IT Service Management Forum Finland ry:n (itSMF) ja TIEKE Tietoyhteiskunnan kehittämiskeskus ry:n Palvelunhallinnen nykytila Suomessa -kartoituksen tarkoituksena on selvittää palvelunhallinnan nykytilaa organisaatioissa. Kyselyn toteuttamiseksi keräämme ja käsittelemme joitakin sinua koskevia tietoja. Tämä tietosuojaseloste kuvaa, miten alla mainitut yhteisrekisterinpitäjät keräävät ja käsittelevät henkilötietoja yhteiseen rekisteriin yhteisiä tarkoituksia varten.
Yhteisrekisterinpitäjät yhteystietoineen
TIEKE Tietoyhteiskunnan kehittämiskeskus ry
Työpajankatu 13 B, 00580 Helsinki
Jussi-Pekka Parkkari
jussi-pekka.parkkari@tieke.fi
IT Service Management Forum Finland ry
PL 206,
00101 Helsinki
sähköposti: info@itsmf.fi
Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus ja perusteet
Yhteisrekisterinpitäjät käsittelevät sinua koskevia henkilötietoja vain ennalta määriteltyihin tarkoituksiin. Pääasiallisia yhteisiä käyttötarkoituksia ovat:
Tutkimuksen toteuttaminen
Palvelunhallinnan nykytilaa Suomessa kartoittava tutkimus toteutetaan elo-syyskuun 2025 aikana. Tutkimuksen on suunnitellut itSMF, mutta tutkimusdatan keräämisestä vastaa TIEKE Tietoyhteiskunnan kehittämiskeskus ry. Tutkimuksen toteutuksen aikana käsitellään henkilötietoja seuraavassa vaiheessa:
Varsinaisen tutkimuksen täyttämisen jälkeen valinnaisesti täytettävällä kyselylomakkeella kerätään niiden henkilöiden yhteystiedot, jotka haluavat osallistua arvontaan tai tilata tulokset itselleen.
Käsittelyn peruste
Henkilötietojen käsittelyperusteena ovat rekisterinpitäjän oikeutettu etu ja rekisteröidyn suostumus.
Tietojen luovuttaminen
Rekisterinpitäjät eivät muutoin luovuta käsittelemiään henkilötietoja kolmansille osapuolille.
Tiedot tietojenkäsittelijöistä ovat saatavissa yhteisrekisterinpitäjiltä.
Henkilötietojen suojauksen periaatteet
Rekisterin käsittelyssä noudatetaan huolellisuutta ja tietojärjestelmien avulla käsiteltävät tiedot suojataan asianmukaisesti. Kun rekisteritietoja säilytetään internet-palvelimilla, niiden laitteiston fyysisestä ja digitaalisesta tietoturvasta huolehditaan asiaankuuluvasti. Rekisterinpitäjä huolehtii siitä, että tallennettuja tietoja sekä palvelimien käyttöoikeuksia ja muita henkilötietojen turvallisuuden kannalta kriittisiä tietoja käsitellään luottamuksellisesti ja vain niiden työntekijöiden toimesta, joiden työnkuvaan se kuuluu.
Henkilötietojen säilyttämisaika
Arvontaan osallistuvien tietojen säilytys
- Enintään 3 kuukautta arvonnan suorittamisesta
Henkilöt, jotka haluavat saada tutkimusraportin ja eivät ole yhdistyksen jäseniä
- Enintään 6 kuukautta raportin jakamisesta
Henkilöt, joihin voidaan olla yhteydessä jäsenyyteen liittyvissä asioissa
- 1 vuosi yhteystietojen jakamisesta
Henkilötietoja käsittelevät tahot
Pääsääntöisesti henkilötietoja käsittelevät rekisterinpitäjien henkilöstöön kuuluvat henkilöt tämän tietosuojailmoituksen mukaisia tehtäviä suorittaessaan. Yhteisrekisterinpitäjät voivat hankkia henkilötietojen käsittelyyn liittyviä palveluita henkilötietojen käsittelijöiltä. Kukin yhteisrekisterinpitäjä huolehtii, että sen käyttämät henkilötietojen käsittelijät toimivat rekisterinpitäjän ohjeiden ja tämän tietosuojailmoituksen mukaisesti. Tiedot henkilötietojen käsittelijöistä ovat saatavissa yhteisrekisterin pitäjiltä.
Henkilötietojen siirtäminen EU/ETA-alueen ulkopuolelle
Rekisterinpitäjillä on oikeus tarvittaessa tässä ilmoituksessa kuvattujen velvoitteiden täyttämiseksi siirtää tietoja EU:n tai ETA-alueen ulkopuolelle. Näissä tapauksissa rekisterinpitäjät varmistavat, että maa on EU:n komission tarkoittama riittävän tietosuojan maa, siirto tapahtuu EU:n komission julkaisemia mallilausekkeita hyödyntäen tai että jonkin muun EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen mukaisen siirtoperusteen edellytykset täyttyvät. Siirtotilanteissa rekisterinpitäjien velvoitteena on varmistaa, että mahdollinen tiedonsiirto toteutetaan lain edellyttämin perustein ja riittävällä suojaustasolla.
Kuinka pitkään henkilötietoja säilytetään?
Hankkeeseen osallistuvien henkilötietoja säilytetään viisi vuotta hankkeen päättymisen jälkeen.
Miten henkilötiedot turvataan ja suojataan?
Tietoturvallisuus sekä henkilötietojen luottamuksellisuus, eheys ja käytettävyys varmistetaan tarkoituksenmukaisin teknisin ja hallinnollisin toimenpitein alan yleisten standardien mukaisesti. Tiedot tallennetaan ensisijaisesti sähköisessä muodossa. Tietoja suojataan muun muassa palomuurin, fyysisten laitetilojen suojaamisen, kulunvalvonnan, käyttöoikeuksien ja soveltuvin osin salaustekniikoiden avulla. Henkilötiedot suojataan asiattomalta pääsyltä ja laittomasti tai vahingossa tapahtuvalta tietojenkäsittelyltä. Henkilötietoja käsittelevät rekisterinpitäjien palveluksessa olevat nimetyt henkilöt sekä erikseen nimetyt henkilötietojen käsittelijät.
Rekisteröidyn oikeudet
Oikeus saada informaatiota henkilötietojen käsittelystä
- Sinulla on oikeus saada tietää, mihin tarkoituksiin ja millä tavoilla käsittelemme henkilötietojasi.
- Voit esittää meille koska tahansa henkilötietojen käsittelyä koskevia tarkentavia kysymyksiä selosteen alussa mainittuja yhteystietoja käyttäen.
Oikeus saada tutustua tietoihin
- Sinulla on oikeus saada tietää, käsittelemmekö sinua koskevia henkilötietoja. Jos käsittelemme, sinulla on oikeus saada jäljennös näistä tiedoista, ellei meillä ole lainmukaista perustetta kieltäytyä oikeuden toteuttamisesta.
Oikeus tietojen oikaisemiseen
- Jos sinua koskevat henkilötiedot, joita käsittelemme, ovat virheellisiä, voit pyytää meitä oikaisemaan tiedot.
- Jos oikaisemme tietoja pyyntösi perusteella, olemme velvollisia mahdollisuuksien mukaan ilmoittamaan oikaisusta kaikille niille, joille tietoja on aikaisemmin luovutettu.
Oikeus saada tiedot poistetuksi
- Sinulla on tietyissä tilanteissa oikeus saada henkilötietosi poistetuksi.
Oikeus vastustaa henkilötietojen käsittelyä
- Sinulla on halutessasi oikeus vastustaa toteuttamaamme henkilötietojesi käsittelyä. Voit tehdä sen milloin tahansa henkilökohtaiseen erityiseen tilanteeseesi liittyvällä perusteella.
- Tällöin emme enää saa käsitellä henkilötietojasi, paitsi jos käsittelyyn on olemassa huomattavan tärkeä ja perusteltu syy, joka syrjäyttää sinun etusi, oikeutesi ja vapautesi, tai jos tietojen käsittely on tarpeen oikeusvaateen laatimiseksi, esittämiseksi tai puolustamiseksi.
Oikeus käsittelyn rajoittamiseen
- Jos käsittelemämme sinua koskevat tiedot ovat mielestäsi virheellisiä, niitä käsitellään lainvastaisesti tai olet vastustanut tietojesi käsittelyä, voit pyytää meitä rajoittamaan tietojesi käsittelyä.
- Tällöin voimme käsitellä tietojasi vain sinun suostumuksellasi
- jos tarvitsemme tietoja oikeusvaateen laatimisen, esittämisen tai puolustamisen takia
- yleisen edun vuoksi, tai
- jonkun toisen henkilön oikeuksien suojaamiseksi.
- Jos rajoitamme tietojen käsittelyä pyyntösi perusteella, olemme velvollisia mahdollisuuksien mukaan ilmoittamaan rajoituksesta kaikille niille, joille tietoja on aikaisemmin luovutettu..
Mikäli katsot, että henkilötietojasi on käsitelty lainvastaisesti, sinulla on oikeus tehdä asiasta valitus tietosuojavaltuutetulle.
Tietosuojavaltuutetun toimisto
Käyntiosoite: Lintulahdenkuja 4, 00530 Helsinki
Postiosoite: PL 800, 00531 Helsinki
Sähköposti: tietosuoja(at)om.fi
Puhelinvaihde: 029 566 6700
Kirjaamo: 029 566 6768
