin osallistuvat henkilöt.

TIEKE Tietoyhteiskunnan kehittämiskeskus ry

Timo Simell
Työpajankatu 13 B, 2. krs, 00580 Helsinki
+358 9 4763 0400
Sähköposti: etunimi.sukunimi@tieke.fi

Lappeenrannan-Lahden teknillinen yliopisto LUT

Ilona Saarenpää
Mukkulankatu 19, 15210 Lahti
tietosuoja@lut.fi
0294 462 111

Itä-Suomen yliopisto UEF

Helena Eronen
Yliopistonranta 8, 70210 Kuopio
helena.eronen@uef.fi
+358 50 576 0282

Päivityshistoria

Toimintamme tai lainsäädännön muuttuessa saatamme päivittää tätä tietosuojailmoitusta, joten pyydämme sinua tutustumaan tähän aika ajoin.