Verkkolaskuformaatit ovat standardeja, yhteisesti sovittuja malleja, joiden avulla laskutuksen tiedot saadaan esitettyä yhtenäisesti. Tämä tekee mahdolliseksi lähettää tietoja eri organisaatioiden ja ohjelmistojen välillä. Yhteisten mallien käyttö vähentää manuaalista työtä, virheitä ja kustannuksia, ja auttaa tehostamaan laskutusprosesseja. Lisäksi formaatit varmistavat, että laskut täyttävät lakisääteiset vaatimukset ja ovat yhteensopivia niin kansallisella kuin kansainvälisellä tasolla.

Verkkolaskuformaatti määrittelee käytännössä verkkolaskun rakenteen ja sisällön kuvauksen. Se on joukko sääntöjä ja määrityksiä, jotka kertovat, miten laskun tiedot esitetään ja järjestetään digitaalisessa muodossa. Voit ajatella verkkolaskuformaattia kuin reseptinä: se määrittelee tarkasti, mitä aineksia tarvitaan ja missä järjestyksessä ne yhdistetään, jotta lopputulos on aina yhdenmukainen ja selkeä.

Verkkolaskuformaatit varmistavat myös, että laskut näyttävät ja toimivat samalla tavalla riippumatta siitä, kuka ne lähettää tai vastaanottaa. Verkkolaskuformaatin avulla eri järjestelmät ja ohjelmistot voivat lukea, tulkita ja käsitellä laskuja automaattisesti. Tämä vuorostaan tehostaa laskutusprosessia ja vähentää virheitä.

Verkkolaskulaissa mainitaan, että hankintayksiköillä (julkisen sektorin organisaatioilla, kuten kunnilla, valtion virastoilla ja muilla julkisilla laitoksilla, jotka vastaavat julkisista hankinnoista) on velvollisuus ottaa vastaan ja käsitellä sähköisiä laskuja sekä toisaalta, että hankintayksiköllä ja elinkeinonharjoittajalla on oikeus saada pyynnöstä lasku toiselta hankintayksiköltä tai elinkeinonharjoittajalta sähköisenä laskuna.

Sähköisellä laskulla tarkoitetaan laissa nimenomaan verkkolaskua, joka noudattaa ns. eurooppalaista standardia.

Laki hankintayksiköiden ja elinkeinonharjoittajien sähköisestä laskutuksesta. Linkki lakiin.

Tarkista tukeeko yrityksesi käyttämä ohjelmisto suositeltuja formaatteja. >>>Katso taulukosta!>>>

Eurooppalaisella verkkolaskulla tai verkkolaskustandardilla tarkoitetaan CENin julkaisemaa standardia. Eurooppalaista verkkolaskustandardia kutsutaan myös semanttiseksi malliksi. Standardin virallinen nimi on EN16931.

Semanttisen mallin mukaisessa verkkolaskussa on laskun ydinelementit, joita sähköiseen laskuun on aina sisällyttävä. Siis verkkolasku voidaan tällöin lähettää järjestelmästä toiseen ilman, että laskun oleellinen tietosisältö muuttuu.

Standardi on teknisesti ja kaupallisesti riippumaton sekä siinä on huomioitu pk-yritysten sekä hankintaviranomaisten erityistarpeet.

Standardin saa maksutta SFS:n sivulta.

Lisätietoja standardista EU:sta

Suomalainen verkkolaskujen välitys on suunniteltu kotimaisiin tarpeisiin ja siinä välitetään laskuja pankkiverkon (Finvoice) tai operaattoriverkoston (TEAPPSXML) kautta.

Suomessa on käytössä kaksi kansallista verkkolaskuformaattia: Finvoice ja TeappsXML. Suomalaiset verkkolaskuformaattien uusimmat versiot Finvoice 3.0 – ja TeappsXML 3.0 -versiot noudattavat Eurooppalaista verkkolaskustandardia.

Finvoice on pankkien yhteinen verkkolaskun esitystapa. Finvoice-ohjeet ja niihin liittyvät tekniset tiedostot ja kuvaus löytyvät Finanssialan verkkolaskusivuilta.

Finvoice-formaatista on käytössä vielä vanhoja versioita (1.3 ja 2.0) mutta nämä versiot eivät vastaa euroopplaisen verkkolaskun vaatimuksia.

Finvoicelle on olemassa toimialakohtaisia soveltamisohjeita.

Finvoice-laskuformaattia käytetään vain ns. pankkiverkossa eli kun pankit välittävät verkkolaskuja pankkien asiakkailta toiselle pankin asiakkaalle.

TEAPPSXML-formaatti on Tieto Oyj:n luoma verkkolaskuformaatti.

TEAPPSXML-formaattia käytetään verkkolaskuoperaattoreiden välisessä verkkolaskujen välityksessä. Verkkolaskuoperaattorit muuttavat laskut myös Finvoice-formaattiin kun verkkolasku lähetetään pankin asiakkaalle.

TEAPPSXML- ja Finvoice-formaatit ovat täysin yhteensopivia.

Peppol (Pan-European Public Procurement On-Line) -verkkolasku on sähköinen lasku, joka välitetään Peppol-verkoston kautta. Peppol-verkosto on kansainvälinen järjestelmä, joka mahdollistaa standardoidun sähköisen laskutuksen ja asiakirjojen vaihdon eri maiden ja organisaatioiden välillä ilman yhteensopivuusongelmia. joka noudattaa Peppol-verkoston määrittämää standardia.

Toisin kuin kansalliset verkkolaskuverkostot, Peppol on suunniteltu helpottamaan laskujen ja muiden asiakirjojen vaihtoa kansainvälisesti. Kansalliset verkostot on optimoitu paikallisiin tarpeisiin, kun taas Peppol tarjoaa yhtenäisen tavan kommunikoida yli rajojen. Verkkolaskuvälittäjät voivat toimia myös Peppol-verkostossa välittäjinä.

Peppol-muotoinen verkkolasku viittaa sähköiseen laskuun, joka on laadittu Peppol-verkkolaskustandardin mukaisesti. Peppol mukainen verkkolasku perustuu eurooppalaiseen verkkolasku EN16931-standardiin.

Verkkolaskuissa käytetään koodilistoja, jotka ovat luetteloita erilaisista koodeista, merkinnöistä tai tunnuksista, joita tarvitaan laskujen tiedoissa ja rakenteissa. Koodilistoilla varmistetaan, että laskujen tiedot esitetään ja tulkitaan samalla tavalla eri järjestelmissä ja organisaatioissa, mikä helpottaa tietojen automaattista käsittelyä ja vähentää väärinkäsityksiä sekä virheitä laskutusprosessissa.

Suomessa käytössä olevia verkkolaskuissa tarvittavia koodilistoja ovat muun muassa:

Koodilistat voivat olla kansallisia tai kansainvälisiä riippuen niiden käyttötarkoituksesta ja soveltamisalueesta. Yritysten on tärkeää varmistaa, että niiden käyttämät ohjelmistot ja järjestelmät tukevat tarvittavia koodilistoja, jotta ne voivat lähettää ja vastaanottaa laskuja sujuvasti yhteistyökumppaneidensa kanssa.

Eurooppalaisen verkkolaskun käyttö edellyttää EU:n hyväksymien koodilistojen käyttöä. Koodilistat löytyvät >>> tältä sivuilta.