Tietosuoja on tärkeä osa hallinnon ja toiminnan selkeyttä. Hyvin hoidettu tietosuoja auttaa yhdistystä toimimaan tehokkaasti ja turvallisesti. Pelkkä yhdistyksen verkkosivuilla julkaistu tietosuojaseloste ei riitä turvaamaan yhdistyksen tietosuojaa, vaan kaikilla yhdistyksen jäsenillä tulee olla selkeä ymmärrys siitä, miten henkilötietoja tulee yhdistyksessä käsitellä. Yhdistyksen hallituksen vastuulla onkin varmistaa, että henkilötietojen käsittelyyn liittyvät asiat tulee hoidetuksi lain vaatimalla tavalla ja että yhdistyksen jäsenten ja yhdistyksessä toimivien henkilöiden tietosuoja on turvattu.

Kun yhdistysten toiminta on pääosin vapaaehtoisten harteilla, saattaa pienikin lisätyö tuntua välillä liian suurelta. Kuinka yhdistyksen hallitus voi varmistua siitä, että yhdistyksen jäsenet hallitsevat tietosuojan perusasiat ja osaavat toimia niiden mukaisesti?

Yhdistyksen hallitus voi hyödyntää apunaan Tietosuoja harrastuksissa -verkkosivustoa. Tietosuoja harrastuksissa -sivusto tarjoaa yhdistyksille selkeitä, konkreettisin esimerkein varustettuja tietosuojaoppaita ja kokoaa vastauksia yleisimpiin tietosuojaan liittyviin kysymyksiin, samalla helpottaen yhdistyksen hallituksen työtaakkaa.

Tietosuoja harrastuksissa -sivusto on jaettu selkeisiin osioihin, joissa jokainen sivuston käyttäjäryhmä – yhdistyksen hallitus, valmentajat, vanhemmat ja nuoret – löytää omaan rooliinsa sopivia ohjeita ja neuvoja erilaisiin tietosuojakysymyksiin. Täten myös yhdistysten jäsenet pääsevät helposti itseään koskevan tiedon pariin ja ymmärtävät oman roolinsa tietosuojan toteuttamisessa.

Sivustolta löytyy oppaiden lisäksi kunkin käyttäjäryhmän näkökulmasta laadittuja tietosuojan osaamistestejä, jotka auttavat perusosaamisen saavuttamisessa ja ohjaavat käyttäjää tarvittaessa tietosuojaosaamista kehittävän tiedon pariin.

Yhdistyksen hallitus voi esimerkiksi jaella tietosuojan osaamistestejä joukkueenjohtajille tai valmentajille ja pyytää todennusta testin hyväksytystä suorituksesta. Hallitus voi näin edesauttaa sitä, että kaikki yhdistyksen toimijat ymmärtävät omaan rooliinsa liittyvät vastuut.

Tietosuoja harrastuksissa -sivuston tietosuojaoppaat ovat vapaasti ladattavissa yhdistyksen hallitukselle, joukkueenjohtajille ja valmentajille, harrastaville nuorille sekä heidän vanhemmilleen. Yhdistys voi hyödyntää oppaita esimerkiksi lisäämällä oppaat omille verkkosivuilleen joko linkkeinä tai ladattavassa muodossa.

Ladattavien oppaiden lisäksi Tietosuoja harrastuksissa -sivustolla on eri tietosuoja-aiheita havainnollistavia kuvakkeita. Tietosuojakuvakkeet helpottavat viestintää niin jäsenille, vanhemmille kuin lapsillekin, sillä kuvakkeet selventävät tietosuojan ja henkilötietojen käsittelyyn liittyvää puhetta visuaalisessa muodossa. Kuvakkeet voivat olla avuksi myös omia työntekijöitä tai uusia vapaaehtoistyöntekijöitä perehdyttäessä.

Sivusto on saatavilla suomen lisäksi ruotsiksi ja englanniksi. Tietosuojamateriaalin pääkohdat tullaan julkaisemaan lisäksi viroksi, venäjäksi, arabiaksi ja somaliksi syksyllä 2024.

Sivuston tietosuojaoppaat antavat erinomaisen avun yhdistyksille henkilötietojen käsittelyyn liittyvän toimintamallin luomisessa.

Toimintamallit opastavat yhdistyksen hallitusta henkilötietojen käsittelyssä ja eri tilanteisiin liittyvissä menettelytavoissa. Toimintamalleissa tulee käydä ilmi muun muassa kuinka henkilötietoja kerätään ja tallennetaan, kuka yhdistyksessä vastaa niiden käsittelystä, kuinka kerättyjä henkilötietoja suojataan, kenellä on pääsy niihin ja kuinka tulee toimia, jos jokin menee pieleen. Toimintamallit ovat hyödyksi jokaiselle yhdistyksen jäsenelle, sillä niiden avulla varmistetaan, että yhteiset pelisäännöt ovat jokaisen tiedossa.

Vaikka tietosuoja ei ole yhdistyksen toiminnan ydin, se on tärkeä osa laajempaa kokonaisuutta. Hyvin hoidettu tietosuoja luo vakaan pohjan muulle yhdistystoiminnalle ja tuo selkeyttä sekä järjestelmällisyyttä muihin osa-alueisiin, kuten taloudenhoitoon ja jäsenhallintaan. Kun tietosuoja on kunnossa, yhdistys voi keskittyä päätoimintaansa, oli se sitten urheilutoiminta, kulttuuri- tai muu yhteisön hyväksi tehtävä työ.

Pidetään tietosuoja kunnossa – se on meidän kaikkien etu.

_____

Projektin tuloksista kerrotaan lisää 9.10.2024 järjestettävässä päätöswebinaarissa, johon voi ilmoittautua alla olevan linkin kautta.

_{Euroopan unionin rahoittama. Tämän julkaisun sisältö edustaa vain kirjoittajien näkemyksiä ja he ovat niistä yksin vastuussa. Euroopan unioni tai Euroopan komissio eivät ole vastuussa tämän julkaisun sisällöstä.}