Tänä päivänä erityisesti tietotekniikan kehitys on keskeinen työtä muuttava tekijä. Digitalisaatio ravistelee työtä kaikkialla, myös TuotTo – Tuottavat toimintamallit -hankkeeseen osallistuneissa pienissä ja keskisuurissa yrityksissä. Tässä viisi kehityskohdetta, joihin useimmissa yrityksissä kannattaisi ensimmäisenä keskittyä.

Digitalisaation mahdollisuudet haastavat yrityksiä miettimään toimintatapojaan uudelleen. Pitäisikö panostaa verkkokauppaan? Miten saisi varaston paremmin online-hallintaan? Miten yrityksen pitäisi näkyä sosiaalisessa mediassa? Vaikutukset ovat moninaisia, kun paikallinen palvelu laajenee Suomen kattavaksi tai peräti kansainväliseksi liiketoiminnaksi. Materiaalit ja tuotteet liikkuvat ympäri maata ja maailmaa, ja pulaa on niin osaavista työntekijöistä kuin sopivista toimitiloista.

Kehitä yritystä kokonaisuutena

Usein yrityksessä tunnistetaan parantamisen tarvetta monissa yksittäisissä asioissa. Muutostarve voi näkyä työmäärän lisääntymisenä, tuotannossa ilmenevinä häiriöinä, työn sujumattomuutena ja kiireenä. Työ saattaa tuntua rasittavalta ja epämielekkäältä. Mutta muutos voi näyttäytyä myös mahdollisuuksina: uusina asiakkaina, tuotteina ja palveluina, liiketoiminnan kasvuna, toiminnan kehittämisenä ja työntekijöiden uravaihtoehtoina.

Harvemmin kuitenkaan huomataan, että toimintaympäristön, asiakaskunnan, tuotantoprosessien ja työvälineiden muutokset kytkeytyvät toisiinsa. Toiminnan kehittämisessä yksittäiset ratkaisut eivät välttämättä riitä, vaan saattavat päinvastoin lisätä työn häiriöitä, jos ne vetävät toimintaa eri suuntiin. Esimerkiksi työnjakoon voi vaikuttaa kaksi erisuuntaista tavoitetta: yhtä aikaa pyritään lisäämään työkiertoa ja joustavaa siirtymistä työpisteistä toiseen työtilanteen mukaan, mutta samanaikaisesti asiakkaalle räätälöidyt tuotteet vaativat syvällisempää osaamista ja erikoistyövälineiden hallintaa. Siksi työtä pitää kehittää kokonaisuus huomioon ottaen.

Kehittämisen TOP 5

TuotTo-hankkeessa yrityksissä hahmotettiin ensin yhdessä kokonaiskuva yrityksen kehityssuunnasta ja kartoitettiin nykytoiminnan kehitystarpeet. Sitten valittiin muutama asia, joita ensin edistetään. Kehityskohteiden kirjo yrityksissä osoittautui laajaksi, mutta seuraavat viisi asiaa olivat useimmissa yrityksissä keskeisiä mahdollisuuksia toiminnan parantamiseen:

1. Perehdy ja opasta käytössä oleviin tietojärjestelmiin.

Tehosta järjestelmien ominaisuuksien hyödyntämistä. Panosta järjestelmien integrointiin. Kouluta ja opasta kaikille käyttäjille riittävät taidot järjestelmien käyttöön. Näin esimerkiksi tietojen kirjaamisen tarve moneen paikkaan vähenee ja ajantasainen seurantatieto (tilaukset, varastot, konekuormitus, työajat jne.) lisääntyy.

2. Kehitä varastonhallintaa.

Varastojen siisteys, järjestys ja varastotietojen ajantasaisuus ovat keskeinen osa sujuvaa ja tuottavaa toimintaa. Keinoja ovat esimerkiksi numeroidut varastopaikat, tuote- ja materiaalikoodiston selkeys, viivakoodien käyttöönotto ja tilausrajojen asettaminen.

3. Kehitä työnjakoa ja selkiytä vastuita.

Kun yritys kasvaa ja toiminta muuttuu, tärkeää on aika ajoin pohtia, tukevatko organisointi, työnjako, tehtävät ja vastuut toiminnan sujuvuutta ja työhyvinvointia.

4. Tehosta perehdytystä ja huolehdi jatkuvasti osaamisen ylläpidosta.

Kokoa perehdytyskansioon perehdytyskäytännöt, ohjeet, tarkistuslistat ja muut materiaalit. Kouluta uusista tuotteista, materiaaleista ja välineistä. Ratkaise yhdessä ongelmia ja kehitä yhdessä prosesseja ja uusia tuotteita.

5. Kehitä sisäistä viestintää.

Pienessäkin yrityksessä huhu korvaa tiedon ja jokaisen oma kokemus yhtenäisen näkemyksen, jos johdon ja työntekijöiden viestintä ei ole säännöllistä ja keskustelu avointa. Esimerkiksi säännölliset kokouskäytännöt päivittäisille ja pidemmän aikavälin asioille sekä sähköinen kalenteri, skype ja muut digitaaliset välineet varmistavat yhteisen ymmärryksen niin päivittäisestä priorisoinnista kuin yrityksen tulevasta suunnasta.

Kehitä yhdessä – opi yhdessä!

Erityisesti PK-yrityksissä työntekijät toimivat lähellä asiakasrajapintaa. Myymälä ja tuotantotila ovat usein yksi ja sama asia, onpa kyse sitten metallipajasta, tarrayrityksestä tai vaateverkkokaupasta. Siivousyrityksissä työntekijä toimii asiakkaan tiloissa. Näin työntekijät tuntevat tuotteet ja prosessit sekä asiakkaan palvelutarpeen. Kun työntekijät tuovat esille oman tietonsa ja johto näkemyksenä yrityksen toimintaympäristöstä ja kehitysvaihtoehdoista, muodostuu kaikille ymmärrys siitä, miksi muutoksia tehdään ja mitä hyötyä niistä on työn tekemisen kokonaisuuden kannalta. Kun kehitetään yhdessä, parannetaan yhtaikaa sekä yhteistä toimintaa, osaamista että työhyvinvointia.

“Yhdessä kehittäminen vaatii aikaa ja vaivannäköä. Siitä huolimatta se kannattaa. Suosittelen!”

– Virpi Turkkila, talous- ja hallintojohtaja

Kirjoitus on alunperin julkaistu Työterveyslaitoksen blogissa 28.8.2019.