Verkkolaskujen tarkistus

Schematron-validoinnin avulla voidaan varmistaa, että verkkolaskujen tietosisältö on oikeellinen ja täyttää standardien vaatimukset. Yrityksien käsittelemien verkkolaskujen laatu paranee ja sitä on helpompi käsitellä taloushallinnon ohjelmistoissa.

Schematron-validointi tarkistaa esimerkiksi laskun summien oikeellisuuden tai onko ALV laskettu oikein.

Suomalaiset operaattorit validoivat Eurooppa-normin mukaiset verkkolaskut verkkolaskujen välityksessä. Jokaisen verkkolaskuja muodostavan ohjelmiston olisi hyvä tehdä validointi ja laskujen muodostamisvaiheessa. Yksi edellytys taloushallinnon automatisoinnille on verkkolaskujen validointi.

Tavoitteena taloushallinnon automatisointi

Validoinnin eli tarkistuksen päätavoite on luoda edellytykset laskujen automaattiselle käsittelylle. Automaattinen taloushallinto tarkoittaa tässä yhteydessä sitä, että ohjelmisto tarkistaa saapuvat laskut ja siirtää käsittelyssä automaattisesti virheettömät laskut eteenpäin. Vastaavasti laskuja muodostettaessa ohjelmisto tarkistaa automaattisesti onko laskun tiedot oikein.

Suurin osa laskujen käsittelystä pystyttäisiin hoitamaan automaattisesti. Nyt laskut käsitellään manuaalisesti yksi kerrallaan. Se vie paljon työaikaa.

Automatisoimalla laskujen tarkistuksen pystyvät yritykset ja julkisen sektorin organisaatiot keskittymään laskujen käsittelyssä nimenomaan epäselviin tai muuten kiistanalaisiin laskuihin, jotka vaativat erityishuomiota.

Taloushallinnon automatisointi edellyttää kuitenkin, että laskuissa oleva tieto on esitetty rakenteellisesti ja sisällöllisesti sellaisessa muodossa, että tietokone pystyy ne ymmärtämään. Tämä edellyttää puolestaan oikein muodostettuja laskuja.

Taloushallinnon automaatiota voidaan soveltaa sekä yksityisellä että julkisella sektorilla.

Schematron-validointi pohjautuu mallitiedostoihin, joita vastaan verkkolaskujen rakennetta tarkastellaan. Schematron-tiedostot asennetaan yrityksen omaan tietojärjestelmään.

Laskun lähettäjän on hyvä tarkistaa, pystyykö hänen käyttämänsä laskutus- tai taloushallinnon ohjelma lähettämään ja vastaanottamaan Eurooppa-normin mukaisia verkkolaskuja.

TIEKE on julkaissut listan taloushallinnon ohjelmista ja niiden kyvykkyydestä käsitellä Eurooppa-normin mukaisia laskuja. Listasta voi kukin tarkistaa, pystyykö omassa organisaatiossa käytössä oleva taloushallintaohjelma lähettämään ja vastaanottamaan Eurooppa-normin mukaisia laskuja.

Tärkeintä laskun oikealle käsittelylle on kuitenkin se, että laskun lähettäjä kirjoittaa laskun tiedot oikein.

Laskujen validoinnissa tarkistetaan laskujen rakenne ja sisältö.

Sisällön tarkistus

Schematron-validoinnin avulla tehdään sisällön tarkistus. Tarkistetaan muun muassa seuraavat yksityiskohdat laskusta: summien oikeellisuus, päivämäärien vertailu, ehdolliset pakollisuudet sekä muita muotovaatimuksia. Esimerkiksi summien pitää olla laskettuna oikein, ja tuotteiden hintojen pitää täsmätä sekä ALVin kanssa sekä ilman.

Lasku lähetetään sanomana järjestelmästä toiseen. Tällöin seuraavien tietojen tulee olla laskussa oikein ja oikeilla paikoillaan: yrityksen nimi, y-tunnus, laskun numero, laskurivit, alv-tiedot ja muut mahdolliset tiedot. Huomaathan, että tässä yhteydessä kyse ei ole siitä, kuinka nämä tiedot näkyvät tulostetussa laskussa, vaan siitä kuinka tietokone tulkitsee laskun oikein.

Rakenteen tarkistus

Laskujen rakenne tarkistetaan vuorostaan Skeema-tarkistuksella. Rakenteen tarkistuksella varmistetaan, että verkkolaskun rakenne vastaa lähetetyn laskuformaatin muotoa.

Schematron-validointi täydentää Skeema-tarkistusta. Näin pystytään muodostamaan laadukkaampaa laskuaineistoa.

Useat taloushallinnon ohjelmistot ja verkkolaskuoperaattorit tarkistavat verkkolaskun rakenteen. Schematron-sisältövalidoinnin tekevät puolestaan tällä hetkellä (2021) vain verkkolaskuoperaattorit. Pankit Suomessa eivät vielä käytä Schematron-validointia.

Vain laskuille, jotka ovat merkitty EN 16931-merkillä, tehdään Schematron-validointi. Muut laskut menevät läpi sellaisenaan. Eli laskut, jotka on merkitty Finvoice tai TEAPPSXML 3.0 laskuiksi mutta ei EN-laskuiksi, menevät normaalisti läpi kuten tähänkin asti.

EU-standardissa EN 16931 käytettäviä koodistoja ei tarkisteta. Koodistoilla tarkoitetaan esimerkiksi ALV-koodeja.

Verkkolaskun validointi voidaan tehdä laskun siirron eri vaiheissa: kun lasku lähetetään taloushallintaohjelmasta, kun verkkolaskuoperaattori siirtää laskun toiselle operaattorille lähettäväksi eteenpäin tai kun taloushallintaohjelma vastaanottaa laskun.

Kaikki suomalaiset operaattorit tekevät tarkistuksen siirtäessään laskun eteenpäin lähetysketjussa.

Verkkolaskun tarkistus tehdään taloushallintaohjelmassa, jos laskua käsittelevään ohjelmistoon on liitetty tarkistus. Suositeltavaa olisi, että lasku tarkistettaisiin jo lähettävässä päässä.

Jos verkkolasku ei täytä Schematron-validoinnin vaatimuksia, lasku ei mene läpi ja siitä tulee lähettävälle organisaatiolle virheilmoitus. Jos laskun vastaanottaja havaitsee laskussa virheitä, päätyy lasku yleensä erilliseen virhekäsittelyyn. Laskun tietoja täydennetään tai korjaillaan silloin käsin. Joissakin tapauksissa lasku joudutaan hylkäämään ja pyytämään lähettäjältä uusi korjattu lasku.

Verkkolaskulaki tuli voimaan 1.4.2020. Laki edellyttää, että suomalaisilla hankintayksiköillä (kunnat, valtiolaitokset, yms.) on velvollisuus vastaanottaa EU-standardin EN 16931 mukaisia verkkolaskuja. Samoin yrityksillä on oikeus pyytää laskut EU-standardin mukaisina.

Schematron-validointi noudattaa EU:n standardin EN16931 eli Eurooppa-normin mukaista laskun tietosisällön vaatimuksia.

Suomessa käytetään pääasiassa kahta verkkolaskumuotoa (formaattia): Finvoice ja TEAPPSXML.  Kummankin suomalaisen formaatin uusimmat versiot (versiot 3.0) ovat Eurooppa-normin mukaisia.

Schematron-validointi on tehty yhteistyössä esimerkiksi Valtiokonttorin ja Verohallinnon kanssa. Validointisäännöt ovat näiden viranomaisten hyväksymiä.

Schematron-validointia tullaan kehittämään jatkossakin saatujen kehitysehdotusten perusteella. Jos taas EU-standardiin tehdään muutoksia tai sen kansallinen soveltaminen muuttuu, huomioidaan muutokset Schematron-validoinnissa.

Valtiokonttori, joka käsittelee valtiolle tulevat laskut, on ilmoittanut hyväksyvänsä 1.4.2021 lähtien vain Schematron-validoinnista läpi menneet laskut. Laskut, jotka