Harrastustoiminnassa henkilötietoja tarvitaan ja käytetään monissa tilanteissa. Toiminnan järjestäjän tulee ensinnäkin tietää, minkä nimisiä henkilöitä toimintaan osallistuu. Usein on tarpeen tietää myös lapsen tai nuoren sekä hänen huoltajansa yhteystiedot, jotta toiminnasta voidaan viestiä heille. Jos harrastuksesta peritään maksu, tarvitaan yhteystietoja myös laskutusta varten. Lisäksi yhteystiedot ovat tärkeitä mahdollisissa yllättävissä, poikkeuksellisissa tilanteissa. Esimerkiksi jalkapalloharjoituksissa tai metsässä vietetyn partioleirin aikana voi tapahtua loukkaantumisia tai muita haavereita, joiden vuoksi toiminnan vetäjien tulee tarvittaessa saada lapsen huoltajiin yhteys.

Myös lapsen tai nuoren terveyteen liittyvien tietojen kerääminen voi joskus olla tarpeellista. Lapsen turvallisuuden vuoksi harrastuksen vetäjien saattaa olla tarpeen tietää vaikkapa lapsen allergiasta tai muusta sairaudesta. Allergiatieto voi olla tarpeen esimerkiksi, jos harrastuksessa jaetaan lapsille eväitä ja lapsi ei saa syödä tiettyjä ruoka-aineita tai edes altistua niille. Tieto lapsen sairaudesta voi olla tarpeellinen harrastuksen ohjaajille, etenkin jos heidän on osattava reagoida sairauden oireiluun nopeasti tai lääkitä lasta.

Sen sijaan sellainen terveydentilaa koskeva tieto, jolla ei ole merkitystä harrastustoiminnassa, on tarpeeton. Tarpeettomia tietoja ei tarvitse antaa eikä harrastustoiminnan järjestäjällä ei ole edes oikeutta käsitellä niitä. Esimerkiksi kuvataidekoulun järjestäjän ei ole tarpeen tietää lapsen kauan aikaa sitten sairastamasta tuhkarokosta. Lapsesi vanhempana sinun tehtäväsi on arvioida, onko lapsen terveyttä koskevien tietojen luovuttaminen harrastustoiminnan vetäjälle tarpeellista vai ei.

Harrastustoiminnan muodosta riippuu, mitä kaikkea tietoa harrastusseura tai yhdistys tarvitsee. Jos lapsi ja harrastustoiminnan järjestäjä suhtautuvat harrastukseen ja siinä menestymiseen vakavasti, on järjestäjän todennäköisesti tarpeen käsitellä enemmän henkilötietoja. Esimerkiksi lapsen kilpaillessa tavoitteellisesti  harrastustoimijalla voi olla tarve tietää tarkemmin lapsen terveydentilasta tai käsitellä lapsen henkilötietoja vakuutuksia varten.

Henkilötietojen käsittelylle tulee yleisen tietosuoja-asetuksen mukaisesti olla aina lainmukainen peruste. Kerätessään henkilötietoja lapsista ja vanhemmista harrastustoimijan tulee osata kertoa, mihin tietojen kerääminen perustuu ja mihin tarkoitukseen tietoja käytetään. Jos lapsesi henkilötietojen kerääminen pohdituttaa, voit kääntyä harrastusseuran tai yhdistyksen puoleen ja kysyä tarkempia perusteluja sille, miksi tiettyjä henkilötietoja pyydetään.

Yleinen tietosuoja-asetus ja muu lainsäädäntö takaavat sen, että sinulla vanhempana on lähtökohtaisesti oikeus saada tietoosi, minkälaisia ja mitä henkilötietoja harrastustoiminnan järjestäjällä perheestäsi on hallussaan.

Voit pyytää harrastustoiminnan järjestäjältä selvitystä siitä, minkälaisia henkilötietoja se käsittelee ja millä perusteella, keillä kaikilla on pääsy tietoihin ja luovutetaanko henkilötietoja eteenpäin ulkopuolisille tahoille. Lähtökohtaisesti toiminnan järjestäjän tulisi julkaista tällainen tieto esimerkiksi verkkosivujensa tietosuojaselosteessa. Jos sen sijaan haluat tietää, mitä tietoja juuri sinun lapsestasi on tallennettu, voit tehdä asiasta pyynnön harrastustoiminnan järjestäjälle. Tätä kutsutaan tietojen tarkastamiseksi.

Alaikäisen vanhempana sinun on kuitenkin huomioitava muutama asia pyyntöön liittyen. Pelkkä vanhemmuus ei yleensä riitä lapsen edustamiseen, vaan vanhemman tulisi olla myös lapsensa huoltaja. Toiseksi on huomattava, että iän mukana lapsen oikeus määrätä itse omien tietojensa käsittelystä ja luovuttamisesta kasvaa. Lapsen ollessa pieni hänen huoltajansa käytännössä edustavat lasta ja hoitavat kaikkia hänen asioitaan. Jossain vaiheessa lapsi kuitenkin saavuttaa sellaisen kypsyyden tason, että hänen voidaan katsoa olevan kykenevä itse hoitamaan asioitaan ja päättämään muun muassa siitä, onko huoltajalla oikeus edustaa häntä kaikissa henkilötietojen käsittelyyn liittyvissä asioissa. Jossain vaiheessa lapsi voi siis itse päättää esimerkiksi siitä, saako harrastustoimija luovuttaa häntä koskevia henkilötietoja vanhemmille.

Lainsäädännössä ei ole määritetty tiettyä ikärajaa sille, milloin lapsi on riittävän kypsä päättämään yksin omien henkilötietojensa käsittelystä. Selvää on, että täysi-ikäisen lapsen vanhemmalla ei ole enää pääsyä lasta koskeviin tietoihin, jos tällä ei ole erityistä perustetta siihen. Tällainen erityinen peruste voisi olla lapsen antama suostumus tai esimerkiksi edunvalvojamääräys, jossa täysi-ikäisen vanhempi on määrätty edustamaan lasta myös henkilökohtaisissa asioissa.

Alaikäisellä itsellään, niin 6-vuotiaalla kuin 16-vuotiaalla, on kuitenkin käytössään yleisen tietosuoja-asetuksen mukaiset oikeudet käyttää niin sanottuja rekisteröidyn oikeuksia omassa asiassaan. Hän voi siis pyytää itse esimerkiksi omien tietojensa tarkastusta tai oikaisemista, myös ilman vanhempien myötävaikutusta.

GDPR4CHLDRN-hankkeessa laaditaan työkalupakki tietosuojalainsäädännön soveltamisen tueksi lasten ja nuorten harrastustoimintaa järjestäville yhdistyksille. Hanke tarjoaa tietoa henkilötietojen suojasta ja tietosuojaoikeuksista myös lapsille ja nuorille sekä heidän vanhemmilleen.

_{Euroopan unionin rahoittama. Tämän julkaisun sisältö edustaa vain kirjoittajien näkemyksiä ja he ovat niistä yksin vastuussa. Euroopan unioni tai Euroopan komissio eivät ole vastuussa tämän julkaisun sisällöstä.}