Datalla energiansäästöä – Energiansäästöä datalla isännöinti- ja kiinteistöpalveluissa -hanke on TIEKE Tietoyhteiskunnan kehittämiskeskus ry:n (’TIEKE’), Työterveyslaitoksen (’TTL’) ja KIRA-InnoHub ry:n (’KIRAHub’) yhteishanke, jota rahoittaa Euroopan aluekehitysrahasto (EAKR). Rahoitus on myönnetty Pohjois-Pohjanmaan ELY-keskuksen kautta.
Hankkeen aikana järjestetään erityisesti isännöinti- ja kiinteistöalan yrityksille haastatteluja, työpajoja, kyselyjä ja webinaareja. Lisäksi hankkeessa kehitetään datapohjainen energiansäästöpilotti ja tiedotetaan hankkeen toiminnasta.
Tässä tietosuojaselosteessa kuvataan, kuinka henkilötietoja käsitellään hankkeen datapohjaisen energiansäästöpilotin, haastattelujen, työpajojen, kyselyjen ja webinaarien sekä tiedottamisen yhteydessä.
Yhteisrekisterinpitäjät yhteystietoineen
TIEKE Tietoyhteiskunnan kehittämiskeskus ry
Työpajankatu 13 B, 00580 Helsinki
Marko Mikkonen, etunimi.sukunimi@tieke.fi
KIRA-InnoHub ry (KIRAHub)
c/o Maria 01, Lapinlahdenkatu 16, 00180 Helsinki
Teemu Lehtinen, etunimi@kirahub.org
Työterveyslaitos (TTL)
PL 40, 00032 Työterveyslaitos
Tiina Heusala, etunimi.sukunimi@ttl.fi
Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus ja perusteet
Yhteisrekisterinpitäjät käsittelevät sinua koskevia henkilötietoja vain ennalta määriteltyihin tarkoituksiin. Pääasiallisia yhteisiä käyttötarkoituksia ovat:
1. Hankkeesta tiedottaminen
Hankkeen kohderyhmistä kerätään tiedottamista varten osoitteistoa hankkeeseen osallistuvilta itseltään, omatoimisesti verkosta sekä mahdollisista yhteystietopalveluista. Nämä henkilötiedot sisältävät nimen, organisaation, roolin, sähköpostiosoitteen ja puhelinnumeron. Näiden henkilötietojen osalta käsittelyperusteena on rekisterinpitäjien oikeutettu etu verkosta kerättävien tietojen osalta ja rekisteröidyn suostumus rekisteröidyltä itseltään kerättävien tietojen osalta.
2. Haastattelujen, työpajojen, kyselyjen ja webinaarien toteuttaminen
Hankkeessa toteutettavassa osaamistarve- ja lähtötasohaastattelussa sekä -kyselyssä kerätään tietoa yritysten osaamistasosta ja osaamistarpeista. Kerättäviä tietoja ovat nimi, organisaatio, rooli, sähköpostiosoite ja puhelinnumero. Lisäksi hankkeen aikana toteutetaan muita kyselyjä, joissa voidaan kerätä edellä mainittuja tietoja. Tiedot kerätään pääsääntöisesti rekisteröidyltä itseltään. Näiden henkilötietojen osalta käsittelyperusteena on rekisteröidyn suostumus.
Hankkeessa toteutetaan erityisesti isännöinti- ja kiinteistöalan yrityksille ja organisaatioille suunnattuja työpajoja, webinaareja ja muita tapahtumia, joihin ilmoittaudutaan etukäteen. Ilmoittautumisen yhteydessä tallennetaan ilmoittautujan nimi, organisaatio, rooli, sähköpostiosoite ja puhelinnumero. Hankkeen horisontaalisten periaatteiden ja viranomaisraportoinnin täyttämiseksi voidaan kysyä myös sukupuolta. Tietoja käytetään tapahtumaviestinnän lisäksi viranomaisraportoinnin toimittamiseksi, kuten tapahtumien ja kyselyjen osallistuja- ja vastauslistojen toimittamiseksi rahoittajalle. Tietoja säilytetään tapahtumien jälkeen hankkeen rahoittajan ohjeistuksen mukaisesti. Käsittelyperusteena oikeutettu etu.
Fyysisissä tiloissa tapahtuvissa tapahtumissa voidaan kerätä tietoa erityistarpeista, kuten erityisruokavaliosta. Näiden henkilötietojen osalta käsittelyperusteena on rekisteröidyn suostumus. Fyysisten tapahtumien mahdolliset valokuvat ja videot toteutetaan erillisellä suostumuksella.
3. Datapohjaisen energiansäästöpilotin toteuttaminen
Hankkeessa kehitetään pilottiversio digitaalisesta sovelluksesta, jonka avulla isännöitsijät voivat tarkastella energiatehokkuutta kuvaavaa keskiarvo- ja vertailudataa esimerkiksi sähkönkulutuksesta, lämmitysenergiasta ja vedenkulutuksesta. Pilottiratkaisu toteutetaan yhteiskehittämisenä hankkeen toteuttajien, yritysten ja teknisen palveluntarjoajan kesken.
Datapohjaisen energiansäästöpilotin toteutuksessa kerätään yrityksestä kehittämiseen osallistuvien henkilöiden nimi, organisaatio, rooli, sähköpostiosoite ja puhelinnumero. Käsittelyperusteena on rekisteröidyn suostumus. Henkilötietoja voidaan tarvittaessa siirtää digitaalisen sovelluksen toteuttamiseen osallistuvalle kolmannelle osapuolelle (palveluntarjoaja), jolloin se toimii henkilötietojen käsittelijänä. Rekisteröidyille ilmoitetaan käsiteltävistä henkilötiedoista, tarkoituksista ja perusteista tarkemmin sitten, kun digitaalinen sovellus on valmis pilotoitavaksi.
Edellä mainittujen lisäksi hankkeessa käytetään verkkopalvelun analytiikkatyökalua hankesivujen käyttäjämäärien ja muun analytiikan saamiseksi. Rekisterinpitäjät eivät käytä analytiikkaa yksittäisten käyttäjien tunnistamiseen. Analytiikan keräämien mahdollisten henkilötietojen (esim. IP-osoite) käsittelyperusteena on rekisterinpitäjien oikeutettu etu.
Henkilötietoja käsittelevät tahot
Pääsääntöisesti henkilötietoja käsittelevät rekisterinpitäjien henkilöstöön kuuluvat henkilöt tämän tietosuojailmoituksen mukaisia tehtäviä suorittaessaan. Yhteisrekisterinpitäjät voivat hankkia henkilötietojen käsittelyyn liittyviä palveluita henkilötietojen käsittelijöiltä. Kukin yhteisrekisterinpitäjä huolehtii, että sen käyttämät henkilötietojen käsittelijät toimivat rekisterinpitäjän ohjeiden ja tämän tietosuojaselosteen mukaisesti. Tiedot henkilötietojen käsittelijöistä ovat saatavissa yhteisrekisterinpitäjiltä.
Henkilötietojen siirtäminen EU/ETA-alueen ulkopuolelle
Rekisterinpitäjillä on oikeus tarvittaessa tässä ilmoituksessa kuvattujen velvoitteiden täyttämiseksi siirtää tietoja EU:n tai ETA-alueen ulkopuolelle. Näissä tapauksissa rekisterinpitäjät varmistavat, että maa on EU:n komission tarkoittama riittävän tietosuojan maa, siirto tapahtuu EU:n komission julkaisemia mallilausekkeita hyödyntäen tai että jonkin muun EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen mukaisen siirtoperusteen edellytykset täyttyvät. Siirtotilanteissa rekisterinpitäjien velvoitteena on varmistaa, että mahdollinen tiedonsiirto toteutetaan lain edellyttämin perustein ja riittävällä suojaustasolla.
Henkilötietojen säilytysaika
Henkilötietoja säilytetään hankkeelle asetettujen rahoittajan vaatimusten mukaisesti. Arkistoitavaa aineistoa kuten osallistujalistoja ja muita hankkeen aineistoja säilytetään rahoittajan ohjeiden mukaisesti vähintään viiden vuoden ajan laskettuna sen vuoden päättymistä seuraavan vuoden alusta, jona hankkeen viimeinen maksuerä on maksettu tuen saajalle. Rahoittajan ohjeistuksen mukaisesti osassa, kuten de minimis -tukiasioissa, tietojen säilytysaika on 10 vuotta. Rahoittava viranomainen voi jatkaa hankkeen aineiston säilytysaikaa tuen saajalle annettavalla kirjallisella ilmoituksella.
Henkilötietojen turvaaminen ja suojaaminen
Tietoturvallisuus sekä henkilötietojen luottamuksellisuus, eheys ja käytettävyys varmistetaan tarkoituksenmukaisin teknisin ja hallinnollisin toimenpitein alan yleisten standardien mukaisesti. Tiedot tallennetaan ensisijaisesti sähköisessä muodossa. Tietoja suojataan muun muassa palomuurin, fyysisten laitetilojen suojaamisen, kulunvalvonnan, käyttöoikeuksien ja soveltuvin osin salaustekniikoiden avulla. Henkilötiedot suojataan asiattomalta pääsyltä ja laittomasti tai vahingossa tapahtuvalta tietojenkäsittelyltä. Henkilötietoja käsittelevät rekisterinpitäjien palveluksessa olevat nimetyt henkilöt sekä erikseen nimetyt henkilötietojen käsittelijät.
Automaattinen päätöksenteko
Hankkeessa ei käytetä automaattista päätöksentekoa.
Rekisteröidyn oikeudet
Oikeus saada informaatiota henkilötietojen käsittelystä
- Sinulla on oikeus saada tietää, mihin tarkoituksiin ja millä tavoilla käsittelemme henkilötietojasi.
- Voit esittää meille koska tahansa henkilötietojen käsittelyä koskevia tarkentavia kysymyksiä selosteen alussa mainittuja yhteystietoja käyttäen.
Oikeus saada tutustua tietoihin
- Sinulla on oikeus saada tietää, käsittelemmekö sinua koskevia henkilötietoja. Jos käsittelemme, sinulla on oikeus saada jäljennös näistä tiedoista, ellei meillä ole lainmukaista perustetta kieltäytyä oikeuden toteuttamisesta.
Oikeus tietojen oikaisemiseen
- Jos sinua koskevat henkilötiedot, joita käsittelemme, ovat virheellisiä, voit pyytää meitä oikaisemaan tiedot.
- Jos oikaisemme tietoja pyyntösi perusteella, olemme velvollisia mahdollisuuksien mukaan ilmoittamaan oikaisusta kaikille niille, joille tietoja on aikaisemmin luovutettu.
Oikeus saada tiedot poistetuksi
- Sinulla on tietyissä tilanteissa oikeus saada henkilötietosi poistetuksi.
Oikeus vastustaa henkilötietojen käsittelyä
- Sinulla on halutessasi oikeus vastustaa toteuttamaamme henkilötietojesi käsittelyä. Voit tehdä sen milloin tahansa henkilökohtaiseen erityiseen tilanteeseesi liittyvällä perusteella.
- Tällöin emme enää saa käsitellä henkilötietojasi, paitsi jos käsittelyyn on olemassa huomattavan tärkeä ja perusteltu syy, joka syrjäyttää sinun etusi, oikeutesi ja vapautesi, tai jos tietojen käsittely on tarpeen oikeusvaateen laatimiseksi, esittämiseksi tai puolustamiseksi.
Oikeus käsittelyn rajoittamiseen
- Jos käsittelemämme sinua koskevat tiedot ovat mielestäsi virheellisiä, niitä käsitellään lainvastaisesti tai olet vastustanut tietojesi käsittelyä, voit pyytää meitä rajoittamaan tietojesi käsittelyä.
- Tällöin voimme käsitellä tietojasi vain sinun suostumuksellasi
- jos tarvitsemme tietoja oikeusvaateen laatimisen, esittämisen tai puolustamisen takia
- yleisen edun vuoksi, tai
- jonkun toisen henkilön oikeuksien suojaamiseksi.
- Jos rajoitamme tietojen käsittelyä pyyntösi perusteella, olemme velvollisia mahdollisuuksien mukaan ilmoittamaan rajoituksesta kaikille niille, joille tietoja on aikaisemmin luovutettu.
Mikäli katsot, että henkilötietojasi on käsitelty lainvastaisesti, sinulla on oikeus tehdä asiasta valitus tietosuojavaltuutetulle.
Tietosuojavaltuutetun toimisto
Käyntiosoite: Lintulahdenkuja 4, 00530 Helsinki
Postiosoite: PL 800, 00531 Helsinki
Sähköposti: tietosuoja(at)om.fi
Puhelinvaihde: 029 566 6700
Kirjaamo: 029 566 6768
Tätä tietosuojailmoitusta voidaan päivittää tarvittaessa. Tämä tietosuojaseloste on laadittu 8.8.2025.
