Muuttuva toimintaympäristö haastaa tuottavuuden ja työhyvinvoinnin

Tilausrivimäärien kasvaessa yrityksiltä vaaditaan yhä lyhempiä toimitusaikoja, joustavampaa palvelua sekä parempaa ja ajantasaisempaa informaatiota.

Jo pienillä digitaalisilla ratkaisuilla voidaan merkittävästi kehittää työn tuottavuutta ja laatua.

Tuottavat toimintamallit (TuotTo) -hankkeen tavoitteena on löytää yritykselle sopivia kehittämiskäytäntöjä, ei ainoastaan yksittäisiä kehityskohteita. Tuottavuutta ja työhyvinvointia tarkastellaan logistiikan ja materiaalivirran, johtamisen, työergonomian, digiosaamisen ja digitalisaation tuomien mahdollisuuksien näkökulmista. Asiantuntijoina hankkeessa toimivat Jyväskylän ammattikorkeakoulu, TIEKE, Työterveyslaitos ja Työtehoseura.

Ratkaisuja pienillä muutoksilla

Monissa pienissä ja keskisuurissa yrityksissä toimintojen digitalisointi on vielä lasten kengissä. Nimiketiedot saattavat olla vajavaisia, komponenttien hyllypaikat puuttuvat toiminnanohjausjärjestelmästä tai nimikkeitä ei vähennetä reaaliaikaisesti saldoista. Nämä ongelmat johtavat saldovirheisiin sekä osien puuttumiseen ja etsimiseen. Ongelmat haittaavat yritysten toimitusvarmuutta, sekoittavat rutiineja sekä heikentävät tuottavuutta, mikä heijastuu työntekijöiden työhyvinvointiin.

TuotTo-hankkeessa tällaisia ongelmia on pystytty ratkaisemaan pienillä muutoksilla.

Toimintatapoja on myös uskallettava tarpeen vaatiessa muuttaa.

Volyymien kasvaessa vanhat tilat käyvät helposti ahtaiksi, mutta samaan aikaan työpisteiltä ja työvaiheilta vaaditaan aiempaa parempaa tehokkuutta rivimäärien noustessa. Hyvin suunnitelluilla työpisteillä ja materiaalivirroilla sekä oikeilla työtavoilla voidaan lisätä viihtyvyyttä ja tuottavuutta sekä vähentää sairauspoissaoloja.

Tiedosta voimaa ja kannustusta

Johtamisen ongelmat kiteytyvät yrityksissä usein tiedonkulkuun. Esimerkiksi vuoronvaihto- tai tiimipalaverit puuttuvat, eikä reklamaatioita käsitellä. Siitä huolimatta, että positiivisen palautteen motivoiva vaikutus tunnetaan, sitä ei juurikaan viljellä. Kannustavan palautteen toteuttaminen ei välttämättä vaadi isoja ponnistuksia vaan oivalluksen: palaute voi olla esimerkiksi yhdessä seurattava mittari, josta tiimi näkee toimintansa kehittymisen.

Kuormittavia tekijöitä ovat myös työn keskeytykset sekä johdon ja työntekijöiden erilaiset näkemykset. Myös muuttuva työ voi olla henkisesti kuormittavaa. Henkinen kuormitus liittyy usein vahvasti tietämättömyyteen.

Toisinaan töitä tulee tehtäväksi ”jonon ohi”, jolloin tilanne koetaan stressaavana. Usein myös asiakas panttaa tietoja turhaan.

Kilpailun kannalta pienen toimijan joustavuus on kuitenkin elinehto. Johdon, työntekijöiden sekä asiakkaiden tulee ymmärtää työjonon muutosten vaikutukset toistensa näkökulmasta.

Perehdytykseen ei kiinnitetä riittävästi huomiota, vaikka nimenomaan se varmistaa, että olennaiset tiedot siirtyvät uusille työntekijöille. Ohjelmistoihin ja portaaleihin perehdytystä ei pidä unohtaa. Digitaalisuutta oppii vain tekemällä; jos et osaa käyttää, et uskalla edes kokeilla.

Toimintatapoja on myös uskallettava tarpeen vaatiessa muuttaa.