Tuotepassit ja Peppol: Yhteistyöllä kohti digitaalisen taloushallinnon ja kiertotalouden uutta vaihetta

Peppol-sanomien käyttöönottoa suunnitellaan nyt suomalaisissa yrityksissä ja julkisen sektorin hankkeissa, sillä Valtiokonttori on aloittamassa hankinnoissa Peppol-sanomien käyttämisen. Tämä vaikuttaa tulevaisuudessa moniin alan toimijoihin.

Digitaalisten tuotepassien ja Peppolin kehitystä kannattaa seurata ja varmistaa, että oma organisaatio pääsee osaksi hyödyistä, joita ne tuovat tullessaan.

Digitaaliset tuotepassit ovat keino koota yhteen dataa tuotteiden kestävyydestä, raaka-aineista, materiaaleista ja turvallisuudesta. Euroopan komissio haluaa vauhdittaa digitaalista ja vihreää siirtymää, ja tuotepassit ovat keino tässä onnistumiseksi. Tuotepassit tarjoavat kuluttajille tietoa läpinäkyvästi, edistävät vastuullista liiketoimintaa ja nopeuttavat siirtymistä kiertotalouteen.

Lähivuosina EU-sääntely tulee määrittelemään tietovaatimuksia digitaalisille tuotetiedoille. Valtanen kertoo, että tulevaisuudessa yhä useammat tuotteet EU:n alueella tarvitsevat digitaalisen tuotepassin. Tavoitteena on käyttää resursseja tehokkaammin, jotta ilmastotavoitteet saavutetaan.

Kiertotaloushankkeet ja erityisesti digitaaliset tuotepassit hyötyvät huomattavasti esimerkiksi Peppolin kaltaisten, jo käytössä olevien järjestelmien ja standardien hyödyntämisestä.

Tuotepassien vaatimaa dataa kannattaa siirtää olemassa olevien tilaus- ja laskutustietojen mukana Peppol-järjestelmässä. Yksi Peppolin hyödyistä on se, että samaa dataa voidaan kuljettaa läpi koko taloushallinnon prosessien.  

”Digitaalisen taloushallinnon järjestelmään kerran kirjattu data liikkuu automaattisesti nopeuttaen prosesseja ja säästäen henkilöresursseja. Peppol-sanomien käyttäminen digitaalisissa tuotepasseissa olisi järkevää, sillä Peppol-verkosto toimii jo. Kerran kirjattuna data vähentää oleellisesti kirjausvirheiden määrää”, TIEKEn digivirittäjä Timo Simell kertoo.

Suomen toimintaympäristö on monia muita maita valmiimpi valjastamaan Peppol-sanomavälityksen kiertotalouden tuotepasseihin, koska Suomessa esimerkiksi verkkolaskun käyttö on yleisempää kuin monissa muissa maissa ja kynnys uuden toimintamallin käyttöönotolle on tämän vuoksi todennäköisesti matala.

”Meillä tilanne on hyvä verrattuna moneen muuhun Euroopan maahan, sillä Suomessa on jo toimiva ja laajasti käytössä oleva verkkolaskutusinfra. Kaikista laskuista noin 90 prosenttia on verkkolaskuja”, Simell sanoo.

Tuotepassien tiedot voisi sovittaa luettavaksi XBRL-formaatissa, jotta niitä voisi käyttää myös tilinpäätöstiedoissa. Tätä kautta hankintatiedot saataisiin tuotepasseista kirjanpitoon, mikäli tuotepassien tiedot ovat oikein ja ajan tasalla.

Digitaaliset tuotepassit ja Peppol helpottaisivat myös vastuullisuusraportointia. Tuotepassien tiedot saataisiin Peppolista automaattisesti vastuullisuusraportteihin, joita nykyään tehdään enimmäkseen manuaalisesti.

Valtiokonttori on parhaillaan ottamassa Peppolia käyttöön. Myös digitaaliset tuotepassit ovat muutamalla toimialalla jo pilottivaiheessa. Aikataulut määrittyvät EU-vaatimuksista.

Ensimmäisiä toimialoja digitaalisten tuotepassien käyttöönotossa ovat akku-, tekstiili- ja terästeollisuus. Akkujen digitaaliset tuotepassit eli akkupassit tulisi olla toiminnassa helmikuussa 2027.

Tekstiileille ja teräkselle tuotepasseja odotellaan saman vuoden kesäkuussa. EU-komissio on lisäksi tunnistanut lukuisia muita tuoteryhmiä, joissa tuotepassi tulisi jatkossa ottaa käyttöön.

Jotta dataa voidaan sujuvasti liikuttaa eri järjestelmien välillä, tulee ohjelmistotalojen, tuottajien, myyjien sekä muiden toimijoiden sopia tuotepassien vaatiman datan liikuttamiseen parhaiten soveltuva menetelmä.

”Tarvitaan kehityshankkeita ja yhteistyötä, jotta standardit ja pelisäännöt saadaan sovituksi. Tähän TIEKE tarjoaa tukea”, Simell sanoo.

Digitaalinen taloushallinto ja siihen liittyvät standardit ovat monen toimialan digitalisaation perusta. Digitaalisen taloushallinnon eteen tehty aiempi pohjatyö tekee mahdolliseksi uudemmat kehityskulut.

TIEKE on jo 24 vuoden ajan edistänyt digitaalista taloushallintoa. Yhdistys voisikin auttaa eri toimijoita tuotepassien yhteisten pelisääntöjen muodostamisessa.

Esimerkiksi Verkkolaskufoorumissa, jonka sihteerinä TIEKE toimii, on ymmärrystä digitaalisista tuotepasseista ja Peppolista. Foorumi koostuu digitaalisen taloushallinnon toimijoista kuten pankeista, verkkolaskuoperaattoreista, ohjelmistotaloista sekä käytännössä kaikista suurista verkkolaskuttajista.

TIEKE tuo yhteen myös kiertotalouden kehittäjät, kuten alueiden innovaatioyrittäjät, tutkimuslaitokset ja koulutussektorin sekä digitaalisen taloushallinnon asiantuntijaverkostot kehittämään kiertotalousdatan liikkuvuutta ja sen pilotointia. Parhaillaan TIEKEssä on käynnissä hankkeita kiertotalouden edistämiseen.

Yhdistykseltä saa apua kehityshankkeiden käytännön kysymysten ratkaisemiseen, tiedonsiirron ratkaisujen tarkasteluun ja kehittämiseen.

”Yhteydenotto ja avun saanti on niinkin helppoa, kuin lähettää meille sähköposti, jossa kuvailet tarvettasi”, Simell kannustaa.

Organisaatioissa on aika laittaa prosessit tuotepassien edellyttämään kuntoon. On tärkeää seurata oman toimialan kehitystä.

VTT:n Valtanen neuvoo tutkimaan avoimin mielin tuotepassien mahdollisuuksia ja hyötyjä ja miettimään, mitä tuotepassi voisi tarkoittaa oman tuotteen näkökulmasta.

”Sen jälkeen voi miettiä, mitä tuotepassilla halutaan saavuttaa, jonka jälkeen on aika siirtyä kohti käytännön pilotointia. Tähän löytyy apua suomalaisilta teknologia-alan toimijoilta. Esimerkiksi TIEKE tarjoaa työkaluja yritysten digivalmiuksien kehittämiseen, mikä on olennainen osa tuotepassin käyttöön saamista.”

Isotkaan toimijat eivät toteuta tämänkaltaisia muutoksia yhdessä yössä vaan asteittain. Sekä Simell että Valtanen kuitenkin muistuttavat, että EU:n takia aikataulu voi olla tiukka, ja vuosi on lyhyt aika järjestelmien muutoksille.