Havaintoja sisälogistiikan pk-yritysten digitalisaatiosta

LogDigiS-hanke on suunnattu pk-yritysten sisälogistiikan digitalisaation ja työhyvinvoinnin edistämiseen. Hankkeen tavoitteena on lisätä tietoisuutta ja osaamista digitaalisten järjestelmien käyttöönotossa ja hyödyntämisessä sekä kestävän kehityksen edistämisessä. Tämä artikkeli perustuu hankkeen aikana tehtyihin kyselyihin ja yrityshaastatteluihin.

LogDigiS-hankkeen yrityshaastattelut paljastavat, että digitalisaation taso vaihtelee sisälogistiikan parissa toimivissa yrityksissä merkittävästi. Kaikki haastatellut yritykset ovat ottaneet käyttöön vähintäänkin perinteisimmät digitaaliset työkalut, joita sisälogistiikassa ovat esimerkiksi varastonhallintajärjestelmät ja toimisto-ohjelmistot. Nämä järjestelmät ovat parantaneet yrityksissä prosessien tehokkuutta ja vähentäneet manuaalista työtä.

Yrityksissä, joissa on omaa digiosaamista, ollaan usein selkeästi edistyneempiä digitalisaation hyödyntämisessä. Joissakin yrityksissä on jopa itse toteutettuja ohjelmistoja, joita pystytään kehittämään ja muokkaamaan ilmenevien tarpeiden mukaisesti nopealla syklillä.

Haastatelluista yrityksistä kuitenkin vain harvoilla on digitalisaatio selkeästi kirjattuna strategiaan, vaikka joissakin se on implisiittisesti tunnistettavissa tavoitteiden asettamisen kautta. Digitalisaation sisällyttäminen yrityksen strategiaan on suositeltavaa, sillä sen avulla voidaan tehostaa liiketoimintaprosesseja, parantaa kilpailukykyä ja avata uusia innovaatiomahdollisuuksia. Lisäksi tavoitteeksi kannattaa asettaa myös osaamisen kasvattaminen datataloudesta ja sen tuomista mahdollisuuksista liiketoimintamallien ja ansaintalogiikan kehittämisessä.

Haastattelujen ja alkukartoitusten perusteella voidaan todeta, että digitalisaatio ja ohjelmistojen käyttö on tärkeää sekä yritysten johdolle että työntekijöille. Tärkeimmiksi kehittämiskohteiksi nousivat toiminnanohjaus- ja varastonhallintajärjestelmien kehittäminen ja niiden käytön osaamisen parantaminen. Myös perehdytyksen, sisäisen viestinnän ja sen ratkaisujen kehittäminen sekä toimisto-ohjelmistojen koulutustarpeet korostuivat kehittämiskohteina.  

Yritysten digiosaamisen taso vaikuttaa siihen, kuinka hyvin ne pystyvät hankkimaan sopivia järjestelmiä ja hyödyntämään niitä täysmääräisesti. Hankittujen ohjelmistojen päivitykset aiheuttavat myös usein haasteita. Toisaalta useissa yrityksissä käytettävät järjestelmät määritellään konsernitasolla, mikä on toisaalta etu ja toisaalta haitta: ne yritykset, joiden järjestelmätoimittaja oli yrityksen kanssa samaa kokoluokkaa, olivat tyytyväisempiä järjestelmätoimittajan yleiseen responsiivisuuteen kuin muut.

Monissa yrityksissä tietojärjestelmien käyttöönoton, kehittämisen tai päivittämisen esteeksi mainittiin myös korkeat kustannukset. Näin voi hyvinkin olla, mutta päätelmä tulisi kuitenkin aina vahvistaa vaihtoehtolaskelman perusteisiin pohjaten. Lisäksi tulisi ottaa huomioon työhyvinvoinnin vaikutukset kokonaiskustannuksiin, minkä voi tehdä esimerkiksi QWL-kyselyn tulosten pohjalta.

Yritykset tarvitsevat tukea tietojärjestelmien hankinnassa, hyödyntämisessä ja niiden toiminnan kehittämisessä. Haastatelluilla yrityksillä oli yleisesti tietoteknisistä laitteista vastaava yhteistyötyökumppani, jota voisi mahdollisesti käyttää myös digitukena järjestelmähankinnoissa, kuten tarvemäärittelyissä ja järjestelmien yhteentoimivuuden selvittämisessä. Yhteistyökumppani osanneekin auttaa järjestelmän toimintojen selittämisessä yrityksen tarpeiden kannalta sekä järjestelmätoimittajien käyttämän ja usein vaikeaselkoisen ICT-terminologian ymmärtämisessä. Yhteistyökumppania kannattaa pyrkiä hyödyntämään myös niin sanotun promisewaren tunnistamisessa ja välttämisessä, eli sellaisen tuotteen tunnistamisessa, joka toimitetaan keskeneräisenä ja virheellisenä, mutta jonka luvataan tulevaisuudessa olevan käyttökelpoinen.

Kun päätös järjestelmähankinnasta on tehty, voi yhteistyökumppani auttaa myös järjestelmän käyttökoulutuksessa. Koulutukseen kannattaa panostaa minimikoulutusta enemmän ja opiskella ensin perustaidot käyttöönoton yhteydessä. Käyttökokemuksen kartuttua kannattaa järjestää syvällisempi koulutus järjestelmän edistyneemmistä ominaisuuksista. Myös pysyvä käyttöohjeistus järjestelmän tärkeimmistä toiminnoista sekä keskeisistä poikkeustilanteista selviämiseksi kannattaa laatia. Ohjeistusta on tärkeä ylläpitää ja sen olemassaolosta muistuttaa käyttäjiä aika ajoin. Lisäksi uudet käyttäjät tulee perehdyttää käyttöohjeiden hyödyntämiseen.

Kun vertaillaan LogDigiS-hankkeeseen osallistuvien, sisälogistiikan parissa toimivien yritysten kehittämistarpeita muiden toimialojen yritysten tarpeisiin, ovat ne hyvin samansuuntaisia. Yritysten yleisimmät kehittämistarpeet digitalisaation alalla liittyvät yleensä prosessien tehostamiseen ja kustannusten vähentämiseen. LogDigiS-hankkeen havainnot tukevat tätä, sillä varastonhallinta- ja toiminnanohjausjärjestelmien kehittäminen ja automaation lisääminen ovat keskeisiä teemoja hankeyrityksissä ja toimialan takia vieläkin korostuneemmin. Myös perinteisten toimisto-ohjelmien, kuten taulukkolaskennan, hyödyntämisen ja osaamisen lisääminen oli toive- ja tarvelistan kärkipäässä. Sama tarve nousee esiin myös tarkasteltaessa selvityksiä Euroopan laajuisesti.

Lisäksi henkilöstön osaamisen kehittäminen ja osallistaminen ovat tärkeitä tekijöitä, jotka vaikuttavat suoraan yritysten tuottavuuteen ja työhyvinvointiin.

LogDigiS-hanke tarjoaa sisälogistiikan parissa toimiville yrityksille ja niiden henkilöstölle monia hyötyjä, kuten:

LogDigiS-hankkeessa on noussut esiin monia tärkeitä kehittämiskohteita, jotka auttavat pk-yrityksiä hyödyntämään digitalisaation mahdollisuuksia. Järjestelmien toiminnan ymmärtäminen, digiosaamisen parantaminen ja henkilöstön osallistaminen sekä hyvä perehdyttäminen ovat keskeisiä tekijöitä, jotka edistävät yritysten kilpailukykyä ja kestävää kehitystä.