Kaikki hyötyvät laadukkaista Eurooppa-normia noudattavista laskuista

Valtiokonttori vastaa kaikkien valtion virastojen verkkolaskujen niin sanotun Eurooppa-normin edistämisestä. Yritysten ja elinkeinonharjoittajien on tullut siirtyä Eurooppa-normin mukaiseen laskutukseen 1.4.2021 alkaen. Tällä hetkellä valtiolle saapuvista verkkolaskuista kuitenkin vain osa on pyydetyn mukaisia. Siksi valtio on ryhtynyt aktiivisesti edellyttämään, että valtiolle toimitettavien verkkolaskujen tulee täyttää Eurooppa-normin sisältö- ja muotovaatimukset.

Tälle vaatimukselle on yksinkertaiset syyt. Eurooppa-normin mukaisten laskujen tietosisältö on laadullisesti parempi kuin vanhoissa vähemmän säädellyissä laskuformaateissa. Laskujen tietosisältö on yksi keskeisistä tekijöistä automatisoitaessa laskujen tarkastusta, käsittelyä ja maksatusta. Lopputuloksena asiasta hyötyvät niin laskuttajat kuin laskujen vastaanottajat, kun standardit täyttävien laskujen käsittelyt nopeutuvat.

Valtiokonttori on saanut yhteydenottoja valtion toimittajilta, joille on tullut yllätyksenä, etteivät heidän verkkolaskunsa olekaan täyttäneet Eurooppa-normia. Monien toimittajien verkkolaskut vastaavat Finvoice-laskuformaatin uusinta 3.0-versiota. Toimittajat ovat olleet siinä ymmärryksessä, että Finvoice 3.0 -formaatin mukaiset verkkolaskut ovat automaattisesti myös Eurooppa-normin mukaisia. Tämä käsitys on kuitenkin virheellinen.

Finvoice 3.0 -laskuformaatti pitää kyllä sisällään kaikki tarvittavat ominaisuudet, jotta sen avulla voidaan tehdä Eurooppa-normin mukaisia laskuja. Finvoice ei kuitenkaan edellytä tekemään laskuja Eurooppa-normin mukaisiksi. Mikäli asian suhteen on epäselvyyksiä niin käyttäjän on syytä varmistaa sovellus-/palvelutarjoajaltaan millä valinnoilla laskuista tulee Eurooppa-normin mukaisia. Aivan ensimmäiseksi tulee varmistua, että laskujen xml-rakenteessa on EN16931-viittaus. Tämä on julkishallinnon soveltamisohjeenkin mukaan pakollinen tieto ja ilmaisee, että laskun on ainakin tarkoitus olla Eurooppa-normin mukainen..

Jos laskusi on Finvoice 3.0 -formaatin mukainen, tarkista sen mukana tullut valinnainen tietoelementti ja sen arvo:

<SpecificationIdentifier>EN16931</SpecificationIdentifier>

Uusi tietoelementti sijaitsee Finvoicen MessageDetails-rakenteessa.

Tämä tietoelementti tarkoittaa, että lasku on Eurooppa-normin mukainen ja siihen kohdistetaan palveluntarjoajaverkostossa tietosisällön validointitarkistukset. Näiden tarkistusten avulla varmistetaan laskun tietosisällön yhdenmukaisuus Eurooppa-normin kanssa. Mikäli edellä mainittu vapaaehtoinen tietoelementti puuttuu, lasku oletetaan tavalliseksi Finvoice-laskuksi. Tällöin sitä ei tarkasteta tai käsitellä Eurooppa-normin mukaisena verkkolaskuna.

Lisätietoa ja neuvoja Eurooppa-normin täyttämisestä saat laskutuksesi palveluntarjoajalta tai ohjelmistotoimittaja.

Tässä kirjoituksessa olemme käsitelleet vain Finvoice-laskuformaattia. Täsmälleen samat asiat koskevat myös esimerkiksi TEAPPSXML 3.0 -laskuformaattia.

PEPPOL-verkostossa välitettävien laskujen validointisäännöt ovat vielä tiukemmat kuin suomalaisessa verkkolaskuverkostossa, mutta sitä asiaa käsitellemme myöhemmin erillisessä kirjoituksessa.