Käyttäjille perustietoa verkkolaskuosoitteistosta

Verkkolaskuosoitteisto

Verkkolaskuosoitteistossa on organisaatioiden verkkolaskuosoitteet. Organisaatioilla tarkoitettaan yhteisöjä, joilla on y-tunnus. Verkkolaskuosoitteistossa olevat tiedot perustuvat verkkolaskuvälittäjien antamiin tietoihin. Verkkolaskuvälittäjät päivittävät tiedot verkkolaskuosoitteistoon.

Mikä on verkkolaskun välittäjä?

Verkkolaskun välittäjä nimensä mukaisesti välittää verkkolaskut laskun lähettäjältä laskun saajalle. Jotta organisaatio voi lähettää verkkolaskuja pitää organisaatiolla olla sopimus välittäjän kanssa verkkolaskujen lähettämisestä.

Lista verkkolaskun välittäjistä löytyy osoitteesta https://verkkolaskuosoite.fi/client/index.html#/info.

Tietojen haku verkkolaskuosoitteistosta

Verkkolaskuosoitteistosta voi organisaatioiden tietoja hakea

  • Organisaation nimellä,
  • verkkolaskuosoitteen nimellä,
  • verkkolaskuosoitteella tai
  • y-tunnuksella.

Mitä tietoja organisaatioista löytyy verkkolaskuosoitteistosta 

Verkkolaskuosoitteistossa on tietoja, jotka ovat välttämättömiä organisaatioiden verkkolaskujen lähettämiseksi. Näitä tietoja organisaatiot eivät voi muuttaa itse.

Mitä tietoja yritykset eivät voi muuttaa:

  • Organisaation nimi
  • Organisaation y-tunnus
  • Verkkolaskuosoite
  • Välittäjätunnus

Verkkolaskuosoitteistossa voi organisaation liittää lisätietoja mikäli organisaatio ne halutaan näyttää. Näitä tietoja ei välittäjät eivät lisää automaattisesti organisaation tietoihin. Tällaisia tietoja ovat:

  • Organisaatio osoitetiedot (4 osoiteriviä + postinumero + postitoimipaikka + maa)
  • Organisaation verkkosivuston osoite
  • Organisaation kontaktit:
    • Rooli (tuki / tekninen / liiketoiminta / muu)
    • Nimi
    • Puhelin
    • Sähköpostiosoite

Organisaation nimi suoraan YTJ:stä

Kun organisaation tiedot tuodaan verkkolaskuosoitteistoon, niin organisaation nimi ja y-tunnus tarkistetaan tuolloin YTJ:stä.

YTJ eli Yritys- ja yhteisötietojärjestelmä on Patentti- ja rekisterihallituksen sekä Verohallinnon ylläpitämä palvelu. 

Verkkolaskuosoitteen lisääminen verkkolaskuosoitteistoon

Verkkolaskun välittäjät lisäävät verkkolaskuosoitteen verkkolaskuosoitteistoon.

Useampi verkkolaskuosoite?

Organisaatiollasi voi olla yksi tai useampi verkkolaskuosoitetta saman y-tunnuksen alla.

Organisaatiolla voi olla esimerkiksi omat verkkolaskuosoitteet eri toimipaikoille tai organisaation toiminnoille. Organisaatiot voivat antaa osoitteelle haluamansa nimen kuten ”kiinteistöverot”, ”Helsingin toimisto”, ”kuljetuslaskut”.

Verkkolaskuosoitteen poistaminen

Verkkolaskun välittäjät poistavat yrityksen verkkolaskuosoitteen verkkolaskuosoitteistosta. Verkkolaskuosoite poistetaan kun sopimus verkkolaskun välittämisestä päättyy yrityksen ja verkkolaskun välittäjän välillä.

Verkkolaskuosoitteiston tietojen päivittäminen

Verkkolaskun välittäjät päivittävät säännöllisin väliajoin omien asiakkaidensa tiedot verkkolaskuosoitteistoon.

Aktiivinen ja passivinen verkkolaskuosoite

Verkkolaskuosoitteistossa organisaatiot voivat merkitä verkkolaskuosoitteensa joko aktiiviseksi tai passiiviseksi.

Aktiivinen osoite näytetään verkkolaskuosoitteistossa ja tähän osoitteeseen voidaan lähettää verkkolaskuja.

Passiivista osoitetta ei näytetä verkkolaskuosoitteistossa. Näihin osoitteisiin jotkut verkkolaskuvälittäjät eivät välitä verkkolaskuja.

Organisatiot voivat itse muuttaa verkkolaskuosoitteensa aktiiviseksi tai passiiviseksi. Lisätietoja löytyy kohdasta ”Kuinka yritykset voivat tehdä muutoksia?”

Verkkolaskuosoitteen muuttaminen passiiviseksi on tarkoitettu sellaisiin tapauksiin, joissa verkkolaskuosoite on poissa käytössä tilapäisesti. Jos verkkolaskuosoite ei ole enää käytössä, niin verkkolaskuosoite tulisi poistaa osoitteistosta.

Kuinka yritykset voivat tehdä muutoksia omiin tietoihinsa?

Verkkolaskun välittäjät tekevät pääsääntöisesti muutokset organisaation tietoihin. Yrityksen pitää ensin ilmoittaa verkkolaskun välittäjälle mitä tietoja pitää muuttaa. Helpoimmin tämä tapahtuu klikkaamalla verkkolaskuosoitteen yhteydessä olevaa Korjauspyyntö-nappia. Tämä aukaisee lomakkeen, johon voit kirjoittaa muutostoiveet. Lomakkeen tiedot menevät suoraan verkkolaskun välittäjälle.

Organisaatiot voivat tehdä muutokset myös itse kirjautumalla verkkolaskuosoitteistoon, jos ovat saaneet valtuutusavaimen omalta verkkolaskuvälittäjältään.

Jos organisaation on saanut valtuutusavaimen, niin yritys voi valtuuttaa jonkun muun osapuolen tekemään muutokset. Organisaatio voi valtuuttaa esimerkiksi tilitoimiston tekemään muutokset.

Valtuutusavain

Valtuutusavain on tunniste, jonka yritys tai organisaatio tarvitsee, jos haluaa tehdä itse muutoksia omiin tietoihinsa verkkolaskuosoitteistossa.

Valtuutusavaimen voi  tilata omalta verkkolaskuvälittäjältään.

Kaikki välittäjät eivät kuitenkaan anna valtuutusavainta omille asiakkailleen. Tällöin muutokset verkkolaskuosoitteistoon pitää tehdä välittäjän kautta.

Verkkolaskuosoitteistossa on organisaatioiden verkkolaskuosoitteet. Organisaatioilla tarkoitettaan yhteisöjä, joilla on y-tunnus. Verkkolaskuosoitteistossa olevat tiedot perustuvat verkkolaskuvälittäjien antamiin tietoihin. Verkkolaskuvälittäjät päivittävät tiedot verkkolaskuosoitteistoon.