Suomen logistiikka- alan yrityksillä on käytettävissään runsaasti dataa, kuten lähetys-, kuljetus-, kalusto- ja varastotietoja. Erityisesti pk-yrityksissä potentiaali on valtava, sillä alalla on selkeitä käyttökohteita ja myös jatkokehittämisen mahdollisuuksia.
Esimerkiksi ajoneuvoista kerätty data mahdollistaa ajopäiväkirjojen, reittien, ajotavan, kulutuksen ja kaluston kunnon seurannan ja näiden pohjalta voi esimerkiksi tehdä helpommin todellisiin kustannuksiin perustuvia tarjouksia. Myös kalustohankintoja voidaan tehdä perustellusti, kun kustannusvaikutukset ovat mallinnettavissa.
Sisälogistiikassa ja varastoinnissa esimerkiksi pakkausmateriaalien loppumisen voisi estää lisäämällä varastonhallintajärjestelmään varastotasojen hälytysrajat.
Logistiikka-alan data vauhdittaa monen eri toimialan kasvua
Logistiikka-ala toimii linkkinä moniin muihin toimialoihin, ja sen datan hyödyntämisestä hyötyvät monet muutkin yritykset lähes toimialaan katsomatta.
Esimerkiksi vähittäiskaupalle ja terveydenhuollolle kylmäketjudata on tärkeää, ja rakentamiselle materiaalin toimitusajat vaikuttavat kalustonhallintaan ja kuljetusten optimointiin. Sijaintitiedot puolestaan mahdollistavat paremmat saapumisaika-arviot, jolloin vastaanottaja voi valmistautua toimitusten saapumiseen varaamalla tarvittavat henkilöt, kaluston ja tilat saapuvalle tavaralle.
Logistiikan kehittäminen datalla alkaa perustiedoista
Datan hyödyntäminen ei vaadi suuria investointeja eikä monimutkaisia järjestelmiä. Usein riittää, että alkaa hyödyntämään systemaattisesti sitä tietoa, mitä yrityksessä jo syntyy, ja logistiikassa sitä syntyy jatkuvasti.
CaaS Nordicin logistiikka-asiantuntija Juho Lehti korostaa, että peruskysymykset ovat yksinkertaisia.
”Ajatellaan vaikka rekkoihin liittyvää dataa siitä, mikä kuljetuksessa maksaa: polttoaine, rekan kuluminen matkan aikana ja kuskin palkka. Jo näitä tietoja hyödyntämällä pääsee pitkälle.”
Datan hyödyntäminen tekee arjesta sujuvampaa
Hyvä esimerkki datan hyödyntämisestä on Finsoffien ja LGT Logisticsin yhteistyö. Se sai alkunsa TIEKEn ja LAB-ammattikorkeakoulun LogDigiS-hankkeessa. Yritykset ottivat käyttöön EDI-sanomaliikenteen, jossa tilaukset ja toimitussanomat kulkevat automaattisesti järjestelmien välillä.
Finsoffien logistiikasta vastaavan Ilkka Honkasen mukaan tilanne oli ennen kehitystyötä melko sekava.
”Varastokirjanpito ei aina pitänyt paikkansa. Ja ymmärtäähän sen: kun toimituksia tuli varastoon sisään, olivat ne sitten kankaita tai vaikka puutavaraa, kaikki pitää koodata käsin koneelle.”
EDI-sanomaliikenteen käyttöönotto on yksinkertaistanut työtä merkittävästi.
”Ennen minun piti itse kerätä tiedot eri tavaroista ja niiden määränpäästä, sitten tulostaa tiedot paperille ja sen jälkeen tehdä rahtikirjat. Nykyään kun asiat sujuvat digitaalisesti ja automaattisesti, työni on paljon yksinkertaisempaa”, Honkanen kuvailee muutosta.
Muutos ei vaatinut suorittavalta tasolta ylimääräistä työtä. Finsoffien Heidi Paajasten mukaan uudistus on tehostanut myös asiakaspalvelua. Paajaste vastaa yrityksessä asiakaspalvelusta, tilauksista, laskutuksesta ja henkilöstöhallinnosta.
”Kun vastaan puheluihin ja tulee kysymyksiä tuotteiden kuljetuksesta, on paljon tehokkaampaa, kun näen kaikki kuljetustilaukset samasta palvelusta. Saan heti asiakkaalle vastauksen puhelun aikana.”
Honkanen korostaa, että paperisten rahtikirjojen määrä on vähentynyt merkittävästi.
”Pääsimme paperisista rahtikirjoista eroon. Yhdelle tilaukselle tulee aina neljä rahtikirjaa, joten useampi tilaus oli ennen aina iso nippu papereita.”
Ensimmäinen askel logistiikan kehittämisessä datalla
Aluksi datan hyödyntämisessä tärkeintä on ymmärtää omat prosessit. Lehti suosittelee pohtimaan kolmea asiaa:
- Mitkä ovat prosessin alku ja loppu ennen kuin vastuu siirtyy seuraavalle toimijalle.
- Mitkä asiat kiinnostavat prosessissa: aika, polttoainekulutus vai päästöt.
- Kuinka paljon itse ymmärtää digitalisaatiosta ja onko motivaatiota lähteä kehittämään omaa ymmärrystään.
”Datan avulla pienennetään kustannuksia ja tehdään parempia liiketoimintapäätöksiä. Digitalisaation tuella yritykset voivat tehostaa toimintaansa, vähentää virheitä ja parantaa kilpailukykyään.”
Finsoffien kokemukset tukevat tätä näkemystä.
”Uusi sähköinen toimintatapa helpottaa meidän työtämme, mutta auttaa myös kumppanimme LGT:n päässä. Onhan se sähköinen tiedonkulku aina tehokkaampaa kuin manuaalinen kirjaaminen,” Heidi Paajaste toteaa.
Datalla tärkeä rooli myös logistiikka-alan vastuullisuudessa
Myös nykyajan vaatimukset, kuten EU:n päästöraportointi, lisäävät datan hyödyntämisen tarvetta. Asiakkaat vaativat yhä enemmän tietoa kuljetusten ympäristövaikutuksista. Vastuullisuusraportointi on lisännyt tarvittavan datan määrää myös pk-yrityksissä.
”Jos edustat kuljetusyhtiötä, joka ei tee päästöraportointia, osa asiakkaista saattaa sanoa, että valitettavasti emme voi enää käyttää teidän palvelujanne”, Lehti varoittaa.
Isompien toimijoiden ja pienempien kuljetusyritysten välillä on selkeä ero datan hyödyntämisessä.
”Mitä enemmän massaa ja mitä enemmän hallinnoidaan itse omaa toimitusketjua, sitä enemmän datasta hyötyy”, Lehti analysoi.
Uutta näkökulmaa TIEKEn kehityshankkeista
Finsoffien kokemus LogDigiS-hankkeessa osoittaa, että ulkopuolisen näkemyksen arvo on merkittävä.
”Saimme hankkeen kautta uusia hyviä ideoita. Kävimme yritysvierailuilla ja vastaan tuli esimerkiksi varastointiin liittyen meille aivan uusia ratkaisuja. Monet niistä olivat sellaisia, joita voimme tulevaisuudessa alkaa käyttää”, Paajaste kertoo.
Hän korostaa vertaisoppimisen merkitystä.
”Hankkeen kautta pääsee näkemään, miten muualla tehdään asioita. Siitä saa inspiraatiota oman toiminnan kehittämiseen. Jos ei saa mistään uutta näkökulmaa, päätyy toimimaan saman kaavan mukaan vuodesta toiseen.”
CaaS Nordicin Lehti rohkaisee kaikkia logistiikka-alan yrityksiä aloittamaan kehitystyön.
”On valitettava todellisuus, että maailma optimoi jatkuvasti. Halutaan parempaa ja asiakkaat ovat vaativampia kuin koskaan ennen. Datan hyödyntäminen auttaa pysymään kehityksessä mukana.”
Finsoffien Honkanen tiivistää kehitystyön hyödyt yksinkertaisesti:
”Datan hyödyntäminen nopeuttaa ja helpottaa työntekoa. Aika on rahaa, eikö niin?”
Datan hyödyntäminen koskettaa koko organisaatiota
Työntekijöitä
- Työntekijöiden on hyvä ymmärtää, mitä dataa kerätään, miksi sitä kerätään ja miten data hyödyttää heidän omaa työtään.
- Motivaatio syntyy siitä, että työntekijät näkevät datan hyödyntämisen konkreettisen hyödyn omassa arjessaan.
Taloushallintoa ja IT-hankevastaavia
- Talouden ja IT-hankkeiden asiantuntijoiden on hyvä ymmärtää, mitä datan hyödyntäminen tarkoittaa käytännössä ja miten se voidaan toteuttaa teknisesti yrityksen järjestelmissä.
Yritysjohtoa
- Johdon on kriittistä ymmärtää, mitä datan hyödyntäminen tarkoittaa koko yritystoiminnalle ja miten se voi parantaa kilpailukykyä pidemmällä aikavälillä.
- Datan hyödyntämiselle on tärkeää asettaa konkreettiset lyhyen ja pitkän aikavälin tavoitteet ja mittarit. Usein kannattaa lähteä pienestä liikkeelle eli esimerkiksi kerätä ja tarkastella tunnistetun kehitettävän asian dataa, kuten kumppaniyritysten asiakastyytyväisyyttä tai varastosaldojen luotettavuutta.
TIEKE tukee logistiikka-alan pk-yrityksiä datan hyödyntämisessä
- TIEKE tarjoaa digikyvykkyyskartoituksia ja maturiteettitestejä. Tutustu esimerkiksi maksuttomaan datavalmiuskartoitukseen pk-yrityksille.
- TIEKE tekee yrityskohtaisia haastatteluja ja laatii tiekarttoja.
- TIEKE rakentaa verkostoja ja tukee vertaisoppimista.
- TIEKE järjestää webinaareja ja digivälineiden koulutuksia. Esimerkiksi LOBRA-hanke järjestää keväällä webinaareja pk-yrityksille datan hyödyntämisestä, sekä koulutuskokonaisuudet yrityksen johdolle, työntekijöille ja tietojärjestelmistä vastaaville. Tutustu tuleviin tapahtumiin tästä!
- TIEKEn LogDigiS-hankkeessa on hiljattain julkaistu sivusto pk-yritysten digiosaamisen, työhyvinvoinnin ja tuottavuuden kehittämiseksi. Tutustu osaavapienyritys.fi-sivustoon tästä.
- EU:n data-asetus tuo mahdollisuuksia saada käyttöön dataa verkossa olevista laitteista, ja sopimukselliset asiat korostuvat data-asetuksen myötä. TIEKEn ICT-sopimuspohjat-palvelun datasopimuspohjat auttavat datan käyttöön liittyvissä asioissa. Palvelu sisältää valmiita sopimuspohjia, jotka säästävät aikaa ja vähentävät riskejä, kun ei tarvitse aloittaa tyhjästä. Erityisesti pk-yrityksille, joilla ei ole omaa lakiosastoa, tämä on merkittävä apu.
