Toiminnanohjausjärjestelmän on vastattava yrityksen tarpeisiin

Digitaalinen toiminnanohjausjärjestelmä on aina yritykselle investointi, jonka hyödyt on punnittava tarkoin. Suurten yritysten tarpeisiin kehitetyt järjestelmät ovat pienyrittäjän näkökulmasta monesti kalliita. Niiden ominaisuudet eivät välttämättä sellaisenaan palvele pientä yritystä parhaalla mahdollisella tavalla. Millaiseen toiminnanohjausjärjestelmään pienyrityksen sitten kannattaa investoida?

”Järjestelmän toimivuus riippuu sitä, miten hyvin se tukee pienyrityksen työprosesseja”, korostaa Arja Ala-Laurinaho. Hän toimii vanhempana asiantuntijana Työterveyslaitoksella (TTL), joka yhdessä TIEKE Tietoyhteiskunnan kehittämiskeskuksen, Jyväskylän ammattikorkeakoulun ja TTS Työtehoseuran kanssa kehittää pienyritysten varasto- ja logistiikkatoimintojen tuottavuutta yhteishanke TuoTossa. Hanketta rahoittaa Euroopan sosiaalirahasto (ESR).

TuoTto-hankkeen asiantuntijat auttavat pienyrityksiä arvioimaan, millaisesta toiminnanohjausjärjestelmästä kukin yritys saa parhaan hyödyn ja miten yritys voi hyödyntää järjestelmää tehokkaimmin. ”Järjestelmien hyödyntämiseenkin on olemassa monenlaisia ratkaisuja”, muistuttaa Ala-Laurinaho.

Ilmainenkin järjestelmä voi toimia hyvin

Pienyritystä palveleva toiminnanohjausjärjestelmä ei ole välttämättä kallis. Ala-Laurinahon mukaan pienyrityksen toiminnanohjaustarpeita voi aivan hyvin palvella esimerkiksi Google-kalenteri, jonka käyttö on ilmaista.

Kun kaikki yrityksen tilaukset – myös niiden asiakkaiden, jotka tupsahtavat ovesta sisään tekemään tilauksensa – kirjataan samaan järjestelmään, työt saadaan kaikkien työntekijöiden näkyville. Työn tuottavuus paranee, koska työn läpinäkyvyys helpottaa työn suunnittelua ja ennakointia. ”Päästään pois siitä, että johtaja tai esimies käy kysymässä työntekijöiltä yksitellen, pystyisitkö sinä hoitamaan tämän asiakkaan tilauksen”, sanoo Ala-Laurinaho.

Järjestelmiä voidaan hyödyntää monilla tavoin

Järjestelmää hankittaessa on tärkeää miettiä, ketkä järjestelmää käyttävät ja miten. Käyttääkö järjestelmää pääasiallisesti yrittäjä tai työnjohto vai käyttävätkö sitä kaikki työntekijät?

Ala-Laurinaho kannustaa miettimään, minkälainen tietojärjestelmän käyttäminen palvelee yrityksen tarpeita. Riittääkö yritykselle esimerkiksi se, että työnjohto päivittää tuotantoon kuluneen materiaalin tiedot järjestelmään työpäivän päätteeksi? Vai hyötyisikö yritys enemmän siitä, että tiedot olisivat ajantasaiset ja kaikkien nähtävissä? Paras ja tuottavin ratkaisu löytyy yhdessä keskustelemalla.

Toiminnanohjausjärjestelmä muuttaa työtä, työtehtäviä ja työnjakoa

Kun työn tekemistä ja työprosesseja koskevan tiedon kirjaaminen järjestelmään päätetään siirtää osaksi jokaisen työntekijän työtä, heidän työnsä muuttuu. Tuotannon työntekijän työkuva ja vastuu muuttuvat. Kun tuotannon työntekijä kirjaa esimerkiksi käyttämänsä materiaalin suoraan järjestelmään, hän osallistuu varastologistiikan työhön.

Muutos vaatii työntekijältä ja koko työyhteisöltä uutta osaamista ja ymmärrystä siitä, miksi muutos tehdään ja mitä hyötyä siitä on työntekemisen kokonaisuuden kannalta. Usein tarvitaan myös toimintatapojen, esimerkiksi työpaikan pelisääntöjen, muutosta laajemminkin. Ala-Laurinaho pitää tärkeänä, että yrityksessä muistetaan myös työntekijöiden erilaiset oppimisen tarpeet uusia järjestelmiä käyttöön otettaessa. Jos työntekijä kokee järjestelmän käytön hankalana tai ei osaa käyttää sitä kunnolla, hän voi kuormittua pelkästä ajatuksesta. Stressi iskee.

Työnopastus on keino varmistaa, että kukin työntekijä saa uuden oppimiseen tarvitsemansa tuen. Järjestelmän tehokkaan käytön edistämiseksi on syytä miettiä, riittääkö yleinen opastus vai tarvitseeko joku työntekijöistä aluksi ohjausta kädestä pitäen.

Kun työntekijät osaavat käyttää tietojärjestelmiä ja ymmärtävät niiden merkityksen työn kokonaisuuden kannalta, työtekijät hallitsevat työtä yhdessä ja entistä paremmin. ”Työn mielekkyyden kannalta hallinnan tunne on ratkaisevaa”, toteaa Ala-Laurinaho.

Tietojärjestelmien käyttäminen – turhaa lisätyötä vai mahdollisuus osallistua?

Työpaikoilla puhutaan usein turhasta työstä. Jos työntekijä ei ymmärrä, miksi hänen edellytetään kirjaavan tietojärjestelmiin erilaisia tietoja, kirjaaminen vaikuttaa helposti ylimääräiseltä tehtävältä ja työntekijä turhautuu.

Tietojärjestelmien käytön riittävän osaamisen ja yhteisen ymmärryksen avulla työyhteisö voi tuottaa kokonaisvaltaista tietoa yrityksen toiminnasta. Tämä tarjoaa yritykselle entistä paremmat mahdollisuudet kehittää työtä koko henkilöstön voimin.

Työntekijöiden mahdollisuus osallistua ja kehittää työtä yhdessä edistää työhön sitoutumista, työhyvinvointia ja avaa uusia ovia työn tuottavuuden parantamiseen. Työntekijöiden osallistuminen on avain työn tuottavuuden kehittämiseen.

Kirjoitus perustuu Arja Ala-Laurinahon haastatteluun. Kirjoittaja on Minna Mattila-Aalto, joka toimii kehittämispäällikkönä TTS Työtehoseurassa.

Aiheesta on mahdollisuus kuulla ja keskustella TuotTo-hankkeen seminaarissa 11.4. Oulussa. Ohjelma ja ilmoittautuminen täällä >>