Tavoitteista tekoihin: miten tekoälykokeilu onnistuu työpaikalla

Monella työpaikalla pohditaan parhaillaan, miten tekoälyä voitaisiin hyödyntää omassa toiminnassa. Kestäviä tekoälytekoja työpaikoilla (AI-askelia) -hankkeen 5-8 viikon mittaisissa kokeiluissa 12 organisaatiota testasi tekoälyn käyttöä osana työtehtäviään. Käytetyissä tekoälytyökaluissa oli runsaasti vaihtelua, mutta Copilot oli yksittäisistä työkaluista yleisimmin käytetty. Mukana oli sekä pk-yrityksiä että suuria organisaatioita eri toimialoilta, ja tekoälyä kokeiltiin monenlaisissa toimistotehtävissä. Organisaatiot toteuttivat pilotit itsenäisesti hankkeen tuella.

Yksi havainto toistui: suurimmat hyödyt syntyivät silloin, kun käyttökohde oli selkeästi rajattu ja liittyi suoraan omaan työhön.  Sopivan käyttökohteen tunnistamisessa kannattaa tarkastella tekoälyn mahdollisuuksia ainakin kolmesta näkökulmasta: 

Kokemusten perusteella tekoäly tuo useimmiten hyötyä tekstien käsittelyyn, tiedonhakuun, raporttien tiivistämiseen, käännöksiin, muistioiden laatimiseen ja tiedon jäsentämiseen.

Sen sijaan vaikeampaa on löytää luontevia ja heti kokeiltavia käyttökohteita tilanteissa, joissa tavoitteena on uudistaa tekoälyn avulla kokonaisia prosesseja. Haasteita voivat aiheuttaa myös tekoälyn käyttöä koskevien ohjeiden epäselvyydet, monimutkaiset tehtävät ja yhteisten toimintatapojen puute.

Onnistuneita kokeiluja yhdisti se, että ne ratkaisivat jonkin tunnistetun arjen tarpeen. Hyödyt näkyivät erityisesti ajansäästönä ja työn sujuvoitumisena. Samalla havaittiin, että uusien työkalujen käyttöönotto vaatii aikaa. Jos työkalun käytön opetteluun tai tekoälyn tuottamien sisältöjen tarkistamiseen kului runsaasti aikaa, työkuorma saattoi myös lisääntyä. Työyhteisön tuki osoittautui tärkeäksi voimavaraksi. Kokemusten jakaminen, vinkkien vaihtaminen ja yhdessä oppiminen helpottivat uusien työkalujen käyttöönottoa monessa organisaatiossa.

Hankkeeseen osallistunut toimistotarvikkeita ja IT-ratkaisuja tarjoava Officepro Finland Oy esimerkiksi päätti tuottaa tekoälykäsikirjan, joka sisältää konkreettisia esimerkkejä tekoälyn hyödyntämisestä eri työtehtävissä. HUS Psykiatria puolestaan ryhtyi kehittämään toimintamallia, jossa yhdistyvät työnantajan tarjoama tuki sekä työntekijän itseohjautuvan oppimisen edellytykset (HUS psykiatria 2026).

Pilottivaiheen keskeinen havainto oli se, että tekoälyä ei kannata ottaa käyttöön vain siksi, että se on mahdollista. Joissakin tapauksissa tärkein oppi onkin tunnistaa tehtäviä, joissa tekoäly ei tuo riittävästi lisäarvoa tai joissa ihmisen asiantuntemus ja vuorovaikutus ovat työn kannalta olennaisia. Sekin on arvokasta tietoa.

Tekoälykokeilun onnistumista helpottaa selkeä ja rajattu tavoite. Jos tavoite jää liian yleiselle tasolle, on vaikea arvioida, mitä kokeilulla halutaan saavuttaa ja onnistuiko se.

Esimerkiksi tavoite ”otetaan tekoäly käyttöön tekstinkäsittelyssä” ei vielä kerro, mitä käyttöönotolla tavoitellaan. Konkreettisempi tavoite voisi olla: ”Kokeilemme tekoälyä kokousmuistioiden luonnoksissa ja arvioimme, väheneekö niiden tekemiseen kuluva aika.”

Hyvä tekoälykokeilu lähtee liikkeelle neljästä kysymyksestä:

Hankkeen kokemusten perusteella tavoitteet etenivät parhaiten silloin, kun ne liittyivät suoraan omaan työhön ja niiden vaikutukset on mahdollista havaita nopeasti arjessa.

Tekoälykokeiluissa voi nousta esiin seuraavia haasteita:

Hankkeen kokemusten perusteella tekoälyn käyttöönotossa kannattaa lähteä liikkeelle maltillisesti. Käyttöönoton onnistuminen perustuu enemmän johtamiseen, oppimiseen ja työn organisointiin kuin teknologiaan. Kun käyttökohde on rajattu, tavoite selkeä ja tuki saatavilla, käyttöönoton alkuvaihe on kokeilijoille motivoivaa ja hyötyjen tunnistaminen helpottuu. Suuret muutokset voivat rakentua pienistä, arkeen kiinnittyvistä kokeiluista.

Tekoälyä (Microsoft Copilot) on käytetty tekstin sisällön ideointiin, sparrailuun sekä tekstin muokkaamiseen.