Verkkolaskun käyttö on yrityksille hyödyllinen monella tapaa, mutta sen käyttöönottoon liittyy joitakin asioita, jotka tulee ottaa huomioon. Tässä on muutamia huomioitavia asioita:
Vaihe 1: Tarpeiden ja vaatimusten määrittely
Ensimmäinen vaihe on määritellä yrityksen tarpeet. Kuinka monta laskua yritys lähettää kuukaudessa? Tarvitseeko yrityksen lähettää laskuja Suomen ulkopuolelle? Mitkä ovat yrityksen nykyiset laskutukseen liittyvät järjestelmät ja prosessit?
Lähetettyjen ja vastaanotettujen laskujen määrä voi vaihdella huomattavasti erilaisten ja -kokoisten yritysten välillä. Pieni yritys voi lähettää vain muutaman laskun vuodessa, kun vuorostaan isot yritykset saattavat lähettää kymmeniätuhansia laskuja kuukaudessa. Kummassakin näissä tapauksissa verkkolaskutuksen tarpeet ja hyödyt vaihtelevat hyvin suuresti.
Vaihe 2: Varmista, että yrityksen järjestelmä voit teknisesti lähettää ja vastaanottaa verkkolaskuja
Jos yrityksessä on käytössä oma taloushallinto-ohjelmisto taikka toiminnanohjausjärjestelmä, on varmistettava, että se kykenee lähettämään ja vastaanottamaan verkkolaskuja. Verkkolaskun käyttöönotto edellyttää siis ohjelmistoa, joka tukee verkkolaskutusta.
Toisaalta monissa pienissä yrityksissä ulkopuolinen taho kuten tilitoimisto hoitaa laskutuksen ja laskujen vastaanoton. Tällöin on hyvä tarkistaa, että tilitoimistolla on käytössä ohjelmisto, joka pystyy lähettämään ja vastaanottamaan verkkolaskuja. Asunto-osakeyhtiöiden kannattaa vuorostaan varmistaa, että isännöitsijäyrityksellä on käytössä järjestelmä, joka pystyy lähettämään ja vastaanottamaan verkkolaskuja.
Yrityksen kannattaa varmistaa, että ohjelmisto pystyy käsittelemään Eurooppa-normin mukaisia verkkolaskuja. TIEKEn sivuilta löytyy taloushallinto-ohjelmat, joilla tämä on mahdollista.
Vaihe 3: Kustannukset kuriin
Verkkolaskutuksessa kustannuksia syntyy verkkolaskun käyttöönotossa sekä päivittäisessä käytössä.
Käyttöönotossa voi olla alkukustannuksia riippuen siitä, tarvitaanko järjestelmän integrointia tai muokkausta yrityksen olemassa olevaan taloushallintajärjestelmään.
Verkkolaskujen lähettäminen edellyttää verkkolaskuvälittäjän käyttämistä. Verkkolaskuvälittäjät perivät usein kuukausi- tai laskukohtaisia maksuja. Nämä voivat vaihdella suuresti palveluntarjoajasta ja käytettyjen laskujen määrästä riippuen.
Jos yritys lähettää vain muutaman laskun kuukaudessa tai vuodessa, niin voi olla hyvä harkita vaihtoehtoja, joissa palvelujen käyttökustannukset perustuvat pelkästään lähetettyjen ja vastaanotettujen laskujen määrään.
Tällä sivulla on esitelty edullisia, kuukausimaksuttomia vaihtoehtoja:
Osa laskujen vastaanottajista tarjoaa omille yhteistyökumppaneilleen palvelun, jossa laskuja voi lähettää vain heille. Nämä ovat yleensä maksuttomia mutta rajoittaa laskujen lähettämisen vain palveluntarjoajalle.
Vaihe 4: Valitse verkkolaskun välittäjä
Seuraava vaihe on etsiä ja valita sopiva verkkolaskun välittäjä (operaattori tai pankki), joka välittää laskut vastaanottajalle.
On tärkeää vertailla eri palveluntarjoajien kustannuksia, tarjottavia lisäpalveluja, asiakaspalvelua ja tukiominaisuuksia. On tärkeää valita verkkolaskuvälittäjä, joka sopii yrityksen tarpeisiin.
Jos yritys lähettää verkkolaskuja Suomen ulkopuolelle, niin on syytä varmistaa, että verkkolaskun välittäjä pystyy sen tekemään. Suomessa toimivat verkkolaskuvälittäjät ja heidän yhteystietonsa löytyvät Verkkolaskuosoitteiston sivuilta
Vaihe 5: Sopimuksen teko ja palvelun määrittely
Kun sopiva palveluntarjoaja on valittu, on aika tehdä sopimus palveluntarjoajan kanssa. Tässä vaiheessa määritellään tarkemmin palvelun sisältö, kuten laskutusmäärät ja lisäominaisuudet.
Vaihe 6: Yrityksen verkkolaskuosoitteen lisääminen Verkkolaskuosoitteistoon
Kun sopimus on tehty verkkolaskuvälittäjän kanssa, niin verkkolaskuvälittäjä vastaa siitä, että yrityksen tiedot päivitetään verkkolaskuosoitteistoon.
Vaihe 7: Tiedotus ja asiakasrekisterin päivitys
On tärkeää kertoa yhteistyökumppaneille, että yritys kykenee lähettämään ja vastaanottamaan verkkolaskuja. Tarvittaessa on hyvä ohjeistaa heitä siitä, miten verkkolaskuja tulee lähettää ja vastaanottaa.
Vastaavasti on syytä päivittää oma asiakas- ja toimittajarekisteri. Tiedot voi päivittää yksittäin Verkkolaskuosoitteistosta. Jos rekisteri on suuri, niin Verkkolaskuosoitteistosta voi tilata itselleen kaikki Verkkolaskuosoitteiston tiedot.
Vaihe 8: Uudet prosessit ja järjestelmien integrointi
Verkkolaskutuksen käyttöönotto voi edellyttää muutoksia yrityksen taloushallinnon prosesseihin. Yrityksessä tulee varmistaa, että on tehty suunnitelma muutosten tekemiseksi ja että kaikki henkilöt yrityksessä ovat tietoisia muutoksista.
Taloushallinnon automaatio tai sujuvoittaminen edellyttävät usein verkkolaskujen käsittelyn liittämistä (integrointi) olemassa oleviin ohjelmistoihin, kuten taloushallinto- tai asiakkuudenhallintajärjestelmään. Tämä voi vaatia yhteistyötä palveluntarjoajan ja mahdollisesti IT-konsultin kanssa.
Vaihe 9: Kouluta henkilökuntaa
Verkkolaskun käyttöönotto vaatii toisinaan henkilökunnan koulutusta ja ohjeistusta, jotta yrityksen henkilökunta osaa käyttää sitä oikein. Koulutuksen avulla varmistetaan, että verkkolaskutus sujuu mutkattomasti ja että laskut saadaan lähetettyä ja vastaanotettua oikein.
Verkkolaskujen lähettämisessä muistettavaa
Verkkolaskun lähettäjän tulee varmistaa, että kaikki tarvittavat tiedot ovat laskussa ja että ne ovat oikein. Yleisiä virheitä ovat esimerkiksi laskun summan tai arvonlisäveron laskeminen väärin, virheelliset laskuttajan yhteystiedot tai viitenumerot.
Käy varmistamassa Verkkolaskuosoitteistossa, että vastaanottajan osoite on oikein.
Jos laskuun on tarpeen liittää muita dokumentteja, on tärkeää varmistaa, että verkkolaskuvälittäjä pystyy käsittelemään liitteitä.
Varmistaa, että asiakkaalla on kyky vastaanottaa verkkolaskuja ja että hän tietää, miten laskut vastaanotetaan.
Yrityksen tulee varmistaa, että seuraa verkkolaskujen lähettämistä ja vastaanottamista ja että tietää, miten mahdolliset virheet laskuissa korjataan.
