Skannauksesta verkkolaskuun, talousdatasta läpinäkyvään talouteen
Digitaaliset prosessit

Skannauksesta verkkolaskuun, talousdatasta läpinäkyvään talouteen

TIEKEn 40-vuotisen historian aikana digitalous on mullistunut reaaliaikataloudeksi. Standardointi tuo muutoksia, mutta tehostaa maksuliikennettä.

Reaaliaikainen talous tarkoittaa yhteiskuntaa, jossa digitaalinen talousdata liikkuu oikea-aikaisesti eri osapuolien ymmärtämässä muodossa. Reaaliaikaisessa taloudessa organisaatiot sitoutuvat käyttämään transaktiotietovirroissaan yhteisiä standardeja.

Strukturoituun, koneluettavan muotoon määritellyt tilaukset, tilausvahvistukset, laskut ja maksut liikkuvat toimitusketjun osapuolien järjestelmien välillä viiveettä. Samalla manuaalinen työ ja virheriskit vähenenevät.

”Reaaliaikaiseen talouteen on vielä matkaa, koska muutokseen osallistuu laaja joukko toimijoita yhteiskunnan eri tahoilta. Teknologia on kuitenkin olemassa ja työtä tehdään määrätietoisesti”, TIEKEn Timo Simell toteaa.

Verkkolasku väylän avaajana

Suomessa TIEKE ryhtyi edistämään reaaliaikaista taloutta Verkkkolaskufoorumin vetäjänä vuonna 2002. Verkkolaskufoorumin seminaarit ja työryhmät tarjosivat julkisen sektorin, pankkien, kaupan, teollisuuden, verkkolaskuoperaattoreiden ja ohjelmistotalojen edustajille mahdollisuuden vaihtaa näkemyksiään eri osapuolien välillä liikkuvan maksuliikennedatan mahdollisuuksista ja esteistä.

”Rakenteisena myyjältä ostajalle siirtyvä verkkolasku on iso askel kohti reaaliaikaista taloutta, ja se meiltä on onnistunut oikein hyvin”, Simell kertoo. Verkkolaskufoorumin aloittaessa käytössä oli 30 erilaista laskuformaattia.

”Yhteisen standardoinnin ansiosta nyt, vajaat 20 vuotta myöhemmin, suomalaisorganisaatioiden käytössä on kaksi yhteensopivaa formaattia. Tällä hetkellä valtaosa suomalaisyritysten laskuista on standardoituja, rakenteisia verkkolaskuja”, Simell toteaa.

EU kiihdyttää kehitystä

Verkkolaskufoorumin ajankohtaisista haasteista Simell mainitsee huhtikuussa 2019 voimaan tulleen, EU:n verkkolaskudirektiiviin perustuvan lain. Verkkolaskulailla halutaan sekä tehostaa yritysten, julkishallinnon ja muiden toimijoiden taloushallintoprosessien automatisointia että varmistaa suomalaisorganisaatioiden laskujen esteetön läpimeno EU-alueella.

”Huhtikuusta 2021 alkaen verkkolaskuoperaattorit tarkistavat eurooppalaisen verkkolaskustandardin mukaisesti laaditut verkkolaskut. Puutteellisesti laaditut laskut palautuvat lähettäjälle”, Simell taustoittaa.

Simellin mukaan TIEKE tarjoaa vankan perustan Verkkolaskufoorumin kaltaiselle yhteistyölle, sillä tietoteknologian soveltamiseen liittyvä standardointi on alusta asti ollut yksi riippumattoman ja neutraalin kehittäjäyhteisön ydintehtävistä.

Suomesta otetaan oppia

Verkkolaskufoorumin puheenjohtajan, Valtiokonttorin johtavan taloushallinnon asiantuntijan Pirjo Ilolan mukaan foorumin tehtäväkenttä on parissa kymmenessä vuodessa laajentunut verkkolaskun standardoinnista ja julkisen verkkolaskuosoitteiston kehittämisestä reaaliaikaisen talouden muihin prosesseihin.

Kehitystyö ei enää rajoitu Suomeen, vaan hankkeita toteutetaan kansainvälisissä verkostoissa, erityisesti EU:n ja Pohjoismaiden sisällä.

”TIEKEn koordinoimaa Verkkolaskufoorumia ja Suomessa tehtyä kehitystyötä arvostetaan kansainvälisesti, joten meitä kuunnellaan, ja meistä halutaan ottaa oppia”, Verkkolaskufoorumissa vuodesta 2003 toiminut ja muun muassa EU:n komission verkkolaskua edistävissä työryhmissä vaikuttava Ilola kertoo.

Käteisostosta e-kuitti valtiolle

Ilolan mukaan seuraava käytännön harppaus kohti reaaliaikaista taloutta Suomessa tapahtuu viimeistään vuonna 2025, jolloin valtion virkamiesten valtion kortilla tehdyistä korttiostoista tulee saada rakenteinen kuitti.

”Suomessa verkkolaskun yleistymistä on merkittävästi edistänyt se, ettei valtio enää moneen vuoteen ole hyväksynyt muunlaisia laskuja, ja nyt toivomme, että valtion linjaus antaa e-kuitin käyttöönotolle samanlaisen sysäyksen.”

Ilola kannustaa valtiolle palveluja tai tavaraa toimittavia tahoja käynnistämään mahdollisimman pian e-kuitin vaatimat järjestelmämuutostyöt.

”Jatkossa valtion maksukortilla ostoja tekevät virkamiehet vaativat e-kuitin, joka siirtyy maksutapahtumasta suoraan valtion taloushallintojärjestelmään.”

Valtiolla on yli 60 000 maksukorttia muun muassa tullin, ministeriöiden, poliisin ja muiden viranomaisten käytössä. Talouden läpinäkyvyyttä ja harmaan talouden kitkentää e-kuitti edistää siinä vaiheessa, kun se valtavirtaistuu yritysten ja kuluttajien käyttöön. Ilola viittaa standardoidun datan esteettömään liikkumiseen järjestelmien välillä, minkä ansiosta muun muassa arvonlisäverotiedot voisivat siirtyä automaattisesti verottajalle.


Standardeista muutoksen perusta

Kohti reaaliaikaista taloutta vei osaltaan Taloushallintoliiton TALTIO-hanke (2016 – 2017). Hankkeessa kehitettiin standardeja ja formaatteja, joilla organisaatioiden talousinformaatio tuotetaan täysin digitaalisena.
Lähtökohtana oli näkemys, jonka mukaan yhtenäinen sisältö ja rakenne mahdollistavat reaaliaikaisen tiedonkulun järjestelmien välillä samalla kun toiminnan laatu paranee kustannustehokkaasti.

Hankkeen sidosryhmiä olivat rahoitussektori, ministeriöt, kaupan toimiala, taloushallintoalan toimijat ja ohjelmistotalot, arvo-osuusjärjestelmä ja asunto-osakeyhtiöt. TIEKE vastasi työpaketista, jossa määriteltiin asunto-osakeyhtiöiden, yhdistysten ja säätiöiden raportointikoodisto sekä taloyhtiöiden energiatodistusten rakenteisen raportin sisältö.

Lue seuraavaksi