Tietosuojatyökalun kehittäminen käyntiin pk-yritysten kanssa
Digitaaliset prosessit

Tietosuojatyökalun kehittäminen käyntiin pk-yritysten kanssa

GDPR2DSM-hankkeessa kehitetään verkossa avoimesti käytettävissä oleva työkalu, jonka avulla pk-yritykset voivat kasvattaa tietosuojaosaamistaan, arvioida käytäntöjensä nykytilaa sekä saada tämän pohjalta vinkkejä tietosuojansa kehittämiseen.

Työpajassa esitelty tietosuojatyökalun toimintaa esittelevä kaavio, jota osallistujat pääsivät kommentoimaan.

Osaamisen arviointia  

Tietosuojayökalun yhteiskehittäminen käynnistyi kesäkuussa yhteisessä työpajassa 30 osallistujan voimin. Työkalu on suunnattu erityisesti henkilöille, jotka vastaavat tietosuojasta pk-yrityksessä. Työkalun käyttäjä voi tehdä aluksi vapaavalintaisen lähtötasotestin, johon hän vastaa oman osaamisensa ja yrityksen tietosuojatilanteen pohjalta. Lähtötasotestin tulokset vaikuttavat myöhemmin siihen, minkä tasoisia kysymyksiä työkalu vastaajalle kohdentaa. Työpajassa lähtötasotestin ideaa pidettiin hyvänä, mutta aivan alkuun toivottiin henkilötiedon ja rekisterinpitäjän kaltaisten peruskäsitteiden selventämistä. 

Roolin valinta  

Lähtötasotestin jälkeen vastaaja valitsee roolin, jossa hän tuleviin kysymyksiin vastaa. Roolina voi olla esimerkiksi rekisterinpitäjä tai henkilötietojen käsittelijä. Työpajassa kiinnitettiin huomiota siihen, että vastaaja ei välttämättä itsekään tiedä, missä roolissa hän tietosuojan näkökulmasta on. Vastaajan yritys saattaa myös olla useassa roolissa, esimerkiksi rekisterinpitäjänä oman henkilöstön suuntaan ja henkilötietojen käsittelijänä asiakkaiden suuntaan. Tietosuojatyökalun kysymyksiin voi onneksi vastata useasti eri näkökulmista, jolloin kokonaisuudesta saa selkeämmän kuvan. Ennen roolin valintaa tietosuojatyökalun tulee tarjota lisätietoa eri roolien merkityksestä.  
 

Yrityksen tietosuojatilanne ja jatkosuositukset 

Lähtötasotestin ja roolin valitsemisen jälkeen käyttäjä vastaa yrityksensä tilanteen pohjalta tietosuojaa koskeviin kysymyksiin. Kysymyspatteriston tavoitteena on kartoittaa sitä, missä määrin yritys toimii tietosuoja-asetuksen vaatimusten mukaisesti. Kysymyksenä voi olla esimerkiksi “Onko yrityksessänne tunnistettu tietojen maantieteelliset käsittelysijainnit, mukaan lukien mahdolliset siirrot EU/ETA ulkopuolelle?”. Työpajassa kommentoitiin, että jotkin kysymykset vaatisivat lisätietoa-painikkeen, joka konkretisoi kysymystä esimerkin kautta. Osaan kysymyksistä toivottiin myös tarkentavia lisäkysymyksiä. 

Lopulta käyttäjä saa vastaustensa pohjalta raportin, joka antaa yritykselle palautetta tietosuojatilanteesta ja vinkkejä jatkoa ajatellen. Työpajassa raportin toivottiin olevan konkreettinen, “tee ainakin nämä asiat” -tyylinen tarkistuslista. Lakijargonia tulisi välttää, mutta toisaalta asiantuntijoille toivottiin viittauksia lakitekstiin, jotta yhteys lainsäädäntöön tulisi selväksi. Myös raporttiin toivottiin runsaasti konkreettisia esimerkkejä ja visuaalisuutta. Raportin toivottiin myös antavan arvioita erilaisista riskeistä, joita tietosuojan puutteisiin liittyy.

Tietosuojatyökalun kehitys jatkuu 

Kehitämme tietosuojatyökalusta ensimmäisen version saamamme palautteen pohjalta. Yhteiskehittäminen jatkuu 15.10. Järjestettävässä työpajassa. Tavoitteena on, että työkalu saadaan pk-yritysten käyttöön hankkeen päättyessä vuoden 2022 loppuun mennessä. Työkalu toteutetaan avoimeen lähdekoodiin perustuvalla ratkaisulla, mikä mahdollistaa sen vapaan jatkokehittämisen. Työkalu käännetään ruotsin ja englannin kielelle, mikä mahdollistaa sen hyödyntämisen myös muissa EU-maissa.

Tämän julkaisun sisältö edustaa vain kirjoittajan näkemyksiä ja tekijä on niistä yksin vastuussa. Euroopan komissio ei ole vastuussa tämän julkaisun sisältämän aineiston käytöstä.

Lue seuraavaksi

Datatalous
Dataliiketoiminnan edelläkävijöiden muodostama Data Spaces Alliance Finland -yhteistyöverkosto käynnistyi
Datatalous

Dataliiketoiminnan edelläkävijöiden muodostama Data Spaces Alliance Finland -yhteistyöverkosto käynnistyi

Data-avaruudet luovat yrityksille mahdollisuuksia nopeutetulle kasvulle ja innovaatioille, turvaavat pääsyn tärkeisiin resursseihin sekä mahdollistavat datan myynnin ja jakamisen usean toimijan kesken. Data-avaruusteknologiat ovat myös tärkeitä mahdollistajia tekoälyratkaisujen kehittämisessä. Juuri lanseerattu Data Spaces Alliance Finland -verkosto kokoaa suomalaiset dataliiketoiminnan edelläkävijät yhteen ja tarjoaa jäsenilleen yhtenäisen näkymän organisaatiorajat ylittävien ratkaisujen kehittämiseen.

Suvi Alatalo
Vastuullisuus
GreenICTComp: ICT ja ilmasto –koulutusta opettajille
Vastuullisuus

GreenICTComp: ICT ja ilmasto –koulutusta opettajille

Tervetuloa koulutukseen, jonka jälkeen ymmärrät ICT-alan merkityksen tietoyhteiskunnalle ja tämän kehityksen vaikutukset ilmastoon. Lisäksi ymmärrät miten alan haasteet kytkeytyvät ilmastonmuutoksen ongelmakenttään.

Antti Sipilän muotokuva.
Antti Sipilä
Digikyvykkyys
Sujuva tietojen hallinnointi yhdistyksissä tukee tietosuojan toteutumista
Digikyvykkyys

Sujuva tietojen hallinnointi yhdistyksissä tukee tietosuojan toteutumista

Harrastustoimintaa järjestävän yhdistyksen arkeen sisältyy paljon hallinnollista työtä, kun huolehditaan kirjanpidosta, seurataan toiminnan tuloksia tai ylläpidetään luetteloa yhdistyksen jäsenistä. Hallinnollinen työ tapahtuu yhä suuremmissa määrin erilaisten digitaalisten järjestelmien tukemana. Hyvä tietohallinto tekee toiminnasta sujuvampaa ja tukee tietosuojalainsäädännön noudattamista.

Mikko Eloholma