Hankkeessa tuotetun materiaalipaketin avulla haluamme tukea harrastustoimintaa järjestävien yhdistysten valmiuksia tietosuojalainsäädännön asettamien velvoitteiden täyttämiseksi. Vanhemmille, lapsille ja nuorille sivusto tarjoaa käytännönläheistä opastusta henkilötietojen käsittelystä ja tietosuojalainsäädännöstä.

Syksyllä 2022 toteutetussa alkukyselyssä selvitimme hankkeen kohderyhmien tietosuojaosaamista, asenteita ja aiheita, joista kaivattiin lisätietoa. Alkukyselyssä selvisi muun muassa, että lapsia ja nuoria kiinnostaa erityisesti se, miten he voivat tutustua itseään koskeviin henkilötietoihin tai pyytää näiden tietojen poistamista. Yhdistykset puolestaan kertoivat hahmottavansa rekisterinpitäjän velvollisuutensa, mutta tiedostavansa, että omissa toimintatavoissa on vielä kehittämistä. Yhdistykset kaipasivat ohjeistusta esimerkiksi siitä, miten valokuvia tai terveys- ja allergiatietoja tulisi harrastustoiminnassa käsitellä.

Hankkeen sidosryhmät Suomen Palloliitto, Suomen Olympiakomitea sekä Suomen Partiolaiset olivat alusta asti tärkeänä tukena kehitystyön käynnistämisessä. Sidosryhmät kertoivat meille urheiluseuroista ja lippukunnista, jotka olivat halukkaita osallistumaan materiaalien kehitystyöhön ja pilotointiin. Tämän lisäksi sidosryhmät osallistuivat materiaalien kommentointiin ohjausryhmän kokouksissa.

Alkuvuodesta 2023 alkaen toteutimme työpajoja, joissa esittelimme materiaalien ensimmäisiä versioita. Työpajoja järjestettiin sekä paikan päällä että verkon välityksellä kullekin hankkeen kohderyhmistä; yhdistyksille, vanhemmille sekä lapsille ja nuorille. Esimerkiksi lasten ja nuorten työpajoja järjestettiin partiotoiminnan ja jalkapalloharjoitusten yhteydessä. Lapsilta ja nuorilta saadun palautteen pohjalta huomasimme muokata ohjeistuksessa käyttämäämme kieltä yhä ymmärrettävämpään muotoon. Tähän saimme tukea myös ohjausryhmässä toimivalta lapsiasiavaltuutetun toimiston edustajalta. Vanhempien palautteen avulla saimme täsmennettyä niitä kysymyksiä, joista vanhemmat erityisesti kaipaavat lisätietoa.

Yhdistysten työpajoissa käsittelimme henkilötiedon, tietosuojan, rekisterinpitäjän ja henkilötietojen käsittelijän määritelmiä, ja keskustelimme yhdistysten kaipaamasta ohjeistuksesta. Keskustelun pohjana hyödynsimme Tietosuojavaltuutetun toimiston ohjeistusta, joka on suunnattu yhdistystoimijoille. Nostimme työpajassa esiin otteita ohjeistuksesta, ja osallistujat antoivat meille palautetta siitä, miten ohjeistusta voisi kehittää erityisesti harrastustoimijoita paremmin palvelevaan suuntaan. Ohjeistukselta toivottiin käytännönläheisyyttä, jota tuimme sisällyttämällä yhdistyksen hallituksen ohjeistukseen runsaasti erilaisia tilanteita huomioivia esimerkkilaatikoita.

Ohjeistukselta toivottiin, että se huomiosi erilaiset roolit yhdistyksissä. Esimerkiksi urheiluseuran valmentajille ja yhdistyksen hallituksen jäsenille toivottiin oman roolin mukaista ohjeistusta.  Työpajojen pohjalta päädyimme luomaan erilliset ohjeet yhdistyksen hallitukselle ja valmentajille tai ohjaajille. Ohjeistusten rakenne noudattaa kysymys-vastaus-asettelua, pohjautuen sellaisiin kysymyksiin, joita harrastustoimintaa järjestävät yhdistykset useimmiten kohtaavat.

Materiaaleja pilotoitiin yhdessä hankkeessa mukana olevien yhdistysten kanssa alkuvuodesta 2024. Pilotoinnin aikana yhdistykset tutustuivat materiaaleihin ja antoivat palautetta siitä, miten materiaali sopisi heidän käyttöönsä. Pilotointi painottui erityisesti yhdistyksen hallituksen oppaaseen, joka on laajin hankkeessa kehitetty kokonaisuus. Saadun palautteen pohjalta oppaan esimerkkejä pyrittiin kehittämään vielä aiempaa ymmärrettävämpään suuntaan. Esimerkeistä pyrittiin luomaan sellaisia, että ne palvelisivat monenlaisten yhdistysten toimintaa.

Yhtenä hankkeen tavoitteena on ollut kehittää tietosuojaa selventäviä kuvakkeita, joilla voi selventää tietosuojaan ja henkilötietojen käsittelyyn liittyviä termejä visuaalisessa muodossa. Kehitystyö saatiin päätökseen keväällä 2024.Päädyimme toteuttamaan yhteensä kuusi kuvaketta, joita on hyödynnetty osana ohjeistavia materiaaleja. Ajatuksena on, että yhdistyksetkin voisivat hyödyntää kuvakkeita osana toimintaansa. Tietosuojaan liittyviä käsitteitä avataan myös hankesivulla julkaistussa termipankissa.

Tietosuojaa selventävät kuvakkeet, joilla voi selventää tietosuojaan ja henkilötietojen käsittelyyn liittyviä termejä visuaalisessa muodossa.

Hankkeen aikana yhdistystoimijat nostivat esiin tarpeen sellaiselle materiaalille, jota voisi hyödyntää uusien henkilöiden perehdytyksen tukena. Tähän vastataksemme sivustolle on sisällytetty neljä oppimista tukevaa testiä, joiden avulla yhdistyksen hallitustoimijat sekä valmentajat ja ohjaajat voivat kartoittaa omaa osaamistaan. Omat testit on tehty myös vanhemmille sekä lapsille ja nuorille. Testiin vastaamisen jälkeen saa raportin, joka sisältää palautetta vastauksista sekä suosituksia siitä, mihin aiheisiin kannattaa vielä tutustua tarkemmin. Yhdistykset voivat esimerkiksi rohkaista toimintaa järjestäviä tekemään testin osana tietosuojalainsäädäntöön perehdyttämistään.

Jo hankkeen suunnitteluvaiheessa ajattelimme, että ohjeistavat materiaalit olisi järkevintä julkaista erillisellä sivustolla, joka säilyisi käytössä myös hankkeen jälkeen. Halusimme tuottaa materiaalia, joka täydentäisi olemassa olevaa tietosuojavaltuutetun toimiston ohjeistusta erityisesti harrastavien lasten ja nuorten, heidän vanhempiensa sekä harrastustoimintaa järjestävien yhdistysten tarpeet huomioiden. Näin syntyi sivusto tietosuojaharrastuksissa.fi. Käythän tutustumassa sivustoon ja jättämässä meille palautetta sen käytettävyydestä 9.7. mennessä!

_{Euroopan unionin rahoittama. Tämän julkaisun sisältö edustaa vain kirjoittajien näkemyksiä ja he ovat niistä yksin vastuussa. Euroopan unioni tai Euroopan komissio eivät ole vastuussa tämän julkaisun sisällöstä.}