Lapset ja nuoret ymmärtävät vaihtelevasti henkilötietojensa käsittelyä harrastustoiminnassa
Lapsilta ja nuorilta saatiin vastauksia yhteensä 57 kappaletta. Kyselyyn vastanneet lapset ja nuoret kokivat kohtuullisen hyvin ymmärtävänsä, miten heidän henkilötietojaan käsitellään harrastustoiminnassa ja mitä oikeuksia heillä on omiin tietoihinsa. Toisaalta kolmannes vastaajista kertoi, että ei osaa arvioida ymmärrystään. Tämä voi kertoa aiheen osittaisesta vaikeaselkoisuudesta tai etäisyydestä lapsille ja nuorille.
Täytyy myös muistaa, että kyselyä jaettiin avoimesti harrastustoimintaa tarjoavien yhdistysten piirissä, ja vastaajiksi on siksi saattanut valikoitua aiheesta keskimääräistä kiinnostuneempia ja siten myös osaavampia lapsia ja nuoria. Aiempien aihetta koskevien kartoitusten pohjalta (mm. Eurobarometri, 2019 ja Sitran Digiprofiilitesti, 2021) voidaan olettaa, että lasten ja nuorten tietoisuudessa sekä ymmärryksessä tietosuojasta ja sen merkityksestä on edelleen parantamisen varaa.
Oman näkökulmansa lasten ja nuorten ymmärrykseen henkilötietojen suojasta tarjoaa se, että noin puolet vastanneista ei ollut keskustellut kenenkään kanssa henkilötietojen käsittelyyn liittyvistä asioista viimeisen vuoden aikana. Yksikään vastannut lapsi tai nuori ei ilmoittanut keskustelevansa asiasta säännöllisesti. Jos aihetta on pohdittu, sitä on siis tehty lähinnä henkilökohtaisella tasolla.
13–17-vuotiailta kysyttiin myös, mistä tietosuojaan liittyvistä kysymyksistä he olisivat kiinnostuneita saamaan lisätietoa. Erityisesti nuoria kiinnosti, miten he pääsisivät tutustumaan henkilötietoihin, joita heistä on kerätty (54 % vastanneista) ja miten tietoja kerännyttä tahoa voisi pyytää poistamaan henkilötiedot (38 % vastanneista). Myös esimerkiksi henkilötietojen säilytysajat, korjausten pyytäminen omiin tietoihin sekä henkilötietojen keräämisen perusteet koettiin aiheiksi, joista lisätietoa erityisesti kaivattaisiin.
Lapsille ja nuorille suunnattujen kirjallisten materiaalien sekä tietosuojaan liittyvien, käsitteitä selventävien kuvakkeiden kehitystyö käynnistyy kevään aikana yhteistyössä hankkeessa mukana olevien yhdistysten ja seurojen kanssa. Yhteistyön konkreettisin ja näkyvin muoto on lasten ja nuorten kanssa toteutettavat työpajat. Työpajoissa kerätään paitsi tietoa hankkeen tarpeisiin, myös tarjotaan lisätietoa lapsille ja nuorille muun muassa alkukyselyssä esiin nousseista aiheista.
Yhdistykset kertovat hahmottavansa velvollisuutensa, mutta toimintatavoissa riittää kehittämistä
Kyselyssä oli omat osionsa harrastustoimintaa tarjoavissa yhdistyksissä hallinnoivassa roolissa toimiville, kuten joukkueenjohtajille ja seuran hallituksen jäsenille, sekä ohjauksellisessa roolissa toimiville, kuten ohjaajille ja valmentajille. Vastauksia yhdistystoimijoilta saatiin yhteensä 99 kappaletta. Yhdistykset toimivat rekisterinpitäjinä käsitellessään jäseniensä henkilötietoja ja ovat rekisterinpitäjinä vastuussa toiminnassaan tapahtuvasta henkilötietojen käsittelystä ja käsittelyn lainmukaisuudesta, sisältäen esimerkiksi ohjaajille ja valmentajille annettavat ohjeet henkilötietojen käsittelyyn liittyen.
Hallinnoivassa roolissa toimivat kokivat yhdistysten pääsääntöisesti ymmärtävän, millaisia vaatimuksia tietosuojalainsäädäntö asettaa henkilötietojen käsittelylle. Toisaalta neljännes vastaajista oli melko eri mieltä väitteen ”Yhdistyksessäni on määritelty selkeät toimintatavat tietosuojasta huolehtimiseen” kanssa. Vaikka yhdistystoimijat kertovat ymmärtävänsä tietosuojalainsäädännön asettamat velvoitteet yhdistyksille rekisterinpitäjinä, riittää lainsäädännön viemisessä käytännön tasolle edelleen haasteita.
Kyselyyn vastanneet lasten ja nuorten vanhemmat, huoltajat tai muut lapsen edustajat luottivat vaihtelevasti henkilötietojen käsittelyn käytäntöihin harrastustoimintaa järjestävissä yhdistyksissä. Vastauksia saatiin tältä kohderyhmältä yhteensä 105 kappaletta. Viidennes vastaajista oli melko eri mieltä tai täysin eri mieltä väitteen ”Mielestäni lapselleni harrastustoimintaa tarjoava yhdistys huolehtii riittävällä tasolla tietosuojaan liittyvistä asioista” kanssa. Mikäli tietosuojasta on riittävällä tasolla harrastustoimintaa tarjoavissa yhdistyksissä huolehdittu, kyselyn vastausten perusteella siitä ei ole onnistuttu viestimään lasten ja nuorten vanhemmille ymmärrettävästi ja selkeästi.
Tukea tietosuoja-asioihin on haettu erityisesti kattojärjestöiltä – perehdytyksessä vielä kehittämistä
Myös hankkeen alkuvaiheessa käydyissä keskusteluissa yhdistysten kanssa on selvinnyt, että tukea tietosuojalainsäädännön soveltamiseen on EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen voimaantulon (2018) jälkeen kaivattu. Seuroissa hallinnoivassa roolissa toimivista vastanneista 55 % oli hakenut apua tietosuojalainsäädännön soveltamiseen omalta kattojärjestöltä. Apua oli saatu myös muilta yhdistyksiltä ja seuroilta (19 %), yhdistyksen hyödyntämien palveluiden tarjoajilta (19 %) sekä tietosuojavaltuutetun toimistolta (18 %). Toisaalta 26 % vastanneista ilmoitti, että apua ei ole haettu tai saatu lainkaan.
Harrastustoimintaa tarjoavat yhdistykset ohjeistavat työntekijöitään ja muita toiminnassaan mukana olevia henkilöitä tietosuojavelvoitteiden täyttämiseksi. 59 % vastanneista kertoi tarjoavansa yksilöllistä ohjausta tarpeen vaatiessa ja neljännes, että ei ohjeista asioista lainkaan. Tulosten pohjalta ohjeistamisessa on kehittämistä. Tarpeen vaatiessa annetussa ohjeistuksen haasteena on, että esimerkiksi ohjaajat ja valmentajat eivät välttämättä osaa tunnistaa tilanteita, joissa ohjeistusta tulisi ylipäätään kysyä.
Ohjauksellisessa roolissa toimivista puolet kertoi, että tietosuojaa on käsitelty 1–2 kertaa omassa yhdistyksessä viimeisen vuoden aikana. 21 % vastaajista kertoi, että tietosuojaa on käsitelty useita kertoja viimeisen vuoden aikana ja 18 %, että aihetta ei ole käsitelty lainkaan.
Hankkeessa laaditaan seuroille ja yhdistyksille käytännönläheinen työkalupakki, joka tukee tietosuojalainsäädännön soveltamista ja noudattamista harrastustoiminnan arjessa. Avoimesti verkossa julkaistava työkalupakki tulee tarjoamaan konkreettista apua yhdistyksissä tietosuoja-asioista päättäville ja niitä pohtiville henkilöille.
Tietosuojahaasteita tuottavat mm. harrastustoimintaa järjestävien motivointi tietosuojasta huolehtimiseen, järjestelmien käyttöoikeudet ja allergiatietojen käsittely
Yhdistyksissä hallinnoivissa rooleissa toimivilta kysyttiin, mitkä asiat on koettu haastavina henkilötietojen käsittelyssä. Haastaviksi aiheiksi koettiin erityisesti yhdistyksessä toimivien henkilöiden motivointi ja ohjeistaminen tietosuojasta huolehtimiseen, henkilötietojen säilytysajat ja poistaminen, henkilötietojen käsittelystä informointi ja jäsentietojen käyttöoikeudet ja niiden ylläpito.
Avoimissa vastauksissa mainittiin tietosuojan näkökulmasta haastavina tilanteina henkilötietojen tarpeeton jakaminen laajalle joukolle erilaisten järjestelmien kautta. Myös järjestelmien käyttöoikeuksiin ja niiden hallinnointiin kaivattiin yhdistyksessä parempia käytäntöjä.
Kuvien ja videoiden julkaisu yhdistyksen viestinnässä ja sosiaalisessa mediassa koettiin haastavaksi kokonaisuudeksi. Erityisesti kyselyyn vastanneet vanhemmat toivoivat, että lasten ja nuorten kuvien, kilpailujen tuloksien ja muiden henkilötietojen julkaisun lainmukaisuuteen kiinnitettäisiin yhdistyksissä enemmän huomiota.
Sekä yhdistykset että vanhemmat kokivat, että lasten ja nuorten terveystietojen kuten sairauksiin tai allergioihin liittyvien tietojen käsittely huolestuttaa joko tarpeettoman laajan käsittelyn vuoksi tai siksi, että tiedot eivät ole saatavilla niitä todella tarvitseville. Vastaajat toivoivat voivansa luottaa siihen, tiedot eivät ole liian laajasti saatavilla, mutta että esimerkiksi harrastukseen liittyvillä matkoilla mukana olevat ohjaajat ja valmentajat tuntevat kuitenkin lasten ja nuorten terveystietoja riittävällä tarkkuudella.
Mitä seuraavaksi?
GDPR4CHLDRN-hankkelta kaivattiin koulutusta aivan perusasioista lähtien muun muassa webinaarien ja käytännönläheisten tapausesimerkkien muodossa. Yhdistyksissä ohjauksellisessa roolissa olevat toivoivat selkeitä ja käytännönläheisiä ohjeita arjessaan kohtaamiin tilanteisiin. Myös suoraan lapsille ja nuorille kohdennettuja materiaaleja toivottiin.
Seuraavaksi hankkeessa ryhdytään suunnittelemaan alkukyselyn tulosten ohjaamana työkalupakkia tietosuojalainsäädännön soveltamisen tueksi sekä lapsille ja nuorille suunnattuja kuvakkeita tietosuojaan liittyvien käsitteiden selventämiseksi. Palautetta ja kommentteja tuotoksista kerätään hankkeen aikana myös työpajoissa, joissa lisäksi pilotoidaan myöhemmin varsinaisia tuotoksia
