Rakenteinen dokumentti
Verkkolasku tarkoittaa sähköistä laskua, joka lähetetään, käsitellään ja vastaanotetaan koneluettavassa ja täysin digitaalisessa muodossa. Verkkolasku on lisäksi rakenteisessa muodossa lähetettävä lasku.
Rakenteinen muoto tarkoittaa sitä, että dokumentin sisältö on jäsennelty yhteisesti sovitulla tavalla (standardin mukaisesti), jolloin sen tietosisältö on koneellisesti luettavissa ja ymmärrettävissä. Rakenteisen dokumentin rakenne määrittelee, miten dokumentin sisältö on jäsennelty, ja millaisia tietotyyppejä ja niiden sijaintia dokumentissa käytetään.
Verkkolaskujen osalta rakenteine muoto tarkoittaa, mitä tietoja laskussa tulee olla ja missä muodossa ne tulee esittää. Rakenteisen laskun avulla laskun vastaanottaja voi helposti ja automaattisesti käsitellä laskutiedot, sillä tietoja ei tarvitse syöttää tai skannata manuaalisesti esimerkiksi taloushallintojärjestelmään.
Verkkolaskun lähettäminen ja vastaanottaminen
Verkkolaskujenn lähettäminen ja vastaanottaminen edellyttää, että yritys on tehnyt sopimuksen verkkolaskuvälittäjän kanssa. Yritys voi tehdä sopimuksen suoraan välittäjän kanssa tai jos tilitoimisto hoitaa laskutuksen, niin tilitoimisto voi hoitaa asian. Sopimuksen lisäksi yrityksen käytössä oleva laskutusohjelmiston pitää tukea verkkolaskujen käsittelyä.
Verkkolaskujen lähettäminen ei käytännössä eroa paperilaskujen tulostamisesta mitenkään. Kun ohjelmistossa valitsee tulostuksen sijaan laskun lähettämisen verkkolaskuna, niin enempää lähettämisen osalta ei vaaditakaan. Vastaavasti taloushallinnon ohjelmistoon tulee usein verkkolaskut suoraan.
Verkkolasku kulkee välittäjän kautta
Verkkolaskutus toimii käytännössä siten, että laskuttajayritys lähettää verkkolaskun sähköisesti taloushallinto- tai laskutusohjelmastaan. Verkkolasku siirtyy laskuttajayrityksen verkkolaskuvälittäjän kautta vastaanottavan yrityksen verkkolaskuvälittäjälle, joka vuorostaan toimittaa verkkolaskun vastaanottavalle yritykselle digitaalisessa ja koneluettavassa muodossa. Vastaanottovalla yrityksellä verkkolaskun siirtyy yleensä suoraan sähköisesti ostoreskontraan.
Turvallinen
Verkkolaskutus on turvallinen laskutustapa. Verkkolaskun lähettäminen ja vastaanottaminen edellyttää sopimusta verkkolaskuvälittäjän kanssa. Verkkolaskuvälittäjä tarkistaa sopimuksen teon yhteydessä, että yritys on oikea ja se on kaupparekisterissä (https://www.ytj.fi/). Näin pystytään välttämään pahimmat väärinkäytökset ja huijauslaskujen massapostitukset.
Verkkolaskuformaatit
Suomessa on käytössä pääasiassa kaksi formaattia: Finvoice ja TeappsXML. Kummatkin ovat keskenään yhteensopivia.
EU:ssa on otettu käyttöön yhtenäinen eurooppalainen verkkolaskustandardi (EN16931), jota kutsutaan myös Eurooppa-normiksi tai semanttiseksi mallilksi. Suomalaiset Finvoice ja TeappsXML -formaattien uusimmat versiot noudattavat Eurooppa-normia.
Pdf-laskut sitten?
Jotkut yritykset käyttävät vielä pdf-muodossa olevia, sähköpostin liitteenä lähetettäviä laskuja. Pdf-muodossa olevat laskut eivät ole verkkolaskuja.
Muita hyötyjä verkkolaskutuksesta
- Verkkolaskutuksen avulla yritykset voivat seurata laskujen maksutilannetta reaaliaikaisesti.
- Verkkolaskutus vähentää virheiden määrää ja helpottaa laskujen käsittelyä.
- Verkkolaskutus mahdollistaa laskujen automaattisen arkistoinnin ja helpottaa laskujen seurantaa.
- Verkkolaskutus nopeuttaa laskujen käsittelyä, poistaa manuaalisia työvaiheita ja säästää paperia. Se tuo selkeästi välittömiä etuja erityisesti niille yrityksille, joilla on paljon tulevia laskuja.
- Verkkolaskutus tuo kustannussäästöjä. Esimerkiksi myynti- ja ostolaskut voidaan lähettää edullisemmin verkkolaskuina kuin mitä aiemmin paperisena (kirjekuoren ja postimaksun hinta). Edut voi olla havaittavissa jo pienillä laskutusmäärillä.
- Verkkolaskutus säästää huomattavasti aikaa, varsinkin kun tehdään myyntilaskuja. Laskuja ei tarvitse enää tulostaa, kuorittaa, ja postittaa. Myös ostolaskujen puolella aikaa säästyy kun ne käsitellään verkkolaskuina.
- Verkkolaskutus voi tarjota joustavuutta ja räätälöitävyyttä yrityksen erityistarpeiden mukaan. Se voi tukea erilaisia laskumääriä, ohjelmistoja, ja tarpeita, ja jokainen yritys voi löytää itselleen sopivan tavan toteuttaa lähettää ja vastaanottaa verkkolaskuja.
- Verkkolaskujen käsittely voidaan integroida yrityksen muiden järjestelmien kanssa, kuten toiminnanohjaus järjestelmien kanssa. Tämä antaa perustan tehostaa yrityksen toimintoja.
