Tältä sivulta löydät kysymyksiä ja vastauksi verkkolaskujen lähettämisestä ja vastaanottamisesta ulkomailta. Kysymyksiä voi lähettää sähköpostiin palaute@tieke.fi.
Yleistä
Verkkolaskujen lähettäminen ja vastaanottaminen ulkomailta ei pääsääntöisesti onnistu aivan yhtä helposti kuin pelkästään Suomessa tehty laskutus. Kun yritys lähettää verkkolaskuja ulkomaille, on useita asioita, jotka tulee huomioida. Tässä on joitakin tärkeitä näkökohtia:
- Kansainväliset laskutusvaatimukset: Eri mailla voi olla erilaisia verkkolaskutusvaatimuksia. Selvitä, mitkä ovat kohdemaan vaatimukset ja varmista, että yrityksesi laskut täyttävät ne. Tämä saattaa sisältää tiettyjen laskutusformaattien, tietojen tai lisätietojen lisäämisen.
- Veroasiat: Kansainväliseen laskutukseen voi liittyä erilaisia verokysymyksiä. Varmista, että ymmärrät kansainväliset verosäännöt ja että laskusi sisältävät oikeat verotiedot, kuten arvonlisävero (ALV) tai muut verot, jos ne ovat sovellettavia.
- Kulttuuriset näkökohdat: Huomioi kulttuuriset erot ja liiketoimintatavat kohdemaassa. Esimerkiksi jotkut maat odottavat tiettyjä tietoja tai muotoiluja laskuissaan. Tee tarvittavat muutokset laskujen ulkoasuun tai sisältöön, jotta ne vastaavat paikallisia odotuksia.
- Kansainväliset maksutavat: Selvitä, mitkä maksutavat ovat yleisiä ja käytössä kyseisessä maassa. Tarjoa asiakkaillesi erilaisia maksutapoja, jotka ovat käytännöllisiä heille, kuten kansainväliset pankkisiirrot, luottokorttimaksut tai suositut paikalliset maksutavat.
- Kieliasetukset: Tarkista, että laskusi ovat saatavilla asiakkaidesi kielellä tai ainakin englanniksi. Huolehdi siitä, että kaikki olennaiset tiedot, kuten maksuehdot ja laskun yhteystiedot, ovat selkeästi ilmaistu asiakkaan ymmärtämällä kielellä.
- Kysy operaattorilta: On suositeltavaa selvittää ennen verkkolaskujen lähettämistä miten pitää toimia. Noudata alla olevaa pääsääntöä kun lähetät verkkolaskuja ulkomaille. Jokainen maa voi olla erilainen, joten on tärkeää varmistaa, että noudatat paikallisia käytäntöjä ja säädöksiä.
Pääsääntö – selvitä omalta verkkolaskuvälittäjältäsi miten pitää toimia
Mikäli verkkolaskuvälittäjäsi on Suomessa toimiva globaali operaattori, se huolehtii laskut kaikkiin maihin ja kertoo mitä tietoja laskujen välittäminen mahdollisesti vaatii.
Selvitä omalta verkkolaskuoperaattoriltasi, tukeeko se verkkolaskutusta ulkomaille ja mihin maihin.
Verkkolaskun lähettäminen ulkomailla olevalle asiakkaalle
Selvitä omalta verkkolaskuvälittäjältäsi, onnistuuko verkkolaskun lähettäminen asiakkaan kotimaahan. Lisäksi kannattaa kysyä omalta verkkolaskuvälittäjältä mitä tietoja laskun osoitteessa pitää olla, jotta lasku menee perille. Jos onnistuu, niin selvitä asiakkaan verkkolaskuosoite.
Verkkolaskun lähettäminen ulkomailta Suomeen
Selvitä omalta verkkolaskuvälittäjältäsi, onnistuuko verkkolaskun saaminen asiakkaan kotimaasta. Jos onnistuu, niin selvitä omalta verkkolaskuvälittäjältäsi kuinka se tapahtuu..
Verkkolaskun lähettäminen USAhan ja Kanadaaan
Laskujen lähettäminen näihin maihin tai sieltä saaminen onnistuu kansainvälisesti toimivan verkkolaskuoperaattorin kautta. Lasku konvertoidaan sellaiseen muotoon minkä USAssa tai Kanadassa asiakas haluaa.
Laskun lähettäjän kannattaa kysyä omalta operaattorilta mitä tietoja laskun osoitteessa pitää olla, jotta lasku menee perille.
Yhteentoimivuus EU-maiden verkkolaskustusmallien välillä
Verkkolaskudirektiivissä on määritelty yhteinen kuvaus (standardi EN16931 eli ns. Eurooppa-normi). Suomessa julkishallinnon hankintayksiköilllä oltava kyky ottaa vastaan Eurooppa-normin mukaisia laskuja. Suomessa Finvoice 3.0 ja TeappsXML 3.0 ovat yhteensopivia Eurooppa-normin kanssa.
EUssa on käytössä PEPPOL-verkosto, joka mahdollistaa rajan ylittävän verkkolaskutuksen. PEPPOLin myösä maiden verkkolaskutuksen kehitys todennäköisesti nopeutuu huomattavasti. Suomessa PEPPOL-sanomia välittävät toistaiseksi vain muutama operaattori.
Mistä löydän verkkolaskuosoitteita?
Yleisin ja nopein tapa on kysyä yrityksiltä suoran mikä on heidän verkkolaskuosoitteensa. Yleisiä maakohtaisa verkkolaskurekistereitä tai hakemistoja ei ole muualla kuin Suomessa ja Ruotsissa.
Ruotsi
eNEA-rekisteristä (https://eregister.nea.nu/nea/) löytyy ruotsalaisten organisaatioiden verkkoalskuosoitteita. Rekisterissä ei vielä ole kaikkien organisaatioiden verkkolaskuosoitteita mutta määrä lisääntyy koko ajan.
Suomi
Suomessa on TIEKEn Verkkolaskuosoitteisto, joka on avoin kaikille.https://verkkolaskuosoite.fi/client/index.html#/
PEPPOL-osoitteisto
Peppol-osoitteisto (https://directory.peppol.eu/public) on yleinen Peppol-osoitteiden rekisteri. Rekisterissä ei ole kaikkien organisaatioiden osoitteita, vaikka näillä olisikin käytössä Peppol-osoite.
Yleisiä rajan ylittävään laskutukseen liittyviä kysymyksiä
Välittäjätunnukset
Mitä välittäjätietoa tulee käyttää, riippuu täysin vastaanottajasta ja heidän operaattoristaan. Aina kannattaa varmistaa vastaanottajalta oikeat tiedot, oli maa sitten EU-maa tai joku muu maa. Maailmalla on paljon paikallisia välittäjiä ja erilaisia tapoja välittäjätiedoissa.
Maatunnukset
Verkkolaskuosoitteissa käytetään usein maatunnuksia. Maatunnuksessa on neljä merkkiä. Esimerkiksi 0007 on Ruotsin ja 0037 Suomen.
Verkkolaskun validonti?
Finvoice EN16931 validoinnit läpäisevä lasku saattaa hylkääntyä Peppol-verkossa, koska siellä on osittain tiukempia EN16931 validointisääntöjä.
Suomessa Eurooppa-normin mukaiset verkkolaskut tarkistetaan Schematron-validoinnilla (https://tieke.fi/palvelut/liiketoimintapalvelut/verkkolaskufoorumi/verkkolaskufoorumin-toiminta/schematron-validointi/) operaattorien välisessä liikenteessä. Schematron-validointiin ei ole tehty kaikkia niitä tarkistuksia mitä tehdään Peppol-verkostossa. Peppol-muodossa tarvittavat kentät kyllä löytyvät Finvoice- ja TeappsXML-formaateista.
Live Reporting
Live Reportingilla viitataan usein laskuilla olevan datan siirtämistä suoraan verohallinon käsiteltäväksi. Etenkin Keski-Euroopassa yhdistetään tai rinnastetaan verkkolaskutus Live Reportingiin. Verkkolaskulla on kyllä tässä tärkeä osa tässä mutta nämä eivät ole sama asia..
Kuluttajalaskutus ulkomaille
Laskutus on maakohtaista eli kuluttajalaskutus toimii eri maissa eri tavalla. Joissakin maissa ei vuorostaan toimi ollenkaan.
Parasta on käydä oman operaattorinsa kanssa läpi, miten eri maissa laskutus onnistuuko ja miten.
