Käyttäjille perustietoa verkkolaskuosoitteistosta

Verkkolaskuosoitteistossa on suomalaisten organisaatioiden verkkolaskuosoitteet. Organisaatioilla tarkoitetaan yhteisöjä, joilla on y-tunnus. Näitä on mm. yksityiset yritykset, yhdistykset, asunto-osakeyhtiöt ja julkisen sektorin organisaatiot. Jotta organisaatio voidaan lisätä verkkolaskuosoitteistoon, pitää sen ensin olla YTJ:ssä.

Kun organisaation tiedot tuodaan verkkolaskuosoitteistoon, tarkistetaan organisaation nimi ja y-tunnus tarkistetaan tuolloin Yritys- ja yhteisötietojärjestelmästä eli YTJ:stä. YTJ on julkinen palvelu, jota yläpitävät Patentti- ja rekisterihallitus ja Verohallinto. 

Verkkolaskuvälittäjä nimensä mukaisesti välittää verkkolaskut laskun lähettäjältä laskun saajalle.

Lista verkkolaskuvälittäjistä löytyy osoitteesta https://verkkolaskuosoite.fi/client/index.html#/info.

Verkkolaskuvälittäjät lisäävät verkkolaskuosoitteen verkkolaskuosoitteistoon.

Organisaatioiden tiedot eivät tule verkkolaskuosoitteistoon automaattisesti. Kun organisaatioilla on sopimus verkkolaskujen lähettämisestä tai vastaanottamisesta verkkolaskuvälittäjän kanssa, niin organisaation tieto voidaan lisätä verkkolaskuosoitteistoon.

Siis kun sopimus verkkolaskujen välittämisestä on tehty verkkolaskuvälittäjän kanssa, niin välittäjä lisää tiedot verkkolaskuosoitteistoon.

Verkkolaskuvälittäjät tekevät pääsääntöisesti muutokset organisaation tietoihin. Yrityksen pitää ensin ilmoittaa verkkolaskun välittäjälle, mitä tietoja pitää muuttaa. Helpoimmin tämä tapahtuu klikkaamalla verkkolaskuosoitteen yhteydessä olevaa Korjauspyyntö-nappia. Klikkaus aukaisee lomakkeen, johon voit kirjoittaa muutostoiveet. Lomakkeen tiedot menevät suoraan verkkolaskuvälittäjälle.

Organisaatiollasi voi olla yksi tai useampi verkkolaskuosoitetta saman y-tunnuksen alla.

Organisaatiolla voi olla esimerkiksi omat verkkolaskuosoitteet eri toimipaikoille tai organisaation toiminnoille. Organisaatiot voivat antaa osoitteelle haluamansa nimen, esimerkiksi ”kiinteistöverot”, ”Helsingin toimisto” tai ”kuljetuslaskut”.

Jos yrityksellä on verkkolaskuosoitteistossa samalla y-tunnuksella useita vastaanotto-osoitteita, niillä kaikilla on sama OVT-tunnus mutta eri välittäjät (operaattori tai pankki), niin verkkolaskuosoitteistossa on mahdollisuus merkitä joku osoite ensisijaiseksi. Ensisijaisuus tarkoittaa sitä, että tuo osoite nostetaan listauksessa ensimmäiseksi ja merkitään ns. pääosoitteeksi.

Verkkolaskuvälittäjät poistavat yrityksen verkkolaskuosoitteen verkkolaskuosoitteistosta. Verkkolaskuosoite poistetaan, kun sopimus verkkolaskun välittämisestä päättyy yrityksen ja verkkolaskuvälittäjän välillä.

Verkkolaskuvälittäjät päivittävät säännöllisin väliajoin omien asiakkaidensa tiedot verkkolaskuosoitteistoon. Organisaatiot eivät voi itse muuttaa tietojaan.

Verkkolaskuosoitteistosta voi organisaatioiden tietoja hakea

Verkkolaskuosoitteistossa on tietoja, jotka ovat välttämättömiä organisaatioiden verkkolaskujen lähettämiseksi. Näitä tietoja organisaatiot eivät voi muuttaa itse.

Mitä tietoja yritykset eivät voi muuttaa:

Verkkolaskuosoitteistossa voi organisaation liittää lisätietoja, mikäli organisaatio itse niin toivoo. Näitä tietoja verkkolaskuvälittäjät eivät yleensä lisää automaattisesti organisaation tietoihin. Tällaisia tietoja ovat:

Verkkolaskuosoitteistossa organisaatiot voivat merkitä verkkolaskuosoitteensa joko aktiiviseksi tai passiiviseksi.

Aktiivinen osoite näytetään verkkolaskuosoitteistossa ja tähän osoitteeseen voidaan lähettää verkkolaskuja.

Passiivista osoitetta ei näytetä verkkolaskuosoitteistossa. Näihin osoitteisiin jotkut verkkolaskuvälittäjät eivät välitä verkkolaskuja.

Organisaatiot voivat itse muuttaa verkkolaskuosoitteensa aktiiviseksi tai passiiviseksi. Lisätietoja löytyy kohdasta ”Kuinka yritykset voivat tehdä muutoksia?”

Verkkolaskuosoitteen muuttaminen passiiviseksi on tarkoitettu sellaisiin tapauksiin, joissa verkkolaskuosoite on poissa käytössä tilapäisesti. Jos verkkolaskuosoite ei ole enää käytössä, verkkolaskuosoite tulisi poistaa osoitteistosta.

Organisaatiot voivat tehdä muutokset myös itse kirjautumalla verkkolaskuosoitteistoon, jos ovat saaneet valtuutusavaimen omalta verkkolaskuvälittäjältään.

Jos organisaatio on saanut valtuutusavaimen, yritys voi valtuuttaa jonkun muun osapuolen tekemään muutokset. Organisaatio voi valtuuttaa esimerkiksi tilitoimiston tekemään muutokset.

Valtuutusavain on tunniste, jonka yritys tai organisaatio tarvitsee, jos haluaa tehdä itse muutoksia omiin tietoihinsa verkkolaskuosoitteistossa.

Valtuutusavaimen voi tilata omalta verkkolaskuvälittäjältä.

Kaikki välittäjät eivät kuitenkaan anna valtuutusavainta omille asiakkailleen. Tällöin muutokset verkkolaskuosoitteistoon pitää tehdä välittäjän kautta.