Verkkolaskuformaatti tarkoittaa sähköisen laskun rakennetta ja sisältöä määrittelevää standardia. Se on joukko sääntöjä ja määrityksiä, jotka kertovat, miten laskun tiedot esitetään ja järjestetään digitaalisessa muodossa. Verkkolaskuformaatin avulla eri järjestelmät ja ohjelmistot voivat lukea, tulkita ja käsitellä laskuja automaattisesti. Tämä vuorostaan tehostaa laskutusprosessia ja vähentää virheitä.

Verkkolaskuformaattien käytössä suositellaan käytettäväksi joko Eurooppa-normin (Eurooppalainen verkkolaskku) mukaisia laskuja, tai vähintään Finvoice 3.0 tai TeappsXML 3.0 mukaisia laskuja.

Tarkista tukeeko yrityksesi käyttämä ohjelmisto suositeltuja formaatteja. >>>Katso taulukosta!>>>

Eurooppalaisella verkkolaskulla tai verkkolaskustandardilla tarkoitetaan CENin julkaisemaa standardia. Eurooppalaista verkkolaskustandardia kutsutaan myös semanttiseksi malliksi. Standardin virallinen nimi on EN16931.

Semanttisen mallin mukaisessa verkkolaskussa on laskun ydinelementit, joita sähköiseen laskuun on aina sisällyttävä. Siis verkkolasku voidaan tällöin lähettää järjestelmästä toiseen ilman, että laskun oleellinen tietosisältö muuttuu.

Standardi on teknisesti ja kaupallisesti riippumaton sekä siinä on huomioitu pk-yritysten sekä hankintaviranomaisten erityistarpeet.

Standardin saa maksutta SFS:n sivulta.

Lisätietoja standardista EU:sta

Peppol-muotoinen verkkolasku viittaa sähköiseen laskuun, joka on laadittu Peppol-verkkolaskustandardin mukaisesti. Peppol (Pan-European Public Procurement On-Line) mukainen verkkolasku perustuu eurooppalaiseen verkkolaskuun (EN16931-standardiin).

Verkkolaskuissa käytetään koodilistoja, jotka ovat luetteloita erilaisista koodeista, merkinnöistä tai tunnuksista, joita tarvitaan laskujen tiedoissa ja rakenteissa. Näitä koodilistoja käytetään varmistamaan, että laskut voidaan lähettää, vastaanottaa ja käsitellä yhtenäisellä tavalla eri järjestelmissä ja organisaatioiden välillä.

Suomessa käytössä olevia verkkolaskuissa tarvittavia koodilistoja ovat muun muassa:

Koodilistat voivat olla kansallisia tai kansainvälisiä riippuen niiden käyttötarkoituksesta ja soveltamisalueesta. Yritysten on tärkeää varmistaa, että niiden käyttämät taloushallinto-ohjelmistot ja järjestelmät tukevat tarvittavia koodilistoja, jotta ne voivat lähettää ja vastaanottaa laskuja sujuvasti yhteistyökumppaneidensa kanssa.

Eurooppalaisen verkkolaskun käyttö edellyttää EU:n hyväksymien koodilistojen käyttöä. Koodilistat löytyvät >>> tältä sivuilta.

Verkkolaskulaissa edellytetään eurooppalaista verkkolaskua

Verkkolaskulaissa mainitaan, että hankintayksiköillä on velvollisuus ottaa vastaan ja käsitellä sähköisiä laskuja sekä toisaalta, että hankintayksiköllä ja elinkeinonharjoittajalla on oikeus saada pyynnöstä lasku toiselta hankintayksiköltä tai elinkeinonharjoittajalta sähköisenä laskuna.

Sähköisellä laskulla tarkoitetaan nimenomaan verkkolaskua, joka noudattaa ns. eurooppalaista standardia.

Laki hankintayksiköiden ja elinkeinonharjoittajien sähköisestä laskutuksesta. Linkki lakiin.

Suomessa on käytössä kaksi kansallista verkkolaskuformaattia: Finvoice ja TeappsXML. Suomalaiset verkkolaskuformaattien uusimmat versiot Finvoice 3.0 – ja TeappsXML 3.0 -versiot noudattavat semanttista mallia.

Finvoice on pankkien yhteinen verkkolaskun esitystapa. Finvoice-ohjeet ja niihin liittyvät tekniset tiedostot ja kuvaus löytyvät Finanssialan Keskusliiton verkkolaskusivuilta.

Finvoice-formaatista on käytössä vielä vanhoja versioita (1.3 ja 2.0) mutta nämä versiot eivät vastaa euroopplaisen verkkolaskun vaatimuksia.

Finvoicelle on olemassa toimialakohtaisia soveltamisohjeita.

Finvoice-laskuformaattia käytetään vain ns. pankkiverkossa eli kun pankit välittävät verkkolaskuja pankkien asiakkailta toiselle pankin asiakkaalle.

TEAPPSXML-formaatti on Tieto Oyj:n luoma verkkolaskuformaatti.

TEAPPSXML-formaattia käytetään verkkolaskuoperaattoreiden välisessä verkkolaskujen välityksessä. Verkkolaskuoperaattorit muuttavat laskut myös Finvoice-formaattiin kun verkkolasku lähetetään pankin asiakkaalle.

TEAPPSXML- ja Finvoice-formaatit ovat täysin yhteensopivia.