GDPR4CHLDRN on tietosuojavaltuutetun toimiston ja TIEKE Tietoyhteiskunnan kehittämiskeskus ry:n (’TIEKE’) lasten ja nuorten tietosuojaan keskittyvä kaksivuotinen yhteishanke (’hanke’). Hanketta rahoittaa Euroopan unionin Kansalaisten, tasa-arvon, perusoikeuksien ja arvojen rahoitusohjelma (Citizens, Equality, Rights and Values, CERV). Lisätietoa hankkeesta löytyy osoitteesta https://tieke.fi/hankkeet/gdpr4chldrn/.
Hankkeen aikana tietosuojavaltuutetun toimisto ja TIEKE järjestävät webinaareja, työpajoja harrastustoiminnan järjestäjien hallituksille, vanhemmille ja yritystoimijoille sekä koulutuksia ja pilotointitapaamisia harrastustoiminnan järjestäjille. Tässä tietosuojaselosteessa kuvataan, kuinka henkilötietoja käsitellään hankkeen verkossa järjestettävien webinaarien, työpajojen, koulutuksien ja pilotointitapaamisten yhteydessä.
- Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus ja käsittelyn oikeusperuste
Hankkeen verkossa järjestettävien webinaarien, työpajojen ja koulutuksien yhteydessä tehtävän henkilötietojen käsittelyn tarkoitus on tapahtumaviestinnän toimittaminen tapahtumaan osallistujille, tapahtumien toteuttaminen sekä raportointi hankkeen rahoittajalle. Hankkeen aikana edistetään ja seurataan sukupuolten välisen tasa-arvon sekä syrjintäkiellon periaatteen toteutumista, jonka vuoksi hankkeen sukupuoli- ja tasa-arvovaikutuksista raportoidaan hankkeen rahoittajalle. Pilotointitapaamisten yhteydessä tehtävän henkilötietojen käsittelyn tarkoitus on tapaamisista viestiminen osallistujille sekä tapaamisten toteuttaminen.
Tietosuojavaltuutetun toimiston hankkeen verkossa järjestettävien webinaarien, työpajojen, koulutuksien ja pilotointitapaamisten yhteydessä tehtävän henkilötietojen käsittelyn peruste on yleistä etua koskevan tehtävän suorittaminen (yleisen tietosuoja-asetuksen 6 artiklan 1 kohdan e alakohta ja tietosuojalain 4 §:n 2 kohta). Tietosuojavaltuutetun tehtävistä ja toimivaltuuksista säädetään yleisen tietosuoja-asetuksen 55–59 artiklassa sekä tietosuojalain 8, 14 ja 16–17 §:ssä. Tietosuojavaltuutetun toimiston tehtävänä on yleisen tietosuoja-asetuksen 57 artiklan mukaan muun muassa edistää rekisterinpitäjien ja henkilötietojen käsittelijöiden tietämystä niille yleisen tietosuoja-asetuksen mukaan kuuluvista velvollisuuksista. Lisäksi tietosuojavaltuutetun toimiston tulee kiinnittää erityisesti huomiota lapsille suunnattuihin toimiin edistäessään yleistä tietoisuutta ja ymmärrystä henkilötietojen käsittelyyn liittyvistä riskeistä, säännöistä, suojatoimista ja oikeuksista.
TIEKEn hankkeen verkossa järjestettävien webinaarien, työpajojen, koulutuksien ja pilotointitapaamisten yhteydessä tehtävän henkilötietojen käsittelyn peruste henkilötietojen käsittelylle on oikeutettu etu (yleisen tietosuoja-asetuksen 6 artiklan 1 kohdan f alakohta).
- Käsiteltävät henkilötiedot
Webinaareihin, työpajoihin ja koulutuksiin ilmoittaudutaan etukäteen ja ilmoittautumisen yhteydessä kerätään osallistujan yhteystiedot (nimi ja sähköpostiosoite) sekä taustatietoina osallistujan sukupuoli (nainen, mies, muunsukupuolinen) ja tieto siitä, mihin hankkeen kohderyhmään/kohderyhmiin osallistuja kuuluu. Ilmoittautumisen yhteydessä kerätään myös tieto osallistujan taustaorganisaatiosta. Tapahtumailmoittautumiset toteutetaan Webropol-palvelulla. Webropol käyttää palvelun toiminnan kannalta välttämättömiä evästeitä, jotka liittyvät palvelun toiminnallisuuksiin ja laadun varmistamiseen, ja kerää niiden avulla tiedon esimerkiksi IP-osoitteesta.
Tapahtumaviestintä webinaareista, työpajoista, koulutuksista ja pilotointitapaamisista toteutetaan Microsoft Outlook -sähköpostipalvelussa. Palvelussa voidaan käsitellä tässä yhteydessä muun muassa sähköpostiosoitetta, IP-osoitetta ja sähköposteihin kirjoitettuja henkilötietoja.
Webinaarit, työpajat, koulutukset ja pilotointitapaamiset toteutetaan Microsoft Teams -palvelussa. Palvelussa voidaan käsitellä tässä yhteydessä muun muassa seuraavia tietoja: nimi, jolla kokoukseen liitytään, sähköpostiosoite, IP-osoite, mahdollinen profiilikuva, videokuva, ääni sekä keskustelukenttään kirjoitetut viestit. Webinaariin, työpajaan, koulutukseen ja pilotointitapaamiseen osallistuessa esimerkiksi osallistujan nimi voi näkyä muille osallistujille. Joissakin tapauksissa osallistujanimen voi itse vaihtaa.
Webinaarien, työpajojen, koulutusten ja pilotointitapaamisten yhteydessä voidaan toteuttaa myös kyselyjä, joilla kerätään tapahtumasta palautetta sekä kartoitetaan osallistujien tarpeita, toiveita ja ideoita hankkeen suunnittelua ja toteutusta varten. Vastausten yhteydessä ei muuten kerätä henkilötietoja, ellei henkilö itse anna vastauksissa henkilötietojaan tai muita sellaisia tietoja, joista henkilö on tunnistettavissa. Kyselyn yhteydessä ei kerätä erityisiin henkilötietoryhmiin kuuluvia tietoja. Suositeltavaa on, että kyselyn täyttäjä ei laita kyselyn avoimiin kenttiin erityisiin henkilötietoryhmiin kuuluvia tietoja.
Kyselyt laaditaan Webropolin kyselytyökalulla. Webropol kerää kyselyä täytettäessä tietoa istuntokohtaisesta evästeestä, joka on välttämätön tekninen eväste kyselyyn vastaamiseen.
Henkilötiedot saadaan henkilöltä itseltään.
- Henkilötietojen luovuttaminen ja henkilötietoja käsittelevät tahot
Hankkeen rahoittajalle (Euroopan unionin Kansalaisten, tasa-arvon, perusoikeuksien ja arvojen ohjelma) luovutetaan lista webinaareihin, työpajoihin ja koulutuksiin osallistujista raportointia varten. Euroopan komission ylläpitämän EU Funding & Tenders -portaalin tietosuojaselosteeseen voi tutustua osoitteessa https://ec.europa.eu/research/participants/data/support/legal_notice/h2020-ssps-grants-sedia_en.pdf.
Webropol Oy, Microsoft Corporation ja Valtion tieto- ja viestintätekniikkakeskus (Valtori) toimivat henkilötietojen käsittelijöinä verkossa järjestettävien webinaarien, työpajojen, koulutuksien ja pilotointitapaamisten yhteydessä käsiteltävien henkilötietojen osalta.
- Henkilötietojen siirtäminen EU/ETA-alueen ulkopuolelle
Tietosuojavaltuutetun toimisto, TIEKE, Valtori ja Webropol eivät siirrä hankkeen yhteydessä käsittelemiään henkilötietoja EU/ETA-alueen ulkopuolelle.
Microsoftin suorittamassa henkilötietojen käsittelyssä henkilötietoja voidaan käsitellä myös EU:n tai ETA-alueen ulkopuolella, kuten Yhdysvalloissa. Henkilötietojen siirtoperuste on yleisen tietosuoja-asetuksen 46 artiklan 2 kohdan c alakohdan mukaiset komission antamat vakiolausekkeet.
- Henkilötietojen säilyttäminen
Hankkeen rahoittaja edellyttää, että hankkeen aikana kerättyjä tietoja säilytetään viiden vuoden ajan hankkeen päättymisestä.
Webropol säilyttää tapahtumailmoittautumisen yhteydessä evästeiden avulla kerättyjä tietoja 14 päivän ajan. Webropolin kyselytyökalun yhteydessä kerättyä tietoa istuntokohtaisesta evästeestä ei tallenneta, sillä se poistuu käyttäjän päätelaitteelta viimeistään, kun selain suljetaan. Tämän vuoksi on suositeltavaa, että selain suljetaan kyselyyn osallistumisen jälkeen.
Microsoft säilyttää webinaarien, työpajojen, koulutuksien ja pilotointitapaamisten yhteydessä käsiteltäviä henkilötietoja enintään 180 päivän ajan, jonka jälkeen tiedot poistetaan.
- Henkilötietojen käsittelyyn liittyvät oikeutesi
Oikeus saada informaatiota henkilötietojen käsittelystä
- Sinulla on oikeus saada tietää, mihin tarkoituksiin ja millä tavoilla käsittelemme henkilötietojasi.
- Voit esittää meille koska tahansa henkilötietojen käsittelyä koskevia tarkentavia kysymyksiä selosteen lopussa mainittuja yhteystietoja käyttäen.
Oikeus saada tutustua tietoihin
- Sinulla on oikeus saada tietää, käsittelemmekö sinua koskevia henkilötietoja. Jos käsittelemme, sinulla on oikeus saada jäljennös näistä tiedoista, ellei meillä ole lainmukaista perustetta kieltäytyä oikeuden toteuttamisesta.
Oikeus tietojen oikaisemiseen
- Jos sinua koskevat henkilötiedot, joita käsittelemme, ovat virheellisiä, voit pyytää meitä oikaisemaan tiedot.
- Jos oikaisemme tietoja pyyntösi perusteella, olemme velvollisia mahdollisuuksien mukaan ilmoittamaan oikaisusta kaikille niille, joille tietoja on aikaisemmin luovutettu.
Oikeus saada tiedot poistetuksi
- Sinulla on tietyissä tilanteissa oikeus saada henkilötietosi poistetuksi.
Oikeus vastustaa henkilötietojen käsittelyä
- Sinulla on halutessasi oikeus vastustaa toteuttamaamme henkilötietojesi käsittelyä. Voit tehdä sen milloin tahansa henkilökohtaiseen erityiseen tilanteeseesi liittyvällä perusteella.
- Tällöin emme enää saa käsitellä henkilötietojasi, paitsi jos käsittelyyn on olemassa huomattavan tärkeä ja perusteltu syy, joka syrjäyttää sinun etusi, oikeutesi ja vapautesi, tai jos tietojen käsittely on tarpeen oikeusvaateen laatimiseksi, esittämiseksi tai puolustamiseksi.
Oikeus käsittelyn rajoittamiseen
- Jos käsittelemämme sinua koskevat tiedot ovat mielestäsi virheellisiä, niitä käsitellään lainvastaisesti tai olet vastustanut tietojesi käsittelyä, voit pyytää meitä rajoittamaan tietojesi käsittelyä.
- Tällöin voimme käsitellä tietojasi vain sinun suostumuksellasi
- jos tarvitsemme tietoja oikeusvaateen laatimisen, esittämisen tai puolustamisen takia
- yleisen edun vuoksi, tai
- jonkun toisen henkilön oikeuksien suojaamiseksi.
- Jos rajoitamme tietojen käsittelyä pyyntösi perusteella, olemme velvollisia mahdollisuuksien mukaan ilmoittamaan rajoituksesta kaikille niille, joille tietoja on aikaisemmin luovutettu.
GDPR4CHLDRN-hankkeen verkossa järjestettävien webinaarien, työpajojen ja koulutusten yhteydessä ei tehdä automaattiseen päätöksentekoon perustuvia päätöksiä, eikä rekisteröityjä profiloida henkilötietojen perusteella.
Voit esittää oikeuksiasi koskevan pyynnön ottamalla yhteyttä tietosuojavaltuutetun toimistoon tai TIEKEen alla mainittuja yhteystietoja käyttäen.
Mikäli katsot, että henkilötietojasi on käsitelty lainvastaisesti, sinulla on oikeus tehdä asiasta valitus tietosuojavaltuutetulle. Tietosuojavaltuutetun toimiston toiminnan lainmukaisuutta valvovat ylimmät laillisuusvalvojat, eli eduskunnan oikeusasiamies sekä valtioneuvoston oikeuskansleri.
- Rekisterinpitäjät
Hankkeen henkilötietojen yhteisrekisterinpitäjinä toimivat tietosuojavaltuutetun toimisto ja TIEKE Tietoyhteiskunnan kehittämiskeskus ry.
Tietosuojavaltuutetun toimisto
PL 800, 00531 Helsinki
tietosuoja(at)om.fi
+358 29 566 6700
TIEKE Tietoyhteiskunnan kehittämiskeskus ry
Työpajankatu 13, 2. krs.
00580 Helsinki
tieke(at)tieke.fi
+358 9 4763 0400
Tämän julkaisun sisältö edustaa vain kirjoittajien näkemyksiä ja he ovat niistä yksin vastuussa. Euroopan unioni tai CERV-ohjelma eivät ole vastuussa tämän julkaisun sisällöstä.
