Henkilötietojen käsittely Kestäviä tekoälytekoja työpaikoilla -hankkeen yhteydessä

Kestäviä tekoälytekoja työpaikoilla -hanke on TIEKE Tietoyhteiskunnan kehittämiskeskus ry:n (’TIEKE’), Työterveyslaitoksen (’TTL’), Laurea ammattikorkeakoulun (’Laurea’) ja Kajaanin ammattikorkeakoulun (’KAMK’) yhteishanke, jota rahoittaa Euroopan sosiaalirahasto plus (ESR+). Rahoitus on myönnetty Pohjois-Pohjanmaan ELY-keskuksen kautta.

Hankkeen tavoitteena on suomalaisten organisaatioiden generatiivisen tekoälyn hyödyntämisen sujuvoittaminen, tekoälyteknologioiden hyödyntämisen tukeminen, generatiiviseen tekoälyyn pohjautuvien ratkaisujen käyttöönoton tukeminen liiketoiminta ja säätely huomioiden sekä työhyvinvoinnin parantaminen. Tämä tapahtuu kehittämällä organisaatioiden osaamista ja teknisiä tekoälyvalmiuksia, tukemalla liiketoimintahyötyjen tunnistamista ja esittelemällä tarjolla olevia tekoälyratkaisuja ja niiden hyödyntämistä tukevia tukipalveluita.

Hankkeen aikana järjestetään monipuolisesti erilaisia tapahtumia, kuten työpajoja ja webinaareja, niin hankkeen toimenpiteisiin osallistuville kuin avoimesti kaikille organisaatioille. Lisäksi hankkeen toiminnasta tiedotetaan eri kanavissa.

Tässä tietosuojaselosteessa kuvataan, kuinka henkilötietoja käsitellään hankkeen verkossa järjestettävien webinaarien, työpajojen, muiden tapahtumien sekä tiedottamisen yhteydessä.

TIEKE Tietoyhteiskunnan kehittämiskeskus ry
Työpajankatu 13 B, 00580 Helsinki
Hankkeen henkilörekisterin vastuuhenkilö:
Merja Sjöblom
merja.sjoblom@tieke.fi

Työterveyslaitos
Topeliuksenkatu 41 B, 00250 Helsinki
Hankkeen henkilörekisterin vastuuhenkilö:
Kirsi Yli-Kaitala
kirsi.yli-kaitala@ttl.fi

Laurea ammattikorkeakoulu
Ratatie 22, 01300 Vantaa
Hankkeen henkilörekisterin vastuuhenkilö:
Annukka Jussila
Annukka.jussila@laurea.fi

Kajaanin ammattikorkeakoulu
Kuntokatu 5, 87101 Kajaani
Hankkeen henkilörekisterin vastuuhenkilö:
Päivi Karhu
paivi.karhu@kamk.fi

Yhteisrekisterinpitäjät käsittelevät henkilötietoja vain ennalta määriteltyihin tarkoituksiin. Pääasiallisia yhteisiä käyttötarkoituksia ovat: 

1. Hankkeesta tiedottaminen

Hankkeen kohderyhmistä voidaan kerätä tiedottamista varten osoitteistoa hankkeen tapahtumiin osallistuvista, kyselyihin vastaavista, omatoimisesti verkosta sekä mahdollisista yhteystietopalveluista. Nämä henkilötiedot sisältävät nimen, organisaation, roolin, sähköpostiosoitteen ja puhelinnumeron. Näiden henkilötietojen osalta käsittelyperusteena on rekisterinpitäjien oikeutettu etu.

2. Hankkeen toimenpiteisiin, webinaareihin ja muihin tapahtumiin osallistuminen)

Hankkeen toimenpiteisiin (kuten pilotti) ilmoittautumisen yhteydessä kerätään henkilön nimi, sähköpostiosoite, organisaatio, rooli organisaatiossa sekä organisaation tavoitteisiin, toiveisiin ja toteutukseen liittyviä asioita. Käsittelyperusteena on rekisteröidyn suostumus.

Eri vaiheiden (pilotti, laajennus, levitys) toimenpiteisiin osallistuvia henkilöitä edellytetään erikseen rekisteröitymään EURA-järjestelmään, josta henkilötiedot menevät hankkeen rahoittajalle. Rekisteröityminen edellyttää vahvaa tunnistautumista. Näiden henkilötietojen osalta rekisterinpitäjänä toimii Euroopan sosiaalirahasto plus (ESR+). Lisätietoa henkilötietojen käsittelystä EURA-järjestelmässä löydät täältä: https://eura2021.fi/osallistuja

Hankkeen aikana järjestetään myös kaikille avoimia webinaareja, työpajoja ja muita tapahtumia, joihin ilmoittaudutaan etukäteen. Ilmoittautumisen yhteydessä tallennetaan ilmoittautujan sähköpostiosoite, nimi ja organisaatio. Tietoja käytetään tapahtumaviestinnän lisäksi viranomaisraportoinnin toimittamiseksi, kuten tapahtumien ja kyselyjen osallistuja- ja vastauslistojen toimittamiseksi rahoittajalle. Tietoja säilytetään tapahtumien jälkeen hankkeen rahoittajan ohjeistuksen mukaisesti. Käsittelyperusteena oikeutettu etu.

Hankkeen etätapahtumiin osallistutaan Microsot Teams tai Zoom -palvelussa. Osallistujan nimi näkyy järjestäjille ja muille osallistujille tapahtuman ajan. Nimen voi itse vaihtaa ennen tapahtumaan osallistumista. Nämä tilaisuudet saatetaan tallentaa, jotta niihin voi palata myöhemmin. Tallenteilla saattaa näkyä osallistujan kuva tai nimi.
 
Avointen webinaarien ja työpajojen osalta henkilötietojen käsittelyperusteena on rekisteröidyn suostumus, joka pyydetään tapahtumiin ilmoittautumisen yhteydessä. 

Fyysisissä tiloissa tapahtuvissa tapahtumissa voidaan kerätä tietoa erityistarpeista, kuten erityisruokavaliosta. Näiden henkilötietojen osalta käsittelyperusteena on rekisteröidyn suostumus. Fyysisten tapahtumien mahdolliset valokuvat ja videot toteutetaan erillisellä suostumuksella.

QWL-kyselyä (Quality of Working Life) käytetään hankkeen vaikutusten arvioinnissa Parempi työelämä -koordinaatiohankkeen edellyttämällä tavalla. Kestäviä tekoälytekoja työpaikoilla -hankkeessa on käytössä organisaatiokohtainen tuloskooste, joka ei sisällä yksilötason tunnistetietoja eikä henkilötietoja. Selvitetään mahdollisuutta saada käyttöön vastaajakohtainen aineisto. QWL-kysely kerätään useammassa aikapisteessä.

Tunnisteeton kysely aloituswebinaarin osallistujille.

Hankkeen vaiheiden (pilotti, laajennus, levittäminen) alussa toteutettavassa osaamiskartoituksessa kerätään tietoa organisaatioiden osaamistasosta ja osaamistarpeista. Kyselyyn voi vastata anonyymisti. Vastaajia pyydetään olemaan kirjoittamatta kyselyn avoimiin kenttiin henkilötietoja tai asioita, joista vastaaja olisi mahdollista tunnistaa.

Hankkeen vaiheiden (pilotti, laajennus, levittäminen) alussa toteutettavassa teknisten valmiuksien kartoituksessa kerätään tietoa organisaatioiden teknisestä infrastruktuurista, teknisistä valmiuksista, järjestelmistä ja ohjelmistoista ja olemassa olevista tekoälyratkaisuista (esim. automaatio, ennustemallit, asiakaspalvelubotit) sekä käyttöoikeuksista ja -rajoituksista. Kyselyn kohdennetaan kunkin organisaation IT-ratkaisuista vastaavalle.

Käyttökokeiluihin liittyvissä haastatteluissa kerätään tietoja kokeilujen onnistumisen edistäjistä ja estäjistä. Haastateltavien yhteystiedot saadaan hankkeeseen osallistuvilta organisaatioilta. Haastateltavilta kerätään suostumus mahdollista haastattelun tutkimuskäyttöä varten. Aineistona ovat äänitallenteet, niiden litteroinnit ja tutkijoiden muistiinpanot, jotka tallennetaan tietoturvallisessa tutkimusaineistojen säilytykseen tarkoitetussa pilvipalvelussa (TTL). Lisäksi muodostuu henkilörekisteri (sisältää nimen, sähköpostiosoitteen ja puhelinnumeron). Aineisto suojakoodataan ja säilytetään ilman henkilötietoja. Henkilön ja tunnisteen sisältävä avain säilytetään erillisessä paikassa. Aineisto käsittää useamman aikapisteen.

Käyttökokeilun aikana lähetetään muistutustekstiviestejä kyselyjärjestelmä Webropolin kautta. Käytössä on sama henkilörekisteri kuin käyttökokeiluun liittyvissä haastatteluissa.

Pilotti- ja laajennusvaiheissa toteutettavista työpajoista muodostuu aineistoksi toteuttajaryhmän muistiinpanot, joihin ei tallenneta henkilön tai organisaation tunnistamisen mahdollistavia tietoja. Aineisto käsittää useamman aikapisteen.

Pääsääntöisesti henkilötietoja käsittelevät rekisterinpitäjien henkilöstöön kuuluvat henkilöt tämän tietosuojailmoituksen mukaisia tehtäviä suorittaessaan. Yhteisrekisterinpitäjät voivat hankkia henkilötietojen käsittelyyn liittyviä palveluita henkilötietojen käsittelijöiltä. Kukin yhteisrekisterinpitäjä huolehtii, että sen käyttämät henkilötietojen käsittelijät toimivat rekisterinpitäjän ohjeiden ja tämän tietosuojaselosteen mukaisesti. Tiedot henkilötietojen käsittelijöistä ovat saatavissa yhteisrekisterin pitäjiltä.

Rekisterinpitäjillä on oikeus tarvittaessa tässä ilmoituksessa kuvattujen velvoitteiden täyttämiseksi siirtää tietoja EU:n tai ETA-alueen ulkopuolelle. Näissä tapauksissa rekisterinpitäjät varmistavat, että maa on EU:n komission tarkoittama riittävän tietosuojan maa, siirto tapahtuu EU:n komission julkaisemia mallilausekkeita hyödyntäen tai että jonkin muun EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen mukaisen siirtoperusteen edellytykset täyttyvät. Siirtotilanteissa rekisterinpitäjien velvoitteena on varmistaa, että mahdollinen tiedonsiirto toteutetaan lain edellyttämin perustein ja riittävällä suojaustasolla. 

Henkilötietoja säilytetään hankkeen jälkeen raportoinnin vaatiman ajan. Mikäli henkilötietoja on luovutettu rekisteröidyn antaman erillisen luvan mukaisesti rekisterinpitäjien markkinointi- ja asiakasrekistereihin tämän ilmoituksen mukaisesti, sovelletaan näiden tietojen osalta kunkin rekisterinpitäjän markkinointi- ja asiakasrekisterin tietojen käsittelyn periaatteita. 

Tietoturvallisuus sekä henkilötietojen luottamuksellisuus, eheys ja käytettävyys varmistetaan tarkoituksenmukaisin teknisin ja hallinnollisin toimenpitein alan yleisten standardien mukaisesti. Tiedot tallennetaan ensisijaisesti sähköisessä muodossa. Tietoja suojataan muun muassa palomuurin, fyysisten laitetilojen suojaamisen, kulunvalvonnan, käyttöoikeuksien ja soveltuvin osin salaustekniikoiden avulla. Henkilötiedot suojataan asiattomalta pääsyltä ja laittomasti tai vahingossa tapahtuvalta tietojenkäsittelyltä. Henkilötietoja käsittelevät rekisterinpitäjien palveluksessa olevat nimetyt henkilöt sekä erikseen nimetyt henkilötietojen käsittelijät.

Oikeus saada informaatiota henkilötietojen käsittelystä

Sinulla on oikeus saada tietää, mihin tarkoituksiin ja millä tavoilla käsittelemme henkilötietojasi.

Voit esittää meille koska tahansa henkilötietojen käsittelyä koskevia tarkentavia kysymyksiä tämän tietosuojaselosteen alussa mainituille yhteyshenkilöille.

Oikeus saada tutustua tietoihin

Sinulla on oikeus saada tietää, käsittelemmekö sinua koskevia henkilötietoja. Jos käsittelemme, sinulla on oikeus saada jäljennös näistä tiedoista, ellei meillä ole lainmukaista perustetta kieltäytyä oikeuden toteuttamisesta.

Oikeus tietojen oikaisemiseen

Jos sinua koskevat henkilötiedot, joita käsittelemme, ovat virheellisiä, voit pyytää meitä oikaisemaan tiedot. Jos oikaisemme tietoja pyyntösi perusteella, olemme velvollisia mahdollisuuksien mukaan ilmoittamaan oikaisusta kaikille niille, joille tietoja on aikaisemmin luovutettu.

Oikeus saada tiedot poistetuksi

Sinulla on oikeus saada henkilötietosi poistetuksi.

Oikeus vastustaa henkilötietojen käsittelyä

Sinulla on halutessasi oikeus vastustaa toteuttamaamme henkilötietojesi käsittelyä. Voit tehdä sen milloin tahansa henkilökohtaiseen erityiseen tilanteeseesi liittyvällä perusteella.

Tällöin emme enää saa käsitellä henkilötietojasi, paitsi jos käsittelyyn on olemassa huomattavan tärkeä ja perusteltu syy, joka syrjäyttää sinun etusi, oikeutesi ja vapautesi, tai jos tietojen käsittely on tarpeen oikeusvaateen laatimiseksi, esittämiseksi tai puolustamiseksi.

Oikeus käsittelyn rajoittamiseen

Jos käsittelemämme sinua koskevat tiedot ovat mielestäsi virheellisiä, niitä käsitellään lainvastaisesti tai olet vastustanut tietojesi käsittelyä, voit pyytää meitä rajoittamaan tietojesi käsittelyä.

Tällöin voimme käsitellä tietojasi vain sinun suostumuksellasi

Jos rajoitamme tietojen käsittelyä pyyntösi perusteella, olemme velvollisia mahdollisuuksien mukaan ilmoittamaan rajoituksesta kaikille niille, joille tietoja on aikaisemmin luovutettu.

Oikeus tehdä valitus tietosuojavaltuutetulle

Mikäli katsot, että henkilötietojasi on käsitelty lainvastaisesti, sinulla on oikeus tehdä asiasta valitus tietosuojavaltuutetulle.

Tietosuojavaltuutetun toimisto
Käyntiosoite: Lintulahdenkuja 4, 00530 Helsinki
Postiosoite: PL 800, 00531 Helsinki
Sähköposti: tietosuoja(at)om.fi
Puhelinvaihde: 029 566 6700
Kirjaamo: 029 566 6768

Tietosuojailmoituksen päivittäminen

Tätä tietosuojailmoitusta voidaan päivittää tarvittaessa. Kulloinkin voimassa oleva tietosuojailmoitus on saatavilla verkosta.