Miten aloitan sähköisen asioinnin kuljetusliikkeen kanssa – Logistiikan sähköisen asioinnin käyttöönotto-opas

Logistiikkayritysten liiton,  Liikenne- ja viestintäministeriön ja TIEKEn yhteistyössä kehitetty Logistiikan sähköisen asioinnin käyttöönotto -opas kertoo ja opastaa eri vaihtoehdoista sähköisen liiketoiminnan aloittamiselle.

Sähköisten toimintatapojen käyttöönotto ei ole kallista tai  vaikeaa.  Sähköisten toimintataparatkaisujen sopivalla valinnalla on mahdollista aloittaa minimikustannuksilla ja minimiosaamisella sähköisestä tiedonsiirrosta ja tietotekniikasta. Tarvittavat välineet ovat minimissään internet-yhteys ja päätelaite.

Sähköisten logistiikkatietojen lähettämisen suunnittelun yhteydessä on pidettävä mielessä että yhtä kaikille sopivaa tapaa toimia ei ole olemassa. Erityisesti aloitusvaiheessa on hyvä miettiä tarkasti omat tarpeensa ja myös ennakoida muutaman vuoden tähtäimellä yrityksen kehityspolkua ja tarpeita. 

1. Tee asiakassopimus kuljetusyrityksen kanssa

  • Selvitä onko asiakassopimus kuljetusliikkeen kanssa välttämätön käyttämässäsi verkkopalvelussa.
  • Jos on, ota yhteyttä kuljetusliikkeeseen asiakassopimuksen solmimista varten!

Sähköisen yhteyden muodostaminen ja asiakaskohtaisten  palvelujen käyttö edellyttää sopimusta kuljetuyrityksen tai sen palveluntarjoajan kanssa. Näin osapuolet tunnistavat toisensa ja vaihtavat kuljetusten toteuttamisessa ja  liiketoimintaprosessissa tarvittavat tiedot.  Samalla sopimusasiakas varmistaa itselleen kuljetusyrityksen palvelujen laajemmat ja yksilölliset käyttömahdollisuudet sekä lisäpalvelut, kuten asiakaskohtaisen hinta-arvion ja aikataulutietojen tarkistamisen.

Joidenkin kuljetusyritysten kanssa on mahdolllista asioida sähköisesti (kuljetusyritysten omat sivut) ilman ennalta solmittua asiakassopimusta, mutta tällöin asiakkaan käytössä ovat palvelujen rajoitetut versiot.

Myös logistiikkapaveluoperaattorit edellyttävät asiakasopimusta ainakin yhden palvelunsa piiriin kuuluvan  kuljetusliikkeen kanssa ennen välitystoiminnan aloittamista.

2. Valitse yhteystapa

Valitse sopiva yhteystapa omien tarpeittesi mukaan.
  • Aloittamalla verkkosivujen sähköisillä lomakkeilla saa edullisen ja nopean liikkeellelähdön.
  • Palveluoperaattoriratkaisusta saa vaivattoman ja skaalautuvan ratkaisun pitkälle tulevaisuuteen vaikka volyymit kasvaisivat merkittävästikin, samoin kytkentä omiin taustajärjestelmiin on mahdollinen. Käytössä ovat aina sopivat sanomaversiot.
  • Suora EDI-yhteys on sopivin suurille volyymeille ja laajaan automatisointiin, liitäntämahdollisuudet omiin järjestelmiin ovat hyvät. Suora EDI-yhteys on kustanuuksiltaan ja osaamisedellytyksiltään korkein ratkaisu.

Sähköisten logistiikkatietojen lähettämisen suunnittelussa ja aloitusvaiheessa on pidettävä mielessä että on olemassa useampia mahdollisia yhteystapoja jotka sopivat erilaisille yrityksille ja eri liiketoiminnan vaiheeseen. Siksi  on hyvä miettiä tarkasti omat tarpeensa ja myös ennakoida muutaman vuoden tähtäimellä yrityksen kehityspolkua ja tarpeita. 


Kuva: Sähköisten ratkaisujen vertailua siirrettävän tiedon ja yhteyskumppaneiden määrän suhteessa

2a. Kuljetusyrityksen oma verkkopalvelu

Kuljetusyritykset

tarjoavat omilla verkkosivuillaan sähköisiä kuljetusasiointipalveluja (kuljetustilaus, rahtikirja, kollilappu lähetysten seuranta) ja asiakirjakirjalomakkeita. Näissä asiakirjojen laadinta ja tiedonsiirto ovat yhdistetty samaan pakettiin.

Verkkopalveluissa on useita käytännöllisiä lisäominaisuuksia joita rekisteröityneet ja asiakassopimuksen solmineet kuljetusasikkaat voivat hyödyntää. Näitä ovat mm.  osoitteiston tallenus, omien, usein käytettyjen tilauspohien tallennus ja omien lähetysten seurantamahdolllsuus.

2b. Palveluoperaattori

Logistiikkapalveluoperaattorin palvelujen hyödyntäminen on vaivaton aloitustapa sähköisen kuljetustiedon lähettämisessä. Toiminnan alkuun pääsee jo hyvin pienellä kustannuksella. Yrityksen kuljetustarpeiden ja kokemuksen karttuessa palveluja voi helposti laajentaa ja monipuolistaa.

Perusversiosta voi laajentaa aina mittavaan järjestelmäintegraatioon asti, jossa toiminnanohjausjärjestelmässä tuotetut tiedot siirtyvät kuljetustilauksina ja rahtikirjoina kuljetusyrityksille. Palveluoperaattorit tukevat myös palautuslähetyksiin liittyvää tiedonsiiirtoa ja käsittelyä.

Palveluoperaattorit ovat pyrkineet tekemään palveluistaan mahdollisimman helppokäyttöisiä ja nopeasti käyttöönotettavia. Palveluoperaattoreiden verkkosivuilta löytyvät ohjeet palvelun käyttöönottoon ja operointiin, demotunnuksilla on  mahdollista tarkastella ja kokeilla palveluiden käyttöä. Palveluoperaattorit tarjoavat myös tukipalvelun (toimistoaikana) tuotteittensa käyttötueksi.

Lue lisää palveluoperaattoreista >>

Tutustu tarjontaan palveluoperaattoreiden  omilla verkkosivuilla:

2c. Suora EDI-yhteys

Suoran EDI yhteyden käyttöönotto on yhteystavoista kaikkein vaativin, mutta myös eniten räätälöintimahdollisuuksia tarjoava. Suoralla EDI yhteydellä tarkoitetaan tässä EDIFACT tai XML-pohjaista standardisanomilla tapahtuvaa määrämuotoista tiedonsiirtoa kuljetusasiakkaan ja kuljetusyrityksen välillä. Suoran EDI-yhteyden käyttöön liittyy aina oma (tai palveluna hankittu) kuljetusten- tai toiminnanohjausjärjestelämä tai -ohjelma. Suorassa EDIyhteydessä asiakas ottaa suuremman vastuun sähköisestä tiedosiirrosta ja sanomien integroinnista omiin järjestelmiinsä kuin logistiikkapalveluoperaattoria käytettäessä.

Kaikilla suurimmilla kuljetusyrityksillä on valmiudet EDI-yhteyksiin. Suorassakin EDI-yhteydessä on yleensä mukana tiedonsiirto-operaattori (jota ei tule sekoittaa logistiikkapalveluoperaattoriin).  Käytettävät EDIFACT- ja XML -sanomat ovat kuitenkin yleensä samoja. Kuljetusyrityksen suunnasta yhdeydet näyttävätkin hyvin samanlaisilta.

EDIyhteyksissä käytettäviä sanomia on määritelty mm. SÄTKY – projektissa, jossa on laadittu mm. soveltamisohjeelt kuljetustilaus, toimitustieto ja kuljetustilanne-sanomiile EDIFACT ja XML (UBL) formaateissa. Sanomamääritykset ja soveltamisohjeet löytyvät TIEKEn Verkottaja -palvelusta

3. Valmistelut

3a. Ainutkertaisten rahtikirjanumeroiden käyttöönotto

Sähköisessä ratikirjassa suositellaan käytettäväksi ainutkertaista, 12-numeroista rahtikirjanumeroa.

Ainutkertaisessa12-numeroisessa rahtikirjanumerossa kolme ensimmäistä numeroa on varattu järjestelmän käyttöön ja seuraavat 8 numeroa ovat vaihtuvia. Numerosarjan viimeisenä on tarkistenumero. Järjestelmässä luotujen rahtikirjanumeroiden yksilöllisyys perustuu rekisteröityneen käyttäjän Y-tunnukseen.

Rahtikirjanumerosta voi muodostaa myös viivakoodin, joka automaattisesti luettavana helpottaa käsittelyä ja vähentää virhemahdollisuuksia.

Suomen Osto- ja Logistiikka-yhdistyksen nettipalvelussa hakukone valitsee automaattisesti rahtikirjanumerotnumerot ja pitää yllä rekisteriä. Numeropalvelusta voi tilata ainutkertaisia rahtikirjanumeroita rekisteröitymällä palvelun käyttäjäksi ja antamalla tilaavan yrityksen ja yhteyshenkilön yhteystiedot.Palvelun rahtikirjanumerot ovat voimassa 18 kuukautta tilauspäivästä.

Ainutkertaisia rahtikirjanumeroita voi tilata Suomen Osto- ja Logistiikka-yhdistyksen verkkopalvelusta http://www.rahtikirjanumerot.logy.fi

3b. Kolliosoitelappujen käyttö

Sähköisessä toimintatavassakaan ei päästä eroon aivan kaikesta paperista sillä fyysisessä tavarankäsittelyssä (nouto-, terminaali-, jako-) kolliin liitetyllä, luettavalla informaatiolla on yhä tärkeä roolinsa. Käytännössä kaikki ohjelmistot ja internet-palvelut pystyvät muodostamaan syötettyjen tietojen pohjalta kolliosoitelapun ja tarjoavat mahdollisuuden sen tulostamiseen.

• kolliosoitelappu on linkki toimitustiedon (rahtikirja) ja kuljetettavan tavaran (kollit) välillä
• käytetään kollien tunnistamiseen ja jäljitykseen toimitusketjun eri vaiheissa
• viivakoodin/RFID:n avulla  kolliosoitelappua voidaan lukea myös sähköisesti ja luoda linkki sähköisen tiedon ja kuljetettavan tavaran välillä
• oikea käyttö vähentää toimitusvirheitä

Kolliosoitelappu voidaan tulostaa tavalliselle paperille tavanomaisella (laser)tulostimella, mutta sen käsittelyä helpottaa jos käytetään tarkoitukseen soveltuvaa tarratulostinta. Tässä on jälleen arvioinnin paikka kustannusten ja työmäärän välillä. Suuremmilla lähetettävien kollien määrillä tarratulostuslaitteen hankintakustannus tulee varsin nopeasti katettua helppoutena ja ajansäästönä.

Osoitelapun tulisi olla kaikissa kolleissa aina samassa paikassa ja asetettuna kolliin siten, että se on helposti luettavissa – ensisijaisesti kollin sivulle.

Jos kolliosoitelapun tiedot ovat puutteellisia turhaa aikaa ja rahaa kuluu tarvittavien tietojen selvittämiseen.

Lue lisää kolliosoitelapusta >>

3c. Ilmoitus sähköisten dokumenttien käytön aloittamisesta kuljetusyritykselle?

Kuljetusyritysten omien nettipalveluiden kautta asioidessa ei tarvita aloitus- tai ennakkoilmoitusta kuljetusyritykselle.

Palveluoperaattorit toimivat sähköisen tiedonsirroon aloittamisessa asiakkaittensa aikataulujen mukaisesti ja hoitavat pääsääntöisesti kaiken yhteydenpidon kuljetusyritysten suuntaan, joten asiakkaan ei tarvitse huolehtia ilmoittamisesta. Erikoistarpeet joista kuljetusyritysten kanssa tulee erityisestoi sopia ovat hyvin usein asikkaan 

Kun käytetään suoraa EDI-yhteyttä tulee kuljetusyritykseen ottaa aina yhteysennakkoon jotta se pystyy aloittamaan valmistelevat toimet. Katso myös seuraavaa kohtaa: Testaa yhteys.

4. Testaa yhteys

  • Kuljetusliikkeiden omilla nettilomakkeilla asiakkaan ei tarvitse huolehtia yhteyden testaamisesta.
  • Palveluoperaatoreiden kanssa asiakkaan osalta testattavaksi tulevat yleensä vain järjestelmäintegraatioon liittyvät asiat.
  • Suoraa EDI-yhteyttä käytettäessä testataan tietosisällöt ja yhteydet molempiin suuntiin.

Kuljetusliikkeiden omilla verkkosivuilla olevia palveluita käytettäessä ei asiakkaan tarvitse huolehtia yhteyden testaamisesta. Käyttäjän kannalta aloittamista voisi verrata sähköpostin lähettämiseen kuljetusyritykselle. Kuljetusyritys hoitaa kuljetustilauksen ja rahtikirjan tietojen vastaanottamisen ja käsittelyn oman prosessinsa mukaisesti.

Palveluoperaattorit testaavat myös yhteytensä kuljetusliikkeisiin pääsääntöisesti kahdenvälisesti eikä asiakasyritykseltä edellytetä useinkaan erityisiä toimenpiteitä. Palveluoperaattorien lomakkeilla syötetyille kuljetustilaustiedoille tehdään perustarkistukset ja puutteellisilla tiedoilla täytettyjä lomakkeita ei pysty lähettämään eteenpäin.

Kun tehdään järjestelmäintegraatioita ja kytketään yrityksen ERP-järjestelmää palveluoperaattorin järjestelmään pitää luonnolisesti testata siirrettävän tiedon toivuus palveluopraattorin jarjestelmän kanssa ennen tietojen lähettämistä kuljetusliikkeelle

Suorassa EDI-yhteydessä testataan sanomakohtaisesti tietosisällöt ja niiden yhteentoimivuus molempiin suuntiin. Suorassa yhteydessä testaus on luonnollisesti kustannuksiltaan korkeampi ja enemmän asiakkaan aikaa vievää.

5. Aloita kuljetusten sähköinen tilaus ja mahdollisten lisäpalveluiden käyttö

Sitten käyttämään sähköistä kuljetustilausta ja muita sähköisiä dokumentteja.

Aloituksen jälkeen käyttökokemuksen lissätyessä myös tarpeet yleensä kasvavat ja silloin on hyödyllistä esityisesti erityisesti palveluoperaattoreiden asiakkaille selvittää tarjolla olevien laajempien palveluiden tuoma lisäarvo.

Asiakas eli kuljetuksen tilaaja luo kuljetustilauksen manuaalisesti tai suoraan järjestelmästä ja lähettää sen kuljetusyritykselle. Lähetysstatuksen vastaanottajan tapauksessa asiakas voi olla myös jokin kolmas osapuoli, esimerkiksi tilauksen vastaanottaja.

Sähköinen kuljetustilaus

Sähköisellä kuljetustilauksella varataan käyttöön kuljetuskapasiteettia ennalta tiedetyn tai myöhemmin tarkennettavan  tavaraerän kuljettamiseksi.
Nettipalvelussa kuljetus tilataan ennalta määritellylle ja tiettyyn aikaan lähetettävälle tavaraerälle, eikä kuljetuskapasiteetin varaaminen yksilöimättömällä tasolla ole mahdollista.

Standardi rahtikirja
Tavaroiden kuljetusta ja käsittelyä varten tarvittavat tiedot löytyvät standardirahtikirjasta. Rahtikirja varmistaa kuljetussopimuksen
ja toimii adapterina manuaalisen ja sähköisen prosessin välillä (ei sulje pois sähköisen tiedonsiirron käyttöä).
Standardirahtikirjan täyttöohjeet löytyvät standardin soveltamisohjeesta (SFS 5865).

Standardirahtikirjan käyttö on välivaihe siirryttäessä kohti sähköistä toimitusketjua. Kuljetusasiakkaalle standardirahtikirjan käyttö varmistaa sen että kaikki kuljetuksen perille toimittamiseen tarvittava tieto sekä ohjeet siitä miten kuljetus tehdään tulevat kirjattua ja tiedoksi rahdinkuljettajalle. Lue lisää >>

Sähköinen rahtikirja (Lähetystieto)

Sähköinen rahtikirja (lähetystieto) vastaa tietosisällöltään rahtikirjalomaketta, mutta se toimitetaan kuljetusyritykselle sähköisessä muodossa, jolloin käsittely kuljetusyrityksessä on nopeampaan ja virhemahdollisuus on pienempi.  Sanomasta, jolla rahtikirjatieto lähetetään, käytetään nimeä lähetystieto. Sähköisen rahtikirjan (lähetystiedon) tulostaminen on mahdollista standardinmukaisena lomakkeena.

Ainutkertainen rahtikirjanumero

Rahtikirjoissa (ja lähetystiedoissa) tulee käyttää ainutkertaista rahtikirjanumeroa (12 merkkiä). Ainutkertainen rahtikirjanumero esitetään standardirahtikirjassa myös viivakoodimuodossa.  Ainutkertaisia rahtikirjanumeroita voi tilata määrätyn kokoisina erinä (numeroavaruus) Logystä.  Ainutkertainen rahtikirja numero mahdollistaa mm. lähetysten seurannan.Lue lisää >>

Sähköinen kuljetustilannetieto (Lähetysstatus)

Kuljetusasiakas voi seurata lähetyksensä tilannetta kuljetusyrityksen nettipalvelusta mm. ainutkertaisen rahtikirjanumeron perusteella. Tämä vaatii asiakkaalta omaa aktiivisuutta, mutta mahdollistaa seurannan myös muille osapuolille, joille lähettäjä on ilmoittanut lähetyksen tunnistetiedot.

Mihin kuljetustilanteen sähköinen seuranta perustuu?

Sähköisiä kuljetusasiakirjoja tukee toimitettavaan tavaraan kiinnitettävä kollilappu, joka auttaa tavaran käsittelyssä kuljetuksen aikana (nouto, terminaalikäsittelyt, jakelu ja tavaran vastaanotto) sekä ainutkertainen rahtikirja numero jonka avulla lähetyksen tilaa voi seurata kuljetusyrityksen nettipalvelusta.

Mitä hyötyä on (sähköisestä) kuljetustilannetiedosta?

Ajantasaisen kuljetustilanneraportoinnin voidaan reagoida nopeasti poikkeamiin toimituksissa ja minimoida niistä mahdollisesti aiheutuvat kustannukset ja muut haitat. Kuljetustilannetiedon avulla voidaan myös parantaa asiakaspalvelua ja tiedottaa asiakasta mahdollisesti jo etukäteen tietoon tulleista poikkeamista kuljetuksen kuluessa. Kuljetustilannetietoa on mahdollista käyttää myös kuljetusyritysten toimintalaadun vertailuun. 

Kolliosoitelappu

Kolliosoitelappua käytetään kollien tunnistamiseen toimitusketjun eri vaiheissa, erityisesti terminaalikäsittelyssä ja jakelussa.

Standardoitu koliosoitelappu muodostaa linkin toimitustiedon (rahtikirja) ja kuljetettavan tavaran (kollit) välille. Se sisältää viivakoodin/RFID:n jonka avulla se toimii linkkinä myös sähköisen tiedon ja kuljetettavan tavaran välillä.

Monet kuljetusohjelmistot ja palvelut pystyvät tuottamaan myös kolliosoitelapun.

Lavalappu

Lavalappua käytetään kuljetusyksiköiden tunnistamiseen, toimitusten seurannassa ja jäljityksessä toimitusketjun eri vaiheissa.
Lavalapussa tulee käyttää SSCC tunistetta, joka voidaan esittää viivakoodilla tai RFID-tunnisteella.
Lavalappua voidaan käyttää myös silloin kun lähetys koostuu ominaisuuksiltaan erilaisista tuotteista, jotka on pakattu samaan kuljetus/käsittely-yksikköön samalle vastaanottajalle.