Rakenteinen dokumentti
Verkkolasku tarkoittaa sähköistä laskua, joka lähetetään, käsitellään ja vastaanotetaan koneluettavassa ja täysin digitaalisessa muodossa. Verkkolasku on lisäksi rakenteisessa muodossa lähetettävä lasku.
Rakenteinen muoto tarkoittaa sitä, että dokumentin sisältö on jäsennelty yhteisesti sovitulla tavalla (standardin mukaisesti), jolloin sen tietosisältö on koneellisesti luettavissa ja ymmärrettävissä. Rakenteisen dokumentin rakenne määrittelee, miten dokumentin sisältö on jäsennelty, ja millaisia tietotyyppejä ja niiden sijaintia dokumentissa käytetään.
Verkkolaskujen osalta rakenteine muoto tarkoittaa, mitä tietoja laskussa tulee olla ja missä muodossa ne tulee esittää. Rakenteisen laskun avulla laskun vastaanottaja voi helposti ja automaattisesti käsitellä laskutiedot, sillä tietoja ei tarvitse syöttää tai skannata manuaalisesti esimerkiksi taloushallintojärjestelmään.
Verkkolaskun lähettäminen ja vastaanottaminen
Verkkolaskun lähettäminen ei juuri eroa paperisesta laskusta. Verkkolaskujen lähettäminen ja vastaanottaminen edellyttää, että yritys on tehnyt sopimuksen verkkolaskuvälittäjän kanssa. Yritys (tai yrityksen laskutusta hoitava tilitoimisto) voi tehdä sopimuksen suoraan välittäjän kanssa. Sopimuksen lisäksi yrityksen käytössä olevan laskutusohjelmiston tulee tukea verkkolaskujen käsittelyä.
Verkkolasku kulkee välittäjän kautta
Laskuttajayrityksen lähetettyä verkkolaskun sähköisesti taloushallinto- tai laskutusohjelmastaan, verkkolasku siirtyy laskuttajayrityksen verkkolaskuvälittäjän kautta vastaanottavan yrityksen verkkolaskuvälittäjälle, joka vuorostaan toimittaa verkkolaskun vastaanottavalle yritykselle. Verkkolasku siirtyy tyypillisesti suoraan sähköisesti vastaanottavan yrityksen ostoreskontraan.
Turvallisuus
Verkkolaskutus on turvallinen laskutustapa. Verkkolaskun lähettäminen ja vastaanottaminen edellyttää sopimusta verkkolaskuvälittäjän kanssa. Verkkolaskuvälittäjä tarkistaa sopimuksen teon yhteydessä, että yritys on oikea ja listattuna kaupparekisteriin (https://www.ytj.fi/).
Verkkolaskuformaatit
Suomessa on käytössä pääasiassa kaksi formaattia: Finvoice ja TeappsXML. Molemmat ovat keskenään yhteensopivia.
EU:ssa on otettu käyttöön yhtenäinen eurooppalainen verkkolaskustandardi (EN16931), jota kutsutaan myös Eurooppa-normiksi tai semanttiseksi malliksi. Suomalaiset Finvoice ja TeappsXML -formaattien uusimmat versiot noudattavat Eurooppa-normia.
Ovatko PDF-laskut verkkolaskuja?
PDF-muodossa lähetettävät laskut eivät ole verkkolaskuja.
Verkkolaskutuksen hyötyjä
- Verkkolaskutuksen avulla yritykset voivat seurata laskujen maksutilannetta reaaliajassa.
- Verkkolaskutus vähentää virheiden määrää ja helpottaa laskujen käsittelyä.
- Verkkolaskutus mahdollistaa laskujen automaattisen arkistoinnin ja helpottaa laskujen seurantaa.
- Verkkolaskutus nopeuttaa laskujen käsittelyä, poistaa manuaalisia työvaiheita ja säästää paperia. Se tuo selkeästi välittömiä etuja erityisesti niille yrityksille, joilla on paljon tulevia laskuja.
- Verkkolaskutus tuo kustannussäästöjä. Esimerkiksi myynti- ja ostolaskut voidaan lähettää edullisemmin verkkolaskuina kuin mitä aiemmin paperisena (kirjekuoren ja postimaksun hinta). Edut voi olla havaittavissa jo pienillä laskutusmäärillä.
- Verkkolaskutus säästää huomattavasti aikaa, varsinkin myyntilaskuissa. Laskuja ei tarvitse enää tulostaa, kuorittaa, ja postittaa. Myös ostolaskujen käsittely verkkolaskuna säästää aikaa.
- Verkkolaskutus voi tarjota joustavuutta ja räätälöitävyyttä yrityksen erityistarpeiden mukaan. Se voi tukea erilaisia laskumääriä ja ohjelmistoja. Jokainen yritys voi löytää itselleen sopivan tavan toteuttaa, lähettää ja vastaanottaa verkkolaskuja.
- Verkkolaskujen käsittely voidaan integroida yrityksen muiden järjestelmien, kuten toiminnanohjausjärjestelmien, kanssa.
