Sähköinen asiointi kuljetusyritysten kanssa

Asiakas eli kuljetuksen tilaaja luo kuljetustilauksen manuaalisesti tai suoraan järjestelmästä ja lähettää sen kuljetusyritykselle. Lähetysstatuksen vastaanottajan tapauksessa asiakas voi olla myös jokin kolmas osapuoli, esimerkiksi tilauksen vastaanottaja.

Sähköisellä kuljetustilauksella varataan käyttöön kuljetuskapasiteettia ennalta tiedetyn tai myöhemmin tarkennettavan tavaraerän kuljettamiseksi.

Nettipalveluissa kuljetus tilataan ennalta määritellylle ja tiettyyn aikaan lähetettävälle tavaraerälle, eikä  kuljetuskapasiteetin varaaminen yksilöimättömällä tasolla ole yleensä mahdollista.

Kapasiteetin ennakkovaraus on mahdollista normaalilla tilaussanomalla.

Tavaroiden kuljetusta ja käsittelyä varten tarvittavat tiedot löytyvät standardirahtikirjasta. Rahtikirja varmistaa kuljetussopimuksen ja toimii adapterina manuaalisen ja sähköisen prosessin välillä (ei sulje pois sähköisen tiedonsiirron käyttöä). Standardirahtikirjan täyttöohjeet löytyvät standardin soveltamisohjeesta (SFS 5865).

Standardirahtikirjan käyttö on välivaihe siirryttäessä kohti sähköistä toimitusketjua. Kuljetusasiakkaalle standardirahtikirjan käyttö varmistaa sen, että kaikki kuljetuksen perille toimittamiseen tarvittava tieto sekä ohjeet siitä, miten kuljetus tehdään, tulevat kirjattua ja tiedoksi rahdinkuljettajalle.

Sähköinen rahtikirja (lähetystieto) vastaa tietosisällöltään rahtikirjalomaketta, mutta se toimitetaan kuljetusyritykselle sähköisessä muodossa, jolloin sen käsittely kuljetusyrityksessä on nopeampaan ja virhemahdollisuudet pienenevät. Sanomasta, jolla rahtikirjatieto lähetetään, käytetään nimeä lähetystieto. Sähköisen rahtikirjan (lähetystiedon) tulostaminen on mahdollista standardinmukaisena lomakkeena.

Rahtikirjoissa (ja lähetystiedoissa) tulee käyttää ainutkertaista rahtikirjanumeroa (12 merkkiä). Ainutkertainen rahtikirjanumero esitetään standardirahtikirjassa myös viivakoodimuodossa. Ainutkertaisia rahtikirjanumeroita voi tilata määrätyn kokoisina erinä (numeroavaruus) Logystä.  Ainutkertainen rahtikirja numero mahdollistaa mm. lähetysten seurannan.

Kuljetusasiakas voi seurata lähetyksensä tilannetta kuljetusyrityksen nettipalvelusta mm. ainutkertaisen rahtikirjanumeron perusteella. Tämä vaatii asiakkaalta omaa aktiivisuutta, mutta mahdollistaa seurannan myös muille osapuolille, joille lähettäjä on ilmoittanut lähetyksen tunnistetiedot.

Sähköisiä kuljetusasiakirjoja tukee toimitettavaan tavaraan kiinnitettävä kollilappu, joka auttaa tavaran käsittelyssä kuljetuksen aikana (nouto, terminaalikäsittelyt, jakelu ja tavaran vastaanotto) sekä ainutkertainen rahtikirjanumero, jonka avulla lähetyksen tilaa voi seurata kuljetuksen etenemistä kuljetusyrityksen nettipalvelusta.

Ajantasaisen kuljetustilanneraportoinnin avulla voidaan reagoida nopeasti poikkeamiin toimituksissa ja minimoida niistä mahdollisesti aiheutuvat kustannukset ja muut haitat. Kuljetustilannetiedon avulla voidaan myös parantaa asiakaspalvelua ja tiedottaa asiakasta mahdollisesti jo etukäteen tietoon tulleista poikkeamista kuljetuksen kuluessa. Kuljetustilannetietoa on mahdollista käyttää myös kuljetusyritysten toimintalaadun vertailuun. 

Kolliosoitelappua käytetään kollien tunnistamiseen toimitusketjun eri vaiheissa, erityisesti terminaalikäsittelyssä ja jakelussa.

Standardoitu kolliosoitelappu muodostaa linkin toimitustiedon (rahtikirja) ja kuljetettavan tavaran (kollit) välille. Se sisältää viivakoodin/RFID-tagin, jonka avulla se toimii linkkinä myös sähköisen tiedon ja kuljetettavan tavaran välillä.

Monet kuljetusohjelmistot ja palvelut pystyvät tuottamaan myös kolliosoitelapun.

Lavalappua käytetään kuljetusyksiköiden tunnistamiseen, toimitusten seuraamiseen ja jäljitykseen toimitusketjun eri vaiheissa.

Lavalapussa tulee käyttää SSCC-tunnistetta, joka voidaan esittää viivakoodilla tai RFID-tunnisteella. Lavalappua voidaan käyttää myös silloin, kun lähetys koostuu ominaisuuksiltaan erilaisista tuotteista, jotka on pakattu samalle vastaanottajalle menevään samaan kuljetus/käsittely-yksikköön.

Logistiikan sähköisissä palveluissa on nyt myös Suomessa valinnanvaraa ja kilpailua, joten jokaiselle yritykselle löytyy kustannustehokas ja kilpailukykuyinen vaihtoehto aloittaa sähköinen toimintatapa logistiikassa.

Kuljetusyritykset tarjoavat omilla verkkosivuillaan sähköisiä kuljetusasiointipalveluja (kuljetustilaus, rahtikirja, kollilappu, lähetysten seuranta) ja asiakirjakirjalomakkeita. 

Logistiikan palveluoperaattorit (TA-toimittajat) tarjoavat sähköisen yhteyden lisäksi monia lisäarvopalveluita asiakkailleen.

Volyymiltaan mittavammassa käytössä saattaa olla aihetta harkita erityisen kuljetusjärjestelmän hankkimista ja sen integroimista yrityksen muihin tietojärjestelmiin.

Kuljetusjärjestelmien tullessa kyseeseen ne asennetaan normaalisti yrityksen palvelimelle tai tarjotaan ns. pilvipalveluna ja integroidaan esimerkiksi toiminnanohjausjärjestelmään ja usein myös tullausjärjestelmään, mikäli sellaiselle on tarvetta.

Nettipalvelujen (kuljetusyritysten omat sivut) ehdottomana etuna on niiden helppo käyttöönotto ja minimaaliset käyttöönottokustannukset. Samoin niiden käyttäjä voi olla varma siitä, että asiakirjatiedot menevät kuljetusyritykselle sen käyttämässä muodossa, kun tiedot on annettu ohjeistuksen mukaisesti. Palvelut ovat toiminnaltaan riittävän monipuolisia suurimpaan osaan tavanomaisien kuljetusasiakasyrityksien kuljetustarpeista.

Nettipalvelujen suurimpana haasteena on tietojen manuaalinen syöttö- ja keräämistarve sekä vaatimattomat mahdollisuudet huomioida yrityksen erityistarpeet.

Logistiikan palveluoperaattorit tarjoavat palveluitaan kuljetusasiakkaille, jotka tarvitsevat helposti käyttöönotettavan sähköisen asiointipalvelun, jossa on laajennetut seuranta-, raportointi- ja tulostusmahdollisuudet. Palveluissa on mahdollista ylläpitää mittavampaa asiakasrekisteriä.

Palvelun etuna on, että asiakkaan ei tarvitse huolehtia liittymästä kuljetusliikkeeseen tai lähetettävistä sanomista. Palvelut tarjoavat myös valmiita rajapintoja moniin toiminnanohjausjärjestelmiin. Ohjelmistoista sekä sanomista on myös aina tarjolla ajantasaiset versiot.

Peruspakettien osalta tarjonta on kohtuuhintaista ja tarpeiden kasvaessa laajentaminen sujuu yleensä joustavasti, ottamalla uusia ominaisuuksia tarpeen mukaan käyttöön.

Tällä hetkellä Suomessa on tarjolla ainakin seuraavien logistiikan palveluoperaattorien palvelut:

Consignor Oy

Shipit Oy Ab

Unifaun Oy