Tieto ja ihminen edellä

Kun teknologia on itsetarkoitus, investoidaan koneisiin toiminnan ja ihmisten asemesta. Tuloksena on usein tuottavuuden lasku. Tämä tuottavuusparadoksi havaittiin jo 1980-luvulla, kun tehtaisiin hankittiin tietokoneita. Kun näitä tehtaita tutkittiin, huomattiin tuottavuuden monessa tapauksessa laskeneen. Ratkaisevaa oli se, oliko tietotekniikkaa käytetty vanhan toimintatavan tietokoneistamiseen vai uuden toimintatavan mahdollistamiseen. Viime vuosina olemme kokeneet saman ilmiön julkisella sektorilla, kun kuntiin ja ministeriöihin on hankittu yhä uusia tietojärjestelmiä, joiden tuottavuusvaikutus on jäänyt heikoksi.

Me tilaamme uusia tietojärjestelmiä, vaikka meidän pitäisi tilata uusia liiketoimintamalleja, toimintatapoja ja osaamista. Tietojärjestelmä on vain väline, jolla ne todelliset uudistukset tehdään.

Johtamisen perusteeksi tarvitaan ehyttä, kattavaa ja ajantasaista tietoa. Tietoa omasta toiminnasta, tietoa tuotteista ja palveluista, tietoa asiakkaista, tietoa ympäröivästä yhteiskunnasta. Tietoa ja tiedon analyysiä, joka auttaa löytämään tiedon tulvasta merkityksiä. Jos tiedon laadussa on puutteita, myös analyysin tuloksiin on vaikea luottaa.

Kaikki organisaatiot tarvitsevat hallittua tietoa toimintansa perustaksi. Tiedon hallinnasta on puhuttu jo vuosikymmeniä, mutta se on nähty ensisijaisesti teknologisena kysymyksenä. Todellisuudessa ei riitä, että tietää, missä osoitteessa mikin datanjyvä on. Lisäksi on ymmärrettävä, mitä se jyvä tarkoittaa ja mihin se liittyy. 

Eri lähteistä ja virroista koottujen datamassojen analyysi edellyttää yhtenäisiä sanastoja ja metadataa. Mistä esimerkiksi päiväkirurgia alkaa ja päättyy? Miten harmaa jätevesi määritellään, tai työtapaturma, tai turvemetsä? Kaikki nämä on sovittava yhdessä, ei ylhäältä annettuna.

Ennen ajateltiin, että tietojärjestelmien tekninen yhteensopivuus riittää. Nyt ymmärretään, että myös tiedon ja tiedon hallinnan prosessien on oltava yhteentoimivia ja kokonaisvaltaisia, jotta tieto kulkisi sujuvasti yli organisaatiorajojen. Käytännössä on kyse ihmisten yhteensopivuudesta, organisaatiokulttuureista. Tiedon hallintaa on kehitettävä tieto ja ihminen edellä. 

Julkisella sektorilla tiedon hallinnan on lisäksi edistettävä tiedon avoimuutta ja analyysin läpinäkyvyyttä. Muuten avoin vuoropuhelu ja päätösten julkinen arviointi ei ole mahdollista, ja digitalisaatio ohentaa demokratiaa vahvistamisen asemesta.

Jotta pirstoutuneet tietovarannot hyödyttävät kaikkia, organisaatioita on rohkaistava jakamaan tietoa yli hallinnollisten rajojen. Luovuustutkijat ovat tienneet jo vuosikymmeniä, että uusia ajatuksia syntyy erilaisten ihmisten kohdatessa. Sama pätee tietoon. Uutta tietoa syntyy eri lähteistä tulevien tietojen kohdatessa.