Henkilötietojen käsittely MitViDi – Mittarit vihreän digitalisaation julkisiin ICT-hankintoihin -hankkeessa

18.1.2023

Tämä tietosuojailmoitus kuvaa, miten jäljempänä luetellut yhteisrekisterinpitäjät keräävät ja  käsittelevät henkilötietoja yhteiseen rekisteriin MitViDi – Mittarit vihreän digitalisaation julkisiin ICT-hankintoihin -hankkeen toteutusta varten.

Hanketta rahoittavat Varsinais-Suomen liitto ja Etelä-Karjalan liitto Uudenmaan liiton koordinoiman Euroopan unionin aluekehitysrahaston kautta. Aluekehitysrahaston tuki on myönnetty hankekumppaneille EU-REACT-erillishaun kautta, osana EU:n covid-19-pandemian johdosta toteuttamia elpymistoimia.

Jokaisella tässä tietosuojailmoituksessa luetellulla rekisterinpitäjällä saattaa olla myös muita  henkilörekistereitä, joita he ylläpitävät omien tietosuojaselosteidensa ja -ilmoitustensa mukaisesti. Voit tutustua näihin tietosuojaselosteisiin: 

Toimintamme tai lainsäädännön muuttuessa saatamme päivittää tätä tietosuojailmoitusta, joten pyydämme sinua tutustumaan tähän aika ajoin. Ilmoitus päivitetään tarvittaessa  vuosittain.

Turun yliopisto

20014 Turun yliopisto

Turun ammattikorkeakoulu

Joukahaisenkatu 3, 20520 Turku

LUT-yliopisto

PL 20, 53851 Lappeenranta

Turku Science Park Oy

Joukahaisenkatu 3, 20520 Turku

TIEKE Tietoyhteiskunnan kehittämiskeskus Ry

Pieni Roobertinkatu 9, MOW, 00130 Helsinki

Turun yliopisto hallinnoi tätä tietosuojailmoitusta ja vastaa siihen liittyviin kyselyihin. Turun yliopiston hankkeessa työskentelevä henkilökunta osallistuu henkilötietojen käsittelyyn siinä laajuudessa kuin hankkeen raportointi vaatii. 

Turun ammattikorkeakoulun hankkeessa työskentelevät asiantuntijat ja opiskelijat vastaavat haastatteludatan keräämisestä ja sen tallentamisesta tämän tietosuojailmoituksen mukaisesti. Turun ammattikorkeakoulu hyödyntää hankkeessa kerättäviä ekosysteemi- ja osallistujarekisterejä siinä laajuudessa kuin haastatteluiden organisointi vaatii.

LUT-yliopiston hankkeessa työskentelevät asiantuntijat vastaavat haastatteludatan keräämisestä ja sen tallentamisesta tämän tietosuojailmoituksen mukaisesti. 

Lisäksi hankkeeseen osallistuvat korkeakoulut käsittelevät hankkeessa kerättävää tutkimusdataa hankkeen tulosten saavuttamiseksi sekä hankkeen jälkeen tieteellisen tutkimuksen tekemiseksi. 

Turku Science Parkin henkilöstö vastaa osallistujatietojen keräämisestä järjestämiensä tapahtumien osalta ja niiden tallentamisesta hankkeen raportointia varten tämän tietosuojailmoituksen mukaisesti. Turku Science Park hyödyntää hankkeessa kerättäviä ekosysteemi- ja osallistujarekisterejä siinä laajuudessa kuin hankkeen tapahtumien organisointi ja alueellinen tiedottaminen vaatii. Hankkeen päätyttyä hankkeessa kerätty ekosysteemirekisteri siirretään varsinaissuomalaisten toimijoiden osalta Turku Science Parkin hallintaan Varsinais-Suomen Green ICT -ekosysteemin koordinointia varten, mikäli rekisteröity on antanut suoramarkkinointiluvan.

Tieken henkilöstö vastaa henkilötietojen keräämisestä hankkeen uutiskirjettä ja hankkeessa rakennettavaa ekosysteemiä varten. Tieke tallentaa näitä henkilötietoja tämän tietosuojailmoituksen mukaisesti hankkeen raportointia varten. Hankkeen päätyttyä hankkeessa kerätty ekosysteemirekisteri siirretään Tieken hallintaan kansallisen Green ICT -ekosysteemin koordinointia varten, mikäli rekisteröity on antanut suoramarkkinointiluvan.

Rekisteriä koskeviin kysymyksiin vastavaat hankkeen puolesta hankkeen vastuullinen johtaja Tuomas Mäkilä tuomas.makila@utu.fi sekä osahankkeiden vetäjät Sonja Lankiniemi sonja.lankiniemi@turkuamk.fi Turun ammattikorkeakoulusta, Jari Porras jari.porras@lut.fi LUT-yliopistosta, Timo Huttunen timo.huttunen@turkubusinessregion.com Turku Science Park Oy:stä ja Antti Sipilä antti.sipila@tieke.fi TIEKE Tietoyhteiskunnan kehittämiskeskus ry:stä. 

Turun yliopiston tietosuojavastaavan yhteysosoite on dpo@utu.fi, Turun ammattikorkeakoulun tietosuoja@turkuamk.fi, LUT-yliopiston tietosuoja@lut.fi, Turku Science Park Oy:n tietosuoja@turkubusinessregion.com ja TIEKE Tietoyhteiskunnan kehittämiskeskus ry:n timo.simell@tieke.fi. 

Edellä kuvattujen toimijoiden MitViDi – Mittarit vihreän digitalisaation julkisiin ICT-hankintoihin -hankkeen henkilörekisteri.

Yhteisrekisterinpitäjät käsittelevät sinua koskevia henkilötietoja vain ennalta määriteltyihin tarkoituksiin. Pääasiallisia yhteisiä käyttötarkoituksia ovat: 

Uutiskirjeessä viestitään ajankohtaista tietoa hankkeesta kuten mittariston edistymisestä ja hankkeen yhteydessä toteutettavista tapahtumista. Kirjeet lähetetään sähköpostitse uutiskirjeen tilanneille. Kirjeen tilaajista tallennetaan sähköpostiosoite, nimi ja organisaatio. Tietoja käytetään uutiskirjeiden toimittamiseksi. Käsittelyperusteena on Suostumus.

Hankkeen aikana järjestetään webinaareja, työpajoja ja muita tapahtumia, joihin ilmoittaudutaan etukäteen. Ilmoittautumisen yhteydessä tallennetaan ilmoittautujan sähköpostiosoite, nimi ja organisaatio.Tietoja käytetään tapahtumaviestinnän toimittamiseksi ja osallistujatietojen raportoimiseksi hankkeen rahoittajalle. Kukin yhteirekisterinpitäjä voi käyttää tässä kuvattuun tarkoitukseen omia järjestelmiään. Näistä tarkemmat tiedot on saatavissa rekisterin yhteyshenkilön kautta. Käsittelyperusteena on Yleinen etu.

Ekosysteemin rakentamista varten kerätään seuraavia henkilötietoja:

Tutkimusdatan käsittelyä varten kerätään seuraavia henkilötietoja:

Lisäksi tunnistetaan, että haastattelu- ja kyselyvastauksissa saattaa esiintyä henkilön identifioivaa tietoa.

Rekisteriin tallennettavat henkilötiedot kerätään rekisteröidyltä itseltään.

Ekosysteemin rakentamista varten kerättävien henkilötietojen käsittely perustuu rekisteröidyn suostumukseen EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen artiklan 6, kohdan 1 mukaisesti (EU 679/2016 6.1 a). Tutkimusdatan käsittelyä varten kerättävien henkilötietojen käsittely tieteellistä tutkimusta varten perustuu yleiseen etuun, kun käsittely on tarpeen tieteellistä tai historiallista tutkimusta taikka tilastointia varten ja se on oikeasuhtaista, sillä tavoiteltuun yleisen edun mukaiseen tavoitteeseen nähden

(Tietosuojalaki 1050/2018 4.1 § 3-kohta).

Pääsääntöisesti henkilötietojasi käsittelevät rekisterinpitäjien henkilöstöön kuuluvat henkilöt  tämän tietosuojailmoituksen mukaisia tehtäviä suorittaessaan. Yhteisrekisterinpitäjät voivat hankkia henkilötietojen käsittelyyn liittyviä palveluita henkilötietojen käsittelijöiltä. Kukin yhteisrekiserinpitäjä huolehtii, että sen käyttämät henkilötietojen käsittelijät toimivat rekisterinpitäjän ohjeiden ja tämän tietosuojailmoituksen mukaisesti. Tiedot henkilötietojen käsittelijöistä ovat saatavissa yhteisrekisterin pitäjiltä.

Rekisteristä voidaan luovuttaa nimi- ja osoitetietoja suoramarkkinointitarkoituksia varten tässä tietosuojailmoituksessa kuvatuille rekisterinpitäjille lain sallimissa rajoissa, mikäli rekisteröity on tähän erikseen antanut luvan. Luovutustilanteessa henkilötietojen käsittely tapahtuu tietoja käsittelevien rekisterinpitäjien asiakas- ja markkinoitirekisterien tietosuojaselosteiden mukaisesti.

Viranomaisille tietoja luovutetaan lain edellyttämissä tapauksissa, kuten esim. väärinkäytösten selvittämisessä ja ehkäisyssä. 

Rekisterinpitäjillä on oikeus tarvittaessa tässä ilmoituksessa kuvattujen velvoitteiden täyttämiseksi  siirtää tietoja EU:n tai ETA-alueen ulkopuolelle. Näissä tapauksissa rekisterinpitäjät varmistavat,  että maa on EU:n komission tarkoittama riittävän tietosuojan maa, siirto tapahtuu EU:n komission julkaisemia mallilausekkeita hyödyntäen tai että jonkin muun EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen mukaisen siirtoperusteen edellytykset täyttyvät. Siirtotilanteissa rekisterinpitäjien velvoitteena on varmistaa, että mahdollinen tiedonsiirto toteutetaan lain edellyttämin perustein ja riittävällä suojaustasolla. 

Henkilötietoja säilytetään hankkeen jälkeen raportoinnin vaatiman ajan ja tutkimuskäyttöön enintään vuoden hankkeen päättymisen jälkeen, minkä jälkeen kerätyt henkilötiedot poistetaan kerätystä datasta (anonymisointi). Mikäli henkilötietoja on luovutettu rekisteröidyn antaman erillisen luvan mukaisesti rekisterinpitäjien markkinointi- ja asiakasrekistereihin tämän ilmoituksen mukaisesti, sovelletaan näiden tietojen osalta kunkin rekisterinpitäjän markkinointi- ja  asiakasrekisterin tietojen käsittelyn periaatteita. 

Tietoturvallisuus sekä henkilötietojen luottamuksellisuus, eheys ja käytettävyys varmistetaan  tarkoituksenmukaisin teknisin ja hallinnollisin toimenpitein alan yleisten standardien mukaisesti.  Tiedot tallennetaan ensisijaisesti sähköisessä muodossa. Tietoja suojataan muun muassa  palomuurin, fyysisten laitetilojen suojaamisen, kulunvalvonnan, käyttöoikeuksien ja soveltuvin osin salaustekniikoiden avulla. Henkilötiedot suojataan asiattomalta pääsyltä ja laittomasti tai  vahingossa tapahtuvalta tietojenkäsittelyltä.

Henkilötietoja käsittelevät rekisterinpitäjien palveluksessa olevat nimetyt henkilöt sekä erikseen nimetyt henkilötietojen käsittelijät.

Tutkimustarkoituksiin kolmansille osapuolille luovutetut vastaustiedot on aina anonymisoitu siten, että sen mukana ei koskaan toimiteta henkilötietoja.

Osana henkilötietojen käsittelyä ei tehdä automaattista päätöksentekoa.

Yhteyshenkilöinä rekisteröidyn oikeuksiin liittyvissä asioissa ovat tämän ilmoituksen kohdassa “Rekisteriasioiden yhteyshenkilö” mainitut henkilöt.

Suostumuksen peruuttaminen (tietosuoja-asetuksen 7 artikla)

Sinulla on oikeus peruuttaa antamasi suostumus, mikäli henkilötietojen käsittely perustuu suostumukseen. Suostumuksen peruuttaminen ei vaikuta suostumuksen perusteella ennen sen peruuttamista suoritetun käsittelyn lainmukaisuuteen.

Oikeus saada pääsy tietoihin (tietosuoja-asetuksen 15 artikla)

Sinulla on oikeus saada tieto siitä, käsitelläänkö henkilötietojasi hankkeessa ja mitä henkilötietojasi hankkeessa käsitellään. Voit myös halutessasi pyytää jäljennöksen käsiteltävistä henkilötiedoista.

Oikeus tietojen oikaisemiseen (tietosuoja-asetuksen 16 artikla)

Jos käsiteltävissä henkilötiedoissasi on epätarkkuuksia tai virheitä, sinulla on oikeus pyytää niiden oikaisua tai täydennystä.

Oikeus tietojen poistamiseen (tietosuoja-asetuksen 17 artikla)

Sinulla on oikeus vaatia henkilötietojesi poistamista seuraavissa tapauksissa:

Oikeutta tietojen poistamiseen ei kuitenkaan ole, jos tietojen poistaminen estää tai vaikeuttaa suuresti käsittelyn tarkoituksen toteutumista tieteellisessä tutkimuksessa.

Oikeus käsittelyn rajoittamiseen (tietosuoja-asetuksen 18 artikla)

Sinulla on oikeus henkilötietojesi käsittelyn rajoittamiseen, jos kyseessä on jokin seuraavista olosuhteista:

Oikeus siirtää tiedot järjestelmästä toiseen (tietosuoja-asetuksen 20 artikla)

Sinulla on oikeus saada rekisterinpitäjälle toimittamasi henkilötiedot jäsennellyssä, yleisesti käytetyssä ja koneellisesti luettavassa muodossa, ja oikeus siirtää kyseiset tiedot toiselle rekisterinpitäjälle rekisterinpitäjän estämättä, jos käsittelyn oikeusperuste on suostumus tai sopimus, ja käsittely suoritetaan automaattisesti.

Kun käytät oikeuttasi siirtää tiedot järjestelmästä toiseen, sinulla on oikeus saada henkilötiedot siirrettyä suoraan rekisterinpitäjältä toiselle, jos se on teknisesti mahdollista.

Vastustamisoikeus (tietosuoja-asetuksen 21 artikla)

Sinulla on oikeus vastustaa henkilötietojesi käsittelyä, jos käsittely perustuu yleiseen etuun tai oikeutettuun etuun. Tällöin rekisterinpitäjä ei voi käsitellä henkilötietojasi, paitsi jos se voi osoittaa, että käsittelyyn on olemassa huomattavan tärkeä ja perusteltu syy, joka syrjäyttää rekisteröidyn edut, oikeudet ja vapaudet tai jos se on tarpeen oikeusvaateen laatimiseksi, esittämiseksi tai puolustamiseksi. Rekisterinpitäjä voi jatkaa henkilötietojesi käsittelyä myös silloin, kun sen on tarpeellista yleistä etua koskevan tehtävän suorittamiseksi.

Oikeus kieltää suoramarkkinointi  

Henkilötietoja ei käytetä suoramarkkinointiin, ellei tähän vastaaja  erikseen anna lupaa.

Mikäli rekisteröity on antanut luvan henkilötietojensa luovuttamiseen rekisterinpitäjien markkinointirekistereihin ja haluaa myöhemmin kieltää  suoramarkkinoinnin, tulee tästä olla erikseen yhteydessä yhteisrekisterinpitäjiin ja kieltoa toteutetaan kunkin rekisterinpitäjän asiakas- ja markkinointirekisterien tietosuojaselosteiden mukaisesti.

Oikeuksista poikkeaminen

Tässä kohdassa kuvatuista oikeuksista saatetaan tietyissä yksittäistapauksissa poiketa tietosuoja-asetuksessa ja Suomen tietosuojalaissa säädetyillä perusteilla siltä osin, kuin oikeudet estävät tieteellisen tai historiallisen tutkimustarkoituksen tai tilastollisen tarkoituksen saavuttamisen tai vaikeuttavat sitä suuresti. Tarvetta poiketa oikeuksista arvioidaan aina tapauskohtaisesti ja siitä informoidaan rekisteröityä.

Oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle

Rekisteröidyllä on oikeus tehdä valitus Tietosuojavaltuutetun toimistoon, mikäli rekisteröity katsoo, että häntä koskevien henkilötietojen käsittelyssä on rikottu voimassa olevaa tietosuojalainsäädäntöä.

Yhteystiedot:

Tietosuojavaltuutetun toimisto

Käyntiosoite: Lintulahdenkuja 4, 00530 Helsinki

Postiosoite: PL 800, 00521 Helsinki

Vaihde: 029 56 66700

Faksi: 029 56 66735

Sähköposti: tietosuoja(at)om.fi

Tätä tietosuojailmoitusta voidaan päivittää tarvittaessa. Kulloinkin voimassaoleva tietosuojailmoitus on saatavilla verkosta.