Suomessa on yritysten välinen tilausten välitys tapahtunut pääasiassa joko sähköpostitse tai EDI-sanomilla. Verkkolasku on ylivoimaisesti suosituin laskutustapa. Taloushallinon digitalisointi ottaa jälleen askeleita eteenpäin ja vuorossa on siirtyä askel eteenpäin ja suunnitella kuinka tilauksissa käytetyn datan saisi yhdistettyä laskutukseen.
Varteenotettavana vaihtoehtona on tilaussanomien käyttöönotto ja käyttää niistä saatavaa dataa tilausten seurantaan ja laskutukseen. Aihetta on kehitelty Euroopassa jo yli vuosikymmen ja nyt nuo Peppol-nimen alla kulkevat tekniset määritykset alkavat saada laajempaa suosiota. Suomessa iso askel otettiin vuonna 2023 kun Valtiokonttori otti roolin kansallisena Peppol-viranomaisena.
Tilauksesta maksuun -sanomien eli Peppolin käyttö saa tänä vuonna huomattavaa lisäpotkua kun Valtiokonttori edellyttää 1.4.2024 jälkeen valtioille tehtävien tilausten yhteydessä Peppol-muotoisten tilaussanomien käyttöä.
Peppol on sanomia ja verkosto
Peppol on kansainvälinen verkosto, jonka kautta voi välittää tuotekatalogeja, tilauksia, tilausvahvistuksia, laskuja ja logistiikan dokumentteja. Näiden dokumenttien rakenteet noudattavat Peppol-määrityksiä (standardeja).
Peppol-verkostossa sanomat lähetetään operaattoreiden (Access Point) kautta. Kun yritys on saanut yhteyden toimimaan operaattorin kanssa, niin yritys on silloin liittynyt Peppol-verkostoon. Tätä kautta sanomia voi lähettää kaikille Peppol-verkostoon kuuluville organisaatioille.
Peppol-verkosto on analoginen Suomessa pitkään käytössä olleelle verkkolaskutukselle. Nyt verkkolaskujen lisäksi operaattoreiden kautta voi lähettää myös esim. tuotekatalogeja tai tilauksia.
Peppol-verkostossa voi toimia vain organisaatiot. Peppol tukee sekä yritysten välistä sekä yksityisen ja julkisen sektorin välistä sanomaliikennettä. Peppol-verkostossa siis ei voi toimia yksityishenkilöitä.
Standardin mukainen tehostaa
Peppolin merkitys yrityksille tulee olemaan merkittävä. Peppol tarjoaa yritykselle tavan lähettää tilauksiin, toimituksiin ja laskuihin liittyviä sanomia, jotka noudattavat yleistä, Euroopassa käytettyä standardia.
Yhtenäisellä standardilla pystytään tehostamaan liiketoiminnan prosesseja. Tieto syötetään vain yhden kerran ja tietoa kuljetetaan kaikkien prosessien läpi aina tilauksesta kirjanpitoon saakka. Tämä vähentää manuaalista työtä ja virheiden määrää.
Tehostamisella on myös merkitystä kansallisella tasolla, koska Peppolin tuomat säästöt parantavat suomalaisten yritysten kilpailukykyä kansainvälisillä markkinoilla.
Peppol-sanomien datan käyttö raportoinnissa ja seurannassa
Organisaatiot voivat hyödyntää Peppol-sanomien dataa omissa analytiikkatyökaluissa ja raportointijärjestelmissä. Esimerkiksi laskutus- ja tilaustietojen kerääminen ja analysointi voi antaa tietoa myynnistä, kuluista, toimitusketjun tehokkuudesta ja asiakassuhteiden kehittymisestä.
Laajempi datan hyödyntäminen edellyttää Peppol-verkoston kautta kulkevan datan kuten laskuissa tai tilauksissa olevan datan integroimista organisaation omiin tietojärjestelmiin. Näin voidaan kerätä dataa liiketoiminnan suorituskyvystä.
Peppol-verkosto ei itsessään tarjoa erityisiä sanomakuvauksia raportointiin ja analytiikkaan. Organisaatioiden tulee kuitenkin varmistaa, että niillä on tarvittavat työkalut ja osaaminen datan hyödyntämiseen tähän tarkoitukseen.
Peppolissa on käytössä nelikulmamalli
Peppol-sanomien välitys toimii samalla periaatteella kuin verkkolaskukin eli ns. nelikulmamallilla. Sanoman lähettäjällä ja vastaanottajalla on kummallakin oma Peppol-operaattori (Peppol Access Point), joiden kautta sanoma välitetään lähettäjältä vastaanottajalle.
Lähettävän organisaation Peppol-operaattori suorittaa jokaiselle sanomalle validoinnin. Validoinnin tarkoitus on varmistaa, että välitettävän sanoman tiedot ovat oikein.
Peppol-palveluntarjoaja pystyy reitittämään sanoman vastaanottajalle ilman pääsyä sanoman sisältöön.
Peppol-muotoinen verkkolasku
Suomessa verkkolaskuja voi jo nyt lähettää Peppol-muodossa. Suurin osa verkkolaskuoperaattoreista pystyy muuntamaan Peppol-muotoisen laskun Finvoice- tai TeappsXML-muotoon. Peppol on yksi formaatti näiden kahden yleisen verkkolaskuformaatin lisäksi. Kaikki formaatit ovat yhteensopivia.
Löydät Peppol-osoitteet Verkkolaskuosoitteistosta
Suomalaisten organisaatioiden käytössä olevat Peppol-osoitteet löytyvät jatkossa myös verkkolaskuosoitteistosta.
EDIn ja Peppolin erot
EDI tarkoittaa elektronista tiedonsiirtoa (Electronic Data Interchange). Se on standardoitu tapa siirtää tietoja yritysten välillä tietokonejärjestelmistä toisiin. Suomeksi EDIstä on usein käytetty lyhennettä OVT (Organisaatioiden Välinen Tiedonsiirto).
EDIssä (Electronic Data Interchange) yritysten välinen viestintä perustuu kahdenvälisiin yhteyksiin. Jokainen yhteys joudutaan aina rakentamaan, testaamaan ja hallinnoimaan erikseen. Tämä sopii niille yrityksille, joilla on kykyä ja osaamista rakentamaan tällaisia yhteyksiä.
Peppol-sanomia käytettäessä linkitykset ulospäin suuntautuvalle liikenteelle tehdään järjestelmiin vain kerran. Saman linkityksen kautta tavoittaa kaikki Peppol-sanomia vastaanottavat organisaatiot. Peppol ei mahdollisesti tule korvaamaan EDIä kaikissa yrityksissä pitkään aikaan tai mahdollisesti ollenkaan. EDI toimii sinänsä oikein hyvin ja sitä käytetään nykyisin varsin paljon. Peppol tulee todennäköisesti suurissa yrityksissä käyttöön EDIn rinnalle sanomaliikenteessä niiden yritysten kanssa, joille EDI-yhteyksiä ei kannata rakentaa ja käyttää.
Rakenteiset dokumentit
Peppol-sanomat ovat rakenteisia sanomia. Rakenteinen sanoma tarkoittaa sitä, että jokaisella sanomalla olevalla tiedolla, kuten vaikka myyjän y-tunnuksella, on oma tietokenttänsä, jonka lähettävä ja vastaanottava järjestelmä pystyy tulkitsemaan samalla lailla.
Peppol-prosessit
Prosessit kuvaavat konkreettisia käyttötapauksia. Kaikki prosessit eivät ole välttämättömiä, tai edes tarpeen kaikille toimijoille.
Peppolin prosesseja:
- Katalogi-prosessit mahdollistavat tuotetietojen ja hintojen päivittämisen reaaliajassa. Se helpottaa tuotetietojen jakamista ostajien ja myyjien välillä ja mahdollistaa ajantasaisen tiedon säilyttämisen tuotteista ja palveluista.
- Hankinta-prosessit helpottavat tarjouspyyntöjen ja tarjousten lähettämistä ja käsittelyä.
- Tilaus-prosessin avulla organisaatiot voivat seurata tilauksien etenemistä reaaliajassa.
- Laskutus (e-Invoicing) mahdollistaa laskujen nopean ja virheettömän välityksen ostajan ja myyjän välillä sähköisessä muodossa. Tämä vastaa Suomessa verkkolaskua, joka on olut käytössä jo yli 20 vuotta.
Sanomien validointi
Peppolissa validointi tarkistaa, että sanomat noudattavat määriteltyjä standardeja ja vaatimuksia. Sanomien rakenne ja sisältö validoidaan käyttämällä skeema- ja sääntöpohjaista validointia.
Skeema-validointi varmistaa, että Peppol-muotoiset sanomat ovat oikein muotoiltuja.
Sääntöpohjainen validointi tarkistaa, että sanomien sisältö täyttää erityiset liiketoimintasäännöt ja vaatimukset. Sääntöpohjaisessa validoinnissa voidaan käyttää esimerkiksi koodilistoja tai muita lähteitä varmistamaan, että sanomien sisältö on paitsi rakenteellisesti myös sisällöllisesti oikein.
Peppol-verkoston hallintamalli
Kansainvälistä Peppol-verkostoa hallinnoi OpenPeppol-yhdistys. Tämä on Peppol-verkoston ydin, joka on rekisteröity Belgiaan. Yhdistys koordinoi ja ohjaa Peppolin toimintaa ja kehitystä.
Maakohtainen Peppol-viranomainen hallinnoi omassa maassaan Peppol-toimintaa. Näitä viranomaisia on 18, ja ne toimivat yhdessä OpenPeppol-yhdistyksen kanssa. Suomen Peppol-viranomaisena toimii Valtiokonttori.
Peppol-sanomia välittävät operaattorit: Ne ovat rekisteröityneet ja sertifioitu toimimaan Peppol-verkostossa.
Varsinaisia Peppolin käyttäjiä ovat yritykset ja organisaatiot, jotka lähettävät ja vastaanottavat Peppol-sanomia.
Peppolin historiasta
Peppol oli EU:n rahoittaman projektin nimi vuosina 2008-2012. Projektin päätyttyä osanottajat perustivat voittoa tavoittelemattoman OpenPeppol-yhdistyksen hallinnoimaan projektin tuloksia.
Peppol kirjoitettiin ennen isoilla kirjaimilla: PEPPOL (Pan-European Public Procurement On-Line). Peppolin kansainvälistyessä akronyymi poistettiin käytöstä ja PEPPOLista tuli Peppol.
Vuonna 2019 Peppol laajeni Euroopan ulkopuolelle, ja siihen liittyivät Singapore, Australia ja Uusi-Seelanti.
Mistä löytyy lisätietoja Peppolista.
Peppolin prosessi- ja tietomallit pähkinänkuoressa Valtiokonttori
Mikä ihmeen Peppol? Janne Fredmanin artikkeli Taloushallintoliiton sivuille.
Peppol-sanomien käyttöönotto
Jotta organisaatiot voivat käyttää lähettää ja vastaanottaa Peppol-sanomia, niin niiden on tehtävä sopimus Peppol-operaattorin (Peppol Access Point) kanssa. Peppol-operaattorit ovat verrattavissa verkkolaskuoperaattoreihin ja suurin osa niistä tarjoaakin kummatkin operaattoripalvelut.
Organisaatiot tarvitsevat myös Peppol-tunnuksen eli sähköisen osoitteen. Tällä tarkoitetaan käytännössä samantyylistä osoitetta kuin nykyisen käytössä oleva verkkolaskuosoite.
