Tietosuojatyökalun kehittäminen käyntiin pk-yritysten kanssa
Digitaaliset prosessit

Tietosuojatyökalun kehittäminen käyntiin pk-yritysten kanssa

GDPR2DSM-hankkeessa kehitetään verkossa avoimesti käytettävissä oleva työkalu, jonka avulla pk-yritykset voivat kasvattaa tietosuojaosaamistaan, arvioida käytäntöjensä nykytilaa sekä saada tämän pohjalta vinkkejä tietosuojansa kehittämiseen.

Työpajassa esitelty tietosuojatyökalun toimintaa esittelevä kaavio, jota osallistujat pääsivät kommentoimaan.

Osaamisen arviointia  

Tietosuojayökalun yhteiskehittäminen käynnistyi kesäkuussa yhteisessä työpajassa 30 osallistujan voimin. Työkalu on suunnattu erityisesti henkilöille, jotka vastaavat tietosuojasta pk-yrityksessä. Työkalun käyttäjä voi tehdä aluksi vapaavalintaisen lähtötasotestin, johon hän vastaa oman osaamisensa ja yrityksen tietosuojatilanteen pohjalta. Lähtötasotestin tulokset vaikuttavat myöhemmin siihen, minkä tasoisia kysymyksiä työkalu vastaajalle kohdentaa. Työpajassa lähtötasotestin ideaa pidettiin hyvänä, mutta aivan alkuun toivottiin henkilötiedon ja rekisterinpitäjän kaltaisten peruskäsitteiden selventämistä. 

Roolin valinta  

Lähtötasotestin jälkeen vastaaja valitsee roolin, jossa hän tuleviin kysymyksiin vastaa. Roolina voi olla esimerkiksi rekisterinpitäjä tai henkilötietojen käsittelijä. Työpajassa kiinnitettiin huomiota siihen, että vastaaja ei välttämättä itsekään tiedä, missä roolissa hän tietosuojan näkökulmasta on. Vastaajan yritys saattaa myös olla useassa roolissa, esimerkiksi rekisterinpitäjänä oman henkilöstön suuntaan ja henkilötietojen käsittelijänä asiakkaiden suuntaan. Tietosuojatyökalun kysymyksiin voi onneksi vastata useasti eri näkökulmista, jolloin kokonaisuudesta saa selkeämmän kuvan. Ennen roolin valintaa tietosuojatyökalun tulee tarjota lisätietoa eri roolien merkityksestä.  
 

Yrityksen tietosuojatilanne ja jatkosuositukset 

Lähtötasotestin ja roolin valitsemisen jälkeen käyttäjä vastaa yrityksensä tilanteen pohjalta tietosuojaa koskeviin kysymyksiin. Kysymyspatteriston tavoitteena on kartoittaa sitä, missä määrin yritys toimii tietosuoja-asetuksen vaatimusten mukaisesti. Kysymyksenä voi olla esimerkiksi “Onko yrityksessänne tunnistettu tietojen maantieteelliset käsittelysijainnit, mukaan lukien mahdolliset siirrot EU/ETA ulkopuolelle?”. Työpajassa kommentoitiin, että jotkin kysymykset vaatisivat lisätietoa-painikkeen, joka konkretisoi kysymystä esimerkin kautta. Osaan kysymyksistä toivottiin myös tarkentavia lisäkysymyksiä. 

Lopulta käyttäjä saa vastaustensa pohjalta raportin, joka antaa yritykselle palautetta tietosuojatilanteesta ja vinkkejä jatkoa ajatellen. Työpajassa raportin toivottiin olevan konkreettinen, “tee ainakin nämä asiat” -tyylinen tarkistuslista. Lakijargonia tulisi välttää, mutta toisaalta asiantuntijoille toivottiin viittauksia lakitekstiin, jotta yhteys lainsäädäntöön tulisi selväksi. Myös raporttiin toivottiin runsaasti konkreettisia esimerkkejä ja visuaalisuutta. Raportin toivottiin myös antavan arvioita erilaisista riskeistä, joita tietosuojan puutteisiin liittyy.

Tietosuojatyökalun kehitys jatkuu 

Kehitämme tietosuojatyökalusta ensimmäisen version saamamme palautteen pohjalta. Yhteiskehittäminen jatkuu 15.10. Järjestettävässä työpajassa. Tavoitteena on, että työkalu saadaan pk-yritysten käyttöön hankkeen päättyessä vuoden 2022 loppuun mennessä. Työkalu toteutetaan avoimeen lähdekoodiin perustuvalla ratkaisulla, mikä mahdollistaa sen vapaan jatkokehittämisen. Työkalu käännetään ruotsin ja englannin kielelle, mikä mahdollistaa sen hyödyntämisen myös muissa EU-maissa.

Tämän julkaisun sisältö edustaa vain kirjoittajan näkemyksiä ja tekijä on niistä yksin vastuussa. Euroopan komissio ei ole vastuussa tämän julkaisun sisältämän aineiston käytöstä.

Lue seuraavaksi

Digikyvykkyys
Valtakunnallisesti yhteneväinen tapa tunnistaa kiertotalousosaamista
Digikyvykkyys

Valtakunnallisesti yhteneväinen tapa tunnistaa kiertotalousosaamista

Kiertotalouden osaamismerkistö kehitettiin AFRYn, Turun ammattikorkeakoulun ja TIEKEn yhteistyönä, Työ- ja elinkeinoministeriön myöntämällä NextGenerationEU rahoituksella. Hanketoimijoiden ja rahoittajan tavoitteena oli taata merkistön jatkuvuus hankkeen päätyttyä ja luoda pysyvä, valtakunnallisesti yhteneväinen osaamismerkistö, jonka hallinta on keskitetty mutta kehitystyötä tehdään yhteistyössä laajan verkoston kanssa.

Digikyvykkyys
Kartoitimme: Tekoälyn vastuullinen käyttöönotto ja somen murros pohdituttavat järjestöissä
Digikyvykkyys

Kartoitimme: Tekoälyn vastuullinen käyttöönotto ja somen murros pohdituttavat järjestöissä

Tekoäly on rantautunut suomalaisten järjestöjen arkeen – mutta varovaisesti. Tuore Järjestödigi 2024 -kartoitus osoittaa, että vaikka kiinnostusta löytyy, tekoälyn käyttö on vielä monessa järjestössä kokeiluasteella.

Arki on usein tasapainoilua digitalisaation kanssa. Digitalisaation myötä järjestötoimintaan on saatu mukaan uusia ihmisiä, mutta osan se on jättänyt ulkopuolelle.

Hanna Vuohelainen
Digikyvykkyys
Yksilön rooli teknologian murroksessa – miten vaikutat omaan tulevaisuuteesi?
Digikyvykkyys

Yksilön rooli teknologian murroksessa – miten vaikutat omaan tulevaisuuteesi?

Teknologian nopea kehitys muuttaa työtä ja arkea kiihtyvällä tahdilla. Muutos ei kosketa vain tekniikkaa, vaan vaikuttaa suoraan jokaisen toimintamahdollisuuksiin.

Miten yksilö voi säilyttää toimijuutensa ja vaikutusmahdollisuutensa tässä teknologian murroksessa? Kysymys on entistä ajankohtaisempi tekoälyn ja muiden uusien teknologioiden mullistaessa toimintaympäristöämme.

Viestintätoimisto Aivela