Logistiikkayritysten liiton, Liikenne- ja viestintäministeriön ja TIEKEn yhteistyössään kehittämä Logistiikan sähköisen asioinnin käyttöönotto-opas kertoo eri vaihtoehdoista sähköisen liiketoiminnan aloittamiseksi.
Sähköisten toimintatapojen käyttöönotto ei ole kallista tai vaikeaa. Sähköisten toimintataparatkaisujen sopivalla valinnalla on mahdollista aloittaa sähköinen tiedonsiirto edullisesti ilman syvällistä asiantuntemusta. Tarvittavat välineet ovat minimissään internet-yhteys ja päätelaite.
Sähköisten logistiikkatietojen lähettämisen suunnittelun yhteydessä on pidettävä mielessä, että yhtä kaikille sopivaa toimintatapaa ei ole olemassa. Erityisesti aloitusvaiheessa on hyvä selvittää tarkasti omat tarpeet ja myös ennakoida muutaman vuoden tähtäimellä yrityksen kehityspolkua ja tarpeiden muutosta.
1. Tee asiakassopimus kuljetusyrityksen kanssa
- Selvitä, onko asiakassopimus kuljetusliikkeen kanssa välttämätön käyttämässäsi tiedonsiirtoratkaisussa.
- Jos on, ota yhteyttä kuljetusliikkeeseen asiakassopimuksen solmimista varten
Sähköisen yhteyden muodostaminen ja asiakaskohtaisten palvelujen käyttö edellyttää yleensä sopimusta kuljetuyrityksen tai sen palveluntarjoajan kanssa. Sopimuksen tekovaiheessa myös sovitaan sähköisessä tiedonsiirrossa käytettävistä osapuolitunnisteista sekä kuljetusten toteuttamisessa ja liiketoimintaprosessissa tarvittavista tiedoista. Samalla sopimusasiakas voi varmistaa itselleen kuljetusyrityksen palvelujen laajemmat ja yksilölliset käyttömahdollisuudet sekä mahdolliset lisäpalvelut, kuten asiakaskohtaisen hinta-arvion ja aikataulutietojen tarkistamisen.
Joidenkin kuljetusyritysten kanssa on mahdollista asioida sähköisesti käyttämällä kuljetusyritysten omia internet- sivuja ilman ennalta solmittua asiakassopimusta, mutta tällöin asiakas saa vain yleisesti, kaikille tarjottavat palvelut ilman asiakaskohtaisia muotoiluja.
Myös logistiikkapalveluoperaattorit edellyttävät asiakasopimusta kuljetusliikkeen kanssa ennen välitystoiminnan aloittamista.
2. Valitse yhteystapa
Valitse sopiva yhteystapa omien tarpeittesi mukaan.
- Aloittamalla verkkosivujen sähköisillä lomakkeilla saa edullisen ja nopean liikkeellelähdön.
- Palveluoperaattoriratkaisusta saa vaivattoman ja skaalautuvan ratkaisun pitkälle tulevaisuuteen, vaikka volyymit kasvaisivat merkittävästikin. Tällöin kytkentä omiin taustajärjestelmiin on mahdollinen. Käytössä ovat yleensä aina sopivat sanomaversiot.
- Suora EDI-yhteys on sopivin suurille volyymeille ja laajaan automatisointiin. Liitäntämahdollisuudet omiin järjestelmiin ovat hyvät. Suora EDI-yhteys on kustanuuksiltaan korkein ja osaamisedellytyksiltään vaativin ratkaisu.
Sähköisten logistiikkatietojen lähettämisen suunnittelussa ja aloitusvaiheessa on pidettävä mielessä, että on olemassa useampia mahdollisia yhteystapoja, jotka sopivat erilaisille yrityksille ja eri liiketoiminnan vaiheeseen. Toisinaan voi tulla tarve käyttää samanaikaisesti erilaisia yhteystapoja käytettäessä useamman kuljetusliikkeen palveluja, sillä myös kuljetusliikkeillä on käytössään erilaiset tiedonsiirtoratkaisut.
2a. Kuljetusyrityksen oma verkkopalvelu
Kuljetusyritykset tarjoavat omilla verkkosivuillaan sähköisiä kuljetusasiointipalveluja (kuljetuksen tilaaminen, rahtikirjan teko, kollilappujen tulostus, lähetysten seuranta, jne.) ja asiakirjalomakkeita. Näissä palveluissa asiakirjojen laadinta ja tiedonsiirto ovat yleensä yhdistetyt samaan pakettiin.
Verkkopalveluissa on useita käytännöllisiä lisäominaisuuksia, joita rekisteröityneet ja asiakassopimuksen solmineet kuljetusasikkaat voivat hyödyntää. Näitä ovat mm. osoitteiston tallenus, omien, usein käytettyjen tilauspohien tallennus ja omien lähetysten seurantamahdolllsuus.
2b. Palveluoperaattori
Logistiikkapalveluoperaattorin palvelujen hyödyntäminen on vaivaton aloitustapa sähköisen kuljetustiedon lähettämisessä ja vastaanotossa. Toiminnan voi aloittaa jo hyvin pienellä kustannuksella. Yrityksen kuljetustarpeiden, osaamisen ja kokemuksen karttuessa palveluja voi helposti laajentaa ja monipuolistaa.
Perusversiosta voi laajentaa aina mittavaan järjestelmäintegraatioon asti, jossa toiminnanohjausjärjestelmässä tuotetut tiedot siirtyvät kuljetustilauksina ja rahtikirjoina kuljetusyrityksille. Palveluoperaattorit tukevat myös palautuslähetyksiin liittyvää tiedonsiirtoa ja -käsittelyä.
Palveluoperaattorit ovat pyrkineet tekemään palveluistaan mahdollisimman helppokäyttöisiä ja nopeasti käyttöönotettavia. Palveluoperaattoreiden verkkosivuilta löytyvät ohjeet palvelun käyttöönottoon ja operointiin. Demotunnuksilla on mahdollista tarkastella ja kokeilla palveluiden käyttöä. Palveluoperaattorit tarjoavat myös tukipalvelun (toimistoaikana) tuotteittensa käytön tueksi.
Tutustu tarjontaan palveluoperaattoreiden omilla verkkosivuilla:
2c. Suora EDI-yhteys
Suoran EDI-yhteyden käyttöönotto on yhteystavoista kaikkein vaativin, mutta myös eniten räätälöintimahdollisuuksia tarjoava. Suoralla EDI-yhteydellä tarkoitetaan tässä EDIFACT- tai XML-pohjaisilla standardisanomilla tapahtuvaa määrämuotoista tiedonsiirtoa kuljetusasiakkaan ja kuljetusyrityksen välillä. Suoran EDI-yhteyden käyttöön liittyy aina oma (tai palveluna hankittu) toiminnan- tai kuljetustenohjaus-järjestelmä tai -ohjelma. Suorassa EDI-yhteydessä asiakas ottaa suuremman vastuun sähköisestä tiedosiirrosta ja sanomien integroinnista omiin järjestelmiinsä kuin logistiikkapalveluoperaattorin palveluita käytettäessä.
Kaikilla suurimmilla kuljetusyrityksillä on valmiudet EDI-yhteyksiin. Suorassakin EDI-yhteydessä on yleensä mukana tiedonsiirto-operaattori, jota ei tule sekoittaa logistiikkapalveluoperaattoriin. Käytettävät EDIFACT- ja XML -sanomat ovat kuitenkin yleensä samoja. Kuljetusyritysten suunnasta yhdeydet näyttävätkin kuljetuksen antajalle hyvin samanlaisilta.
EDI-yhteyksissä käytettäviä sanomia on määritelty mm. SÄTKY (Sähköisten toimintamallien käytön lisääminen logistiikassa) -projektissa, jossa on laadittu mm. soveltamisohjeelt kuljetustilaus, toimitustieto ja kuljetustilanne-sanomille sekä EDIFACT- että UBL/XML-formaateissa. EU-tasoisia kuljetussanomien soveltamisohjeita on tehty Bestfact-projektissa. Sanomamääritykset ja soveltamisohjeet löytyvät TIEKEn Verkottaja-palvelusta.
3. Valmistelut
3a. Ainutkertaisten rahtikirjanumeroiden käyttöönotto
Sähköisessä ratikirjassa suositellaan käytettäväksi ainutkertaista, 12-numeroista rahtikirjanumeroa.
Ainutkertaisessa 12-numeroisessa rahtikirjanumerossa kolme ensimmäistä numeroa on varattu järjestelmän käyttöön ja seuraavat 8 numeroa ovat vaihtuvia. Numerosarjan viimeisenä on tarkistenumero. Järjestelmässä luotujen rahtikirjanumeroiden yksilöllisyys perustuu rekisteröityneen käyttäjän Y-tunnukseen.
Rahtikirjanumerosta voi muodostaa myös viivakoodin, joka tulostetaan rahtikirjalle ja joka automaattisesti luettavana helpottaa lastin ja asiakirjojen käsittelyä ja vähentää virhemahdollisuuksia.
Suomen Osto- ja Logistiikka-yhdistyksen nettipalvelussa hakukone valitsee automaattisesti rahtikirjanumerot ja pitää yllä rekisteriä. Numeropalvelusta voi tilata ainutkertaisia rahtikirjanumeroita rekisteröitymällä palvelun käyttäjäksi ja antamalla tilaavan yrityksen ja yhteyshenkilön yhteystiedot. Palvelun rahtikirjanumerot ovat voimassa 18 kuukautta tilauspäivästä.
Ainutkertaisia rahtikirjanumeroita voi tilata Suomen Osto- ja Logistiikka-yhdistyksen verkkopalvelusta http://rahtikirjanumerot.logy.fi/order-form.html
3b. Kolliosoitelappujen käyttö
Sähköisessä toimintatavassakaan ei päästä eroon aivan kaikesta paperista, sillä fyysisessä tavarankäsittelyssä (esim. noutokuljetus, terminaalitoiminnot ja jakokuljetus) kolliin liitetyllä, luettavalla informaatiolla on yhä tärkeä roolinsa. Käytännössä yleensä kaikki ohjelmistot ja internet-palvelut pystyvät muodostamaan syötettyjen tietojen pohjalta kolliosoitelapun ja tarjoavat mahdollisuuden sen tulostamiseen.
- Kolliosoitelappu on linkki toimitustiedon (rahtikirja) ja kuljetettavan tavaran (kollit) välillä.
- Sitä käytetään kollien tunnistamiseen ja jäljitykseen toimitusketjun eri vaiheissa.
- Viivakoodin/RFID-tiedon avulla kolliosoitelappua voidaan lukea myös sähköisesti ja luoda linkki sähköisen tiedon ja kuljetettavan tavaran välillä.
- Oikea käyttö vähentää toimitusvirheitä.
Kolliosoitelappu voidaan tulostaa tavalliselle paperille tavanomaisella (laser)tulostimella, mutta sen käsittelyä helpottaa, jos käytetään tarkoitukseen soveltuvaa tarratulostinta. Tällöin on mietittävä kustannusten ja työmäärän suhdetta. Suuremmilla lähetettävien kollien määrillä tarratulostuslaitteen hankintakustannus tulee varsin nopeasti katettua tarran aikaansaannin helppoutena ja nopeutuneen toimintana.
Osoitelapun tulisi olla kaikissa kolleissa aina samassa paikassa ja asetettuna kolliin siten, että se on helposti luettavissa – ensisijaisesti kollin sivulle.
Jos kolliosoitelapun tiedot ovat puutteellisia, turhaa aikaa ja rahaa kuluu tarvittavien, puuttuvien tietojen selvittämiseen.
3c. Ilmoitus sähköisten dokumenttien käytön aloittamisesta kuljetusyritykselle?
Kuljetusyritysten omien nettipalveluiden kautta asioidessa ei yleensä tarvita aloitus- tai ennakkoilmoitusta kuljetusyritykselle.
Palveluoperaattorit toimivat sähköisen tiedonsiirron aloittamisessa asiakkaittensa aikataulujen mukaisesti ja hoitavat pääsääntöisesti kaiken yhteydenpidon kuljetusyritysten suuntaan, joten asiakkaan ei tarvitse huolehtia ilmoittamisesta. Erikoistarpeet, joista kuljetusyritysten kanssa tulee erikseen sopia, ovat hyvin usein asikkaan vastuulla.
Kun käytetään suoraa EDI-yhteyttä, tulee kuljetusyritykseen ottaa aina yhteys ennen sähköisen tiedonsiirron aloittamista, jotta kuljetusyritys pystyy aloittamaan valmistelevat toimet. Katso myös seuraavaa kohtaa: Testaa yhteys.
4. Testaa yhteys
- Kuljetusliikkeiden omilla nettilomakkeilla asiakkaan ei tarvitse huolehtia yhteyden testaamisesta.
- Palveluoperaatoreiden kanssa asiakkaan osalta testattavaksi tulevat yleensä vain järjestelmäintegraatioon liittyvät asiat.
- Suoraa EDI-yhteyttä käytettäessä testataan tietosisällöt ja yhteydet molempiin suuntiin.
Kuljetusliikkeiden omilla verkkosivuilla olevia palveluita käytettäessä asiakkaan ei tarvitse huolehtia yhteyden testaamisesta. Käyttäjän kannalta aloittamista voisi verrata sähköpostin lähettämiseen kuljetusyritykselle. Kuljetusyritys hoitaa kuljetustilauksen ja rahtikirjan tietojen vastaanottamisen ja käsittelyn oman prosessinsa mukaisesti.
Palveluoperaattorit testaavat myös yhteytensä kuljetusliikkeisiin pääsääntöisesti kahdenvälisesti eikä asiakasyritykseltä edellytetä useinkaan erityisiä toimenpiteitä. Palveluoperaattorien lomakkeilla syötetyille kuljetustilaustiedoille tehdään perustarkistukset ja puutteellisesti täytettyjä lomakkeita ei pystytä lähettämään eteenpäin.
Kun tehdään järjestelmäintegraatioita ja kytketään yrityksen ERP-järjestelmä palveluoperaattorin järjestelmään, pitää luonnollisesti testata siirrettävän tiedon sisältö palveluopraattorin järjestelmän kanssa ennen tietojen lähettämistä kuljetusliikkeelle.
Suorassa EDI-yhteydessä testataan sanomakohtaisesti tietosisällöt ja niiden yhteentoimivuus molempiin suuntiin. Suorassa yhteydessä testaus on luonnollisesti kustannuksiltaan korkeampi ja enemmän asiakkaan aikaa vievää.
5. Aloita kuljetusten sähköinen tilaus ja mahdollisten lisäpalveluiden käyttö
Kun edellä esitetyt toimenpiteet on tehty, olet valmis käyttämään sähköistä kuljetustilausta ja muita sähköisiä dokumentteja.
Aloituksen jälkeen käyttökokemusten lisääntyessä myös tarpeet yleensä kasvavat. Silloin esityisesti palveluoperaattoreiden asiakkaiden on hyödyllistä selvittää tarjolla olevien laajempien palveluiden tuoma lisäarvo.
Asiakas eli kuljetuksen tilaaja luo kuljetustilauksen manuaalisesti kuljetusliikkeen järjestelmään tai lähettää sen suoraan järjestelmästä kuljetusyritykselle järjestelmään luotujen tietojen perusteella. Lähetysstatuksen vastaanottajan tapauksessa asiakas voi olla myös jokin kolmas osapuoli, esimerkiksi kuljetuksen vastaanottaja.
Sähköinen kuljetustilaus
Sähköisellä kuljetustilauksella varataan käyttöön kuljetuskapasiteettia ennalta tiedetyn tai myöhemmin tarkennettavan tavaraerän kuljettamiseksi.
Nettipalvelussa kuljetus tilataan ennalta määritellylle ja tiettyyn aikaan lähetettävälle tavaraerälle eikä kuljetuskapasiteetin varaaminen yksilöimättömällä tasolla ole yleensä mahdollista.
Standardirahtikirja
Tavaroiden kuljetusta ja käsittelyä varten tarvittavat tiedot löytyvät standardirahtikirjalta. Rahtikirja varmistaa kuljetussopimuksen ja toimii adapterina manuaalisen ja sähköisen prosessin välillä (ei sulje pois sähköisen tiedonsiirron käyttöä). Standardirahtikirjan täyttöohjeet löytyvät standardin soveltamisohjeesta (SFS 5865).
Standardirahtikirjan käyttö on välivaihe siirryttäessä kohti sähköistä toimitusketjua. Kuljetusasiakkaalle standardirahtikirjan käyttö varmistaa sen, että kaikki kuljetuksen perille toimittamiseen tarvittava tieto sekä ohjeet siitä, miten kuljetus tehdään, tulevat kirjattua ja tiedoksi rahdinkuljettajalle.
Sähköinen rahtikirja (Lähetystieto)
Sähköinen rahtikirja (lähetystieto) vastaa tietosisällöltään rahtikirjalomaketta, mutta se toimitetaan suoraa kuljetusyrityksen järjestelmiin sähköisessä muodossa, jolloin tiedon käsittely kuljetusyrityksessä on nopeampaa ja virhemahdollisuus on pienempi verrattuna siihen, että tiedot välitetään paperirahtikirjalla. Sanomasta, jolla rahtikirjatieto lähetetään, käytetään nimeä lähetystieto. Sähköinen rahtikirja (lähetystieto) sisältää standardirahtikirjan tiedot ja sen tulostaminen on täten mahdollista standardinmukaiselle lomakkeelle.
Ainutkertainen rahtikirjanumero
Rahtikirjoissa (ja lähetystiedoissa) tulee käyttää ainutkertaista rahtikirjanumeroa (12 merkkiä). Ainutkertainen rahtikirjanumero esitetään standardirahtikirjassa myös viivakoodimuodossa. Ainutkertaisia rahtikirjanumeroita voi tilata määrätyn kokoisina erinä (numeroavaruus) Logystä. Ainutkertainen rahtikirja numero mahdollistaa mm. lähetysten seurannan.
Sähköinen kuljetustilannetieto (Lähetysstatus)
Kuljetusasiakas voi seurata lähetyksensä tilannetta ja etenemistä kuljetusyrityksen nettipalvelusta mm. ainutkertaisen rahtikirjanumeron perusteella. Tämä vaatii asiakkaalta omaa aktiivisuutta, mutta mahdollistaa seurannan myös muille osapuolille, joille lähettäjä on ilmoittanut lähetyksen tunnistetiedot.
Mihin kuljetustilanteen sähköinen seuranta perustuu?
Sähköisiin kuljetusasiakirjoihin liittyy toimitettavaan tavaraan kiinnitettävä kollilappu, joka auttaa tavaran käsittelyssä kuljetuksen aikana (nouto, terminaalikäsittelyt, jakelu ja tavaran vastaanotto) sekä ainutkertainen rahtikirjanumero, jonka avulla lähetyksen tilaa voi seurata kuljetusyrityksen nettipalvelusta.
Mitä hyötyä on (sähköisestä) kuljetustilannetiedosta?
Ajantasaisen kuljetustilanneraportoinnin avulla toimituspoikkeamiin voidaan reagoida nopeasti ja minimoida niistä mahdollisesti aiheutuvat kustannukset ja muut haitat. Kuljetustilannetiedon avulla voidaan myös parantaa asiakaspalvelua ja kertoa jo kuljetuksen kuluessa asiakkaalle tietoon tulleista poikkeamista. Kuljetustilannetietoa on mahdollista käyttää myös kuljetusyritysten toimintalaadun vertailuun.
Kolliosoitelappu
Kolliosoitelappua käytetään kollien tunnistamiseen toimitusketjun eri vaiheissa; erityisesti terminaalikäsittelyssä ja jakelussa.
Standardoitu kolliosoitelappu muodostaa linkin toimitustiedon (rahtikirja) ja kuljetettavan tavaran (kollit) välille. Se sisältää viivakoodin/RFID-tunnisteen, jonka avulla se toimii linkkinä myös sähköisen tiedon ja kuljetettavan tavaran välillä.
Monet kuljetusohjelmistot ja palvelut pystyvät tuottamaan myös kolliosoitelapun.
Lavalappu
Lavalappua käytetään kuljetusyksiköiden tunnistamiseen, toimitusten seurannassa ja jäljityksessä toimitusketjun eri vaiheissa. Lavalapussa tulee käyttää SSCC-tunistetta, joka voidaan esittää viivakoodilla tai RFID-tunnisteella. Lavalappua voidaan käyttää myös silloin, kun lähetys koostuu ominaisuuksiltaan erilaisista tuotteista, jotka on pakattu samaan kuljetus/käsittely-yksikköön toimitettavaksi samalle vastaanottajalle.
