Uusi verkkolaskunormi: tarkista, siirtyykö laskusi maksuun!

Huhtikuun aikana jotkut yritykset, palveluntarjoajat ja freelancerit ovat joutuneet huomaamaan, että valtiolle osoitetut verkkolaskut palautuvat lähettäjälle. Taustalla on valtion maksuliikenteestä huolehtivan Valtiokonttorin päätös sitoutua uusiin verkkolaskujen muoto- ja sisältövaatimuksiin. 1.4.2021 lähtien Valtiokonttori on ottanut vastaan vain niin sanotun Eurooppa-normin mukaisia verkkolaskuja.

Eurooppa-normi edellyttää, että verkkolaskuista tulee löytyä oikeat tiedot oikeassa muodossa. Verkkolaskuissa on usein väärin muodostettuja tietoja, joiden tarkistus ja oikaisu kuormittavat taloushallintoa huomattavasti. Yleisiä puutteita ovat esimerkiksi väärin merkityt arvonlisäveroprosentit. Uuden normin on tarkoitus sujuvoittaa taloushallintoa ja nopeuttaa verkkolaskujen käsittelyä.

Verkkolaskujen siirtymisestä laskuttajan ja maksajan välillä huolehtii Suomessa 25 verkkolaskuoperaattoria. Nämä operaattorit ovat aloittaneet verkkolaskujen oikeellisuuden tarkistuksen, sillä puutteellista laskua valtio ei voi maksaa lainkaan. Käytännössä tarkistusten seurauksena puutteellinen tai virheellinen verkkolasku palautetaan organisaatiolle tai palveluntarjoajalle laskutuspalveluun. Virhetilanteessa lähettäjän on korjattava laskun puutteet ja lähetettävä lasku uudelleen.

Tarkistusten tavoitteena on parantaa verkkolaskuissa olevien tietojen oikeellisuutta. Tällä tavoin pystytään parantamaan yksityisen ja julkisen sektorin taloushallinnon automatisointia. Eurooppa-standardin mukaiset verkkolaskut vastaavat EU:n verkkolaskudirektiiviä ja sen pohjalta säädettyä lakia hankintayksiköiden ja elinkeinonharjoittajien sähköisestä laskutuksesta (241/2019).