Vuonna 2020 säädetty niin sanottu verkkolaskulaki velvoitti yritykset vastaanottamaan verkkolaskuja, ja antoi oikeuden vaatia myyjältä ostolaskun lähettämistä verkkolaskuna. Silti arviolta 20 prosenttia yritysten välisestä laskuliikenteestä kulkee edelleen sähköpostitse pdf-laskuina, tai vielä perinteisempään tapaan, paperilaskuina.
Verkkolaskun edut ovat yrityksille ilmeiset. Se ei huku sähköpostin joukkoon tai konttorin paperipinoihin, eikä laskun tietoja tarvitse kirjata käsin verkkopankkiin tai kirjanpitoon. Silti moni laskuttaja luottaa edelleen postiin tai sähköpostiin.
”Ongelma on se, että myyjä maksaa verkkolaskun lähettämisestä, mutta suuren hyödyn verkkolaskusta saa sen vastaanottaja”, toteaa pitkän linjan taloushallintoammattilainen Vuokko Mäkinen.
Entisenä tilitoimistoyrittäjänä Mäkinen tuntee hyvin pienyritysten arjen. Sähköpostin liitteenä lähetetyn pdf-laskun suosion salaisuus on Mäkisen mukaan helppous. Laskutusohjelmat tekevät pdf:n automaattisesti ja lähettävät sen vastaanottajan sähköpostiosoitteeseen – ilmaiseksi. Ohjelmat osaavat kyllä myös sähköisen laskun lähettämisen, mutta verkkolaskuoperaattorit veloittavat laskun lähettämisestä 30–70 senttiä.
Verkkolasku ei joudu hukkaan
Harva yritys kuitenkaan pelkästään lähettää laskuja. Ostolaskuja vastaanottaessa tulee helposti kiroilleeksi myyjän 50 sentin säästön tähden sähköpostitulvaan hukkuneita pdf-laskuja. Lasku muistuu mieleen vasta eräpäivän jälkeen, kun myyjä tai perintäfirma karhuaa saataviaan paperikirjeellä, ja perintäkulujen kera.
Joka tapauksessa ostolaskujen tietojen kopioiminen maksuksi verkkopankkiin, ostoreskontraan tai laskujen hyväksymiskiertoon vaatii työtä, jonka tekee joko yrityksen taloushallinnon pyörittäjä tai tilitoimisto. Lisää turhaa työtä on luvassa, jos samat tiedot pitää vielä kerran näpytellä tilitoimistossa pdf-tiedostojen paperitulosteilta kirjanpitojärjestelmään.
”Jokaisen yrityksen kannattaa miettiä, mitä sähköposti- ja paperilaskujen vastaanottaminen heille maksaa”, Vuokko Mäkinen toteaa.
Mäkinen kehottaa kysymään omalta tilitoimistolta, paljonko he kuukausittain tästä lisätyöstä veloittavat. Arviot laskunkäsittelyn automatisoinnin tuomista säästöistä liikkuvat tyypillisesti 20–30 euron välillä laskua kohden.
Kun yritysten välinen laskuliikenne siirtyy kokonaan koneluettavaan muotoon, on luvassa myös entistä suurempia bisneshyötyjä. ”Tulevaisuudessa suurimmat hyödyt tulevat raakadatan hyödyntämisestä”, arvioi Vuokko Mäkinen.
Nyt verkkolaskun rivitiedot toimitettujen tuotteiden määristä ja hinnoista jäävät yleensä hyödyntämättä. Mäkisen toive on, että tulevaisuudessa nykyistä fiksummat yritysten IT-järjestelmät osaavat siirtää koneluettavat lasku- ja tilaustiedot automaattisesti esimerkiksi yrityksen varastokirjanpidossa hyödynnettäväksi, ja lisäksi analysoida yrityksen taloustilannetta tuotedatan avulla ajantasaisesti.
Mikä verkkolasku?
Verkkolasku on sähköinen lasku, joka lähetetään, käsitellään ja vastaanotetaan koneluettavassa ja täysin digitaalisessa muodossa.
Lasku lähtee yrityksen laskutusohjelmasta asiakasyrityksen ilmoittamaan verkkolaskuosoitteeseen ja välittyy reaaliajassa asiakkaan omaan taloushallintojärjestelmään.
Vastaanottaja voi vain tarkistaa ja hyväksyä laskun. Maksutietoja ei tarvitse näpytellä käsin, eikä laskua tarvitse skannata tai tulostaa.
Lue, miksi yrityksen kannattaa siirtyä verkkolaskutukseen
Kaikki suomalaisten organisaatioiden verkkolaskuosoitteet löydät TIEKEn ylläpitämästä verkkolaskusoitteistosta.
