Peppol-koulutuksen työpajan tuloksia

TIEKE ja Jyväskylän ammattikorkeakoulu käynnistävät syksyllä 2025 Peppol-koulutuksen, jonka tavoitteena on vahvistaa yritysten henkilöstön osaamista uusien käytäntöjen, prosessien, järjestelmien ja datan hyödyntämisen saralla. TIEKE vastaa ensin koulutuspakettien tuottamisesta ja kouluttajien kouluttamisesta, jonka jälkeen Jyväskylän ammattikorkeakoulu Jamk kouluttaa keskisuomalaisia yrityksiä.

Jamkin Peppol-koulutus on suunnattu tilitoimistoille, konsulttiyrityksille, pk-yritysten johdolle ja asiantuntijoille sekä oppilaitosten opettajille ja kouluttajille. Vauhdittamalla Peppol-sanomien käyttöönottoa, edistetään kaikenkokoisten yritysten henkilöstön osaamista ja kilpailukykyä.

Peppol-koulutuksen työpajassa pureuduttiin siihen, miten Peppol-järjestelmän käyttöönottoa voidaan tukea koulutuksella, esimerkeillä ja muutosjohtamisella. Vaikka tekninen muutos todennäköisesti tapahtuu taustalla ilman suurempia näkyviä vaikutuksia loppukäyttäjälle, onnistunut käyttöönotto vaatii koko organisaation sitouttamista. Ideaali tilanne olisi, että käyttäjän näkökulmasta ohjelmiston käytön osalta ei tule juurikaan muutoksia, mutta taustalla prosessit tehostuisivat merkittävästi. Työpajassa nousi esiin konkreettisia huomioita koulutuksen sisällöistä, käyttöönoton vaiheista ja motivaatiotekijöistä.

Koulutuksen sisältö

Peppol-koulutuksen tavoitteena on varmistaa, että osallistujat ymmärtävät muutoksen vaikutukset omaan työhönsä ja organisaation toimintaan. Jotta oppiminen olisi vaikuttavaa ja käytännönläheistä, koulutuksen sisällön tulee pohjautua osallistujien arkeen ja tarjota konkreettisia esimerkkejä. On tärkeää, että koulutus ei jää irralliseksi teoriaksi, vaan tukee muutoksen toteuttamista ja siihen sitoutumista.

Peppol-sanomat ja -prosessit on tärkeää käydä läpi käytännönläheisesti ja verrata niitä yrityksen nykyisiin laskutus- ja tilausprosesseihin, jotta voidaan osoittaa toiminnan tehostuminen. Esimerkit ja sanomien vertailu yrityksen omiin dokumentteihin tukevat oppimista. Koulutuksen tulee olla vaiheistettua – esimerkiksi tilitoimistoille suunnattu ”opintopolku” auttaa jäsentämään oppimista ja tukee eri rooleissa toimivia osallistujia. Samalla on hyödyllistä koota yleisimmät vastustuksen aiheet ja rakentaa niihin selkeitä vasta-argumentteja, jotka auttavat hälventämään epävarmuutta ja lisäävät sitoutumista. Oppimista tukevat myös kotitehtävät, kuten oman organisaation sähköistettävien transaktioiden listaaminen – niiden avulla osallistujat voivat pohtia, mitkä asiat ovat merkityksellisiä heidän työnsä tai yrityksensä näkökulmasta.

Peppol-sanomia – konkreettisia esimerkkejä

Peppol-sanomien avulla voidaan rakentaa yhtenäiseen dataan perustuvaa, automatisoitua ja virheetöntä tiedonsiirtoa, joka palvelee niin viranomaisraportointia kuin yrityksen omaa talous- ja varastonhallintaa.

Käyttöönotto ja tekniikka

Vaikka muutos on loppukäyttäjälle lähes huomaamaton, se edellyttää usein merkittäviä järjestelmämuutoksia taustalla. Onnistunut käyttöönotto vaatii teknistä tukea ja koko organisaation ymmärryksen laajentamista. Käyttöönoton vaiheiden huolellinen ennakointi on tärkeää – on mietittävä, mitkä prosessit ja asiakkuudet otetaan mukaan ensin ja miten eteneminen vaiheistetaan järkevästi.

Toimittajien sitouttaminen on kriittinen osa onnistumista. Ilman vastaanottajia sähköisillä sanomilla ei ole arvoa. Toimittajia on motivoitava, ohjattava ja tuettava aktiivisesti sähköisten yhteyksien käyttöönotossa. Organisaation sisällä on tärkeää huolehtia muutoksen johtamisesta: tukihenkilöiden nimeäminen, tiimien osallistaminen ja selkeä roolitus auttavat muutoksen läpiviennissä.

Teknisen onnistumisen taustalla on myös datan laatu. Vakioitu tieto kuten mittayksiköt ja tuotetiedot, muodostavat perustan automaatiolle ja kustannussäästöille. Lisäksi tuote- ja yritystietojen sekä pakkauskokojen ja kappalemäärien huomioiminen kokonaisuudessa varmistaa, että järjestelmät toimivat saumattomasti ja tieto liikkuu oikein.

Yritysjohdon rooli muutoksen läpiviennissä

Muutoksen onnistuminen edellyttää johdon vahvaa sitoutumista ja selkeää viestintää. Johdon sitoutumisen tueksi tarvitaan konkreettisia perusteluita. Investointien hyödyt, kuten prosessien tehostuminen, kustannusten ja resurssien säästö sekä mahdollisuus kohdentaa työpanosta tuottavampaan tekemiseen, kannattaa tuoda esiin vaikuttavasti.

Raportointia saatetaan pitää pelkkänä viranomaisvelvoitteena. Datan tuottama tieto on oikein hyödynnettynä merkittävä voimavara sisäisessä päätöksenteossa. Samalla se tukee liiketoiminnan kehittämistä ja auttaa tekemään parempia valintoja.

Peppolin käyttöönotto ei ole vain tekninen uudistus. Sillä on laajempia liiketoimintavaikutuksia ja strategista merkitystä. Tämä on tehtävä näkyväksi koko organisaatiolle. Muutos on vietävä läpi johdonmukaisesti ja kattavasti, jotta sen hyödyt realisoituvat täysimääräisesti.

Muutoksen motivointi

Peppol-yhteensopivuus nousee yhä useammin asiakkaiden vaatimukseksi, erityisesti julkisella sektorilla, suuryrityksissä ja kansainvälisessä kaupassa. Tämä kehitys korostaa tarvetta laadukkaalle datalle, joka vähentää manuaalista työtä ja virheitä sekä vapauttaa aikaa tuottavampaan tekemiseen. Samalla tilitoimistojen rooli muuttuu, kun Peppol-osaaminen avaa mahdollisuuksia uusille palveluille ja liiketoimintamalleille. Osaamisen kehittäminen, kilpailukyvyn säilyttäminen ja tulevaisuuteen varautuminen ovat keskeisiä viestejä, kun halutaan motivoida organisaatiota muutoksen omaksumiseen ja hyödyntämiseen.

Selkeä viestintä ja tiedottaminen ovat tärkeitä elementtejä muutoksen läpiviennissä ja siinä onnistumisessa. TIEKE toimii tiedon kokoajana, tuottaa koulutusmateriaalit ja kouluttaa ammattikorkeakoulun kouluttajia, Jamkin rooli on kouluttaa keskisuomalaisia yrityksiä. Valtiokonttorilla on suuri merkitys Peppol-sanomien edistäjänä Suomessa.

Peppol on laaja kokonaisuus, joka kannattaa ottaa haltuun hyvissä ajoin. Peppol-koulutus on osa Datan Uudet Mahdollisuudet -hanketta, joka toteutetaan yhteistyössä Jyväskylän ammattikorkeakoulun kanssa. Lisätietoa hankkeesta ja Peppol-sanomista löytyy TIEKEn verkkosivuilta. Kysymyksiin vastaa TIEKEn Peppol-asiantuntija Timo Simell.