Tällä sivulla esitellään tavoitteita ja toimenpiteitä, joilla Suomessa saavutetaan 100 % käyttöaste Eurooppa-normin mukaisten verkkolaskujen osalta vuoteen 2030 mennessä.
Tavoite on, että kaikki yksityisen ja julkisen sektorin organisaatioiden väliset laskut Suomessa noudattavat Eurooppa-normia (EN) eli eurooppalaisen standardointiorganisaatio CENin julkaisemaa EN16931-standardia.
Tavoitteita ja toimenpiteitä on käsitelty kevään ja kesän 2024 aikana neljässä työpajassa sekä Verkkolaskufoorumin työryhmissä. Toimenpiteet kohdistuivat eri toimijaryhmiin ja niiden vaikutus verkkolaskutukseen vaihteli hyvin suppeasta toiminnosta aina kaikkiin yrityksiin tai yleisesti julkiseen sektoriin kohdistuvaksi.
Sivulla esitellyt tavoitteet ja toimenpiteet eivät ole lopullisia ja ehdottomia. Tähän vaikuttaa digitaalisten palveluiden kehittyminen, ja yleensäkin tietoteknisten toteutusten yhteydessä havaitaan konkreettisia haasteita mitä aikaisemmin ei ole tunnistettu. Tämän takia tiekartta, siinä olevat tavoitteet ja toimenpide-ehdotukset muuttavatkin varmasti tulevaisuudessa jonkin verran.
Tärkeäintä on, että eri toimijat tuovat esille näkemyksensä ja sitoutuvat yhteisiin ratkaisuihin.
Kommentointi
Kommentteja tavoitteista ja toimenpide-ehdotuksista otetaan mielellään vastaan. Ne voi lähettää sähköpostitse osoitteeseen palaute@tieke.fi.
Julkinen sektori
Julkisen sektori rooli EN-laskujen käyttöasteen nostamisessa on keskeinen. Valtiokonttori ja kunnat voivat päätöksillään vaikuttaa suuresti yritysten tapaan laskuttaa tuotteistaan ja palveluistaan. Jos julkisen sektorin organisaatiot alkavat vaatia enenevässä määrin EN-muotoisia laskuja, on yritysten vastattava pyyntöön ja alettava kiinnittämään huomiota laskutuskäytäntöihinsä.
Toisaalta esimerkiksi kunnat voivat parantaa omia toimintojansa EN-laskujen osalta huomattavasti. Jo pelkästään sillä, että kunnat aloittaisivat käyttämään omassa laskutuksessaan EN-laskuja kohottaisi todennäköisesti EN-laskujen määrää huomattavasti.
Tavoite 1
Julkisen sektorin toimijat, kuten kunnat, kaupungit ja Valtiokonttori, ottavat käyttöön selkeät vaatimukset EN-laskujen käytöstä. Kunnilla ja kaupungeilla pitää olla perusvalmius käsitellä EN-laskuja.
HUOM! Oleellista, että koontilasku on mahdollista tehdä EN-laskussa.
Toimenpiteet:
- Muodostetaan kuntien palvelukeskusten kanssa ryhmä, jossa kartoitetaan mikä tilanne on kuntien järjestelmien osalta, ja mitkä ovat palvelukeskusten mahdollisuudet tukea kuntia, kaupunkeja ja hankintayksiköitä. Aika: 2025
- Muodostetaan verkkolaskufoorumiin kuntien oma kehitysryhmä edistämään EN-laskujen käyttöä. Aika: 2025
- Kuntien kehitysryhmä neuvoo ja edistää kuntia EN-laskujen käytössä. Aika: 2025-2029
Mittarit: Seurataan kyselyillä EN-laskujen ja laskun lähettäjien määrää kunnissa.
Aika: 2025-2029
Kehittämistahot: Kunnat, Valtiokonttori, verkkolaskufoorumi, palvelukeskukset, Kuntaliitto
Tavoite 2
Kaikki kuntien käytössä olevat laskuja käsittelevät järjestelmät tukevat EN-laskuja.
Toimenpide:
- Muuttaa myyntilaskutus ensivaiheessa EN16931 mukaiseksi.
- Vastaanottajan operaattori voi siirtymäajan muuntaa EN-myyntilaskun vanhempaan formaattiin, mutta laskun tietosisältö on validoitu.
- Ohjelmistojen elinkaaren mukainen muutospolku EN-laskun käyttöön myös ostolaskupuolella.
Mittarit: Seurataan kyselyillä EN-laskujen käyttöä tukevien järjestelmien määrää.
Aika: 2025-2027
Kehittämistahot: Kunnat, Kuntaliitto, ohjelmistotalot, operaattorit, Verkkolaskufoorumi, hyvinvointialueet, hankintayksiköt
Tavoite 3
Varmistetaan, että Eurooppa-normin mukaisen laskun käsittelyvaatimus huomioidaan hankinta- ja sopimusprosesseissa.
Toimenpiteet:
- Päivitetään puutteellisia tai vanhentuneitä hankintakriteerejä Hanselin kanssa.
- Tiedotetaan hankintayksiköitä päivitetyistä kriteereistä.
- Jos esiintyy puutteita hankintavaatimuksissa, niin niihin puututaan tarvittaessa.
Mittarit: Seurataan julkisten hankintojen hankintailmoituksia kuinka niissä edellytetään EN-laskujen käyttöä.
Aika: 2025
Kehittämistahot: Kunnat, Kuntaliitto, Valtiokonttori, Hansel
Ohjelmistotalot
Ohjelmistotalojen rooli verkkolaskutuksen kehittämisessä painottuu käytännön toteuttajana. Yritysten ja julkisen sektorin käyttämien ohjelmistojen täytyy pystyä tuottamaan laskudataa, jonka käsittely on sujuvaa ja se pystytään automatisoimaan tarvittaessa. Käyttäjien taholta suurimmaksi haasteeksi on nostettu verkkolaskuilla olevan datan puutteet. Ohjelmistojen tulee pystyä ohjaamaan käyttäjiä laskujen luonnissa ja käsittelyssä.
Tavoite 4
Ohjelmistotalojen (myös taustajärjestelmät, laskutusohjelmat) tietoisuus ja osaaminen sekä ohjelmistojen toiminnot ovat parantuneet mm. seuraavissa asioissa:
- Ohjelmistolla pystytään tuottamaan Eurooppa-normin mukaisia laskuja.
- Ohjelmistot tukevat eri verokäsittelykoodeja (esim. s,e,k, -koodeja).
- Laskujen muodostuksessa noudatetaan verkkolaskustandardeja ja valvotaan, että tietokenttiä (esim. tuotekoodit, tuotetunnisteet, seliterivit) käytetään oikein.
- Ohjelmistoissa käytettävät, laskuihin liittyvät termit noudattavat yhteisesti hyväksyttyä sanastoa. Tämä helpottaa käyttäjiä laskujen käsittelyssä ja helpottaa tiedotusta ja neuvontaa.
- Ohjelmistotalo validoivat laskut itse tai jonkin yhteiskumppanin kanssa.
- Laskuilla ei ole turhia seliterivejä (laskujen ulkonäkö osataan tehdä haittaamatta laskun datan käsittelyä).
- Ohjelmistot hakevat kuittaukset lähetettyjen laskujen onnistumisesta operaattorilta.
- Ohjelmistot pystyvät muodostamaan EN-laskuissa koontilaskuja.
Toimenpiteet:
- Tiedotetaan ohjelmistotaloja verkkolaskustandardien ja tietokenttien oikeasta käytöstä. Viestinnässä painotetaan mm. julkisen sektorin vaatimuksia sekä ohjelmistotalojen asiakkaille koituvia hyötyjä Eurooppa-normin käytöstä. Aika: 2025-2029
- Edistetään yhteistyötä ohjelmistotalojen välillä ja jaetaan parhaita käytäntöjä verkkolaskustandardien noudattamisesta ja validoinnista. Aika: 2025-2029
- Selvitetään ohjelmistotalojen kanssa mahdollisuutta luoda kaksi tai kolmiportainen kriteeristö en-normin mukaisten laskujen käytöllä ohjelmistoissa (esim. luokka 1 jos lähettää ja vastaanottaa sekä validoi en-laskuja; luokka 2 jos lähettää ja vastaanottaa; luokka 3 jos pystyy vain lähettämään en-laskuja, jne.). Kriteereitä voisi käyttää esim. Tieken sivuilla oleva listauksessa ohjelmistoista, jotka pystyvät käsittelemään Eurooppa-normin mukaisia laskuja. Aika: 2025
- Luodaan verkkolaskutuksen tarpeisiin riittävä sanasto ja tiedotetaan siitä ohjelmistotaloille. Aika: 2025
- Kun koontilasku-toiminallisuus on hyväksytty CEN:issä, toiminallisuuden vieminen ohjelmistoihin EN-laskun osalta. Aika: 2025-2028
Mittarit: Kyselyillä seurataan ohjelmistojen kyvykkyyksiä käsitellä EN-laskuja. Operaattoreilta saatava tieto EN-laskujen määrästä.
Aika: 2025-2029
Kehittämistahot: verkkolaskufoorumi, ohjelmistotalot
Pankit
Tavoite 5
Liitteiden käsittelyssä pankeissa yhtenäinen ja selkeä menettelytapa sekä kaikki pankit tukevat liitteitä verkkolaskuissa.
Toimenpiteet
- Luodaan selkeä toimintamalli sille, että lähettäjä/lähettäjän operaattori tietää selkeästi millä pankin vastaanottopalvelulla liitteet toimivat ja millä ei.
- Luodaan selkeä toimintamalli sille, kuinka pankit käsittelevät liitteitä, jos vastaanottajalla ei ole tukea liitteen vastaanottamiselle.
- Pankit kehittävät ohjelmistojansa siten, että liitteet kulkevat laskujen mukana.
Mittarit: Pankkien ja operaattoreiden ilmoitukset.
Aika: 2025-2030
Kehittämistahot: Pankit, Finanssiala, operaattorit
Tavoite 6
Finvoice soveltamisohjeen laskutyyppejä INV05 ja INV8 koskeva päivitys on käytössä kaikissa pankeissa.
Toimenpide: Finvoice soveltamisohje on jo päivitetty. Seurataan kuinka päivityksiä sovelletaan käytäntöön ja edistetään soveltamisohjeen käyttämissä pankeissa.
Mittarit: Pankkien ja perintäalan yritysten ilmoitukset.
Aika: 2024-2028
Kehittämistahot: pankit, Finanssiala
Tavoite 7
Finvoice 1.3- formaattia ei käytetä enää pankeissa.
Toimenpide: Pankit selvittävät onko mahdollista siirtyä Eurooppa-normin käyttöön.
Mittarit: Pankkien ilmoitukset.
Aika: 2025-2027
Kehittämistahot: Pankit, Finanssiala
Tavoite 8
Kaikki pankit lähettävät laskujen vastaanottamisesta positiivisten kuittausten muille välittäjille
Toimenpiteet:
- Pankit ja operaattorit jatkavat keskinäisiä neuvotteluja kuittauksien lähettämisestä. Pyritään löytämään yleisesti toimiva ratkaisu pankkien vastaanottopalveluiden kyvykkyyksien kehittämiselle ja tiedottamiselle lähettäjille ja lähettäjän operaattoreille.
- Pankit ottavat käyttöön positiivisen kuittauksen.
Mittarit: Pankkien ilmoitus kun positiivinen kuittaus onnistuu.
Aika: 2024-2027
Kehittämistahot: Pankit, operaattorit
Tavoite 9
Rahoituspalvelut (factoring) käyttävät Eurooppa-normia (eivät enää vanhaa Finvoice 1.3 -formaattia). Lisäksi rahoitusyhtiöt ovat tehneet selkeän linjauksen siitä miten laskulla tulee ilmoittaa alkuperäinen myyjän ja maksun saajan tiedot, samoin kuin miten alkuperäisen toimittajan alun perin lisäämät tiedot välitetään alkuperäisessä muodossa eteenpäin.
Toimenpide: Finanssiala ja pankit päivittävät tarpeen vaatiessa kanssa tätä toimintaa koskevan ohjeistuksen.
Mittarit: Finanssialan ilmoitukset muutoksista.
Aika: 2024-2026
Kehittämistahot: Finanssiala
Standardointi
Tavoite 10
Eurooppa-normin mukainen lasku on mahdollisuus tehdä koontilaskuna.
Toimenpiteet:
- Koontilaskun käsittely CENissä ja hyväksyntä.
Aika: 2025
Kehittämistahot: verkkolaskufoorumi, Valtiokonttori
Tavoite 11
Täsmentää Eurooppa-normin muutosehdotuksia:
- EN-laskun pitää tukea maksumuistutuksia tai -vaatimuksia.
- EN-laskun pitää sisältää toimialakohtaisia tietoja.
- täsmentää mitä liiketoiminnan vaateita (esim. tarvittavia määriä desimaaleja luvuissa yms.) EN-laskulla tarvitaan.
Toimenpide: Vaatimusten tarkentaminen ja vieminen CEN käsittelyyn.
Aika: 2025-2030
Kehittämistahot: Verkkolaskufoorumi, Valtiokonttori
Välittäjät
Tavoite 12
Kaikki välittäjät noudattavat yhtenevästi soveltamisohjeita eri laskutyyppien käsittelyssä.
Toimenpiteet:
- Operaattoriryhmä ja pankit täsmentävät yhtenäisiä ohjeita välittäjille. Aika: 2025
- Operaattoriryhmä valvoo pankkien kanssa sitä, että soveltamisohjeita noudatetaan. Aika: 2025-2027
Mittarit: Operaattoriryhmän ilmoitukset siitä kuinka eri välittäjät noudattavat soveltamisohjetta.
Aika: 2025-2027
Kehittämistahot: Operaattorit
Yleinen
Tavoite 13
Pienille ohjelmistotaloille tarjotaan kohtuuhintainen tai maksutonta validointipalvelu Eurooppa-normin mukaisen laskun validointiin.
Toimenpiteet:
- TIEKE selvittää eri toteutusvaihtoja.
- TIEKE tekee ehdotuksen Verkkolaskufoorumille ja Valtiokonttorille toteutuksesta.
- Jos rahoitus ja toimimalli löydetään, toteutetaan palvelu 2026.
Aika: 2025
Kehittämistahot: verkkolaskufoorumi
Tavoite 14
Kaikilla organisaatioilla on mahdollisuus saada identifiointiapa verkkolaskuosoitteen saamiseksi, jos y-tunnuksen saaminen koetaan muuten tarpeettomaksi.
Taustaa: Tällä hetkellä verkkolaskuosoitteen saa vain, jos organisaatiolla on y-tunnus.
Toimenpiteet:
- Selvitetään mahdollisuutta Verohallinnolta ja PRH:lta saada helpommin y-tunnus kuin nykyään.
- Selvitetään mitä mahdollisuuksia on yksilöidä tai tunnistaa yhteisöryhmä (kuten tiekunnat), jotta ne voidaan lisätä verkkolaskuosoitteistoon.
Aika: 2025-2027
Kehittämistahot: verkkolaskufoorumi,
Tavoite 15
Asunto-osakeyhtiöt perustetaan verkkolaskuosoitteistoon omilla y-tunnuksillaan.
Taustaa: Tällä hetkellä asunto-osakeyhtiöt ovat pääasiassa vain isännöintiyrityksen verkkolaskuosoitteen takana.
Toimenpiteet
- TIEKE selvittää suurimpien isännöintiyritysten tilanteen asunto-osakeyhtiöiden verkkolaskuosoitteiden käytössä ja miten muutoksen verkkolaskuosoitteiden ilmoittamisessa olisi mahdollista tehdä.
- Verkkolaskufoorumiin perustetaan oma seurantaryhmä viemään muutosta käytäntöön.
- Tehdään verkkosivut ja pidetään webinaareja isännöintiyrityksille ja asunto-osakeyhtiöille helpottamaan muutoksen tekemistä.
Mittarit: Asunto-osakeyhtiöiden määrä verkkolaskuosoitteistossa.
Aika: 2025-2028
Kehittämistahot: verkkolaskufoorumi,
Yritykset
Tavoite 16
Tavoitteet:
- Yrityksien ja tilitoimistojen osaaminen ja tietoisuus Eurooppa-normista, sen vaatimuksista sekä tarjoamista mahdollisuuksista mm. taloushallinnon automatisoinnissa on parantuneet.
- Yritykset vaativat Eurooppa-normin mukaisia laskuja omilta yhteistyökumppaneiltaan
- Yritykset osaavat huomioida ohjelmistohankinnoissaan ja ohjelmistopäivityksissä Eurooppa-normin vaatimukset.
Toimenpiteet:
- Parannetaan ja yhtenäistetään nykyisiä tiedotussivuja, joissa kerrotaan EN-laskujen käytöstä ja sen eduista.
- Toteutetaan tiedotuskampanjoita pk-yrityksille suuryritysten, yrittäjäjärjestöjen ja julkisen sektorin organisaatioiden kanssa.
- Pidetään yrityksille avoimia ja maksuttomia webinaareja EN-laskujen käytöstä.
Mittarit: Seurataan kyselyillä EN-laskujen käyttöastetta.
Aika: 2025-2029
Kehittämistahot: Ohjelmistotalot, Taloushallintoliitto, verkkolaskufoorumi, yrittäjäjärjestöt
