Tekoälyn ja automaation vaikutukset näkyvät jo monilla aloilla. Taloushallinto on yksi niistä aloista, joilla vaikutukset näkyvät kenties jo muita aloja nopeammin. Taloushallinnossa erityisesti rutiinitehtävien automatisointi on muuttanut työtä.
”Taloushallinnossa tekoäly on tullut pk-sektorille kahta kautta. Valmisohjelmistoihin tai niiden kylkeen on tehty esimerkiksi koneoppimista, joka osaa arvioida oikeat kirjanpidon tilit. Tämä on lisännyt tehokkuutta kohtuullisen paljon, ja pikkuhiljaa rutiinityön määrä on vähentynyt. Toinen väylä on generatiivisen tekoälyn sovellukset, kuten esimerkiksi ChatGPT, Claude tai Copilot ”, Taloushallintoliiton johtava asiantuntija Janne Fredman kertoo.
Fredmanin mukaan yksittäisten tiliöintien, kuten Fortumin sähkölaskujen tai Elisan puhelinlaskujen, automaattinen tunnistaminen ja tiliöinti säästää aikaa manuaaliselta työltä. Tämä lisää asiantuntijatyön merkitystä.
”Jos ihmisen rooli on ollut pelkästään tallentaa ostolaskuja, tällaisen työn merkitys vähenee. Nyt pitää ymmärtää laajemmin kirjanpidon ja verotuksen vaativampia asiakysymyksiä, koska pelkästään sillä, että osaa siirtää laskun samalle tilille kuin viime kuussa, ei enää pitkään pärjää.”
Työterveyslaitoksen tutkimuspäällikkö Virpi Kalakoski toteaa, että tekoälyn vaikutuksista työhyvinvointiin on vielä rajallisesti tutkimustietoa.
”Meillä on parhaillaan useita hankkeita, joissa tarkastellaan, miten asiantuntijatyössä tekoälyn käyttöönotto on vaikuttanut. Tutkimme myös, miten tekoälyä hyödynnetään henkilöstön johtamisessa ja miten se vaikuttaa sekä johtajan että johdettavien työhön. Lisäksi olemme aloittamassa tutkimuksen siitä, miten tekoälyn hyödyntäminen näkyy hoivatyössä.”
Kalakosken mukaan käynnissä olevista hankkeista näyttää jo nousevan esiin, että tekoälyn käyttöönotto voi tuoda mukanaan paljon uuden oppimisen tarvetta, mihin työpaikoilla ei ole välttämättä osattu varautua.
“Tekoäly ei itsestään ala hoitamaan ihmisen töitä, ja jos kouluttamiseen ei ole varattu riittävästi aikaa, tilanne voi muuttua kuormittavaksi. Toisaalta havaintojemme mukaan, kun ihmiset saavat tekoälytyökalut kunnolla haltuunsa, ne voivat sujuvoittaa ja helpottaa työtä merkittävästi,” Kalakoski kertoo.
Teknologia muuttuu mutta ihmisen tarpeet pysyvät ennallaan
Kalakoski painottaa, että teknologian kehittymisestä huolimatta ihmisen perustarpeet pysyvät samoina.
”Ihminen on ollut sama 30 000 vuotta, vaikka työvälineet ja tekoälyteknologia muuttuvat jatkuvasti. Tämä on tärkeää pitää mielessä, kun tekoälyä otetaan käyttöön.”
Psykologisten perustarpeiden huomioiminen on keskeistä tekoälyn käyttöönotossa.
”Autonomian tarve eli kokemus siitä, että voi tehdä omaehtoisesti työtä ja työ on merkityksellistä, voi heikentyä tekoälyn käyttöönotossa. Ihminen voi miettiä: mihin suuntaan minua työnnetään, haluanko tätä, voinko itse päättää, vai määräävätkö algoritmit, mitä teen?”
Toinen tärkeä perustarve on kokemus kyvykkyydestä.
”Ihminen haluaa kokea, että hänellä on osaamista ja taitoa ja hän voi kehittyä. Tekoälyn myötä voi herätä kysymyksiä: osaanko ja opinko, riittääkö osaamiseni, tarvitaanko tietojani ja taitojani enää, köyhtyykö työni niin, että en voi hyödyntää osaamistani?”
Myös kolmas perustarve, yhteenkuuluvuus, voi joutua testiin.
”Miten tekoäly vaikuttaa siihen, miten kuulun työpaikan ryhmiin? Voiko tekoäly yhdistää meitä, vai jäänkö yksin muutoksen kanssa? Jos ihmisten johtaminen automatisoituu, työntekijä voi jäädä yksin.”
Tekoäly ottaa haltuun rutiinitehtävät ja jättää tarkistustyön ihmiselle
Generatiivisen tekoälyn sovellukset, kuten esimerkiksi ChatGPT tai Claude, ovat tuoneet uusia mahdollisuuksia työn tehostamiseen. Taloushallinnon alalla Fredman on havainnut, että niiden käyttäminen tukee erityisesti toimistotyötä.
”Tällä hetkellä niitä hyödynnetään pitkälti Excel-käytön tehostamiseen, pöytäkirjojen laadintaan ja muistiinpanojen tekemiseen. Niillä voidaan laatia vaikkapa yhtiökokouksen pöytäkirjasta luonnos, jonka työntekijä sitten tarkistaa, tai tehdä transkriptio keskustelusta. Kyse on eniten oman toimistotyön tehostamisesta.”
Fredman kuitenkin korostaa, että suuremmat muutokset ovat vasta tulossa.
”Odotusarvot ovat kovat. Kun generatiivista tekoälyä pystytään soveltamaan laajemmin erityyppisten asiakirjojen ja tositteiden automaattiseen käsittelyyn, tiliöintiin tai vaikkapa työaikatiedostojen muokkaamiseen palkanlaskentaan soveltuviksi, vaikutukset kasvavat.”
Parhaillaan alalla ollaan kehittämässä erikoistuneita tekoälysisältöpalveluja, jotka voisivat helpottaa asiantuntijatyötä.
”Olemme tuomassa Taloushallintoliitossa käyttöön ’Taloushallinto AI’:n, joka vastaa vaativampiin kirjanpidon ja arvonlisäverotuksen kysymyksiin. Siltä voi kysyä esimerkiksi kiinteistöverotuksesta ja se antaa laadukkaita vastauksia. Tällaiset palvelut nopeuttavat merkittävästi työtä, kun ei tarvitse kaivella lähteitä itse, vaan ne saa nopeasti käyttöön.”
Osaamistarpeita kannattaa kartoittaa jo ennen käyttöönottoa
Onnistuakseen tekoälyn käyttöönotto vaatii suunnitelmallisuutta. Virpi Kalakoski korostaa ennakoinnin merkitystä.
”On keskeistä miettiä jo ennen käyttöönottoa, mitä alkuvaiheessa tapahtuu ja mitä sen jälkeen. Käynnistysvaiheessa pitäisi käyttää aikaa siihen, ketkä kaikki sitoutuvat käyttöönottoon tai kokeiluvaiheeseen, ja miten osallistamme ja tuemme ihmisiä.”
Osaamisen kartoittaminen on tärkeä osa valmistautumista.
”Pitää miettiä, kuka käyttää mitäkin tekoälytyökalua, miksi, milloin ja miten. Kenelle työkalut on tarkoitettu, ja millaisia tavoitteita kullakin ihmisellä, tiimillä tai organisaatiolla on tekoälyn suhteen.”
Fredman korostaa, että tekoälyn käyttöönotossa pitäisi välttää liiallista teknologiakeskeisyyttä.
”Ei pitäisi ajatella pelkästään teknologinen väline edellä, vaan miettiä omaa asiakaskuntaa, asiakkaiden ja omien prosessien tarpeita. Ensin tulisi tunnistaa omien prosessien ja palvelun kehittämiskohteita ja vasta sitten miettiä, millä välineellä toimintaa lähdetään kehittämään.”
Fredman tunnistaa kolme syytä kehittää toimintaa tekoälyn avulla:
”Asiakkaan prosessi helpottuu, oma prosessi tehostuu eli työ muuttuu tehokkaammaksi, kannattavammaksi ja mielekkäämmäksi, ja asiakkaalle pystytään tuottamaan parempaa tietoa nopeammin.”
Kokemuksien jakaminen hyödyttää kaikkia
Työyhteisöllä on merkittävä rooli tekoälyn käyttöönoton onnistumisessa. Kalakoski painottaa yhdessä tekemisen merkitystä.
”On tärkeää varata aikaa siihen, että jaetaan yhdessä erilaisia käyttötapoja. Tekoälyn kohdalla tämä korostuu, koska sen käyttö voi olla hähmäisempää kuin jonkin toisen tietojärjestelmän. Siitä, miten generatiivisen tekoälyn sovelluksesta saa parhaat hyödyt irti, voisi hyötyä paljon, jos joku kertoo omat kokemuksensa.”
Kalakoski suosittelee, että kokemuksia ja käyttötapoja jaettaisiin aktiivisesti esimerkiksi tiimin palavereissa.
”Voisi ihan yhteisiin tiimin palavereihin lisätä osion, jossa jaetaan muutama vinkki: ’Kokeilin tällaista ja tämä toimi hyvin.’ Suosittelen vahvasti kokemusten jakamista, koska ne ovat monelle arjen työssä olennaisia.”
Fredman näkee, että uuden teknologian seuraaminen on jokaisen taloushallinnon ammattilaisen vastuulla.
”Kirjanpitohenkilöstön vastuulla on vähintään pysyä kärryillä siitä, mitä mahdollisuuksia tekoäly tuo tullessaan. Yritysten ja työntekijöiden vastuulla pitäisi olla sellainen, että yritetään pysyä kärryillä. Kehitys kehittyy niin nopeasti, että asiantuntijoidenkin on vaikea pysyä täysin mukana.”
Tässä avuksi voivat olla esimerkiksi TIEKEn ja MinnaLearnin yhteistyössä järjestämät maksuttomat tekoälykoulutukset taloushallinnon ammattilaisille. Koulutuksia rahoittaa Centre for Public Impact Google.org AI Opportunity Fundin tukemana.
Tekoälykoulutusta tilitoimistoille -koulutus tarjoaa pienille ja keskisuurille tilitoimistoille suunnattuja koulutuksia, joissa opitaan tekoälyn käytön perusteita ja sen soveltamista taloushallintotyöhön. Koulutuksen osallistujat saavat valmiudet hyödyntää tekoälyä omassa työssään ja valjastaa tekoäly laajempaan käyttöön yrityksissään.
Kognitiivinen kuormitus vaatii seurantaa
Tekoälyn käyttöönotossa pitäisi seurata sen vaikutuksia kognitiiviseen kuormitukseen. Kalakoski kertoo, että Työterveyslaitos on aloittamassa hanketta, jossa arvioidaan tekoälyn aiheuttamaa kognitiivista kuormitusta hoivatyössä.
”Me käytämme tarkistuslistoja, joiden avulla voidaan käydä työntekijän kanssa läpi esimerkiksi sitä, onko hänellä nyt enemmän vai vähemmän muistettavaa, onko helppoa huomata kaikki tekoälyn käyttöön liittyvät asiat, helpottaako tekoäly päätöksentekoa ja ongelmanratkaisua ja löytyvätkö ohjeet.”
Ajankäytön mittaaminen on yksi tapa arvioida tekoälyn vaikutuksia.
”Voidaan tehdä aikamittauksia siitä, kuinka kauan esimerkiksi hoitotyössä kirjausten tekeminen kestää vanhalla järjestelmällä verrattuna siihen, että ne sanellaan tekoälylle. Ajankäyttö voi kirjaamistehtävissä romahtaa, ja vapautuva työaika vähentää yleistä psykologista kuormitusta.”
Kalakoski korostaa työntekijöiden oman kokemuksen merkitystä kuormituksen arvioinnissa.
”Kuormitustekijöiden hallitseminen edellyttää sitä, että jollakin tavalla arvioidaan ja kysytään työntekijöiltä. Keskeistä on työntekijöiden subjektiivinen kokemus kuormituksesta, sillä se ennustaa uupumusta ja sairastumisia. Ihmisen oma arvio siitä, mikä kuormittaa ja miksi, on yksinkertainen keino tunnistaa epäterveellisiä tilanteita työssä.”
Eettinen stressi edellyttää tunnistamista ja käsittelyä
Tekoälyn käyttöön voi liittyä eettistä stressiä, joka syntyy arvoristiriidoista. Kalakoski painottaa, että olisi hyvä tunnistaa, mihin eettinen stressi liittyy.
”Eettinen stressi voi liittyä siihen, että tekoälyn käyttämä data työntekijöistä on huonolaatuista, siitä puuttuu tietoa, ja tekoäly tekee silti päätöksiä, jotka eivät ole reiluja tai oikeudenmukaisia.”
Kalakoski nostaa esiin myös muita eettisiä huolenaiheita.
”Tekoäly on saatettu kouluttaa aineistolla, joka syrjii tiettyjä ihmisryhmiä. Tai huoli voi liittyä siihen, miten henkilötietoja käsitellään – pysyvätkö esimerkiksi potilastiedot turvassa, jos sanelen kirjaukset tekoälylle julkisessa tilassa.”
Eettistä stressiä voivat aiheuttaa myös tekoälyn ympäristövaikutukset.
”Tekoälyn käyttö kuluttaa paljon energiaa ja vettä. Jos henkilölle vihreät arvot ovat tärkeitä, tämä voi aiheuttaa ristiriitoja. Joissain organisaatioissa onkin jo ohjeistettu, että tekoälyä ei pidä käyttää sellaiseen, minkä voi hoitaa tavallisella haulla.”
Konkreettinen sapluuna tukee järjestelmällistä käyttöönottoa
Jotta tekoälyn käytössä päästään yksittäisistä kokeiluista eteenpäin, tarvitaan järjestelmällistä lähestymistapaa. Kalakoski painottaa kokeiluista oppimista.
”Kannattaa hyödyntää organisaatiossa saatua kokemusta. Ennen käyttöönottoa käydään läpi, mitä, kenelle, miksi ja miten tehdään, ketä otetaan mukaan, ja sitten lähdetään kokeilemaan. Sen jälkeen kerätään yhdessä kokemuksia, keskustellaan niistä ja tuetaan osaamista.”
Kalakoski suosittelee konkreettisen sapluunan käyttöä ja riittävän ajan varaamista keskustelulle.
”Ei ole hyvä, jos on vain yksittäisiä ihmisiä, jotka ovat taitavia ja osaavia tekoälyn käyttäjiä. Tarvitaan heidän osaamisensa jakamista muille.”
Tekoälyosaaminen on keskeinen kilpailuvaltti työmarkkinoilla
Onnistuneen tekoälyn käyttöönoton ytimessä on ihmisten osaamisen kehittäminen. Kalakoski listaa konkreettisia toimenpiteitä tähän.
”Työaikaa pitää varata siihen, että kaikki työntekijät saavat käyttää aikaa uuden oppimiseen. Tarjotaan mahdollisuuksia osallistua koulutuksiin, tuodaan kouluttajia taloon ja kysytään työntekijöiltä, millaista koulutusta he kaipaavat.”
Osaamisen kehittämisen tulisi olla kytköksissä työntekijöiden arkiseen työhön.
”Voidaan järjestää tekoälyklinikoita, joista voi hakea neuvoa. Kun otetaan uusi työkalu käyttöön, annetaan käyttöesimerkkejä, ja ihannetapauksessa kokeillaan ja jaetaan kokemuksia.”
Fredman näkee, että tekoälyn käyttöön liittyvä osaaminen tulee olemaan kilpailuvaltti työmarkkinoilla.
”Jos tilitoimisto ei halua hyödyntää tekoälyä, sen liiketoimintaedellytykset käyvät aika hankaliksi lähivuosina. Ja vastaavasti jos taloushallinnon ammattilainen ei perehdy näihin mahdollisuuksiin ja ota niitä käyttöön osaksi omaa osaamistaan, on hänen myös hankalaa kilpailla työmarkkinoilla.”
Fredman antaa esimerkin siitä, miten tekoäly voi tehostaa asiantuntijatyötä.
”Jos yksi kirjanpitäjä käyttää tekoälypalvelua ja saa oikeat lähteet ja vastausluonnokset sekunneissa, ja toinen lähtee selaamaan vanhoja lehtiä etsiäkseen tietoa, ensimmäinen on selvittänyt asian jo, kun toinen vasta etsii. Tiedonhaku tulee niin mullistavasti nopeutumaan, että on vaikea pärjätä, jos ei hyödynnä näitä työkaluja.”
Tasapaino ihmisen ja teknologian välillä ratkaisee tekoälyn hyödyt
Tekoälyn hyödyntämisessä tärkeintä on löytää tasapaino teknologian ja ihmisen välillä. Kalakoski tiivistää asian merkityksen.
”Vaikka tekoäly ja työn tekemisen tavat muuttuvat jatkuvasti, ihminen pysyy samana. Johtamisen periaatteiden pitää huomioida ihmiset niin, että he eivät uuvu tai sairastu. Tekniikan ei pidä antaa johtaa toimintaa siten, että työn tahti kiristyy liikaa.”
Fredman puolestaan korostaa, että tekoälyn hyödyntämisen tulisi perustua liiketoiminnan tarpeisiin.
”On tunnistettava, miten voimme helpottaa asiakkaan arkea, tehostaa omaa toimintaamme ja tuottaa asiakkaalle parempaa tietoa. Näistä löytyvät kehittämistarpeet, ja sitten voimme miettiä, millä välineillä niitä toteutetaan.”
Sekä Fredman että Kalakoski ovat yhtä mieltä siitä, että tekoälyn käyttöönotto on väistämätöntä, mutta se pitää tehdä ihmislähtöisesti ja työhyvinvointi huomioiden. Parhaimmillaan tekoäly voi tehostaa työtä, vähentää rutiineja ja lisätä asiantuntijuuden merkitystä – mutta tämä edellyttää huolellista suunnittelua, riittävää koulutusta ja ihmisten perustarpeiden huomioimista.
TIEKE tukee organisaatioita tekoälyvalmiuksien rakentamisessa
TIEKE tarjoaa monipuolisia palveluita digikyvykkyyden ja kilpailukyvyn edistämiseksi. TIEKEn palveluita tekoälyn saralla ovat esimerkiksi:
- Tekoälykoulutus tilitoimistoille -koulutus: Koulutuksen aikana osallistujat saavat valmiudet hyödyntää tekoälyä omassa työssään ja valjastaa tekoäly laajempaan käyttöön yrityksissään.
- Organisaatioille räätälöitävät tekoälykoulutukset: TIEKEn toteuttamat tekoälykoulutukset räätälöidään osallistujien toiveiden mukaisesti niin, että osallistujat pääsevät aidosti peilaamaan tekoälyn käyttöä oman työnsä kannalta.
- Datavastuullisuuden valmennus: Valmennusta vastuulliseen datan ja tekoälyn hyödyntämiseen, keskittyen datan hallittuun ja eettiseen käsittelyyn.
- Eettinen digitalisaatio järjestöissä -hanke auttaa järjestöjä arvojen mukaisen digitalisaation polulla avaamalla eettisen digitalisaation mahdollisuuksia ja siihen liittyviä kysymyksiä viiden näkökulman kautta: tekoäly, datavastuullisuus, tietosuoja ja regulaatio, kestävyys sekä eettinen palvelumuotoilu. Tekoäly tulee olemaan myös yksi myöhemmin julkaistavan Järjestökentän eettisen digitalisaation oppaan teemoista. Ilmoittautumalla hankkeen postituslistalle saat kutsut tuleviin webinaareihin ja tiedon oppaan ilmestymisestä.
- Katso myös tuoreen AamuAreena-webinaarimme tallenteet, aiheena Tekoäly ja työhyvinvointi!
- Ihminen ja tekoäly työssä, Virpi Kalakoski, Työterveyslaitos
- Tekoäly ja työhyvinvointi – käytännön oppeja ja vaikutuksia, Amin Hassan, Gofore
- Osaamisen kehittäminen keskiössä työhyvinvointia tukevassa tekoälyn hyödyntämisessä, Hanna Niemi-Hugaerts, TIEKE
