Miten logistiikka-alan osaaminen rakennetaan tarpeita vastaavaksi?

Logistiikka-alalla arki on usein vauhdikasta. Tavara liikkuu, aikataulut elävät ja jokainen tekee työnsä omalla tontillaan. Samaan aikaan taustalla toimii joukko digitaalisia työkaluja, joiden tarkoituksena on helpottaa tekemistä – mutta käytännössä niiden hyödyntäminen jää usein puolitiehen.

Yritysten toimintaan kohdistuu lähitulevaisuudessa useita uusia vaatimuksia, kuten arvonlisäveron ilmoittamiseen ja vastuullisuusraportointiin liittyvät velvoitteet. Näissä korostuvat tietojärjestelmien sekä erityisesti tiedon (datan) laatu ja saatavuus. Datan on oltava oikein ja helposti raportoitavissa sekä asiakkaille että viranomaisille. Tämä kokonaisuus asettaa uusia vaatimuksia myös yritysten henkilöstön osaamiselle.

Tilanteen korjaamiseksi peräänkuulutetaan koulutusta. Koulutuksen ja oppimateriaalin suunnittelussa törmätään kuitenkin nopeasti peruskysymykseen: mitä ihmisten oikeasti tarvitsee oppia, jotta työ helpottuu? Vastaus ei ole ”mahdollisimman paljon” vaan päinvastoin – juuri oikeat asiat, sopivalla syvyydellä.

Kun pohditaan, mitä ihmisten oikeasti tarvitsee oppia, nousee esiin useita jatkokysymyksiä:
mitä koulutuksella halutaan saavuttaa ja kenelle se on suunnattu? sekä mitä on järkevää opettaa ja kuinka syvällisesti?

Tietotekniikka ja tietojärjestelmät muodostavat yrityksissä laajan ja moniulotteisen kokonaisuuden. Kukin työntekijä käyttää järjestelmiä vain rajatusti, omien rooliensa ja työtehtäviensä puitteissa. Lähtötasot ja motivaatio vaihtelevat huomattavasti.

Osaamisen puutteet voivat näkyä esimerkiksi varastotyöntekijän virheellisinä kirjauksina, tietotekniikasta vastaavan henkilön huomiotta jäävinä tietoturvariskeinä tai johdon päätöksinä, jotka perustuvat virheelliseen tai puutteelliseen dataan.

Yleistavoitteena on välttää tilanne, jossa koulutuskokonaisuus on liian laaja tai menee liian syvälle, jolloin opiskelu jää helposti kesken. Keskeytetyt koulutukset eivät hyödytä ketään.

Näistä lähtökohdista nousi tarve rajata koulutus tarkasti. Yksi keskeinen reunaehto oli aika: koulutus ei saanut kuormittaa liikaa arkea eikä viedä kohtuuttomasti kalenteriaikaa. Lähtökohdaksi asetettiin, että koulutuksen kokonaiskesto on enintään puoli vuotta ja opiskeluun käytettävä aika noin 1–3 tuntia viikossa. Vielä tärkeämpää oli varmistaa, että opetettavat asiat ovat sellaisia, jotka osallistujat todella oppivat – ja ennen kaikkea osaavat soveltaa käytännössä omassa työssään pitkällä aikavälillä.

Oppimiseen liittyy myös haaste oman osaamisen arvioinnissa. Osaaminen on usein epätasaista: yksi hallitsee raportoinnin, toinen arjen käytön, kolmas ei ole varma kummastakaan. Ilman selkeää kuvaa lähtötasosta oppiminen jää helposti sattumanvaraiseksi.

Tätä varten hankkeessa toteutetaan yksinkertainen osaamiskartoitus. Sen tarkoitus ei ole testata ketään, vaan auttaa hahmottamaan, mitä osaamista kannattaa kehittää seuraavaksi.

Näitä kysymyksiä ja reunaehtoja lähdettiin avaamaan pilottikoulutusten avulla. Pilottien aikana käytiin aktiivista keskustelua osallistujien kanssa siitä, mitä aiheita koulutuksessa tulisi käsitellä ja millaisia osaamistasoja tulisi tavoitella. Pilottien tärkein tehtävä ei ollut tarjota valmista mallia, vaan kerätä palautetta ja syventää ymmärrystä.

Koulutusmateriaalin suunnittelussa lähtökohtana oli, että sen tulee tukea työn ohessa tapahtuvaa oppimista ja motivoida pitkäjänteiseen opiskeluun. Motivaation kannalta keskeistä on, että tehtävät ja opit kytkeytyvät suoraan osallistujien arkeen. Opittujen asioiden tulee helpottaa omien työtehtävien hoitamista, mutta samalla tukea koko työyhteisöä ja parantaa organisaation toimintaa, tehokkuutta ja lopulta myös liiketoiminnan kannattavuutta.

Keskeinen suunnitteluperiaate liittyy yritysten erilaisiin rooleihin. Tietojärjestelmiä tarkastellaan eri näkökulmista, mikä aiheuttaa usein kitkaa ja virheitä: käytetään eri viestintäkanavia, tietoja jätetään kirjaamatta tai prosessit katkeavat. Lopulta tämä lisää muiden työntekijöiden työkuormaa. Tietojärjestelmien sujuva käyttö on kuitenkin koko organisaation yhteinen asia.

Näitä haasteita pyritään vähentämään koulutusmateriaalilla, jonka perusajatuksena on, että kaikkien ei tarvitse osata kaikkea, mutta jokaisen tulee osata oma osuutensa riittävän hyvin. Tämän mukaisesti koulutus rakennettiin kolmelle kohderyhmälle:

Koska osaaminen vaihtelee, tarkastellaan kutakin kohderyhmää kolmen osaamistason kautta. Jaottelun avulla voidaan vastata erilaisiin lähtötasoihin ja kehitystarpeisiin:

Pilottikoulutukset osoittivat nopeasti, että osallistujilla on vahva tarve konkreettisille ja käytännönläheisille esimerkeille. Erityisesti digitalisaation hyötyjä ja järjestelmähankintoja koskevissa teemoissa toivottiin selkeitä kuvauksia kustannuksista, hyödyistä ja tilanteista, joissa investoinnit tuottavat todellista lisäarvoa. Pelkkä käsitteellinen puhe ei riitä – vaikutukset halutaan ymmärtää oman arjen kautta.

Keskeinen palaute koski myös osaamisen tunnistamista. Monen oli vaikea arvioida omaa lähtötasoaan ilman erillistä työkalua. Tämän vuoksi toivottiin testiä tai kartoitusta, jonka avulla osallistuja voisi hahmottaa osaamistasonsa ja ohjautua itselleen sopivalle koulutuspolulle. Tarkoituksena ei ole kontrolloida osaamista, vaan tukea oppimista ja kohdentaa koulutus oikein.

Useissa palautteissa nousi esiin tarve tiedolla johtamisen ja raportoinnin vahvemmalle painottamiselle. Osallistujat toivoivat, että data olisi helpommin saatavilla ja paremmin hyödynnettävissä päätöksenteossa – ei vain raportointivelvoitteiden täyttämiseksi, vaan arjen johtamisen tueksi.

Kohderyhmiä ja osaamistasoja koskeva palaute vahvisti aiempia havaintoja. Osaajatasolle kaivattiin lisää syvyyttä ja kompleksisempia teemoja, kun taas perustaso ja kehittyvä taso nähtiin laajasti eri rooleja ja yrityksiä palvelevina. Erityisesti pk-yritysten moninaisuus ja johdon vaihtelevat lähtötasot korostuivat: yhden mallin on joustettava monenlaisiin todellisuuksiin.

Koulutuksen kesto – noin kuuden kuukauden itseopiskelumateriaali – koettiin pääosin sopivaksi. Samalla todettiin, että uusien toimintatapojen omaksuminen vaatii aikaa. Tähän liittyy myös tiedon vanheneminen: järjestelmät ja työkalut kehittyvät nopeasti, joten materiaalien päivitettävyys nähtiin ratkaisevan tärkeänä.

Lopuksi osallistujat toivoivat, että koulutusmateriaali olisi helposti ja laajasti jaettavissa esimerkiksi oppilaitoksille ja toimialajärjestöille. Näin koulutuksen vaikutus ulottuisi yksittäisiä osallistujia laajemmalle ja tukisi koko alan osaamisen kehittymistä.

Pilottien palaute antoi vahvan pohjan jatkotyölle. Sen perusteella koulutusmateriaaleja voidaan kehittää ja kohdentaa entistä paremmin palvelemaan logistiikka-alalla toimivia henkilöitä ja yrityksiä.

Koulutusmateriaalien kehittäminen liittyy LOBRA-hankkeeseen, jossa TIEKEn tehtävänä on tuottaa logistiikka-alan oppimateriaaleja sekä kehittää työkalu työntekijöiden osaamistason mittaamiseen.