Rakennusala etsii ratkaisuja datan liikkumiseen – Varasto-hankkeen työpaja avasi keskustelun digitalisaation käytännön askelista 

Tähän haasteeseen tarttui Varasto-hanke, joka kokosi tammikuussa TIEKEn, Laurea AMK:n ja KIRAHubin johdolla rakennusalan yritykset, ohjelmistotoimittajat ja asiantuntijat yhteiseen työpajaan. Tavoitteena oli selvittää, miten sähköiset liiketoimintasanomat – erityisesti Peppol – ja vastuullisuusdata voivat tukea alan toimitusketjujen digitalisoitumista. 

Rakennusalan toimitusketjut muodostuvat useista eri toimijoista, joilla kaikilla on omat järjestelmänsä. Tämä johtaa hajanaiseen tiedonkulkuun ja käytännön ongelmiin: työmaa ei aina tiedä, mitä tuotteita on asennettu, laskujen tarkastus on manuaalista, vastuullisuusraportointi perustuu arvioihin ja ylläpidolta puuttuu luotettavat tuotetiedot kokonaisturvallisuuden ja kiinteistön elinkaaren hallinnan tueksi. 

Työpajan keskusteluissa korostui näkemys siitä, että digitaalinen toimitusketju ei synny yksittäisten osa-alueiden digitalisoinnilla. Ratkaisuksi tarvitaan yhtenäinen tietovirta, jossa suunnittelutieto, vakioitu tuotetieto, tilaussanomat ja toteumatieto kytkeytyvät saumattomasti toisiinsa yritysten välillä. 

Käytännön kehitystyö edellyttää myös selkeiden kysymysten ratkaisemista: 
Millä vastuullisuusdatalla on merkitystä? Miten tieto liitetään tuotteisiin? Ja ennen kaikkea – kenen tuottamaan vastuullisuusdataan voidaan luottaa? 

Työpajassa tunnistettiin, että onnistunut pilotointi ei synny ilman yhteistä perustaa. Se edellyttää selkeästi määriteltyä käyttötapausta, rajattua datasisältöä, yhteistä tunniste- ja linkitysmallia, sovittua vastuumallia sekä yhteisiä onnistumiskriteereitä. Keskustelua jatketaan, ja eri osapuolten kokemuksia ja kriittisiäkin näkemyksiä pidetään välttämättöminä kehitystyön edistämiseksi. 

Peppol on standardoitu viestinvälitysverkosto, jota käytetään muun muassa laskutuksessa ja tilauksissa. Sen keskeinen etu on, että tieto voi liikkua toimijalta toiselle ilman yrityskohtaisten integraatioiden rakentamista – samaan tapaan kuin puhelimen käyttäminen ei edellytä samaa operaattoria molemmilta osapuolilta. 

Rakennusalalla Peppolin merkitys liittyy erityisesti rakenteisen datan siirtämiseen. Tietoja, kuten materiaalit, hiilijalanjälkiluvut ja sertifikaatit, voidaan kuljettaa tuotteen koko elinkaaren ajan ilman manuaalista tiedonsyöttöä tai tulkintavirheitä. 

Peppol ei kuitenkaan tee datasta laadukasta – se edellyttää laadukasta dataa. Sen rooli on mahdollistaa tiedon liikkuminen, ei määrittää sen sisältöä. 

EU:n tuleva digitaalinen tuotepassi edellyttää tuotetietojen siirtyvän automaattisesti järjestelmien välillä. Pdf-liitteet tai sähköpostit eivät skaalaudu toimitusketjuissa eikä niitä voi hyödyntää koneellisesti. Jos tieto on eri muodoissa eri toimijoilla, siitä tulee helposti kallis hallinnollinen taakka. 

Peppol-sanomien avulla tuotepassin tiedot voidaan siirtää rakenteisesti ja automaattisesti ilman manuaalista käsittelyä. Tällöin tuotepassi ei ole lisätyö, vaan osa normaalia prosessia – ja datasta tulee aidosti hyödynnettävä resurssi. 

EU:n kiristyvät raportointivaatimukset koskevat ennen pitkää kaikkia, myös pk-yrityksiä. Usein pienissä yrityksissä pelätään raportoinnin kuormittavuutta, mutta tämä huoli hälvenee, jos data kulkee rakenteisesti osana arjen prosesseja. Tällöin raportointi syntyy sivutuotteena eikä vaadi erillisiä projekteja. 

Peppol-sanomien suurin hyöty ei ole raportoinnissa, vaan virheiden vähentymisessä: 

Kaikki tämä perustuu rakenteiseen, muuttumattomaan dataan, jonka Peppol mahdollistaa. 

Standardoidut ratkaisut vähentävät räätälöityjen integraatioiden tarvetta ja laskevat digimurroksen kustannuskynnystä. Pienet toimijat voivat osallistua toimitusketjujen digitalisointiin ilman kohtuuttomia investointeja samalla, kun ohjelmistotalot voivat rakentaa ratkaisuja, jotka vastaavat aidosti asiakkaiden tarpeisiin. 

Varasto-hankkeessa tutkimme ja pilotoimme, miten rakennusalan vastuullisuusdataa voidaan siirtää Peppol-sanomien mukana ja miten sitä tulisi käytännössä käsitellä. Tavoitteena on toimintamalli, jossa tuotetiedot siirtyvät automaattisesti suunnittelusta hankintaan, vastuullisuustiedot kerääntyvät ilman erillistä raportointiprojektia ja ylläpidolla on rakenteinen tieto käytetyistä materiaaleista. Samalla virheiden määrä vähenee, kun tieto ei muutu matkalla. 

Laaja yhteistyö on tarpeen, kun edistämme digitalisaatiota yhdessä rakennusalan toimijoiden kanssa koko alan hyväksi. Etsimme hankkeeseen mukaan yrityksiä pilotoimaan Peppol-sanomien hyödyntämistä ja vastuullisuusdatan hallintaa käytännössä. Lisätietoa hankkeen projektipäälliköiltä.