Tietosuojailmoitus, VISIIRI

VISIIRI – Vihreän siirtymän ICT-ekosysteemi

Tämä tietosuojailmoitus kuvaa, miten jäljempänä mainitut yhteisrekisterinpitäjät keräävät ja käsittelevät henkilötietoja yhteiseen rekisteriin VISIIRI – Vihreän siirtymän ICT-ekosysteemi -hankkeen toteutusta varten.

Jokaisella tässä tietosuojailmoituksessa luetellulla rekisterinpitäjällä saattaa olla myös muita henkilörekistereitä, joita he ylläpitävät omien tietosuojaselosteidensa ja -ilmoitustensa mukaisesti.

Voit tutustua näihin tietosuojaselosteisiin:

TIEKE Tietoyhteiskunnan kehittämiskeskus ry
https://tieke.fi/tieke/rekisteri-ja-tietosuojaseloste/

Turun yliopisto
https://www.utu.fi/fi/tietosuoja

Lappeenrannan-Lahden teknillinen yliopisto LUT
https://www.lut.fi/fi/tietosuoja

Itä-Suomen yliopisto UEF
https://www.uef.fi/fi/tietosuoja

Oulun yliopisto
https://www.oulu.fi/fi/tietosuojailmoitus

TIVIA ry
https://tivia.fi/en/tivia-ryn-tietosuojaseloste

VISIIRI – Vihreän siirtymän ICT-ekosysteemi -hankkeen rekisteri

Hankkeen kesto: 01.4.2024–31.3.2026

Hanke on Euroopan aluekehitysrahaston (EAKR) osarahoittama, rahoittavana viranomaisena toimii Pohjois-Pohjanmaan ELY-keskus.

Hanke toteutetaan yhteistyössä päätoteuttajana toimivan TIEKE Tietoyhteiskunnan kehittämiskeskus ry:n ja osatoteuttajina toimivien Itä-Suomen yliopiston, LUT-yliopiston, Oulun Yliopiston, TIVIA ry:n ja Turun yliopiston kesken.

Päätoteuttaja

Osatoteuttajat

TIEKE Tietoyhteiskunnan kehittämiskeskus ry hallinnoi tätä tietosuojailmoitusta ja vastaa siihen liittyviin kyselyihin, yhteystiedot ilmoituksen lopussa. TIEKEn hankkeessa työskentelevä henkilökunta osallistuu henkilötietojen käsittelyyn siinä laajuudessa kuin hankkeen toteutus ja raportointi vaatii.

TIEKEn henkilöstö vastaa henkilötietojen keräämisestä hankkeen mahdollista uutiskirjettä ja hankkeessa rakennettavaa ekosysteemiä varten. TIEKEn henkilöstö myös vastaa osallistujatietojen keräämisestä järjestämiensä tapahtumien osalta. TIEKE tallentaa näitä henkilötietoja tämän tietosuojailmoituksen mukaisesti hankkeen raportointia varten. Hankkeen päätyttyä hankkeessa kerätty osallistujatieto siirretään TIEKEn hallintaan, mikäli rekisteröity on antanut suoramarkkinointiluvan.

Turun yliopiston hankkeessa työskentelevät asiantuntijat vastaavat henkilötietojen keräämisestä ja tallentamisesta tämän tietosuojailmoituksen mukaisesti.

Lappeenrannan-Lahden teknillinen yliopisto LUTin hankkeessa työskentelevät asiantuntijat vastaavat henkilötietojen keräämisestä ja tallentamisesta tämän tietosuojailmoituksen mukaisesti.

Itä-Suomen yliopisto UEF:n hankkeessa työskentelevät asiantuntijat vastaavat henkilötietojen keräämisestä ja tallentamisesta tämän tietosuojailmoituksen mukaisesti.

Oulun yliopiston hankkeessa työskentelevät asiantuntijat vastaavat henkilötietojen keräämisestä ja tallentamisesta tämän tietosuojailmoituksen mukaisesti.

TIVIA ry:n hankkeessa työskentelevät asiantuntijat vastaavat järjestämiensä tapahtumien osallistujatietojen keräämisestä ja tallentamisesta tämän tietosuojailmoituksen mukaisesti. Tiedot siirretään TIEKElle raportointia varten ja mikäli rekisteröity on antanut suoramarkkinointiluvan, myöhempää Green ICT -aiheista viestintää varten. 

Hankkeen osapuolien välille tehdyssä yhteistyösopimuksessa ja sen liitteenä olevassa projektisuunnitelmassa on kuvattu osapuolien tehtävien ja vastuiden jakautuminen.

VISIIRI – Vihreän siirtymän ICT-ekosysteemi -hankkeen tarkoituksena on luoda kokonaiskuva Suomen ICT-alan vaikutuksista ilmastoon ja ympäristöön.

Hanke tukee ICT-alan vihreää siirtymää yhdistämällä alan toimijat valtakunnalliseen ekosysteemiin, tekemällä näkyväksi ICT-alan ympäristövaikutusten mittaamisen tavat ja energiansäästön ratkaisut sekä tuottamalla ympäristötietoisuutta lisääviä ohje- ja koulutusmateriaaleja yritysten käyttöön.

Tavoitteisiin päästään työpajojen, webinaarien ja vertaistuellisten tapaamisten, perustettavien veturiekosysteemien, haastatteluiden, vihreiden mittarien kehittämisen ja ohje- ja koulutusmateriaalien tuottamisen avulla.

Hankkeen aikana järjestetään webinaareja, työpajoja ja muita tapahtumia.

Keräämme ja tallennamme henkilöiltä hankkeen tilaisuuksiin ilmoittautumisen tai osallistumisen yhteydessä tietoja. Tietoja käytetään tapahtumaviestinnän toimittamiseksi ja palautteiden keräämiseksi.

Käsittelyperusteena on suostumus ja raportoinnin osalta yleinen etu.

Lisäksi hankkeeseen liittyvissä tapahtumissa kerätään anonyymia osallistujapalautetta. Palautetta hyödynnetään hankkeen arvioinnissa ja toiminnan kehittämisessä.

Tapahtumien ja tilaisuuksien yhteydessä kerätään seuraavia henkilötietoja:

Hankkeen tilaisuuksissa tapahtuvasta valokuvaamisesta tai videoinnista ilmoitetaan tapahtumaan saavuttaessa.

Hankkeen tapahtumista ja toiminnasta viestitään ajankohtaista tietoa hankkeeseen osallistuville sekä hankkeen kohderyhmille. Henkilötietoja kerätään hankkeeseen osallistuvilta itseltään, EURA-järjestelmästä sekä yhteystietoja yleisistä tietolähteistä, kuten esimerkiksi julkisilta www-sivustoilta. Käsittelyperusteena on oikeutettu etu.

Tapahtumia ja tilaisuuksia sekä tiedotusta varten kerätään seuraavia henkilötietoja:

Hankkeessa toteutettavissa kyselyissä, haastatteluissa tai muissa vastaavissa kartoituksissa kerätään tarpeita, näkemyksiä ja hyviä käytäntöjä Green ICT -teemoihin liittyen. Käsittelyperusteena on suostumus. Kyselyjen, kartoitusten tai vastaavien toteuttajina ovat hanketoimijoiden asiantuntijat.

Kyselyitä, haastatteluita tai muita kartoituksia varten kerätään seuraavia henkilötietoja:

Hankkeessa kirjataan raportointia varten tapahtumien osallistujamäärät, yrityssitoumukset hankkeeseen osallistumisesta ja osallistuvien yritysten de minimis -tukeen liittyvät tiedot työ- ja elinkeinoministeriön omistamaan EURA-järjestelmään. Yrityssitoumukset ja de minimis -tuki-ilmoitukset sisältävät allekirjoittavan henkilön henkilötietoja. Hankkeen päätoteuttajan projektipäällikkö voi käsitellä ja kerätä Eura-järjestelmässä olevia tietoja. Eura-järjestelmän tietosuojaseloste on tutustuttavissa täällä: https://eura2021.fi/tietoajarjestelmasta?hakija”.

Hankkeen osallistujasitoumuksen ja de minimis -tuki-ilmoitukset allekirjoittavasta henkilöstä kerätään ja käsitellään seuraavia henkilötietoja: 

Käsittelyperusteena on yleinen etu sekä lakisääteisen velvoitteen noudattaminen. 

Henkilötietojen käsittelystä säädetään mm. seuraavissa:

Henkilötietoja kerätään hankkeeseen osallistuvilta itseltään, EURA-järjestelmästä sekä yhteystietoja yleisistä tietolähteistä, kuten esimerkiksi julkisilta www-sivustoilta.

TIEKEn, Itä-Suomen yliopiston, LUT-yliopiston, Oulun Yliopiston, TIVIA ry:n ja Turun yliopiston välinen rekisteritietojen siirto tapahtuu salausta käyttävällä menetelmällä.

Hankkeen toiminnassa siirtyy mahdollisesti henkilötietoja seuraaville ulkopuolisille henkilötietojen käsittelijöille:

Rekisterinpitäjillä on oikeus tarvittaessa tässä ilmoituksessa kuvattujen velvoitteiden täyttämiseksi siirtää tietoja EU:n tai ETA-alueen ulkopuolelle. Näissä tapauksissa rekisterinpitäjät varmistavat, että maa on EU:n komission tarkoittama riittävän tietosuojan maa, siirto tapahtuu EU:n komission julkaisemia mallilausekkeita hyödyntäen tai että jonkin muun EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen mukaisen siirtoperusteen edellytykset täyttyvät. Siirtotilanteissa rekisterinpitäjien velvoitteena on varmistaa, että mahdollinen tiedonsiirto toteutetaan lain edellyttämin perustein ja riittävällä suojaustasolla.

Tietoturvallisuus sekä henkilötietojen luottamuksellisuus, eheys ja käytettävyys varmistetaan tarkoituksenmukaisin teknisin ja hallinnollisin toimenpitein alan yleisten standardien mukaisesti. Tiedot tallennetaan ensisijaisesti sähköisessä muodossa. Tietoja suojataan muun muassa palomuurin, fyysisten laitetilojen suojaamisen, kulunvalvonnan, käyttöoikeuksien ja soveltuvin osin salaustekniikoiden avulla. Henkilötiedot suojataan asiattomalta pääsyltä ja laittomasti tai vahingossa tapahtuvalta tietojenkäsittelyltä. Henkilötietoja käsittelevät rekisterinpitäjien palveluksessa olevat nimetyt henkilöt sekä erikseen nimetyt henkilötietojen käsittelijät.

Tutkimustarkoituksiin kolmansille osapuolille luovutetut vastaustiedot on anonymisoitu siten, että sen mukana ei koskaan toimiteta henkilötietoja. Tutkimuskäyttöön luovutetut anonymisoidut aineistot voidaan luovutta esimerkiki yliopistotutkijoille, AMK:n tutkijoille tai tutkimuslaitosten kuten ETLAn tai VTT:n tutkijoille.

Hankkeessa kerättyä aineistoa säilytetään hankkeen ajan 01.4.2024–31.3.2026. Arkistoitavaa aineistoa kuten osallistujalistoja tai muita EAKR-lomakkeita säilytetään rahoittajan ohjeiden mukaisesti vähintään 10 vuotta hankkeen päättymispäivästä TIEKEn arkistoissa sekä mahdollisesti Itä-Suomen yliopiston, LUT-yliopiston, Oulun Yliopiston, TIVIA ry:n ja/tai Turun yliopiston arkistoissa. Aineistoa voidaan säilyttää ja käyttää henkilön suostumukseen perustuen hankkeen päättymisen jälkeen mahdollisiin tutkimus-, kehittämis- ja opetustarkoituksiin (aineisto ei sisällä henkilötietoja).

Mikäli henkilötietoja on luovutettu rekisteröidyn antaman erillisen luvan mukaisesti rekisterinpitäjien tiedotusrekistereihin, sovelletaan näiden tietojen osalta kunkin rekisterinpitäjän tiedotusrekisterin tietojen käsittelyn periaatteita.

Aineistoa käsiteltäessä ei tapahdu automaattista päätöksentekoa.

Millaisia oikeuksia sinulla on ja oikeuksista poikkeaminen

Yhteyshenkilöinä rekisteröidyn oikeuksiin liittyvissä asioissa ovat tämän ilmoituksen kohdassa “Rekisteriasioiden yhteyshenkilö” mainitut henkilöt.

Suostumuksen peruuttaminen (tietosuoja-asetuksen 7 artikla)

Sinulla on oikeus peruuttaa antamasi suostumus, mikäli henkilötietojen käsittely perustuu suostumukseen. Suostumuksen peruuttaminen ei vaikuta suostumuksen perusteella ennen sen peruuttamista suoritetun käsittelyn lainmukaisuuteen.

Oikeus saada pääsy tietoihin (tietosuoja-asetuksen 15 artikla)

Sinulla on oikeus saada tieto siitä, käsitelläänkö henkilötietojasi hankkeessa ja mitä henkilötietojasi hankkeessa käsitellään. Voit myös halutessasi pyytää jäljennöksen käsiteltävistä henkilötiedoista.

Oikeus tietojen oikaisemiseen (tietosuoja-asetuksen 16 artikla)

Jos käsiteltävissä henkilötiedoissasi on epätarkkuuksia tai virheitä, sinulla on oikeus pyytää niiden oikaisua tai täydennystä.

Oikeus tietojen poistamiseen (tietosuoja-asetuksen 17 artikla)

Sinulla on oikeus vaatia henkilötietojesi poistamista seuraavissa tapauksissa:

Oikeutta tietojen poistamiseen ei kuitenkaan ole, jos tietojen poistaminen estää tai vaikeuttaa suuresti käsittelyn tarkoituksen toteutumista tieteellisessä tutkimuksessa.

Oikeus käsittelyn rajoittamiseen (tietosuoja-asetuksen 18 artikla)

Sinulla on oikeus henkilötietojesi käsittelyn rajoittamiseen, jos kyseessä on jokin seuraavista olosuhteista:

Oikeus siirtää tiedot järjestelmästä toiseen (tietosuoja-asetuksen 20 artikla)

Sinulla on oikeus saada rekisterinpitäjälle toimittamasi henkilötiedot jäsennellyssä, yleisesti käytetyssä ja koneellisesti luettavassa muodossa, ja oikeus siirtää kyseiset tiedot toiselle rekisterinpitäjälle rekisterinpitäjän estämättä, jos käsittelyn oikeusperuste on suostumus tai sopimus, ja käsittely suoritetaan automaattisesti.

Kun käytät oikeuttasi siirtää tiedot järjestelmästä toiseen, sinulla on oikeus saada henkilötiedot siirrettyä suoraan rekisterinpitäjältä toiselle, jos se on teknisesti mahdollista.

Vastustamisoikeus (tietosuoja-asetuksen 21 artikla)

Sinulla on oikeus vastustaa henkilötietojesi käsittelyä, jos käsittely perustuu yleiseen etuun tai oikeutettuun etuun. Tällöin rekisterinpitäjä ei voi käsitellä henkilötietojasi, paitsi jos se voi osoittaa, että käsittelyyn on olemassa huomattavan tärkeä ja perusteltu syy, joka syrjäyttää rekisteröidyn edut, oikeudet ja vapaudet tai jos se on tarpeen oikeusvaateen laatimiseksi, esittämiseksi tai puolustamiseksi. Rekisterinpitäjä voi jatkaa henkilötietojesi käsittelyä myös silloin, kun sen on tarpeellista yleistä etua koskevan tehtävän suorittamiseksi.

Oikeus kieltää suoramarkkinointi 

Henkilötietoja ei käytetä suoramarkkinointiin, ellei vastaaja erikseen tähän anna lupaa.

Mikäli rekisteröity on antanut luvan henkilötietojensa luovuttamiseen rekisterinpitäjien markkinointirekistereihin ja haluaa myöhemmin kieltää suoramarkkinoinnin, tulee tästä olla erikseen yhteydessä yhteisrekisterinpitäjiin ja kieltoa toteutetaan kunkin rekisterinpitäjän asiakas- ja markkinointirekisterien tietosuojaselosteiden mukaisesti.

Oikeuksista poikkeaminen

Tässä kohdassa kuvatuista oikeuksista saatetaan tietyissä yksittäistapauksissa poiketa tietosuoja-asetuksessa ja Suomen tietosuojalaissa säädetyillä perusteilla siltä osin, kuin oikeudet estävät tieteellisen tai historiallisen tutkimustarkoituksen tai tilastollisen tarkoituksen saavuttamisen tai vaikeuttavat sitä suuresti. Tarvetta poiketa oikeuksista arvioidaan aina tapauskohtaisesti ja siitä informoidaan rekisteröityä.

Oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle (tietosuoja-asetuksen 77 artikla)

Rekisteröidyllä on oikeus tehdä valitus Tietosuojavaltuutetun toimistoon, mikäli rekisteröity katsoo, että häntä koskevien henkilötietojen käsittelyssä on rikottu voimassa olevaa tietosuojalainsäädäntöä.

Yhteystiedot:

Tietosuojavaltuutetun toimisto
Käyntiosoite: Lintulahdenkuja 4, 00530 Helsinki
Postiosoite: PL 800, 00521 Helsinki
Vaihde: 029 56 66700
Faksi: 029 56 66735
Sähköposti: tietosuoja(at)om.fi

TIEKE Tietoyhteiskunnan kehittämiskeskus ry
Antti Sipilä
Työpajankatu 13 B, 00580 Helsinki
+358 44 98 44 646
antti.sipila@tieke.fi   

Turun yliopisto
Tuomas Mäkilä
Tietotekniikan laitos, 20014 TURUN YLIOPISTO
+358 40 541 8955
tuomas.makila@utu.fi

Lappeenrannan-Lahden teknillinen yliopisto LUT
Laura Partanen
Yliopistonkatu 34, 53850 Lappeenranta
+358 50 525 1839
laura.partanen@lut.fi

Itä-Suomen yliopisto UEF
Marko Jäntti
Yliopistonranta 8, 70210 Kuopio
+358 50 461 6738
marko.jantti@uef.fi

Oulun yliopisto
Sanna Tuomela
PL8000, 90014 Oulun yliopisto
Y-tunnus: 0245895-5
+358 44 976 5598
sanna.tuomela@oulu.fi

TIVIA ry
Juha Lappi
Firdonkatu 2 T 63, 00520 Helsinki
+358 44 528 0892
juha.lappi@tivia.fi

TIEKE Tietoyhteiskunnan kehittämiskeskus, ry:
Hanna Niemi-Hugaerts
Työpajankatu 13 B, 00580 Helsinki
+358 40 674 9911
hanna.niemi-hugaerts@tieke.fi

Turun yliopisto
Tuomas Mäkilä
Tietotekniikan laitos, 20014 TURUN YLIOPISTO
+358 40 541 8955
tuomas.makila@utu.fi

Lappeenrannan-Lahden teknillinen yliopisto LUT
Jari Porras
Yliopistonkatu 34, 53850 Lappeenranta
+358 40 055 5427
jari.porras@lut.fi

Itä-Suomen yliopisto UEF
Markku Tukiainen
Yliopistonranta 8, 70210 Kuopio
+358 50 441 1508
markku.tukiainen@uef.fi

Oulun yliopisto
Marja Matinmikko-Blue
PL8000, 90014 Oulun yliopisto
+358 50 401 2810
marja.matinmikko-blue@oulu.fi

TIVIA ry
Juha Lappi
Firdonkatu 2 T 63, 00520 Helsinki
+358 44 528 0892
juha.lappi@tivia.fi

TIEKE
Projektipäällikkö, asiantuntijat sekä hankeraportointiin osallistuvat henkilöt

Turun yliopisto
Projektipäällikkö, asiantuntijat sekä hankeraportointiin osallistuvat henkilöt

Lappeenrannan-Lahden teknillinen yliopisto LUT
Projektipäällikkö, asiantuntijat sekä hankeraportointiin osallistuvat henkilöt

Itä-Suomen yliopisto UEF
Projektipäällikkö, asiantuntijat sekä hankeraportointiin osallistuvat henkilöt

Oulun yliopisto
Projektipäällikkö, asiantuntijat sekä hankeraportointiin osallistuvat henkilöt

TIVIA ry
Projektipäällikkö, asiantuntijat sekä hankeraportointiin osallistuvat henkilöt

TIEKE Tietoyhteiskunnan kehittämiskeskus ry
Timo Simell
Työpajankatu 13 B, 2. krs, 00580 Helsinki
Puh. +358 9 4763 0400
Sähköposti: etunimi.sukunimi@tieke.fi

Turun yliopisto
Tuomas Mäkilä
Tietotekniikan laitos, 20014 TURUN YLIOPISTO
+358 40 541 8955
tuomas.makila@utu.fi

Lappeenrannan-Lahden teknillinen yliopisto LUT
Ilona Saarenpää
Mukkulankatu 19, 15210 Lahti
tietosuoja@lut.fi
0294 462 111

Itä-Suomen yliopisto UEF
Helena Eronen
Yliopistonranta 8, 70210 Kuopio
helena.eronen@uef.fi
+358 50 576 0282

Oulun yliopisto
Tietosuojatoimisto
029 448 0000
PL8000, 90014 Oulun yliopisto
Y-tunnus: 0245895-5

TIVIA ry
Toimisto
Firdonkatu 2 T 63, 00520 Helsinki
+358 44 528 0892
tivia@tivia.fi

Toimintamme tai lainsäädännön muuttuessa saatamme päivittää tätä tietosuojailmoitusta, joten pyydämme sinua tutustumaan tähän aika ajoin.

Päivityshistoria

Päiväys           Muutokset
21.8.2025       1. julkaisuversio