Digitaalinen taloushallinto ottaa edistysaskelia digitaalisten lompakoiden ja digitaalisten todisteiden myötä

Markus Hautala jakaa aikansa kahden organisaation kesken: hän on sekä Tietoevryn Head of Digital Identity että vahvistetun datan luottamusverkkoa kehittävän Findynet-osuuskunnan toimitusjohtaja. ”Kummassakin tehtävässä edistän digitaalisen identiteetin ja digitaalisten lompakoiden ratkaisuja, vaikkakin hieman eri näkökulmista”, Hautala itse luonnehtii.

Niin kansallisella kuin kansainväliselläkin tasolla on käynnissä kehitystyötä, jonka tavoitteena on parantaa sähköisen asioinnin luotettavuutta ja edistää vahvistettujen tietojen turvallista hyödyntämistä digitaalisten lompakoiden avulla. EU-tasolla käynnissä on eIDAS-asetuksen laajennus. Sen on tarkoitus varmistaa, että ihmiset ja yritykset voivat hyödyntää erilaisia vahvistettuja tietoja digitaalisesti myös rajat ylittävässä asioinnissa. Tavoitteena on myös vahvistaa sähköisessä muodossa käsiteltyjen tietojen oikeudellista asemaa niin, että se ovat yksiselitteisen samanarvoiset paperipohjaisten vastineiden kanssa. Laajennetun eIDAS-asetuksen on tarkoitus olla velvoittava vuonna 2026. Kansallisen tason muutostyötä koordinoidaan valtiovarainministeriön, Poliisihallituksen ja Digi- ja väestötietoviraston Digitaalisen henkilöllisyyden kehittämisen ohjelmassa.

TIEKE seuraa eIDAS-työn tapaisia muutoksia koordinoimansa Verkkolaskufoorumin avulla ja levittää tietoa kehityksestä digitaalisesta taloushallinnosta kiinnostuneille esimerkiksi webinaareissaan.

Kesäkuussa 2021 EU julkaisi ehdotuksensa uudeksi eurooppalaiseksi digitaaliseksi identiteetiksi. Siinä nostettiin esille myös digitaalinen lompakko, jonka avulla yksilöt tai organisaatiot voisivat tunnistautua sekä jakaa itseään koskevia vahvistettuja tietoja julkisen ja yksityisen sektorin toimijoille.

”Vahvistettujen tietojen hyödyntämistä on edistetty Suomessa jo vuosia ennen EU:n ehdotusta, mutta antaahan se työlle pontta”, Hautala huomauttaa. Käytännössä digitaalinen lompakko tulee näkymään käyttäjille sovelluksena, jonka avulla henkilöt ja organisaatiot voivat jakaa itseään koskevia tietoja eri tahoille tilannekohtaisesti. Henkilöiden tapauksessa sovellus voi olla esimerkiksi älypuhelimessa, organisaatioiden tapauksessa omalla palvelimella.

Hautala havainnollistaa toimintaperiaatetta luottamuskolmion kautta. Kolmion kärjet muodostuvat käyttäjästä (yksilöstä, organisaatiosta, laitteesta), tietojen vahvistajasta ja tietoja hyödyntävästä tahosta. Käyttäjällä on itsellään täysi kontrolli siihen, mitä tietoja hän eri tahoille jakaa. Tässä itsehallittavan identiteetin mallissa käyttäjät voivat digitaalisen lompakoiden avulla hallinnoida itseään koskevia tietoja, jotka tietojen vahvistaja (esim. viranomainen, pankki tai työnantaja) on vahvistanut oikeiksi. Käyttäjät voivat digitaalisesta lompakostaan jakaa tietojaan tietojen hyödyntäjille, ja nämä tahot voivat luottaa jaettuihin tietoihin kolmannen osapuolen varmistuksen ansiosta.

Digitaalisen lompakon on tarkoitus tulla myös yritysten ja muiden organisaatioiden käyttöön. Tällöin lompakosta löytyisivät esimerkiksi erilaiset viranomaisluvat ja yksityisen sektorin myöntämät todisteet, joita organisaatio liiketoiminnassaan tarvitsee.

”Organisaatioiden näkökulmasta digitaalinen lompakko vähentää manuaalista työtä ja sitä kautta liiketoimintaan liittyviä kustannuksia. Esimerkiksi Suomessa erilaista dataa on saatavilla paljon, mutta se on hajallaan eri paikoissa. Digitaalisen lompakon avulla vahvistetut tiedot saadaan tehokkaasti hyödynnettäväksi verkon kautta tapahtuvaan asiointiin”, Markus Hautala tähdentää. Vahvistettujen todisteiden käyttö parantaa turvallisuutta, vähentää liiketoimintariskejä sekä lisää tehokkuutta ja kustannussäästöjä. ”Lisäksi asiakkaat saavat hoidettua mutkattomammin asioitaan. Tämä parantaa asiakaskokemusta, ja lisää täten asiakasuskollisuutta.”

Yksi todiste, joka digitaalisessa lompakossa tulevaisuudessa asustaisi, on eKuitti. Ajatuksena on, että vahvistettava eKuitti toimitettaisiin maksutavasta riippumatta myyjän digitaalisesta lompakosta ostajan digitaaliseen lompakkoon. Ostajan digitaalinen lompakko voi olla joko yksilön, eli ostoksen tekevän henkilön, tai organisaation, kuten työnantajan, hallinnoima. Ostaja voisi digitaalisen lompakkonsa avulla hallinnoida, mitä kuitin sisältämiä tietoja ja mille hyödyntäjille kuitin tietoja jaetaan. Tiedon hyödyntäjä voi vahvistetun Kuitin avulla todentaa eKuitin sisältämien tietojen aitouden, muuttumattomuuden ja voimassaolon. Vahvistettavuus alentaa kuitin hyödyntäjien osalta liiketoiminnan riskejä, sillä se estää kuittien väärentämisen esimerkiksi kirjapidon tositteena sekä kulu-, vakuutus-, tai muita korvauksia haettaessa.

eKuitin konkreettisia hyötyjä perustellaan esimerkiksi manuaalisen työn ja inhimillisten virheiden vähentämisellä taloushallinnossa ja kuittien paremmalla säilyvyydellä. Lisäksi eKuittien dataa ja kertyvää taloustietoa voidaan käyttää tukemaan päätöksentekoa paperikuitteja tehokkaammin.

”Oma näkemykseni on, että eri palveluntarjoajien eKuittiratkaisujen tulee jatkossa maksutavasta riippumatta toimia saumattomasti keskenään. Myyjien, ostajien ja kuitin hyödyntäjien tulee toisistaan riippumatta voida valita oma palveluntarjoajansa. Yhteentoimivia digitaalisia lompakoita ollaan joka tapauksessa ottamassa käyttöön, joten vaikuttaisi järkevältä, että näitä yleiskäyttöisiä välineitä hyödynnettäisiin myös tässä yhteydessä.” Vahvistettavaa eKuittia edistetäänkin Suomessa esimerkiksi Yrityksen digitalous -hankkeessa.

Keskustelussa Keijo Kettunen ja Vuokko Mäkinen pohtivat digitaalisen taloushallinnon isoa kuvaa TIEKEn digivirittäjä Timo Simellin kanssa.

Yhteiskunnalliset hyödyt onnistuneelle eKuitin ja digilompakon kehitystyölle ovat tuntuvat. Digitalisaatiota ja automaatiota perustellaan usein ajansäästöllä ja luotettavuudella. eKuitti voisi myös vähentää taloudellisia väärinkäytöksiä. Työssään Markus Hautala saa vastata myös yksilön- ja tietosuojaa koskeviin kysymyksiin. Joitain kysyjiä onkin huolettanut ajatus siitä, että yksilöä tai organisaatiota koskevien tietojen kontrolli siirtyisi esimerkiksi viranomaisille. Hautala korostaakin, että digitaalisen identiteetin ja digitaalisten lompakoiden tapauksessa käyttäjä (esimerkiksi yksilö tai organisaatio) itse hallinnoi mitä tietojaan jakaa ja mille tahoille. Yksityisyyden suojan kunnioittaminen onkin nostettu esimerkiksi EU-tason uudistuksessa keskeiseksi periaatteeksi.

”Digitaalisen identiteetin ja digilompakon kehitystyössä lähdetään siitä, että yksilö päättää itse tietojensa jakamisesta”, Hautala huomauttaa. ”Esimerkiksi vakuutusyhtiö ei saa automaattisesti pääsyä asiakkaansa ostokuitteihin. Vakuutusyhtiö voi kuitenkin pyytää asiakastaan jakamaan korvaushakemuksiin liittyvät kuitit vakuutusyhtiölle.”