Huhtikuun aikana jotkut yritykset, palveluntarjoajat ja freelancerit ovat joutuneet huomaamaan, että valtiolle osoitetut verkkolaskut palautuvat lähettäjälle. Taustalla on valtion maksuliikenteestä huolehtivan Valtiokonttorin päätös sitoutua uusiin verkkolaskujen muoto- ja sisältövaatimuksiin. 1.4.2021 lähtien Valtiokonttori on ottanut vastaan vain niin sanotun Eurooppa-normin mukaisia verkkolaskuja.
Eurooppa-normi edellyttää, että verkkolaskuista tulee löytyä oikeat tiedot oikeassa muodossa. Verkkolaskuissa on usein väärin muodostettuja tietoja, joiden tarkistus ja oikaisu kuormittavat taloushallintoa huomattavasti. Yleisiä puutteita ovat esimerkiksi väärin merkityt arvonlisäveroprosentit. Uuden normin on tarkoitus sujuvoittaa taloushallintoa ja nopeuttaa verkkolaskujen käsittelyä.
Vain norminmukaiset laskut hyväksytään
Verkkolaskujen siirtymisestä laskuttajan ja maksajan välillä huolehtii Suomessa 25 verkkolaskuoperaattoria. Nämä operaattorit ovat aloittaneet verkkolaskujen oikeellisuuden tarkistuksen, sillä puutteellista laskua valtio ei voi maksaa lainkaan. Käytännössä tarkistusten seurauksena puutteellinen tai virheellinen verkkolasku palautetaan organisaatiolle tai palveluntarjoajalle laskutuspalveluun. Virhetilanteessa lähettäjän on korjattava laskun puutteet ja lähetettävä lasku uudelleen.
Tarkistusten tavoitteena on parantaa verkkolaskuissa olevien tietojen oikeellisuutta. Tällä tavoin pystytään parantamaan yksityisen ja julkisen sektorin taloushallinnon automatisointia. Eurooppa-standardin mukaiset verkkolaskut vastaavat EU:n verkkolaskudirektiiviä ja sen pohjalta säädettyä lakia hankintayksiköiden ja elinkeinonharjoittajien sähköisestä laskutuksesta (241/2019).
Jos laskusi ei mene verkkolaskuoperaattorin tarkistuksesta läpi, toimi näin:
- Tarkista, onko verkkolaskuoperaattorilta tullut virheilmoitusta laskussa ilmenneistä puutteista.
- Korjaa laskusi virheet tai puutteet (esimerkiksi väärin merkitty arvolisäveroprosentti) ja lähetä lasku uudelleen maksettavaksi.
- Jos et löydä virheilmoitusta, kysy taloushallinto-ohjelmasi toimittajalta lisätietoja.
- Tarkista TIEKEn ja Verkkolaskufoorumin listasta, kykeneekö taloushallinto-ohjelmasi käsittelemään Eurooppa-normin mukaisia laskuja.
Lisätietoja uudesta verkkolaskujen tarkistuksesta
Valtiokonttorin tiedote verkkolaskujen uusista tarkistuksista havainnekuvin
Tietoa laskujen lähettämisestä valtiolle
