Schematron tarkistus eli validointi

Schematron tarkistus eli validointi

Alla on verkkolaskujen tarkistuksesta lisätietoja laskujen lähettäjille ja vastaanottajille.

Schematron-validoinnin tilaus koskee operaattoreita ja ohjelmistotaloja, jotka haluavat validoida käsittelemänsä verkkolaskut.

Validointi tarkistaa ovatko laskut muodostettu oikein

Laskujen validoinnissa tarkistetaan laskujen rakenne ja sisältö.

Sisällön tarkistus tehdään Schematron-validoinnilla. Schematron-validointi tarkistaa muun muassa ovatko summat laskettu oikein, vertailee päivämääriä, tarkistaa ehdollisia pakollisuuksia sekä muita muotovaatimuksia. Esimerkiksi summat pitää olla oikein laskettu ja tuotteiden hinnat pitää täsmätä ALVin kanssa sekä ilman.

Laskujen rakenne tarkistetaan vuorostaan Skeema-tarkistuksella. Rakenteen tarkistuksella varmistetaan, että verkkolaskun rakenne vastaa lähetetyn laskuformaatin muotoa.

Lasku lähetetään sanomana järjestelmästä toiseen ja silloin tietokentät kuten rrityksen nimi, y-tunnus, laskun numero, laskurivit, alv-tiedot ja kaikki muut tiedot pitää olla niiden oikeilla paikoillaan. Nyt ei puhuta siitä miten ne näkyvät tulostetussa laskussa vaan miten nuo tietokentät ovat esitetty tietokoneen ymmärtämässä muodossa.

Schematron-validointi täydentää skeematarkistusta. Näin pystytään muodostamaan laadukkaampaa laskuaineistoa.

Useat taloushallinnon ohjelmistot ja verkkolaskuoperaattorit tarkistavat verkkolaskun rakenteen.

Schematron-validoinnin tekevät tällä hetkellä vain verkkolaskuoperaattorit. Pankit eivät vielä käytä Schematron-validointia.

Schematron-validointi pohjautuu EU-standardiin

Schematron-validointi noudattaa EU:n standardin EN16931 eli Eurooppa-normin mukaisen laskun tietosisällön vaatimuksia.

Suomessa käytetään pääasiassa kahta verkkolaskumuotoa (formaattia): Finvoice ja Teappsxml.  Kummankin suomalaisen formaatin uusimmat versiot (versiot 3.0) ovat Eurooppa-normin mukaisia.

Vain Eurooppa-normin mukaiset laskut validoidaan

Vain laskuille, jotka ovat merkitty EN16931-merkillä, tehdään Schematron-validointi. Muut laskut menevät sellaisenaan läpi. Siis laskut, jotka on merkitty Finvoice tai Teappsxml 3.0 laskuiksi, mutta ei EN-laskuiksi, menevät normaalisti läpi kuten tähänkin asti.

EU-standardissa EN16931 käytettäviä koodistoja ei tarkisteta. Koodistoilla tarkoitetaan mm. ALV-koodeja.

Schematron-validointi kaikissa laskun kulun vaiheissa

Verkkolaskun validointi voidaan tehdä laskun siirron eri vaiheissa: kun lasku lähetetään taloushallintaohjelmasta, verkkolaskuoperaattori siirtää laskun toiselle operaattorille lähettäväksi eteenpäin tai taloushallintaohjelma vastaanottaa laskun.

Kaikki suomalaiset operaattorit tekevät tarkistuksen kun siirtävät laskun eteenpäin lähetysketjussa.

Verkkolaskun tarkistus tehdään taloushallintaohjelmassa jos laskua käsittelevään ohjelmistoon on liitetty tarkistus. Suositeltavaa olisi, että lasku tarkistettaisiin jo lähettävässä päässä.

Virheelliset laskut

Jos verkkolasku ei täytä Schematron-validoinnin vaatimuksia, niin lasku ei menne läpi, ja siitä tulee lähettävälle organisaatiolle virheilmoitus. Lisäksi jos laskun vastaanottavaja havaitsee laskussa virheitä, niin se päätyy yleensä erilliseen virhekäsittelyyn. Laskun tietoja täydennetään tai korjaillaan silloin käsin. Joissakin tapauksissa lasku joudutaan hylkäämään ja palauttamaan lähettäjälle.

Validoinnin taustaa

Tavoitteena taloushallinnon automatisointi

Tarkistuksen päätavoite on luoda edellytykset sille, että laskujen käsittely pystytään automatisoimaan. Automaattinen taloushallinto tarkoittaa tässä yhteydessä sitä, että tietokone tarkistaa laskut ja siirtää käsittelyssä eteenpäin ne, jotka ovat virheettömiä. 

Suurin osa laskujen käsittelystä pystyttäisiin hoitamaan automaattisesti. Laskut, joissa ei ole mitään ylimääräistä selvitettävää, voitaisiin hyväksyä sellaisenaan. Nyt tämä työ tehdään käsin yksi kerrallaan. Se vie paljon työaikaa.

Automatisoimalla laskujen tarkistuksen pystyvät yritykset ja julkisen sektorin organisaatiot keskittymään laskujen käsittelyssä nimenomaan niihin laskuihin, jotka vaativat huomiota. Eli niihin mitkä ovat epäselviä ja mahdollisesti kiistanalaisia.

Taloushallinnon automatisointi edellyttää kuitenkin, että laskuissa oleva tieto on esitetty rakenteellisesti ja sisällöllisesti sellaisessa muodossa, että tietokone pystyy ne ymmärtämään. Tämä edellyttää vuorostaan oikein muodostettuja laskuja.

Taloushallinnon automaatiota voidaan soveltaa sekä yksityisellä että julkisella sektorilla.

Mitä laskun lähettäjän pitää tehdä?

Laskun lähettäjän on hyvä tarkistaa, pystyykö hänen käyttämänsä laskutus- tai taloushallinnon ohjelma lähettämään ja vastaanottamaan Eurooppa-normin mukaisia verkkolaskuja.

TIEKE on julkaissut listan taloushallinnon ohjelmista ja niiden kyvykkyydestä käsitellä Eurooppa-normin mukaisia laskuja. Listasta voi kukin tarkistaa onko omassa organisaatiossa käytössä oleva taloushallintaohjelma lähettämään ja vastaanottamaan Eurooppa-normin mukaisia laskuja. Lista löytyy osoitteesta https://tieke.fi/palvelut/all/verkkolaskuosoitteisto/taloushallinto-ohjelmien-valmiudet-3-0-versioihin/

Tärkein asia on kuiteinkin itse tehtävissä eli laskun lähettäjän pitää kirjoittaa laskun tiedot oikein.

Verkkolaskulaki velvoittaa ja oikeuttaa

Verkkolaskulaki tuli voimaan 1.4.2020. Laki edellyttää, että suomalaisilla hankintayksiköillä (kunnat, valtiolaitokset, yms.) on velvollisuus vastaanottaa EU-standardin 16931 mukaisia verkkolaskuja. Samoin yrityksillä on oikeus pyytää laskut EU-standardin mukaisina.

Verkkolaskulain vaatimuksien noudattaminen edellyttää verkkolaskujen tarkistamista.

Schematron-validointi on tehty yhteistyössä

Schematron-validointi on tehty yhteystyössä mm. Valtiokonttorin ja verottajan kanssa ja validointisäännöt ovat heidän hyväksymiä.

Schematron-validointia tullaan kehittämään jatkossakin saatujen kehitysehdotusten perusteella. Samoin jos EU-standardiin tehdään muutoksia tai jos kansallisesti sovitaan muutettavan jotakin, niin muutokset huomioidaan Schematron-validoinnissa.

Valtiokonttorille menevät laskut

Valtiokonttori, joka käsittelee valtiolle tulevat laskut, on ilmoittanut hyväksyvänsä 1.4.2021 lähtien vain Schematron-validoinnista läpi menneet laskut. Laskut, jotka eivät mene läpi Schematron-validoinnista, tullaan hylkäämään eli laskusta lähtee lähettävälle verkkolaskuoperaattorille tai pankille virhekuittaus. Laskun lähettäjä joutuu vuorostaan tekemään uuden laskun.