Varasto-hankkeen työpajasarjassa tarkastellaan rakennusprosessin tiedonhallinnan haasteita. Tavoitteena on löytää käytännöllisiä ratkaisuja erityisesti vastuullisuusdatan keräämiseen, siirtämiseen ja hyödyntämiseen.
Sarjan ensimmäisessä työpajassa tammikuussa 2026 muodostettiin yleiskuva rakennusalan vastuullisuusdatan nykytilasta ja tarpeista. Toinen työpaja järjestettiin 9.6.2026. Siinä keskustelu vietiin lähemmäs käytännön toteutusta.
Työpajassa etsittiin vastauksia kolmeen kysymykseen:
- Mitä vastuullisuusdataa Peppol-sanomien avulla pitäisi siirtää ja miten?
- Mitä pitää tehdä, jotta ohjelmistotalot ryhtyvät kehittämään tarvittavia ratkaisuja?
- Miten rakennusalan yritykset saadaan tunnistamaan paremman tiedonhallinnan liiketoimintahyödyt?
Teema 1: Mitä vastuullisuusdataa Peppol-sanomien avulla voidaan siirtää?
Työpajassa korostui, ettei vastuullisuusdataa pidä kerätä vain viranomaisraportointia varten. Samalla tiedolla pitää voida ohjata tuotantoa, vertailla tuotteita, ehkäistä virheitä sekä seurata rakennushankkeen toteutumista.
Liikkeelle rajatusta tietosisällöstä
Ensimmäiseksi helposti ymmärrettäväksi tiedoksi ehdotettiin tuotteen tai materiaalin alkuperämaata. Tiedon kerääminen voisi olla teknisesti ja toiminnallisesti yksinkertaisempaa kuin laajan vastuullisuustietojen kokonaisuuden käsittely.
Keskustelun vahvin yhteinen näkemys kuitenkin oli, että keskeisin tarvittava tieto on tuotteen tai materiaalin hiilijalanjälki tai muu CO₂-päästötieto. Se liittyy suoraan vähähiilisyyden tavoitteisiin, päästölaskentaan ja vastuullisuusraportointiin.
Tarvittava tieto riippuu myös yrityksen toiminnasta. Materiaalitoimittajille olennaisia ovat esimerkiksi ympäristöselosteet eli EPD:t, materiaalitiedot ja tuotepassit. Palvelu- ja kalustointipainotteisessa toiminnassa tärkeämpiä voivat olla polttoaineenkulutus, kaluston päästöt ja käytetyt työtunnit.
Tavoitteena ei pitäisi olla vain yhden uuden tietokentän lisääminen. Rakennusalalle tarvitaan kyvykkyys välittää useita vastuullisuustietoja rakenteisessa muodossa.
Vastuullisuustieto on pystyttävä yhdistämään oikeaan tuotteeseen
Tieto on sidottava Peppol-sanoman riville, tiettyyn tuotteeseen, materiaaliin tai toimituserään. Pelkkä laskun, tilauksen tai toimituksen yleistasolle lisätty tieto ei riitä.
GTIN-tuotetunniste nähtiin hyödylliseksi, mutta se ei yksin ratkaise ongelmaa. Kaikilla rakennusalan tuotteilla tai palveluilla ei ole GTIN-tunnistetta. Lisäksi rakennusalalla käsitellään urakkakokonaisuuksia, korvaavia tuotteita, palveluita ja pitkiä alihankintaketjuja. Työpajan perusteella realistinen ratkaisu on useamman tunnisteen yhdistelmä.
Jatkossa on määriteltävä, mikä tunniste on ensisijainen, mitä käytetään GTIN-tunnisteen puuttuessa ja miten korvaavat tuotteet käsitellään.
Teema 2: Mitä ohjelmistotaloilta tarvitaan?
Rakennusalan yritysten järjestelmävalmiudet vaihtelevat huomattavasti. Suuret yritykset voivat rakentaa omia integraatioita ja tehdä järjestelmäkohtaisia räätälöintejä. Pienet yritykset käyttävät usein yleisiä taloushallinnon tai toiminnanohjauksen ohjelmistoja, joissa ei ole valmiita kenttiä vastuullisuustiedoille.
Tämän vuoksi vastuullisuusdatan siirtäminen ei ratkea vain rakentamalla yksittäisiä integraatioita. Jos lähtöjärjestelmässä oleva tieto on puutteellista tai epäyhtenäistä, integraatio siirtää huonolaatuisen tiedon seuraavaan järjestelmään.
Tuotetiedot tarvitaan jo ennen tilausta
Ensimmäiseksi kehitettäväksi kokonaisuudeksi nousivat tuoteluettelot ja Peppol Catalogue -sanomat. Vastuullisuustiedon pitää olla käytettävissä jo silloin, kun hankinta vertailee tuotteita ja toimittajia. Nykyisin eri toimittajien tuotetiedot eivät ole keskenään yhdenmukaisia. Tämä vaikeuttaa tuotteiden, tarjousten ja ympäristövaikutusten vertailua. Rakenteinen tuoteluettelo voisi tarjota yhteisen pohjan tuotetietojen vastaanottamiselle ja käsittelylle.
Koko tiedonsiirtoketjussa tarvitaan kuitenkin useita Peppol-sanomia. Kaikkea ei tarvitse toteuttaa kerralla. Käyttöönotto voidaan tehdä vaiheittain niin, että jokainen vaihe tuottaa yritykselle konkreettisen hyödyn.
Ensimmäinen muutos
Tärkeimmäksi muutokseksi katsottiin tiedon muuttaminen rakenteiseksi jokaisessa prosessin vaiheessa. Pienimmäksi hyödylliseksi järjestelmämuutokseksi hahmottui mahdollisuus lisätä Peppol-sanoman riville tunniste tai linkki vastuullisuustietoon. Tämä auttaisi yhdistämään saman tuotteen tiedot hankinnan eri vaiheissa. Yritys voisi paremmin vastata seuraaviin kysymyksiin:
- Mitä tuotetta tilattiin?
- Mitä tuotetta toimitettiin?
- Mitä tuotetta lopulta laskutettiin?
- Mihin vastuullisuustietoon tuote liittyy?
Teema 3: Miten liiketoimintahyödyt tehdään näkyviksi?
Peppol ei kiinnosta rakennusalan yrityksiä pelkkänä teknisenä standardina. Kiinnostus syntyy vasta, kun ratkaisu vähentää manuaalista työtä, ehkäisee virheitä tai parantaa hankinnan ja työmaan tiedonkulkua.
Suurin hukka syntyy puutteellisesta tuotetiedosta
Nykyprosessin suurimmaksi hukan lähteeksi tunnistettiin epäselvä ja puutteellinen tuotetieto. Vastuullisuustietoa kerätään monissa yrityksissä käsin Excel-taulukoihin. Tietoja joudutaan pyytämään erikseen toimittajilta, täydentämään jälkikäteen ja yhdistelemään eri lähteistä. Työ vie aikaa ja lisää virheiden riskiä.
Puutteellinen tuotetieto vaikeuttaa myös toimitusten seurantaa, hiilijalanjäljen laskentaa ja vastuullisuusraportointia. Jos yritys ei tiedä tarkasti, mitä tuotetta on toimitettu ja käytetty, myöskään tuotteen päästöjä ei voida luotettavasti yhdistää rakennuskohteeseen.
Rakenteinen tieto voi vähentää tätä työtä. Hyötyjä syntyy esimerkiksi silloin, kun samaa tietoa ei tarvitse syöttää useita kertoja eri järjestelmiin.
Eri toimintojen on tunnistettava yhteinen tietotarve
Työmaa, hankinta, taloushallinto ja vastuullisuusraportointi tarkastelevat tietoa eri näkökulmista. Ne tarvitsevat kuitenkin osittain samoja perustietoja.
Hankinta tarvitsee tietoa tuotteiden vertailuun ja tilaamiseen. Työmaa tarvitsee tiedon siitä, mitä on toimitettu ja vastaanotettu. Taloushallinto tarvitsee tiedon laskun tarkastamiseen ja kohdistamiseen. Vastuullisuusraportointi tarvitsee tiedon tuotteen tai materiaalin ympäristövaikutuksista.
Yhteinen nimittäjä on laadukas ja yksilöitävissä oleva tuotetieto.
Työpajassa nousi esiin myös tiedon puute. Taloushallinnossa Peppol saatetaan nähdä lähinnä verkkolaskujen siirtotapana. Peppol-sanomilla voidaan kuitenkin välittää rakenteista tietoa koko hankinnasta ja toimituksesta, ei vain laskusta.
Siksi kehittämistyöhön tarvitaan yhteinen keskustelu. Mukana pitää olla ainakin hankinnan, työmaan, taloushallinnon, vastuullisuuden, tietohallinnon ja ohjelmistotoimittajien edustajia.
Rakennusalan arjessa puutteellinen tuotetieto näkyy nopeasti sekä kustannuksina että päästöinä. Yksinkertainen esimerkki havainnollistaa ongelman mittaluokkaa.
Käytännössä työmaalla toimitaan kuitenkin toisin. Asennusliike hankkii saatavuuden tai totuttujen käytäntöjen vuoksi 10 kappaletta kuusimetrisiä tankoja eri tuotenumerolla. Tangot katkaistaan työmaalla oikeaan mittaan, jolloin syntyy yhteensä 20 metriä ylijäämämetallia. Tämä ylijäämä päätyy lopulta kierrätykseen tai pahimmillaan jätteeksi.
Seuraukset ovat monitasoiset:
- Ensinnäkin kustannukset kasvavat suoraan. Kuusimetrinen tanko on yksikköhinnaltaan kalliimpi, ja kokonaismateriaalimäärää hankitaan 50 prosenttia enemmän kuin tarvitaan (60 m vs. 40 m). Lisäksi syntyy lisätyötä katkaisusta, käsittelystä ja jätehuollosta.
- Toiseksi ympäristövaikutukset kasvavat merkittävästi. Pidemmän tuotteen valmistus kuluttaa enemmän raaka-ainetta ja energiaa, ja myös kuljetusten päästöt kasvavat. Kun huomioidaan sekä ylimääräisen materiaalin valmistus että 20 metrin ylijäämän käsittely, kokonaispäästöt voivat olla luokkaa 1,5-kertaiset verrattuna tilanteeseen, jossa oikea tuote olisi hankittu alun perin.
- Kolmanneksi vaikutus näkyy vastuullisuusraportoinnissa. Jos toteutunutta tuotetta ei pystytä yhdistämään suunniteltuun tuotteeseen ja sen vastuullisuusdataan, hiilijalanjäljen laskenta perustuu arvioihin tai manuaaliseen jälkikäsittelyyn. Tämä heikentää raportoinnin luotettavuutta ja lisää työtä.
Esimerkki konkretisoi, miksi vastuullisuusdataa ei tulisi kerätä vain raportointia varten. Kun tieto on käytettävissä oikeassa muodossa oikeaan aikaan, se ohjaa suoraan hankintaa ja työmaan toimintaa, ehkäisee virheitä ja vähentää sekä kustannuksia että päästöjä.
