Tulevat vuodet tietävät muutoksia verkkolaskutukseen

Loppusyksystä järjestetty Verkkolaskufoorumin 25. syysseminaari houkutteli lähes 400 reaaliaikatalouden kehityksestä kiinnostunutta ammattilaista keskustelemaan sähköisen laskutuksen ajankohtaisista teemoista. Vuosittaisen seminaarin järjestää Verkkolaskufoorumi, jonka jäsenorganisaatiot edistävät sähköisen maksuliikenteen ja verkkolaskutuksen kehitystä Suomessa.

Seminaaripäivän keskiössä olivat tällä kertaa muun muassa hyväksyntään edennyt Eurooppa-normi, verkkolasku- ja Peppol-datan mahdollisuudet sekä erilaiset näkökulmat verkkolaskutuksen hyödyntämiseen.

Verkkolaskuvisio 2030 maalaa digitaalisen taloushallinnon suuntaviivoja seuraavalle viidelle vuodelle. Verkkolaskufoorumin ohjausryhmän puheenjohtaja, Valtiokonttorin Tomi Rusi, esittelee vision kolme keskeistä tavoitetta. Ensimmäisenä tavoitteena on standardoida organisaatioiden välinen verkkolaskutus, mikä vähentäisi virheitä, lisäisi automaatiota, parantaisi maksuaineistojen laatua ja nopeuttaisi maksujen käsittelyä. Toiseksi pyritään sähköistämään kaikki liiketoimintasanomat vuoteen 2030 mennessä. Tämä koskee muun muassa laskuja, tilauksia, toimitusvahvistuksia ja muita kaupallisia dokumentteja. Kolmantena tavoitteena on laajentaa verkkolaskujen tietosisällön hyödyntämistä, jolloin verkkolaskudata voisi uida vaivattomammin esimerkiksi osaksi kirjanpitoa ja varastonhallintaa.

Tavoitteiden toteutumista tukee tiekartta, jossa korostuu eri toimijoiden välinen yhteistyö. Keskeisiä rooleja on muun muassa yrityksillä, julkisella sektorilla, ohjelmistotaloilla, välittäjillä, pankkisektorilla sekä Eurooppa-normin mukaisella standardoinnilla.

Verkkolaskuvision tiekartta 2030 julkaistiin hiljattain TIEKEn verkkosivuilla, josta tiekarttaan voi tutustua tarkemmin.

Seminaarissa erityistä kiinnostusta herätti katsaus Eurooppa-normin uuteen versioon, joka etenee Eurooppalaisen standardointikomitean (CEN) äänestykseen alkuvuodesta 2025. Uudistuvan normin odotetaan parantavan verkkolaskujen toiminnallisuutta ja tuovan mukanaan myös muita uudistuksia.

Martti From, Pagero Oy, korostaa, että ohjelmistotalojen olisi jo syytä varautua Eurooppa-normin vaatimuksiin. Koska ohjelmistotalot ovat keskeisessä roolissa verkkolaskujen lähettämisen ja vastaanottamisen kannalta, laskutusohjelmistojen ajantasaisuus on ensiarvoisen tärkeää laskutusdatan laadun ja automaation varmistamiseksi.

Lähivuosina ohjelmistotaloilta odotetaan lisäksi panostuksia datan laadun kehittämiseen. Tämä edellyttää verkkolaskujen tietoelementtien muotojen ja vaatimusten tarkkaa noudattamista sekä sitoutumista yhtenäiseen ja verkkolaskutuksen tarpeisiin sopivaan termistöön. From painottaa lisäksi, että ohjelmistotalojen tulisi aktiivisesti edistää verkkolaskujen ja digitaalisen taloushallinnon ratkaisujen käyttöönottoa erityisesti pk-yrityksissä ja kuntasektorilla.

Valtiokonttorin Pirjo Ilola kertoo, että hyväksynnän saadessaan Eurooppa-normi mahdollistaa esimerkiksi XML-liitteiden käytön, mikä avaa uusia mahdollisuuksia vastuullisuusraportointiin. Normiin sisältyvät verokohtelukoodien tarkennukset yksinkertaistaisivat arvonlisäverollisten ja -verottomien tietojen yhdistämistä samalle laskulle. Lisäksi normin laajennusosio huomioi toimialakohtaiset tarpeet, kuten kuluttajalaskut ja tarkemmat maksuehdot, tarjoten joustavia ratkaisuja eri sektoreille samalla tukien yhteisten toimintatapojen kehittämistä.

Pirkka Frosti, Ioxio Oy, tuo puheessaan esille verkkolasku- ja Peppol-datan keskeisen roolin talousprosessien integroinnissa ja automatisoinnissa. Peppol- ja verkkolasku-hankintasanomat mahdollistavat datan yhdistämisen teollisuuden toimitusketjuun aina raaka-aineiden hankinnasta, tuotantoon, logistiikkaan ja lopputuotteiden kierrätykseen asti. Näin parannetaan tuotteiden jäljitettävyyttä ja helpotetaan päästöraportointia yhdistämällä päästötiedot talousdatan ja logistiikan rajapintoihin. Standardoidut sanomat harmonisoivat tiedonsiirtoa eri järjestelmien välillä, mikä lisää luotettavuutta ja säästää aikaa.

Samuli Sorsa, Posti Messaging Oy, kertoo esityksessään verkkolaskuosoitteiston viimeisimmistä uudistuksista ja tulevaisuuden näkymistä. Sorsa toteaa, että verkkolaskuosoitteisto on nyt integroitu Suomen Peppol-rekisteriin, mikä tuo Peppol-kyvykkyydet näkyviin myös verkkolaskuosoitteistoon. Lähitulevaisuudessa voimme Sorsan mukaan odottaa automaattisten tarkastustoimintojen lisäämistä, joilla virheellisiä osoitteita pyritään karsimaan. Vastaavasti osoitteiston käyttöliittymäpäivityksiin on odotettavissa muun muassa osoitteiden tyyppikoodien lisäys.

Verkkolaskutuksen hyödyt eivät ole vielä avautuneet kaikille yrityksille. Essi Hiles, Tilipalvelu Rantalainen Oy, korostaa puheessaan, että erityisesti pienillä yrityksillä on edelleen puutteelliset valmiudet verkkolaskujen lähettämiseen ja vastaanottamiseen. Monissa yrityksissä kustannusten koetaankin varjostavan digitalisaation mahdollisuuksia. Kaarle Putti, FabricAI, tuo kustannusten lisäksi esiin verkkolaskutuksen laadulliset haasteet: tiedot syötetään usein puutteellisesti tai virheellisesti, mikä vaikeuttaa esimerkiksi automaatiota. Ratkaisuja tosin odotetaan uudistetusta Eurooppa-normista, jonka odotetaan vähentävän virheitä ja parantavan laskutuksen rakenteellista laatua.

Voit katsoa Verkkolaskufoorumin syyseminaarin kaikki puheenvuorot YouTube-tallenteilta. Löydät puheenvuorotallenteet TIEKEn YouTube-kanavan Verkkolasku-soittolistalta.