Metoden att införa nätfakturering, samt kostnaderna och tidsram för införandet varierar beroende på organisationernas specifika behov, målsättningar och storlek.

Nedan följer en beskrivning av de vanligaste stegen för att införa nätfakturering.

Det första steget innebär att fastställa företagets specifika behov. Hur många fakturor skickar företaget varje månad? Är det nödvändigt för företaget att skicka fakturor utanför Finland? Vilka faktureringssystem och processer är redan i användning?

Antalet utsända och mottagna fakturor varierar avsevärt mellan olika företag av olika storlek. Ett mindre företag kan endast skicka ett fåtal fakturor årligen, medan större företag kan hantera tiotusentals fakturor varje månad. För båda typen av företag skiljer sig behoven och fördelarna med nätfakturering markant.

Kontrollera att ditt företags ekonomihanteringssystem eller affärssystem har kapaciteten att hantera nätfakturor. Implementering av nätfakturering kräver programvara som är kompatibel med denna funktion.

Många små företag outsourcar sin fakturerings- och fakturamottagningsprocess till externa parter, så som redovisningsbyråer. I dessa fall är det avgörande att försäkra sig om att redovisningsbyrån har lämplig programvara för att hantera nätfakturor. Samma gäller för bostadsbolag: det är viktigt att kontrollera att förvaltningsbolag har ett system för nätfakturor.

Företaget bör också säkerställa att deras programvara överensstämmer med europeiska standarder för nätfakturor. På TIEKE:s webbplats finns information om ekonomihanteringsprogram som uppfyller dessa krav.

Kostnader uppstår vid elektronisk fakturering både under införandet och under den dagliga användningen.

Initialkostnader kan förekomma vid införandet, beroende på behov av systemintegration eller anpassning till befintliga ekonomihanteringssystem.

För att skicka elektroniska fakturor krävs användning av en nätfakturaförmedlare, som ofta tar ut avgifter baserade på månadskostnad eller faktureringsvolym. Dessa avgifter kan variera avsevärt beroende på förmedlaren och antalet skickade fakturor.

För företag som skickar ett begränsat antal fakturor kan det vara mer kostnadseffektivt att välja tjänster där avgifter baseras enbart på antalet skickade och mottagna fakturor.

Dessutom erbjuder vissa mottagare av fakturor en tjänst för sina affärspartners där fakturor endast kan skickas till dem, vilket vanligtvis är kostnadsfritt men begränsar möjligheten att skicka fakturor enbart till dessa mottagare.

Nästa steg i processen är att identifiera och välja en passande förmedlare, vare sig det är en operatör eller en bank, som effektivt kan vidarebefordra dina fakturor till mottagarna.

Det är viktigt att noggrant jämföra de olika förmedlarnas kostnader, tilläggstjänster, kundsupport och andra supportfunktioner. Att välja en förmedlare som bäst möter företagets specifika behov är kritiskt.

Om företaget skickar nätfakturor utanför Finland är det viktigt att säkerställa att förmedlaren kan hantera sådana transaktioner.

En lista över faktureringsförmedlare som verkar i Finland, samt deras kontaktinformation, finns tillgänglig på nätfakturaadressregistrets webbplats.

Efter att en lämplig tjänsteleverantör har valts är nästa steg att ingå ett avtal med förmedlaren. I detta skede specificeras tjänstens detaljer, såsom faktureringsvolym och eventuella extrafunktioner.

När avtalet med förmedlaren är klart, är det förmedlarens ansvar att uppdatera företagets information i nätfakturaadressregistret.

Det är viktigt att informera dina affärspartners att ditt företag kan skicka och ta emot nätfakturor. Ge vid behov instruktioner om hur nätfakturor skickas och tas emot.

På samma sätt är det viktigt att hålla ditt eget kund- och leverantörsregister uppdaterat. Uppgifterna kan uppdateras individuellt i nätfakturaadressregistret, men om registret är omfattande, kan du beställa en komplett lista från nätfakturaadressregistret.

Implementeringen av nätfakturering kan innebära förändringar i företagets ekonomihanteringsprocesser. Se till att det finns en tydlig plan för dessa förändringar och att all personal är väl informerad om dem.

Automatisering eller optimering av ekonomihantering innebär ofta integration av nätfaktureringssystemet med befintlig programvara, som ekonomi- eller CRM-system. Detta kan kräva samarbete med tjänsteleverantören och eventuellt stöd från en IT-konsult.

Införandet av nätfakturering kan ibland kräva utbildning och instruktioner för personalen för korrekt användning. Genom utbildning säkerställs att faktureringsprocessen fungerar smidigt och att fakturor skickas och mottas korrekt.

Sändaren av nätfakturor bör säkerställa att all nödvändig och korrekt information finns med på fakturan. Vanliga misstag att undvika är t.ex att inkluderar felaktig beräkning av belopp eller moms, felaktiga kontaktuppgifter för faktureraren eller fel referensnummer.

Kontrollera faktureringsadressen för mottagaren i nätfakturaadressregistret.

Om fakturan kräver bilagor, kontrollera att din faktureringsleverantör kan hantera dessa.

Se även till att mottagaren är inställd på att ta emot nätfakturor och känner till hur det görs.

Det är viktigt att företaget aktivt följer upp de skickade och mottagna nätfakturorna och har en plan för att åtgärda eventuella fel.