Rakennusalan tiedonkulku ei korjaannu odottamalla 

Rakennusalalla yrityksien tulisi yhteisesti sopia siitä, kuka tuottaa tiedon, tarkistaa sen ja toimittaa sen seuraavalle osapuolelle. 

Muutosten taustalla on myös lähitulevaisuudessa voimaan tulevat lakisääteiset vaatimukset kuten laskutus- ja verotietojen tarkemmasta raportoinnista EU:n rajat ylittävässä kaupassa.  EU:n lainsäädäntö tulee vaatimaan sekä toimittajilta, että tilaajilta tarkempia toimitus- ja ympäristötietoja.  

Rakennusalan ohjelmistotalojen tulee ratkaista, miten näiden vaatimusten tekninen toteutus tapahtuu. Nykyisin käytössä oleva verkkolasku ei kata tilauksen, toimituksen ja raportoinnin kaikkia tietotarpeita. 

Länsinaapurista löytyy esimerkki toimitusketjun tiedonvaihdon ja sopimuskäytäntöjen kehittämisestä. Ruotsissa rakennusalan yritykset ovat ottaneet aktiivisen roolin ja toimivat BEAst (Byggbranschens Elektroniska Affärsstandard eli rakennusalan sähköinen liiketoimintastandardi) -nimisen yhdistyksen puitteissa. Yhdistys on julkaissut BEAst Supply -standardin, joka perustuu Peppol-sanomastandardeihin ja huomioi rakennus- ja infrarakentamisen tarpeet. Siinä on otettu huomioon myös ilmasto- ja ympäristötietojen siirto sekä raportointi.  

Jotta standardia alettaisiin todella käyttää, on BEAstissä luotu sopimusopas täydentämään teknistä standardia. Sopimusoppaassa on tilaajille mallitekstejä ja ohjeita siitä mitä pitää vaatia, että saa toimitustiedot digitaalisesti sekä urakoitsijoille ja toimittajille ohjeita siitä, miten nämä vaatimukset täytetään. 

Esimerkiksi kun tilaaja edellyttää BEAstin mukaista digitaalista toimitussanomaa, osapuolten on sovittava muun muassa seuraavista valmiuksista: 

Ruotsissa mm. Trafikverket (vastaa Suomen Väylävirastoa) ja Tukholman kaupunki ovat alkaneet käyttää BEAst sopimusopasta. 

Rakennusalan yrityksille tulevat muutokset eivät ole pelkkiä rasitteita vaan avaavat myös mahdollisuuksia selkeyttää, yksinkertaistaa ja automatisoida tuotannon, toimitusten ja laskutuksen tiedonkäsittelyä. 

Tilaajien tulisi määritellä tarvittavat toimitustiedot ja niiden toimittamisen ehdot jo hankinnassa.  Rakennusyritysten tulisi sopia kuka tuottaa, tarkistaa ja välittää tiedot toimitusketjussa. Ohjelmistotalojen tulisi selvittää asiakkaiden kanssa, mitä sanomia ja tietosisältöjä järjestelmän on pystyttävä vastaanottamaan, käsittelemään ja lähettämään. 

Yhteisen toimintamallin kehittäminen ja käyttöönotto hyödyttää kaikkia osapuolia: vähentää asiakaskohtaista räätälöintiä, päällekkäistä tallentamista ja manuaalisen työn määrää.