Sähköinen asiointi kuljetusyritysten kanssa

Asiakas eli kuljetuksen tilaaja luo kuljetustilauksen manuaalisesti tai suoraan järjestelmästä ja lähettää sen kuljetusyritykselle. Lähetysstatuksen vastaanottajan tapauksessa asiakas voi olla myös jokin kolmas osapuoli, esimerkiksi tilauksen vastaanottaja.

Sähköinen kuljetustilaus

Sähköisellä kuljetustilauksella varataan käyttöön kuljetuskapasiteettia ennalta tiedetyn tai myöhemmin tarkennettavan  tavaraerän kuljettamiseksi.

Nettipalvelussa (kuten Kuljetustilaus.fi) kuljetus tilataan ennalta määritellylle ja tiettyyn aikaan lähetettävälle tavaraerälle, eikä  kuljetuskapasiteetin varaaminen yksilöimättömällä tasolla ole mahdollista.

Kapasiteetin ennakkovaraus on mahdollista normaalilla tilaussanomalla.

Standardi rahtikirja
Tavaroiden kuljetusta ja käsittelyä varten tarvittavat tiedot löytyvät standardirahtikirjasta. Rahtikirja varmistaa kuljetussopimuksen
ja toimii adapterina manuaalisen ja sähköisen prosessin välillä (ei sulje pois sähköisen tiedonsiirron käyttöä).
Standardirahtikirjan täyttöohjeet löytyvät standardin soveltamisohjeesta (SFS 5865).

Standardirahtikirjan käyttö on välivaihe siirryttäessä kohti sähköistä toimitusketjua. Kuljetusasiakkaalle standardirahtikirjan käyttö varmistaa sen että kaikki kuljetuksen perille toimittamiseen tarvittava tieto sekä ohjeet siitä miten kuljetus tehdään tulevat kirjattua ja tiedoksi rahdinkuljettajalle. Lue lisää >>

Sähköinen rahtikirja (Lähetystieto)

Sähköinen rahtikirja (lähetystieto) vastaa tietosisällöltään rahtikirjalomaketta, mutta se toimitetaan kuljetusyritykselle sähköisessä muodossa, jolloin käsittely kuljetusyrityksessä on nopeampaan ja virhemahdollisuus on pienempi.  Sanomasta, jolla rahtikirjatieto lähetetään, käytetään nimeä lähetystieto. Sähköisen rahtikirjan (lähetystiedon) tulostaminen on mahdollista standardinmukaisena lomakkeena.

Ainutkertainen rahtikirjanumero

Rahtikirjoissa (ja lähetystiedoissa) tulee käyttää ainutkertaista rahtikirjanumeroa (12 merkkiä). Ainutkertainen rahtikirjanumero esitetään standardirahtikirjassa myös viivakoodimuodossa.  Ainutkertaisia rahtikirjanumeroita voi tilata määrätyn kokoisina erinä (numeroavaruus) Logystä.  Ainutkertainen rahtikirja numero mahdollistaa mm. lähetysten seurannan.Lue lisää >>

Sähköinen kuljetustilannetieto (Lähetysstatus)

Kuljetusasiakas voi seurata lähetyksensä tilannetta kuljetusyrityksen nettipalvelusta mm. ainutkertaisen rahtikirjanumeron perusteella. Tämä vaatii asiakkaalta omaa aktiivisuutta, mutta mahdollistaa seurannan myös muille osapuolille, joille lähettäjä on ilmoittanut lähetyksen tunnistetiedot.

Mihin kuljetustilanteen sähköinen seuranta perustuu?

Sähköisiä kuljetusasiakirjoja tukee toimitettavaan tavaraan kiinnitettävä kollilappu, joka auttaa tavaran käsittelyssä kuljetuksen aikana (nouto, terminaalikäsittelyt, jakelu ja tavaran vastaanotto) sekä ainutkertainen rahtikirja numero jonka avulla lähetyksen tilaa voi seurata kuljetusyrityksen nettipalvelusta.

Mitä hyötyä on (sähköisestä) kuljetustilannetiedosta?

Ajantasaisen kuljetustilanneraportoinnin voidaan reagoida nopeasti poikkeamiin toimituksissa ja minimoida niistä mahdollisesti aiheutuvat kustannukset ja muut haitat. Kuljetustilannetiedon avulla voidaan myös parantaa asiakaspalvelua ja tiedottaa asiakasta mahdollisesti jo etukäteen tietoon tulleista poikkeamista kuljetuksen kuluessa. Kuljetustilannetietoa on mahdollista käyttää myös kuljetusyritysten toimintalaadun vertailuun. 


Kolliosoitelappu

Kolliosoitelappua käytetään kollien tunnistamiseen toimitusketjun eri vaiheissa, erityisesti terminaalikäsittelyssä ja jakelussa.

Standardoitu koliosoitelappu muodostaa linkin toimitustiedon (rahtikirja) ja kuljetettavan tavaran (kollit) välille. Se sisältää viivakoodin/RFID:n jonka avulla se toimii linkkinä myös sähköisen tiedon ja kuljetettavan tavaran välillä.

Monet kuljetusohjelmistot ja palvelut pystyvät tuottamaan myös kolliosoitelapun.

Lavalappu

Lavalappua käytetään kuljetusyksiköiden tunnistamiseen, toimitusten seurannassa ja jäljityksessä toimitusketjun eri vaiheissa
Lavalapussa tulee käyttää SSCC tunistetta, joka voidaan esittää viivakoodilla tai RFID-tunnisteella.
Lavalappua voidaan käyttää myös silloin kun lähetys koostuu ominaisuuksiltaan erilaisista tuotteista, jotka on pakattu samaan kuljetus/käsittely-yksikköön samalle vastaanottajalle.

Logistiikan sähköisissä palveluissa on nyt myös Suomessa valinnanvaraa ja kilpailua, joten jokaiselle yritykselle löytyy kustannustehokas ja kilpailukykuyinen vaihtoehto aloittaa sähköinen toimintatapa logistiikassa.

Kuljetusyritykset tarjoavat omilla verkkosivuillaan sähköisiä kuljetusasiointipalveluja (kuljetustilaus, rahtikirja, kollilappu lähetysten seuranta) ja asiakirjakirjalomakkeita. 

Logistiikan palveluoperaattorit (TA-toimittajat) tarjoavat sähköisen yhteyden lisäksi monia lisäarvopalveluita asiakkailleen.

Volyymiltaan mittavammassa käytössä saattaa olla aihetta harkita erityisen kuljetusohjelmiston hankkimista ja sen integroimista yrityksen muihin tietojärjestelmiin.

Kuljetusjärjestelmien tullessa kyseeseen ne asennetaan normaalisti yrityksen palvelimelle tai ns. pilvipalveluna ja integroidaan esimerkiksi toiminnanohjausjärjestelmään ja usein myös tullausjärjestelmään tai -ohjelmistoon mikäli sellaiselle on tarvetta.

Kuljetusten sähköiset tilaus ja asiointipalvelut verkossa

Nettipalvelujen (kuljetusyritysten omat sivut ja Kuljetustilaus.fi) ehdottomana etuna on niiden helppo käyttöönotto ja minimaaliset käyttöönottokustannukset. Samoin niiden käyttäjä voi olla varma siitä että asiakirjatiedot menevät kuljetusyritykselle sen käyttämässä muodossa, kun tietosisältö on esitetty ohjeistuksen mukaisesti. Palvelut ovat toiminnaltaan riittävän monipuolisia suurimpaan osaan niistä kuljetustarpeista, joita tavanomaiselle kuljetusasiakaslyritykselle tulee eteen.

Nettipalvelujen suurimpana haasteena on tietojen manuaalinen syöttö- ja keräämistarve sekä vaatimattomat mahdollisuudet huomioida yrityksen erityistarpeet.

Logistiikan palveluoperaattorit

Logistiikan palveluoperaattorit tarjoavat palveluitaan kuljetusasiakkaille, jotka tarvitsevat helposti käyttöönotettavan sähköisen asiointipalvelun, jossa on laajennetut seuranta, raportointi ja tulostusmahdollisuudet. Palveluissa on mahdollista ylläpitää mittavampaa asiakasrekisteriä.

Palvelun etuna on, että asiakkaan ei tarvitse huolehtia liittymästä kuljetusliikkeeseen tai lähetettävistä sanomista. Palvelut tarjoavat myös valmiita rajapintoja moniin toiminnanohjausjärjestelmiin. Ohjelmistoista sekä sanomista on myös aina tarjolla ajantasaiset versiot.

Peruspakettien osalta tarjonta on kohtuuhintaista ja tarpeiden kasvaessa laajentaminen sujuu joustavasti, uusia ominaisuuksia tarpeen peen mukaan käyttöönottamalla.

Tällä hetkellä Suomessa on tarjolla ainakin seuraavien logistiikan palveluoperaattorin palvelut: