Verkkolaskutuksen tehokas käyttöönotto ja yhtenäistäminen – välttämättömyys suomalaisille yrityksille

Suomessa on ollut voimassa laki verkkolaskutuksesta jo vuodesta 2019 lähtien. Lain mukaan yrityksellä on oikeus saada lasku toiselta yritykseltä sähköisessä muodossa. Verkkolaskutusta ja reaaliaikaista taloushallintoa Suomessa kehittävän Verkkolaskufoorumin verkkolaskuvision tavoite on, että vuoteen 2030 mennessä yritysten välillä kulkisi vain verkkolaskuja. Verkkolaskuiksi ei lueta sähköpostitse pdf-tiedostona lähetettäviä laskuja.

Yritysten välisessä liikenteessä verkkolasku on ollut jo pitkään ensisijainen laskutustapa. Maassamme on kuitenkin yhä paljon pk-yrityksiä, joilla ei ole resursseja tai työntekijöitä käytettäväksi verkkolaskutukseen siirtymiseen.

– Verkkolaskutukseen siirtyminen ei ole välttämättä kovin kannattavaa monelle pk-yritykselle. Jos esimerkiksi toiminimellä toimiva yrittäjä lähettää yhden laskun kuukaudessa, ei verkkolaskutukseen siirtyminen kannata. Volyymeissa on valtavia eroja eri toimijoilla, digivirittäjä Timo Simell TIEKEstä sanoo.

Valtiokonttorin verkkolaskutuksen asiantuntija ja Verkkolaskufoorumin ohjausryhmän puheenjohtaja Tomi Rusi toteaa, että verkkolaskutukseen siirtymisessä on kyse yritysten sopimusoikeudesta. Käytännössä sopimuslain perusteella verkkolaskulaki on mahdollista ohittaa.

– Näissä tilanteissa tarvitaan aina molempien osapuolien yhteinen sopimus, ja laskutustapa tulee kirjata esimerkiksi sopimukseen. Tavoitteemme silti on, että vuoteen 2030 mennessä laskut kulkisivat yritysten välillä verkkolaskuina, Rusi toteaa.

Rusin arvion mukaan Suomessa noin 400 000 aktiivista yritystä, joista joka neljäs ei vielä käytä verkkolaskutusta. Verkkolaskufoorumin jäsenten yhteinen visio olisi, että mahdollisimman moni yritys saataisiin verkkolaskutuksen pariin.

– Paperi on edelleen kuningas kuluttajalaskutuksessa. Muilla tavoin kuin e-laskuina kulkee yhä 70 prosenttia laskuista. Posti tulee nykyään kuitenkin vain joka toinen päivä, eli laskun perille saapuminen on selkeästi epävarmempaa ja hitaampaa kuin verkkolaskuna, Rusi huomauttaa.

Suomessa on kehitetty verkkolaskuformaatteja hieman yli 20 vuoden ajan. Maassamme käytetään vielä uusien verkkolaskuformaattien versioiden rinnalla jonkin verran vanhoja versioita.

Verkkolaskuvision tavoite on yhtenäistää verkkolaskutuksessa käytettävät formaatit, sillä vanhat formaatit eivät tue uusia. Vuoden 2030 verkkolaskuvisiossa kaikki laskutus olisi suomalaisyrityksissä Euroopan standardien mukaista.

– Verkkolasku on luotettava ja se vähentää virheiden määrää. Tavoitteemme on, että verkkolaskut saataisiin yhteiseen formaattiin. Visiona on myös luoda edellytykset automatisoida tilausprosessi. Jos tilaukset saadaan automatisoitua, tippuu virheiden määrä niissäkin, Timo Simell kiteyttää.

Olennaista verkkolaskutuksessa on, että tiedot menevät perille. Verkkolaskun tietosisällön on oltava oikein, sillä verkkolaskutus ei onnistu, jos laskusta uupuu oleellisia tietoja.

Kun verkkolaskuja lähetetään vanhoja verkkolaskuformaattien versioita käyttävistä järjestelmistä, voi tapahtua inhimillisiä virheitä. Simellin mukaan uusimpien formaattien käyttöönotosta olisi tähän apua.

– Myös inhimilliset virheet vähenisivät uusimpien verkkolaskuformaattien versioiden käyttöönoton myötä. Haasteena on taloushallinto – meiltä puuttuu palkka-alan osaajia ja kirjanpidon osaajat vähenevät koko ajan, Simell sanoo.

Suomen kokoisessa maassa eräs verkkolaskutuksen haaste on ohjelmistotalojen koko. Simellin mukaan Suomessa on jo käytössä paljon ajanmukaisia ohjelmistoja, mutta erityisesti pienemmät ohjelmistotalot eivät ole vielä tehneet päivityksiä ja niissä käytetään edelleen vanhoja versioita.

– Meillä on Suomessa noin 250 ohjelmistotaloa, jotka tekevät laskutusohjelmia. Osa ohjelmistotaloista on suhteellisen pieniä, eli uusien ohjelmistojen koodaamiseen menisi parin työntekijöiden yrityksissä 3–4 kuukautta aikaa, Simell kertoo.

Tuotepäällikkö Harri Korhonen ohjelmistoyhtiö Tietoevrylta arvioi, että yhden formaatin käyttöön pääseminen vaatii valtavasti aikaa ja resursseja. Korhosen mukaan ohjelmistoyhtiöiden ja yritysten odotukset eivät aina kohtaa toisiaan tässä asiassa.

– Muutos ei tapahdu nopeasti, vaan sitä varten yrityksen on panostettava resursseja verkkolaskutusformaattien yhtenäistämiseen. Pienet yritykset haluavat hoitaa työt, eivätkä panostaa ohjelmistojen ja verkkolaskutuksen kehittämiseen, Korhonen jatkaa.

Suomi on pieni maa, mutta verkkolaskutuksessa olemme esimerkkinä muulle maailmalle. Timo Simellin mukaan Pohjoismaissa verkkolaskutus toimii, kun taas isot maat kuten Iso-Britannia ja Saksa tulevat perässä.

Esimerkiksi Suomen valtio on ottanut huhtikuusta 2021 lähtien vastaan vain Eurooppa-normin mukaisia verkkolaskuja. Kansallisesti käytetyistä verkkolaskuformaateista uusimmat versiot, eli Finvoice 3.0 ja TEAPPSXML 3.0, vastaavat eurooppalaista standardia.

– Eurooppalaisesta standardista kuitenkin puuttuu tuki esimerkiksi perintäkirjeelle sekä kuluttajalaskutukselle, Valtiokonttorin Rusi toteaa.

Tietoevryn Korhosen mukaan verkkolaskutus on jo mennyt 20 vuodessa valtavasti eteenpäin Suomen lisäksi muualla Euroopassa.

– Vientikaupassa Peppol-verkoston mukaiset prosessit ja sanomakuvaukset ovat jo itsestäänselvyys. Myös EU-maiden julkinen hallinto käyttää omassa laskutuksessaan Peppol-verkostoa sekä Peppol-laskusanomaa. Esimerkiksi Suomen valtio tulee lähettämään vain sähköisiä tilausanomia Peppol-verkoston kautta, Korhonen kertoo.

Peppol on verkkolaskutusformaatti, jonka avulla suomalaisyritys voi laskuttaa sujuvasti ulkomaisia yrityksiä, jos ulkomainen yritys ottaa Peppol-muotoisia laskuja vastaan. EU-maissa Peppolia käytetään monessa maassa, mutta laajemmin se on käytössä vasta parissa maassa.

Tavoitteena on, että Peppol olisi tulevaisuudessa käytössä laajemminkin useassa EU-maassa. Tietoevryn Korhosen mukaan Peppolin laajeneminen ei kuitenkaan ole itsestään selvää.

– Nyt puhutaan, että Peppol-laskusanomalla voisi korvata eri formaatit, mutta käytännössä monet maat, kuten Italia ja Puola, käyttävät ja tulevat käyttämään omia kansallisia formaatteja.

Tomi Rusin mukaan muu maailma ottaa Suomea jo kiinni verkkolaskutuksessa.

– Kouluttautumista tarvitaan, jotta saamme osaamisen pysymään niin hyvällä tasolla, kuin se meillä Suomessa on ollut. Emme halua menettää hienoa pohjatyötä sen vuoksi, että kansainvälinen kehitys ei meidän osaamistamme ja kehitystyötämme tukisi, Rusi sanoo.